אתה לוחץ על כפתור ה'נא לזוז'. "יש לי עוד חמש עשרה דקות," אתה אומר לעצמך. אתה עובד מהבית היום. אין רכבת תחתית מזיעה. אין פקקים. ובנוסף, אתה יכול להישאר בפיג'מת 'פרוזן' שלך (הערת אגב: זהות הכותב נחשפה כעת). אה, עבודה מרחוק. עבודה מרחוק זכתה לתשומת לב תקשורתית מסיבות לא נכונות בשבועות האחרונים, על רקע פאניקה סביב COVID-19 (נגיף הקורונה). מנכ"ל זום, אריק יואן, הלך רחוק מספיק ואמר כי הנגיף ישנה את הנוף של עבודה ושיתוף פעולה לנצח. אולי הוא צודק.
אבל האמת היא שהתפתחות העבודה מרחוק מתרחשת לאט במשך עשר השנים האחרונות.
אפילו לפני COVID-19, עבודה מרחוק הפכה לדבר מאוד נוכח—כנראה פשוט לא שמתם לב. לפי Global Workplace Analytics, עבודה מרחוק עלתה באופן דרמטי בעשור האחרון. בעצם, הם מעריכים שעבודת מרחוק עלתה ב-140% מאז 2007 בקרב עובדים שאינם עצמאים, וכשיש שליש (37%) מעובדי הידע שמגיעים למשרד ארבע פעמים או פחות בשבוע. עבודה מרחוק כבר אינה סגנון עבודה של הכל או כלום, עם 43% מהאמריקאים העובדים remotely לפחות לעיתים, ו-85% מהעובדים מעדיפים לפחות מעט עבודה מרחוק.
אבל כן, COVID-19 השליך דלק על האש של העבודה מרחוק. הראיות מצביעות על כך:
אבל עם כל ההיסטריה וכל השינויים, כדאי לשאול את עצמך שאלה — האם החברה שלך מוכנה לעבודה מרחוק, ללא קשר לגורם לשינוי? גרטנר לא חושבים כך. ואתה כנראה לא חושב כך, גם.
"אנחנו נאלצים להיכנס לניסוי העבודה מהבית הגדול ביותר בעולם, ובינתיים, זה לא היה קל עבור הרבה ארגונים ליישם. בשאלון מהיר בוובינר אחרון, 91% מהמנהיגים של HR שהשתתפו (כולם באסיה/פסיפיק) ציינו כי הם יישמו הסדרי 'עבודה מהבית' מאז הנפילה, אך האתגר הגדול ביותר נובע מחוסר תשתית טכנולוגית ומחוסר נוחות עם דרכי עבודה חדשות." — סיימון צ'טרג'י, סגן מנהל, ייעוץ בגרטן
עם או בלי משבר בריאות ציבורי, החובה של עבודה מרחוק נראית מובנת מאליו. לצערנו, כך גם האתגרים שברא העבודה מרחוק. לעבוד מהבית יכול להיות קשה ומפחיד עבור צוותים שלא הגיעו לכך, אבל אנחנו כאן כדי לעזור.
אתגרים של עבודה מרחוק
COVID-19 אין על שולי כסף, אך אחד מהמוצרים המעניינים היה לחשוף כמה מעסיקים מוכנים באמת לתמוך בצוותים מרחוק. עם צוותים המתקשים להסתגל בזמן כה קצר, כדאי להבין קודם כל חלק מהאתגרים עם הסביבות של עבודה מרחוק.
יש אתגרים ברורים שהטכנולוגיה יכולה לפתור — וכמה פחות ברורים. בנוגע לשיתוף פעולה, תקשורת והבדלי שעות, אינטרקום יש כמה טיפים לשקול.
היכון לעתיד עבודת מרחוק עם ניהול ידע שיתופי
הטריגר של עבודה מרחוק הוא שיחת התעוררות טובה, אם חריגה, להכין את העתיד — כאשר העובדים ירגישו שתמיכה במרחק כמו שלפני עם כל התמיכה שהם מקבלים במשרד. COVID-19 או לא, גרטן מעריכים כי עד 2030, הדרישה לעבודה מרחוק תגדל בשיעור של 30% עם כניסת הדור z באופן מלא לכוח העבודה. זה הזמן לחשוב קדימה.
היכולת שלנו לשתף פעולה בסביבה זו — כמו גם להסתגל לקצב המהיר של שינויים שאיתם ארגונים מתמודדים — עושה את ניהול הידע לצורך חיוני. ואילו ניהול הידע הוא בראש סדר העדיפויות של מנהיגי הטכנולוגיה, רוב הארגונים רחוקים מהמקום שבו הם צריכים להיות כדי לתמוך בסביבות עבודה מרוחקות.
