אתה לא יכול ממש לשים עליו את האצבע, אבל פתאום הצוות שלך נראה קצת... מוזר. כמה אנשים אומרים שהם מרגישים כמו שנכנסים לערפול מוחי כאשר הם צריכים לעבוד. אחרים מרגישים מתוסכלים, וכמה אפילו אמרו שהם חרדים לשמוע על פרויקטים חדשים.

אתה עשוי להניח שאנשים מרגישים מעומסים, אבל הבעיה יותר עמוקה מזה. ראינו את הבעיה הזו מתעוררת בחברות רבות, ואנחנו יודעים מה גורם לבעיות: הקולגות שלך והעובדים שלך סובלים ממקרה חמור של עומס מידע.

Star Trek: TNG צדק, זה מרגיש פשוט כמו זה

הבעיה של עומס מידע

עומס מידע הוא בדיוק מה שזה נשמע: אנשים נופלים תחת כמות עצומה של מידע רלוונטי ובלתי רלוונטי. כמות המידע שבה הם מתמודדים יכולה להקשות על קבלת החלטות או אפילו להבין מה עומד מולם.

ברטראם גרוס, פרופסור למדעי המדינה במכללת האנטר, השתמש לראשונה במונח במאמרו הניהול של ארגונים בשנת 1964. המונח אולי בן עשורים, אבל ברור שאנחנו חיים בעידן של עומס מידע. אם הבעיה הייתה נפוצה מספיק בשנות ה-60, דמיינו מה היא נראית ומרגישה בעידן האינטרנט "תמיד מחובר".

סקר שנערך ביוני 2020 מצא כי באופן עולמי, כמעט 45% מהעובדים אומרים כי מקורות המידע שהם בודקים בכל יום עלו בשנים האחרונות. בנוסף לכך, כמעט שליש מהעובדים ברחבי העולם אומרים שהשפע של מידע גורם להם להרגיש יותר stressed בעבודה.

ההשלכות של עומס מידע בעבודה יכולות להשפיע על כל היבט בעסק שלכם. עובדים מרגישים פחות מסופקים בעבודתם. הם מתחילים לחוות בעיות ריכוז, עושים יותר טעויות ומרגישים שהם לא יכולים לקבל החלטות. בעצם, כמה ספקולציות מצביעות על כך ש"ההתפטרות הגדולה" היא בעצם "הבלגן הגדול". הזרימה המתמדת של מידע גרמה בסוף לכמה אנשים להגיע לקצה גבולם, והם בוחרים לעזוב את עבודתם כדי למצוא קצת שקט.

שתי אסטרטגיות יעילות מאוד להתמודדות עם עומס מידע בעבודה

אנו עשויים להיות מותקפים במידע אינסופי, אבל לא כדאי לצפות שהזרימה של נתונים תאט בקרוב. עם כל כך הרבה משרות מודרניות תלויות באיסוף וניתוח נתונים, חשיבה ביקורתית ופתרון בעיות, הזרימה האינסופית הזו של מידע היא חשובה.

ולכן הדרך הטובה ביותר להתמודד עם העומס היא לחשוב על דרכים פרואקטיביות להתמודד עם זה.

איננו יכולים להבטיח לך שיפסיקו לשלוח הודעות טקסט לאחר שעות העבודה או שלא תקבל המון הודעות בזמן שאתה מנסה להתרכז בעבודה. אבל אם אתה מתחיל ליישם כמה מההמלצות האלה, אתה עשוי להיות מסוגל להפוך את צינור המידע הזה למשהו יותר ניהול.

הגישה הזו נדרשת בעבודה

1. היה בררן לגבי הזמן שלך

כאשר יש לך כמויות עצומות של מיילים להשיב עליהם, יומן מלא בפגישות ומגוון פרויקטים וקולגות שזקוקים לתשומת לבך, אתה חייב להיות השומר שער של הזמן שלך. מיומנויות לניהול זמן הן קריטיות להתמודדות עם העומס.

העבודה פתאום משתנה מלהיות פרואקטיבית ל-reactive כאשר אינך מצליח לנהל את הזמן שלך כראוי. מנע בעיה נפוצה זו על ידי התמקדות בדרך הטובה ביותר לנהל את הזמן שיש לך.

