כאשר עובד עוזב חברה, זה יותר מאשר פשוט לאבד מנהיג פרויקט או חבר לקפה. יש ידע מוסדי, מומחיות, ויחסים שנבנים בקפידה שעוזבים את הדלת. אם החברות לא מוכנות לעזיבות, הן עלולות למצוא את עצמן במצב קשה.

אנו יודעים כי משאבי אנוש, ניהול, ומחלקות אחרות עסוקות מספיק עם עובדים קיימים. האם באמת צריך לבזבז עוד זמן או תכנון על מישהו שעומד לעזוב?

כל עובד חשוב, וזה כולל את אלה שכבר מתכוננים לחיים אחרי החברה שלך. הנה מה שאתה מפסיד על ידי הזנחת תוכנית מעבר.

הוסף מבנה לזמן ידוע ככזה שאין לו מבנה

שבועות האחרונים של העסקה נוטים להיות זמן מביך, כמו בין לבין שבו אנשים לא רוצים להיכנס למשהו גדול, אבל גם צריכים למצוא דרך לעסוק בזמן שלהם. במקום לבזבז את יומיהם האחרונים בשיתוף ידע יקר, שעותיהם מתבזבזות בקניות אונליין ובפרסומים ב-Reddit.

חוויות עזיבה שמתמקדות בשיתוף ידע מאפשרות לעובדים עוזבים להיות פרודוקטיביים וגם עוזרות להקים את העובדים הנותרים להצלחה. אף אחד לא יצטרך לבזבז את הזמן הזה בהמתנה או בדאגה ליום הראשון בלי הקולגה שלו. זה מעניק לכולם את הזמן שהם צריכים להתכונן למהלך הבא.

קבל הערות לשיפור

שיתוף ידע צריך ללכת לשני הכיוונים במהלך העזיבה. עובדים עוזבים לא רק מקבלים הזדמנות לשתף את הידע שלהם עם עובדים קיימים. זה גם מאפשר לך ללמוד יותר על חווית העובד.

אם חיפשת משוב כנה, אל תחפש רחוק יותר מהאדם שעומד לעזוב. כמה עובדים לא רוצים שהמשוב שלהם ישפיע לרעה עליהם, ולכן הם בוחרים לשתוק במקום לדבר. נצל את ההזדמנות הנדירה הזו כדי להבין כיצד תוכל לשפר דברים עבור שאר העובדים שלך.

תורם אינדיבידואלי שעוזב למטרה של "פעם בחיים" יכול להאיר כמה דברים על מה הפך את העבודה הזו כה לא ניתנת לעמידה עבורם. המנהל שעוזב למענק שכר גבוה יותר או הטבות טובות יותר יכול לומר לך הרבה על איך החברה שלך יכולה להציע חבילות תחרותיות יותר.

השאר בטוח

חשוב כמה גישה יש לעובד הממוצע למידע רגיש. מישהו שעומד לעזוב יכול להיות בעל מידע זיהוי עבור התוכניות והגבולות החשובים ביותר שלך. מנכ״לים, אנשי משאבי אנוש, ואנשים בתחום הכספים יכולים אפילו לגשת למידע מאובטח, מידע Routing של בנק או אפילו מספרי בטחון סוציאלי.

יש סיבה לכך שעד 20% מהמעסיקים אומרים שהם חוו הפרות נתונים מעובדים לשעבר. סיסמה ששכחו או חשבון שלא בוטל עלול להיות מספיק כדי לגרום הרבה בעיות לחברות. למזלנו, תוכנית עזיבה מצוינת עוזרת למנוע בעיות אלה לפני שהן מתחילות.

איך ליצור תוכנית עזיבה משלך

אנו יודעים שאתה עסוק עם כל השינויים בארגון, קידומים, שינויים בעבודה, וצמצומים עובדים שקורים. אבל עכשיו כשידעת כמה חשוב לעזוב לחברות, תוכל לגמרי לגרום למשאבי אנוש, מנהיגי מחלקות, IT, ואנשים חשובים אחרים להתמקד בזמן שלהם ביצירת תוכנית עזיבה מלאה ומקיפה!

אנחנו כן חושבים שכולם צריכים תוכנית כוללת ובטוחה (מדי פעם: אנחנו יודעים על כלי מעולה ו-תבניות מועילות שעוזרים לך לארגן את כל המסמכים וההליכים החשובים האלה, לא משנה היכן אתה נמצא בתהליך התכנון), אבל גם יודעים שזמן הוא קריטי כאן. אם אתה צריך ליצור תוכנית עזיבה בהקדם, Guru תומך בך. הנה מה שאתה צריך לדעת כדי להתחיל.