אז למה להביא את האסטרטגיית ניהול הידע שלך למסלול? מה סוגי הבעיות שאתה יכול לצפות שפתרון ניהול ידע שיתופי יכול לפתור?
שקול את התרחישים הבאים שמציגות סביבת העבודה מרחוק לצוותים שלא נוקטים בגישה שיתופית לניהול ידע.
נציג מכירות בניו זילנד שואל שאלה מלקוחות לגבי פרוטוקול אבטחה, אבל הצוות שלך בברלין ישן.
נציג תמיכה מקבל שאלות על מחירים והאריזות בצ'אט חי מלקוח שעשוי לנטוש, אבל המסמך על מחירים והאריזות נמצא במערכת CRM שלך ולא בבסיס הידע של התמיכה.
שחררת תכונה שמביאה באג כואב מאוד ללקוחות שלך. יש לך עשרות סוכני תמיכה שונים שמתייגים את מנהל המוצר ששחרר את התכונה — המנהל חייב לענות על אותן שאלות שוב ושוב.
כאשר צוותים יש להם סילו של ידע, הם נופלים לקורבנות של תסמונת "מחוץ לעין, מחוץ למחשבה" לכל מי שמחוץ לאותם צוותים. ואילו רוב הצוותים יש להם מספר כלים הייחודיים לקבוצה כדי לאחסן מידע, סביבות מרוחקות חושפות את הצורך בכך שהידע יהיה ספורט קבוצתי, עם כל מחלקה תורמת ומשתפת פעולה באותו מקום.
סילואי הידע האלה מקשים על צוותים מרוחקים לעבור בדרך הנכונה על המידע הנדרש כדי לעשות את עבודתם. לאחרונה שאלנו מספר לקוחות של Guru, והתברר במהרה שהידע הוא ספורט קבוצתי — עם contributions ושיתופי פעולה מכל הארגון כולו.
יתרה מכך, כאשר אנו מאלצים את הצוותים שלנו להיכנס לפורטל מבלבל ומיושן כדי לחפש מידע, הם ככל הנראה ימצאו את זה קל יותר לתת שיחת יד וירטואלית לקולגות דרך צ'אט DMs או אימיילים. סוגים אלה של שיחות יד וירטואליות מצטברים על מומחי נושא, משבשים את הפרודוקטיביות ומפחיתים את מעורבות העובדים.
בעצם, הזמן שמבוזבז על ידי מנהלים ועובדים בפעילויות שיתופיות עלה ב50% ומעלה. העובדים שיש להם את הידע המוסדי הגבוה ביותר ומדורגים כשותפים הטובים ביותר בחברות שלהם — ממוקמים בין ישתלמו והמדע להנאה מהקריירה שלהם.
לכן כמה דברים ברורים: עבודה מרחוק, בעוד שהיא עולה, הוקדמה בעקבות COVID-19, וצוותים מתמודדים עם מספר אתגרים, אך שיתוף פעולה הוא ללא ספק החשוב ביותר. עם זאת, ניהול ידע יכול לעזור לקדם שיתוף פעולה טוב יותר בין צוותים מרוחקים, אך ארגונים צריכים לשקול מחדש את אסטרטגיית הידע שלהם כדי להתגבר על כמה מכשלות ידע נפוצות, הכוללות:
סילואי מידע צצים והופכים לקשורים לכלים ספציפיים לצוות (CRM, מערכת כרטוס, כלים לניהול פרויקטים וכו')
אם הידע מיושן ולא מהימן, אנשים יחזרו לשיחות יד וירטואליות, מה שמתיש ומכעיס את מומחי הנושא שלך.
אם תשמור על הידע בפורטל, האימוץ יהיה נמוך.
ספר משחק של ידע לאסטרטגיית הידע המרוחק שלך
תמיכת Shopify הייתה צוות מרוחק ומפוזר מאז 2014. בדרכים רבות, Shopify דמה את העתיד של שיתוף הידע על ידי אופטימיזציה של אסטרטגיית הידע שלהם לסביבות מרוחקות.
"שימוש ב-Guru עם צוותי התמיכה המרוחקים שלנו עזר לנו להתרחב ולשמור על תמיכה איכותית ועקבית ללקוחות שלנו," אומרה דאנה טסייר, מנהלת ניהול הידע. "מאגר ניהול הידע שלנו ב-Guru קריטי להבטיח שהצוותים המרוחקים שלנו יהיו מאורגנים להצלחה."
