יש ניתוק משמעותי בין מה שהמנהיגים וההנהלה חושבים שצריכה להיות הפונקציה של טכנולוגיית המידע הארגונית, לבין מה שהיא בפועל. לפי סקר של מקינזי, 76% מהמובילים יודעים שטכנולוגיית המידע צריכה להיות חלק מהשותפות העסקית, מסייעת בצורה פעילה להכריע את האסטרטגיה הכוללת של העסק, אך רק 27% אומרים שהארגון שלהם מאורגן כך. כמעט 50% מהנשאלים בסקר אומרים שבחברות שלהם, טכנולוגיית המידע נתפסת כספק, שמנהלת פשוט את שירותי הטכנולוגיה, ולא מסייעת להנחות את היעדים העסקיים המרכזיים דרך חדשנות.

למה טכנולוגיית המידע לא נתפסת כחלק מהשותפות העסקית?

אחד מהמכשולים העיקריים ליישום מחלקת טכנולוגיית מידע שימושית יותר הוא העובדה שבזמן שטכנולוגיית המידע נתפסת כספק, הרבה מהזמן של הצוות מוקדש לטיפול בכרטיסים פנימיים שמגיעים עם שאלות חוזרות, אכיפת איומים מתפתחים, וניסיון פשוט להישאר על גבי המורכבות של שירותים שארגונים אחרים צריכים כדי לבצע את עבודתם. כשהצוות של טכנולוגיית המידע עושה את כל זה, איך נשאר זמן לשותפות עסקית אמיתית? ובאיזה שלב מתחילים העובדים לחפש את הפתרונות שלהם עצמם, עוקפים לגמרי את טכנולוגיית המידע, כדי לחסוך זמן — מבלי לחשוב על התגובה האפשרית שזה מתחיל?

מאמר נפרד של מקינזי מצביע על כך שאחת הסיבות שטכנולוגיית המידע נתפסת לעתים קרובות כאבן נגף על ידי צוותים אחרים היא שיותר מדי מהזמן שלהם נתפס במשימות מנהלתיות, עם רק 10% מהזמן המוקדש לפעילויות שמביאות לבידול עסקי: “כפי שכל משקיע יגיד לכם, השקיעו את המשאבים שלכם היכן שאתם מאמינים שיש ערך. עבור טכנולוגיית המידע, זה אומר להפוך את היחס, כך שרוב המשאבים של טכנולוגיית המידע עובדים על מוצרים שמבנים ערך לעסק.

איך שירות עצמי וניהול ידע יכולים לשנות את הפונקציה של טכנולוגיית המידע

על ידי יישום אפשרויות של שירות עצמי לדברים כמו איפוס סיסמאות ורכישת נכסים, טכנולוגיית המידע כבר החלה לאפשר לעובדים לבצע את משימות העבודות שהתפסו באופן מסורתי הרבה מהזמן של הארגון, מה שיצר הזדמנות להתקרב לתפקיד של שותף עסקי יותר מאשר ספק.

להוסיף פלטפורמת ניהול ידע שמחושבת קדימה היא הצעד הלוגי הבא. לעשות מתחזקת הידע תהליך שבעלים כולם לא רק מסיר את העומס מהארגון של טכנולוגיית המידע, זה יוצר יעילות ואבטחה ברחבי החברה. כאשר העובדים יכולים למצוא מה שהם צריכים — ולסמוך על מה שהם מוצאים — הם נוטים פחות להגיש כרטיס או לחפש תשובות מחוץ לחברה לחלוטין, ומפחיתים את הזמן המוקדש על ידי טכנולוגיית המידע במשימות מנהלתיות, ומעניקים לארגונים יותר זמן להתמקד בהשגת KPI, חקירה ויישום פתרונות עסקיים חדשים. להיות שותף עסקי מצוין, במקום ספק, פירושו להניע חדשנות עסקית. שירות עצמי לא צריך להיות מוגבל רק ללחיצות כפתור; זה אומר ליצור חברה חכמה יותר, אחת שבה כל עובד יש את הכלים להיות עצמאי.