आप जानते हैं कि कार्यस्थल पर ज्ञान साझा करना महत्वपूर्ण है, आप बस इतना नहीं सोचते थे कि आपका इतना समय इस पर ध्यान केंद्रित किया जाएगा। आप अकेले इस सप्ताह तीन परियोजना प्रारंभ बैठकों में थे, और आप जानते हैं कि आप दोपہر का एक हिस्सा स्लैक और ईमेल का उत्तर देने में बिता रहे हैं। आप थक गए हैं, टीम थकी हुई है, और आप सोच रहे हैं कि उच्च प्रबंधन के लोग भी थके हुए महसूस कर रहे हैं।

यही कारण है कि आप लगातार एक और ईमेल अपडेट भेजने पर अत्यधिक दोष महसूस कर रहे हैं जो लोगों का समय और ध्यान और अधिक बर्बाद करेगा। हमें पता है कि जानकारी का अधिक बोझ कार्यस्थल पर एक बड़ा समस्या है। यही कारण है कि हम अपने कार्यों को करके इसके सहयोगी होने का अनजाने में नफरत करते हैं।

कार्यस्थल पर चीजें जल्दी धीमी नहीं होने वाली हैं, लेकिन हम आपकी मदद कर सकते हैं यदि आप कार्यस्थल पर उस संज्ञानात्मक बोझ को कम करने में मदद करना चाहते हैं। यदि आप प्रभावी रूप से ज्ञान साझा करने और अधिक बोझ कम करने के तरीके खोज रहे हैं, तो शुरू करने के लिए हमारे पास कुछ सुझाव हैं।

चुनने में कोई बुराई नहीं है

हम पूरे दिन में कई जानकारी से गुजरते हैं। कुछ समय के बाद, यह केवल स्वाभाविक है कि आप कुछ चीजों को अनदेखा करना शुरू करें और उस पर ध्यान केंद्रित करें जो आपको लगता है कि इसकी आवश्यकता है। कभी-कभी, जब आप लोगों को “पूर्ण कहानी” देते हैं तो आप उन्हें उससे अधिक जानकारी दे रहे हैं जो वास्तव में उन्हें उस परिणाम को प्राप्त करने के लिए आवश्यक है जो आप चाहते हैं। अत्यधिक जानकारी उलझन में डाल सकती है या लोगों को धीमी और कठिनाई से काम करने के लिए मजबूर कर सकती है।

ज्ञान साझा करने से पहले, उस सबसे महत्वपूर्ण सीखने के बारे में सोचने के लिए समय निकालें जो आप चाहते हैं कि लोग प्राप्त करें। उनके कार्य को पूरा करने के लिए आवश्यक जानकारी देने पर ध्यान केंद्रित करें और सुनिश्चित करें कि लोग समझें कि उनसे क्या अपेक्षित है।

यह भी ठीक है कि लोगों को अतिरिक्त जानकारी स्वयं प्राप्त करने का विकल्प दें। लोगों को एक कार्य को संभालने के लिए आवश्यक डेटा बिंदुओं को देना और फिर उन्हें लिंक देना पूरी अध्ययन के लिए कोई बुराई नहीं है यदि वे इसे तब पढ़ना चाहते हैं जब उनके पास समय हो।

ज्ञान साझा करने का समय निर्धारित करें

कभी-कभी समस्या यह नहीं होती है कि आप कितनी जानकारी प्राप्त कर रहे हैं, यह वह गति है जिस पर आप इसे प्राप्त कर रहे हैं। आपके साप्ताहिक परियोजना अपडेट ईमेल प्राप्त करना आपके दिन का एक महत्वपूर्ण हिस्सा हो सकता है, लेकिन यह अन्य कार्यों पर पहले से ध्यान केंद्रित कर रहा है तो यह बहुत विचलित भी हो सकता है।

जब आप अपनी जानकारी साझा करते हैं, तब थोड़ी भविष्यवाणी जोड़ने से आपके टीम को बहुत भला हो सकता है। यह उन्हें बेहतर योजना बनाने में मदद करता है क्योंकि वे जानेंगे कि कब अपडेट या महत्वपूर्ण जानकारी का इंतजार करना है जो उनके काम में मदद करेगा।

आपको हर ईमेल को मिनटों तक निर्धारित करने की आवश्यकता नहीं है (जब तक कि आप वास्तव में ऐसा करना नहीं चाहते)। सिर्फ लोगों को यह बताने से कि उन्हें मंगलवार की दोपहर या हर महीने की तीसरी शुक्रवार को काम की समीक्षा करने के लिए खुला रहना चाहिए, सभी को थोड़ा अधिक भविष्यवाणी देता है।

क्या महत्वपूर्ण है इसे पहचानें

आइए कार्यस्थल पर दो काल्पनिक स्थितियों पर विचार करें:

1. आपकी एक ग्राहक के साथ शानदार बातचीत हुई और उन्होंने आपके कंपनी के साथ उनके नवीनतम अनुभव के बारे में साझा करने के लिए कुछ फीडबैक दिया।
2. यह पता चलता है कि नवीनतम उत्पाद अपडेट कुछ प्रमुख विशेषताओं को हटा देता है जिन्हें अनगिनत किया गया था। इंजीनियरिंग टीम एक “सभी हाथ” स्थिति में है जो समस्या को ठीक करने की कोशिश कर रही है, और CX टीम को ग्राहकों को बताने के लिए संक्षिप्त किया जाना चाहिए।

स्पष्ट रूप से, दूसरी स्थिति पहली से अधिक महत्वपूर्ण और तात्कालिक है। आप अपने सहकर्मियों को इस तात्कालिकता के बारे में कैसे बताते हैं? जब कार्यस्थल पर सब कुछ आपात स्थिति की तरह महसूस करना शुरू करता है, तो अचानक यह पता लगाना बहुत कठिन हो जाता है कि आपका ध्यान कहां होना चाहिए। हर ईमेल या स्लैक को ऐसा न बनाएं कि उन्हें किसी की तत्काल ध्यान की आवश्यकता है, विचार करें कि आपके कर्मचारियों को क्या महत्वपूर्ण जानने में मदद करने के तरीके सहयोगित हैं। गुरु की घोषणाओं की सुविधा संदेश में तात्कालिकता दिखाने का एक अत्यधिक प्रभावशाली तरीका है। कार्ड के शीर्ष पर “मैंने इसे पढ़ा” बटन देखना कर्मचारियों को बताता है कि वे कुछ महत्वपूर्ण देख रहे हैं, और यह संदेश भेजने वाले लोगों को जुड़ाव को ट्रैक करने और यह सुनिश्चित करने में मदद करता है कि सही लोग इसे पढ़ें।

चीजों को सरल रखें

जिस तरह से हम साझा की जाने वाली जानकारी प्रस्तुत करते हैं, वह मायने रखता है। कुल मिलाकर, आपकी टीम के साथ साझा की गई जानकारी उस तरीके से सरल होनी चाहिए जो इसे समझने और वहां पहुंचने में आसान बनाती है। जानकारी प्रस्तुत करने के तरीके के बारे में रणनीतिक रहें, और समझ और पाचन को अपने कार्य के अग्रभूमि में रखना न भूलें।

सरल है, है ना?

यदि आप बड़े टेक्स्ट के टुकड़ों में लिखने के आदी हैं, तो आप अपने संदेश को छोटे बुलेट बिंदुओं में विभाजित करने पर विचार करें जो आपके जानकारी को और अधिक स्कैन करने योग्य बनाते हैं। अपने विचारों को छोटे वाक्यों में तोड़ने पर विचार करें जो आपको हाथ पर संदेश पर बेहतर ध्यान केंद्रित करने में मदद कर सकते हैं और यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि आप सबसे महत्वपूर्ण जानकारी को प्रस्तुत कर रहे हैं ताकि आप बिंदु पर पहुंच सकें।

सोचें कि क्या वीडियो, चित्र, या यहां तक कि ऑडियो क्लिप लोगों को जानकारी को अधिक समझने में मदद कर सकते हैं। हम लूम के लिए प्री-वर्क और परियोजना स्थितियों के लिए रिकॉर्ड करते हैं, और लोगों को अद्यतनों देने और असिंक्रोनस तरीके से प्रश्न पूछने के लिए प्रोत्साहित करते हैं। यह लोगों को हमारे प्रस्तुत की गई जानकारी के साथ बैठने का अवसर देता है, और जब समय सही हो तो प्रश्न पूछने के लिए वापस आने का।

ज्ञान प्रबंधन जानकारी के अधिक बोझ का मुकाबला करने की कुंजी है

ज्ञान साझा करना महत्वपूर्ण है और हर कार्यस्थल का आधार होना चाहिए। लेकिन हमें यह भी पता है कि बहुत सारी अच्छी चीजें हो सकती हैं। यह हमारे ऊपर है कि कब और कैसे ज्ञान साझा करना है, और इस पोस्ट में सुझाए गए कुछ व्यवहारों को लागू करना ज्ञान साझा करना अधिक प्रभावी और कुशल बनाने के लिए एक बेहतरीन पहला कदम है।

हम कोई बैठक दिवस और असिंक्रोनस संचार के बड़े प्रशंसक हैं क्योंकि हम जानते हैं कि जानकारी के अधिक बोझ का बोझ कितना भारी हो सकता है। जो जानकारी आपने खा ली है, उसे संसाधित करने के लिए लोगों को जगह देने का एक और महत्वपूर्ण हिस्सा जानकारी साझा करना है।

इस बारे में विचार करने का समय लें कि आप और आपके सहकर्मी कैसे मिलकर ज्ञान साझा कर सकते हैं बिना जानकारी का अधिक बोझ डालने। आप देख सकते हैं कि आपका दिन थोड़ा कम तनावपूर्ण, थोड़ा अधिक उत्पादक और बहुत अधिक संतोषजनक हो सकता है।