מקד את תשומת הלב שלך על הבסיסים

האנשים שתערב ותהליכים שתתמקד בהם ישתנו בהתאם למה שאתה מתמקד בעבודה ובמחלקה. למרות זאת, ישנם כמה מרכיבים שכל תוכנית עזיבה צריכה.

מקד את האנרגיה שלך במציאת איך תעביר ידע, למי ידע מועבר יגיע, והזמן שאתה מצפה לכל זה יקרה. חשוב כמה מהידע הקיים של העובד העוזב כבר מתועד ומה עדיין צריך להיות מובן.

הזמן יכול להיות משמעותי מאוד במקרים האלה. אם אתה מגיע לרגע האחרון, חשוב על מה הדברים החשובים ביותר לתפוס (תוכניות פרויקט, שמות לקוחות, סקיצות, וכו') ואז תמשיך מכאן.

לך מעבר ל"הערות" רגילות

לא משנה מה תחליט לגבי העברת הידע שלך, אנחנו מבקשים ממך לא ללכת בדרך של "עצירת המידע". פתיחת מסמך ריק ואומרing לעובד לכתוב "מה שהם חושבים שהוא חשוב" זו דרך מובטחת לבזבז את זמנם ולוודא שהעובדים הנוכחיים שלך לא מקבלים את מה שהם צריכים.

יש כל כך הרבה דרכים שונות לתקשר ידע! שילוב נחמד של הקלטות וידאו ואודיו, גרפיקה, והוראות כתובות יכולים כללה לאסוף ידע ביעילות.

הבין מה חשוב

עובד שעוזב מלא במידע יקר ערך, אבל יש גם דברים מסוימים שיכולים לא להיות חשובים מעבר לעניין. חברות נתקעות בבעיות כאשר הן מנסות לשמור על כל פיסת מידע שמצאו. במקום לנסות לדלל כל גרגר מידע, התרכז באיסוף "סלעי המידע" האלה לפני כל דבר אחר.

איך תדע מה חשוב ומה לא? שאל עובדים על מה שהם עובדים עליו עכשיו, איך רשימת המטלות שלהם נראית, ומה הם צריכים כדי לבצע את עבודתיהם ביעילות. ברגע שתעשה זאת, השווה הערות עם אנשים שהם עובדים איתם מקרוב כמו גם מנהלים ומשאבים אחרים בפרויקטים.

שיתוף פעולה מאובטח

באופן אידיאלי, כל עובד עוזב יוכל לקחת את הזמן כדי לשתף את הידע שלו לפני עזיבתו. לצערנו, אנו יודעים שזה לא תמיד המקרה.

עובדים שממהרים לעזוב אולי לא יהיו הכי מוכנים לשתף ידע. אם העובד שלך מסרב לדבר, עשה כמיטב יכולתך לגלות למה. אם זה עניין של כך שהוא לא יודע מאיפה להתחיל או שיש לו דאגות לגבי יעילות התהליך, זה משהו ששיחה או שתיים עשויים לתקן.

אם עובד דואג לגבי העבודה שלו ולעברת ידע, שקול לאפשר לו להתמקד רק בזה בימים האחרונים שלו. העבודה עשויה להתעכב קצת, אבל תהיה לך את הידע החשוב שתצטרך להמשיך.

האם אתה מנסה לתפוס מידע מעובד שאתה יודע שעוזב בסימן לא מבריק? במקרים כאלה, ייתכן שכדאי לעבוד עם אלה הקרובים להם ולא דווקא איתם.

התמקד בעבודה עם מנהלים כדי להבין מה הם עובדים עליו ועם IT כדי לקבל גישה לקבצים שלהם. שאל חברי צוות שכאשר עובדים מקרוב מהם מה הם זקוקים מהעובד העוזב כדי להמשיך לעבוד.

שיתוף ידע עכשיו עבור מעבר טוב יותר בעתיד

מצבים כאלה הם דוגמה מושלמת למה אנחנו תמיד נהיה תומכים חזקים של תרבות המנוגדת לידע. עבור רוב מקומות העבודה המעריכים תפיסת שיתוף ידע, עובד עוזב אינו סיבה לפאניקה. מאחר שהם תיעדו ושיתפו את הידע שלהם מההתחלה, המעבר יכול להיראות הרבה פחות כאוטי.

אנחנו לא יודעים עליך, אבל היינו מעדיפים לבלות את השבועות האחרונים האלה בתכנון פרידה ובזכירת כל מה שהשגנו יחד. ברגע שאתה מאמץ את המעבר כחלק נוסף מחוויית העובד, תוכל להקל על הדברים עבור כולם המעורבים.