הקצה גבולות זמן למשימות מסוימות כדי שתוכל להמשיך ולמנוע לתקוע את עצמך כשאתה תקוע. צור את לוח הזמנים היומי שלך ופריורטי משימות לפי חשיבות, דחיפות וכוח אדם.

ריס ווית'רספון יודעת להעריך מערכת ניהול ידע טובה

2. אימוץ ניהול ידע

ארגון פנימי של ידע הוא קריטי לחברות. כולם צריכים להיות מסוגלים לגשת בקלות לכל מידע שהם צריכים כדי לעשות את עבודתם. ולכן אנחנו א advocates נחרצים לאמץ ניהול ידע בעבודה.

ניהול ידע יכול להיות מוגדר כל מערכת שנועדה לסייע לאנשים בעסק או בארגון ליצור, להפיץ, לגשת ולעדכן מידע. מערכת ניהול ידע אמיתית לא תכלול רק יצירת מבני תיקיות חדשים או קונבנציות של שמות לקבצים (אף על פי שזה התחלה נהדרת). למרות שהגישה והארגון הם שלבים חשובים ראשונים לאימוץ ניהול ידע, השניים הללו לא מספיקים. אתה גם צריך מנגנון להפצת הידע הנכון לאנשים הנכונים בזמן הנכון. שם קורה הקסם האמיתי של ניהול ידע.

קח את הזמן להכ培训 את כולם מהעובדים הפרטיים עד המנהלים כדי שהם יבינו את הדרך הטובה ביותר להשתמש ולהתפתח במערכת ניהול הידע שלך. עבוד קשה כדי ליצור תרבות חברה שלא רק מיישמת ניהול ידע, אלא גם מאמצת אותו.

חשיבה שונה על ניהול ידע יכולה להביא יתרונות בלתי ישירים שיכולים לעזור לך. מומחי נושא (SMEs) יכולים להרגיש מועצמים ומוערכים בעבודתם וגם לקבל הפסקה שמגיעה להם. הידע של ה-SME יכול לזרום ולהפיץ את האנרגיות הטובות האלה לאנשים אחרים בצוותים שלהם.

היתרונות לא נגמרים בעובדים היחידים. ארגונים יכולים ליהנות מיתרונות מעשיים מניהול ידע גם כן. דמיינו מה יכול לקרות כאשר עובדים מצליחים להתרכז בעבודה, מרגישים מועצמים לעשות את עבודתם ולבסוף מקבלים קצת יותר מהימים שלהם לעצמם.

מאז שהאנשים יש להם לוח זמנים יותר עצמאי, יש להם הרבה יותר גמישות וזמן לעשות את העבודה. פתאום כולם יש להם את הידע שהם צריכים כדי לעשות את עבודתם, והעובדים העמוסים שלך פתאום מתמירים לאנשים שבאמת מתרגשים להיכנס לעבודה למחרת. אם אתה מחפש שדרוג משמעותי לארגון שלך, להשקיע בניהול ידע יכול להיות מה שאתה צריך.

האם אתה רוצה ללמוד כיצד לבנות מערכת ניהול ידע פנימית שהצוות שלך יתלהב ממנה? בדוק את הפוסט שלנו על איך לעשות את זה בנושא.

איסוף הכל יחד

אם אתה למדת משהו על התמודדות עם עומס מידע בעבודה, זה שיש זמן ומקום לכל דבר, וזה באמת לא צריך להיות בתיבת הדואר שלך (או Slack, Teams, או כלי התקשורת המועדף עליך).

אחד ממקורות העומס הנפוצים ביותר מגיע מכמות הכלים וערוצי התקשורת שאנו משתמשים בהם כדי לעשות את עבודתנו. במקום לנסות לצמצם את הכלים התומכים שאתה משתמש בהם בעבודה, התמקד במציאת דרך להנגיש אותם יותר ולהציע לאנשים לנצלה טוב יותר.

זכור, ידע הוא טוב כמו השימוש שלו. אתה תצטרך כלי שיש לו את היכולת להכניס ידע בתוך זרימות העבודה של אנשים כאשר זה הכי מועיל. ואחד שמשתלב עם התוכנות הכי בשימוש שלך הוא אפילו יותר טוב.

האם אתה רוצה לדעת איפה למצוא כלי שעושה את הכל? בדוק את Guru.