דאנה מציעה כמה טיפים להתחיל עם אסטרטגיית ניהול הידע המרוחק שלך:
אתה לוחץ על כפתור ה'נא לזוז'. "יש לי עוד חמש עשרה דקות," אתה אומר לעצמך. אתה עובד מהבית היום. אין רכבת תחתית מזיעה. אין פקקים. ובנוסף, אתה יכול להישאר בפיג'מת 'פרוזן' שלך (הערת אגב: זהות הכותב נחשפה כעת). אה, עבודה מרחוק. עבודה מרחוק זכתה לתשומת לב תקשורתית מסיבות לא נכונות בשבועות האחרונים, על רקע פאניקה סביב COVID-19 (נגיף הקורונה). מנכ"ל זום, אריק יואן, הלך רחוק מספיק ואמר כי הנגיף ישנה את הנוף של עבודה ושיתוף פעולה לנצח. אולי הוא צודק.
אבל האמת היא שהתפתחות העבודה מרחוק מתרחשת לאט במשך עשר השנים האחרונות.
אפילו לפני COVID-19, עבודה מרחוק הפכה לדבר מאוד נוכח—כנראה פשוט לא שמתם לב. לפי Global Workplace Analytics, עבודה מרחוק עלתה באופן דרמטי בעשור האחרון. בעצם, הם מעריכים שעבודת מרחוק עלתה ב-140% מאז 2007 בקרב עובדים שאינם עצמאים, וכשיש שליש (37%) מעובדי הידע שמגיעים למשרד ארבע פעמים או פחות בשבוע. עבודה מרחוק כבר אינה סגנון עבודה של הכל או כלום, עם 43% מהאמריקאים העובדים remotely לפחות לעיתים, ו-85% מהעובדים מעדיפים לפחות מעט עבודה מרחוק.
אבל כן, COVID-19 השליך דלק על האש של העבודה מרחוק. הראיות מצביעות על כך:
אבל עם כל ההיסטריה וכל השינויים, כדאי לשאול את עצמך שאלה — האם החברה שלך מוכנה לעבודה מרחוק, ללא קשר לגורם לשינוי? גרטנר לא חושבים כך. ואתה כנראה לא חושב כך, גם.
"אנחנו נאלצים להיכנס לניסוי העבודה מהבית הגדול ביותר בעולם, ובינתיים, זה לא היה קל עבור הרבה ארגונים ליישם. בשאלון מהיר בוובינר אחרון, 91% מהמנהיגים של HR שהשתתפו (כולם באסיה/פסיפיק) ציינו כי הם יישמו הסדרי 'עבודה מהבית' מאז הנפילה, אך האתגר הגדול ביותר נובע מחוסר תשתית טכנולוגית ומחוסר נוחות עם דרכי עבודה חדשות." — סיימון צ'טרג'י, סגן מנהל, ייעוץ בגרטן
עם או בלי משבר בריאות ציבורי, החובה של עבודה מרחוק נראית מובנת מאליו. לצערנו, כך גם האתגרים שברא העבודה מרחוק. לעבוד מהבית יכול להיות קשה ומפחיד עבור צוותים שלא הגיעו לכך, אבל אנחנו כאן כדי לעזור.
אתגרים של עבודה מרחוק
COVID-19 אין על שולי כסף, אך אחד מהמוצרים המעניינים היה לחשוף כמה מעסיקים מוכנים באמת לתמוך בצוותים מרחוק. עם צוותים המתקשים להסתגל בזמן כה קצר, כדאי להבין קודם כל חלק מהאתגרים עם הסביבות של עבודה מרחוק.
יש אתגרים ברורים שהטכנולוגיה יכולה לפתור — וכמה פחות ברורים. בנוגע לשיתוף פעולה, תקשורת והבדלי שעות, אינטרקום יש כמה טיפים לשקול.
היכון לעתיד עבודת מרחוק עם ניהול ידע שיתופי
הטריגר של עבודה מרחוק הוא שיחת התעוררות טובה, אם חריגה, להכין את העתיד — כאשר העובדים ירגישו שתמיכה במרחק כמו שלפני עם כל התמיכה שהם מקבלים במשרד. COVID-19 או לא, גרטן מעריכים כי עד 2030, הדרישה לעבודה מרחוק תגדל בשיעור של 30% עם כניסת הדור z באופן מלא לכוח העבודה. זה הזמן לחשוב קדימה.
היכולת שלנו לשתף פעולה בסביבה זו — כמו גם להסתגל לקצב המהיר של שינויים שאיתם ארגונים מתמודדים — עושה את ניהול הידע לצורך חיוני. ואילו ניהול הידע הוא בראש סדר העדיפויות של מנהיגי הטכנולוגיה, רוב הארגונים רחוקים מהמקום שבו הם צריכים להיות כדי לתמוך בסביבות עבודה מרוחקות.
