האם אתה רוצה שיהיה לך פגישה אחת פחות להגיע אליה היום?

מחקרים מראים שעומס פגישות בלוח השנה יכול להוביל לירידה בשביעות רצון ובאושר של העובדים. עם כמה חברות שטוענות שזה יכול לקחת כמעט חודש לקבוע פגישות ואחרות שמבטלות אותן לחלוטין, שווה לתת בלוח העבודה שלך מבט נוסף.

ואנחנו מבינים; יכול להיות קשה לעשות את העבודה שלך בצורה טובה כאשר רוב הזמן שלך מתבזבז בפגישות שצריכות היו להיות במייל, אז אולי הגיע הזמן לנסות משהו חדש. ג Guru לא רק כלי שנועד לעזור לאנשים לחפש ולשתף ידע, הוא גם נועד לעזור לאנשים לעבוד בצורה יעילה יותר.

חשיבה מחדש על פגישות ב-Guru

תסמוך עלינו, אנחנו יודעים מניסיון שצמצום פגישות יכול לקחת כמה עבודה. לקחנו את הזמן להעריך את הגישה שלנו לתקשורת פנימית כדי לראות כיצד נוכל לעבוד בצורה יעילה יותר ולהפחית את העומס הקוגניטיבי. משם, הצלחנו לבצע המון שינויים.

ביצענו ביקורת לוח שנה ניהולית כדי לשדר את הציפיות לגבי פגישות לכל הארגון. שקלנו מחדש את הגישה שלנו לתקשורת פנימית על ידי יישום ה-"כלל הזהב" והגדרת סטנדרטים לגבי יצירת פגישות. הקמנו "ימי רביעי ללא פגישות פנימיות" ויוזמות נוספות כדי להגדיל את זמן המיקוד ולתת לאנשים יותר מהיום שלהם בחזרה.

למרות כל השינויים החיוביים הללו, העבודה עדיין לא הושלמה. אנו ממשיכים לחדד את אסטרטגיית העבודה שלנו ורוצים לעזור לאחרים לבצע שינוי חיובי במשרדים ובארגונים שלהם.

צמצם פגישות לא הכרחיות בעבודה

אנו מאמצים את "שמחת ההחמצה (JOMO)" ב-Guru בגלל התלות שלנו בניהול ידע. כאשר חברות מאמצות תרבויות מונחות ידע ו תקשורת אסינכרונית, אנשים יכולים לעבוד בצורה יעילה ואוטונומית. כשהיכולת לתעד ולשמור ידע מקלה על סיכום עדכוני פרויקטים, דוחות חודשיים, צעדים הבאים, וכל דבר אחר שצריך לסקור בפגישה. פתאום ללחוץ על "סירוב" להזמנות לפגישות מסוימות לא נראה כל כך טאבו.

הויקי של החברה הנכון ואסטרטגיית התקשורת יכולים לעשות הרבה כדי לנהל לוחות עבודה מלאים. אם אתה מרגיש מוצף כשאתה מביט בלוח השנה שלך לשבוע, יש לנו כמה טיפים לעקוב אחריהם.

העריך את הפגישות הנוכחיות שלך

הגיע הזמן להסתכל בצורה ביקורתית על הפגישות 1:1, עמידות, השקות ובדיקות. שאל את עצמך איך כל אדם המוזמן תורם ערך (כולל אותך) ומה המטרה הסופית צריכה להיות. אם אתה מתקשה להבין איך אנשים מסוימים ותוצאות משתלבים, זו סימן טוב שצריך לחשוב מחדש על רשימת האורחים.

מנהלים שנוסעים לצמצם פגישות צריכים לדחוף את הדברים צעד קדימה ולשאול את המשתתפים עד כמה הם מועילים. שאל אם הם עוזרים לאנשים לעשות את עבודתם בצורה יעילה יותר, אם תדירות הפגישות הגיונית, ולבקש תגובות על שינויים שהיו ממליצים.

אחרי שיש לך את המידע הזה, אתה יכול להתחיל לחשוב על הקצב שלך לפגישות. ייתכן שתמצא שאתה מקיים פגישות מסוימות תכופות מדי ופגישות אחרות לא כמעט מספיק פעמים. אל תפחד לבטל פגישות חוזרות אם אתה מרגיש שאין להן מטרה, ושקול לשלב אחרות כדי להפוך את הדברים ליעילים יותר.

הגדר דחיפות

יש הבדל גדול בין לא לעבור פגישת השקה לפרויקט ולשבת בצעד יומי כשאתה לא מעודכן. האמת היא שלא כל פגישה, הודעה או דואר אלקטרוני שתיתקל בהם ידרשו את תשומת הלב המיידית שלך.

כאשר אתה חושב על דברים דרך עדשת הדחיפות, לוח השנה שלך והיום יום שלך הופכים הרבה יותר קלים לניהול. שקול מועדי יעד קרובים, מטרות צוות/ארגון, ועומס העבודה שלך כאשר אתה מתלבט אם השתתפות בפגישה שווה את זה.

הגדרת הדחיפות של פגישות מסוימות ונושאים יכולה להיות מורכבת. אם אתה מתקשה לקבוע אם משהו באמת שווה את זמנך ותשומת הלב שלך, דבר עם הבוס שלך או עם מתכנן הפגישה. יכול להיות שתמצא שאתה יכול לפסוח על מסוימות או פשוט אתה זקוק לרענון על סדרי העדיפויות הנוכחיים שלך.

חפש בהירות

האם אתה מבולבל מדוע אתה על הזמנה לפגישה? האם קראת את תיאור הפגישה שלוש פעמים ועדיין אינך בטוח מה המטרה שלה? האם אתה מוצא את עצמך מסווג את הפגישה המתקרבת שבה מישהו רוצה "לחפור לך" על נושא?

תגובה קלה ותקשורת יכולים לעזור מאוד. התחל בבקשה לקבל סדר יום או מה התוצאות הצפויות של פגישה. להניע אנשים לחשוב בצורה ביקורתית לגבי השתתפותך או מה הם רוצים להשיג יכולים לעזור לקבוע אם הפגישה היא מתודיעה או משהו שאפשר לדלג עליו.

האם אתה מודאג לגבי פגישה פתוחה בכוונה? שאל אנשים להגיע מוכנים עם כמה שאלות או נושאים שהם יודעים שהם רוצים לכסות. זה יכול לתת לפגישה "חסרת צורה" קצת מבנה ולעזור לך להיות במצב הנכון.

סירוב עם חלופות מוצעות

אין לך זמן להשתתף בפגישה באורך שעה עם כל הצוות, אבל שיחה של 15 דקות עם בעלי עניין מרכזיים יכולה להתקיים. הצע לשלוח מסמכים שיכולים להבהיר כמה שאלות שיש לאנשים. אמור שאתה צריך לעבוד בטוח לפני שאתה יכול להתקדם, אבל ברגע שאתה מסיים דברים, אתה שמח לתרום.

זכור, המטרה של כל פגישה צריכה להיות לעזור לכולם לעבוד יחד בצורה יעילה יותר. אם אתה מציע חלופות שעדיין מקדמות את האנשים ליעד הסופי של עבודה יעילה יותר, כולם מרוויחים!

שים פגישות פרודוקטיביות בלוח השעות

הזכרנו קודם לכן שהיישמנו את הכללים שלנו סביב תכנון פגישות יעילות. אם אתה רוצה להבטיח שכל פגישה שאתה מוסיף ללוח היא הכרחית, קח דף מהספר שלנו ופעל לפי 4 Ps.

,,

כאשר אנו מדברים על 4 Ps, אנו מדברים על ידיעה של מטרה, מוצר, אנשים, ותהליך (סדר יום) בעת שתיים פגישות. זה גם חשוב לציין ש-4 Ps מיועדות לכולם—לא רק לאדם שמתכנן את הפגישה. אם כולם יודעים בדיוק למה הם משתתפים ומה התוצאות הצפויות, אפשר להשתמש בזמן יחד ככל האפשר בצורה יעילה ויעילה.

הגדל את הפרודוקטיביות שלך על ידי הפחתת הפגישות שלך

פגישות יהיו תמיד חלק מעבודה, אבל חשוב לזכור שלא צריך להיות החלק היחיד בעבודה. לפעמים תצטרך את היסוד של שיתוף פעולה בזמן אמת שבהם פגישה יכולה להביא. לעיתים אחרות אתה צריך לראות את השעה 14:00 לחזור בלוח השנה שלך כדי שתוכל לקבל קצת זמן מיקוד בחזרה. כאשר אתה נותן לעצמך את הזמן לחשוב מחדש על איך אתה ניגש לפגישות, עשוי למצוא שספייס נוסף בלוח זמנים שלך זה פשוט מה שאתה צריך.