אז למה להביא את האסטרטגיית ניהול הידע שלך למסלול? מה סוגי הבעיות שאתה יכול לצפות שפתרון ניהול ידע שיתופי יכול לפתור?
שקול את התרחישים הבאים שמציגות סביבת העבודה מרחוק לצוותים שלא נוקטים בגישה שיתופית לניהול ידע.
נציג מכירות בניו זילנד שואל שאלה מלקוחות לגבי פרוטוקול אבטחה, אבל הצוות שלך בברלין ישן.
נציג תמיכה מקבל שאלות על מחירים והאריזות בצ'אט חי מלקוח שעשוי לנטוש, אבל המסמך על מחירים והאריזות נמצא במערכת CRM שלך ולא בבסיס הידע של התמיכה.
שחררת תכונה שמביאה באג כואב מאוד ללקוחות שלך. יש לך עשרות סוכני תמיכה שונים שמתייגים את מנהל המוצר ששחרר את התכונה — המנהל חייב לענות על אותן שאלות שוב ושוב.
כאשר צוותים יש להם סילו של ידע, הם נופלים לקורבנות של תסמונת "מחוץ לעין, מחוץ למחשבה" לכל מי שמחוץ לאותם צוותים. ואילו רוב הצוותים יש להם מספר כלים הייחודיים לקבוצה כדי לאחסן מידע, סביבות מרוחקות חושפות את הצורך בכך שהידע יהיה ספורט קבוצתי, עם כל מחלקה תורמת ומשתפת פעולה באותו מקום.
סילואי הידע האלה מקשים על צוותים מרוחקים לעבור בדרך הנכונה על המידע הנדרש כדי לעשות את עבודתם. לאחרונה שאלנו מספר לקוחות של Guru, והתברר במהרה שהידע הוא ספורט קבוצתי — עם contributions ושיתופי פעולה מכל הארגון כולו.
יתרה מכך, כאשר אנו מאלצים את הצוותים שלנו להיכנס לפורטל מבלבל ומיושן כדי לחפש מידע, הם ככל הנראה ימצאו את זה קל יותר לתת שיחת יד וירטואלית לקולגות דרך צ'אט DMs או אימיילים. סוגים אלה של שיחות יד וירטואליות מצטברים על מומחי נושא, משבשים את הפרודוקטיביות ומפחיתים את מעורבות העובדים.
בעצם, הזמן שמבוזבז על ידי מנהלים ועובדים בפעילויות שיתופיות עלה ב50% ומעלה. העובדים שיש להם את הידע המוסדי הגבוה ביותר ומדורגים כשותפים הטובים ביותר בחברות שלהם — ממוקמים בין ישתלמו והמדע להנאה מהקריירה שלהם.
לכן כמה דברים ברורים: עבודה מרחוק, בעוד שהיא עולה, הוקדמה בעקבות COVID-19, וצוותים מתמודדים עם מספר אתגרים, אך שיתוף פעולה הוא ללא ספק החשוב ביותר. עם זאת, ניהול ידע יכול לעזור לקדם שיתוף פעולה טוב יותר בין צוותים מרוחקים, אך ארגונים צריכים לשקול מחדש את אסטרטגיית הידע שלהם כדי להתגבר על כמה מכשלות ידע נפוצות, הכוללות:
סילואי מידע צצים והופכים לקשורים לכלים ספציפיים לצוות (CRM, מערכת כרטוס, כלים לניהול פרויקטים וכו')
אם הידע מיושן ולא מהימן, אנשים יחזרו לשיחות יד וירטואליות, מה שמתיש ומכעיס את מומחי הנושא שלך.
אם תשמור על הידע בפורטל, האימוץ יהיה נמוך.
ספר משחק של ידע לאסטרטגיית הידע המרוחק שלך
תמיכת Shopify הייתה צוות מרוחק ומפוזר מאז 2014. בדרכים רבות, Shopify דמה את העתיד של שיתוף הידע על ידי אופטימיזציה של אסטרטגיית הידע שלהם לסביבות מרוחקות.
"שימוש ב-Guru עם צוותי התמיכה המרוחקים שלנו עזר לנו להתרחב ולשמור על תמיכה איכותית ועקבית ללקוחות שלנו," אומרה דאנה טסייר, מנהלת ניהול הידע. "מאגר ניהול הידע שלנו ב-Guru קריטי להבטיח שהצוותים המרוחקים שלנו יהיו מאורגנים להצלחה."
דאנה מציעה כמה טיפים להתחיל עם אסטרטגיית ניהול הידע המרוחק שלך:
