आप में से कितने लोग अपना दिन एक आवर्ती स्टैंडअप मीटिंग से शुरू करते हैं? दैनिक चेक-इन कार्यदिवस का एक सामान्य हिस्सा बन गए हैं, अधिकांश लोग उन्हें दूसरी बार नहीं सोचते। शायद यही कारण है कि इतने सभी लोग अपने चेक-इन से भयभीत नजर आते हैं।

दैनिक स्टैंडअप में परेशानी

एक दैनिक स्टैंडअप मीटिंग एक संक्षिप्त, संरचित बैठक है जहाँ सदस्य अपने काम पर अपडेट देते हैं। उनका प्राथमिक उद्देश्य सभी को एकजुट रखना और सुनिश्चित करना है कि लोग बिना किसी रुकावट के काम कर सकें। कुछ टीमें दैनिक स्टैंडअप मीटिंग आयोजित कर सकती हैं, या आपके पास विशिष्ट परियोजनाओं या कार्य पहलों के लिए दैनिक स्टैंडअप मीटिंग हो सकती हैं।

स्टैंडअप को एज़ाइल पद्धति का उत्कर्ष माना जाता था, लेकिन वे धीरे-धीरे अप्रसार में जा रहे हैं। कई लोगों का तर्क है कि स्टैंडअप मीटिंगें उनसे ज्यादा समय लेती हैं जितना वे बचाते हैं, जबकि अन्य सीधे कहते हैं कि स्टैंडअप नवाचार में बाधा डालते हैं। कुछ लोग यहां तक कि सवाल करते हैं कि क्या दैनिक स्टैंडअप अब भी होना चाहिए, जहाँ असीमित कार्य सामान्य हो रहा है।

अपने दैनिक स्टैंडअप को सुधारें

हमारे पास कुछ काफी मजबूत मीटिंग के बारे में राय हैं गुरु में। लोगों को अपने समय को अप्रभावी या बेकार मीटिंग में नहीं बिताना चाहिए, लेकिन वहां की मुख्य बातें “अप्रभावी” और “बेकार” हैं। दैनिक स्टैंडअप अब भी हर किसी के दिन का एक मूल्यवान हिस्सा हो सकते हैं, उन्हें बस सही तरीके से प्रबंधित करने की आवश्यकता है।

एक और दैनिक स्टैंडअप को अपने कैलेंडर से हटाने से पहले, देखें कि क्या इसे बचाया जा सकता है। इस पोस्ट में दी गई सलाह का पालन करने के बाद, आप अपने कुछ दैनिक स्टैंडअप को नए जुगनू में देखना शुरू कर सकते हैं।

अपने दायरे को संकीर्ण करें

आपकी मीटिंग को लेजर-फोकस रखना अधिक प्रभावी स्टैंडअप चलाने का एक महत्वपूर्ण हिस्सा होगा। अधिकतर पारंपरिक SCRUM मार्गनिर्देश यह सुझाव देते हैं कि आपको अपनी मीटिंग को तीन प्रश्नों पर केंद्रित रखना चाहिए:

1. आपने कल क्या हासिल किया?
2. आप आज क्या कर रहे हैं?
3. आपको कौन सी बाधाएं मिलीं?

इन तीन प्रश्नों से आप स्टैंडअप में लगभग हर चीज को कवर कर सकते हैं, लेकिन ये केवल वही नहीं हैं जो आप पूछ सकते हैं। आप हर मीटिंग से जो मूल जानकारी लेना चाहते हैं उसके बारे में सोचें, फिर खोजें कि आप क्या 2-3 प्रश्न पूछ सकते हैं जो आपको जो चाहिए वह प्राप्त करें।

चीजों को संक्षिप्त रखें

आदर्श स्टैंडअप मीटिंग आमतौर पर 15 मिनट से अधिक नहीं लेती है, और कुछ तो केवल 5-10 मिनट भी ले सकती हैं। यदि आपके स्टैंडअप निरंतर समय से अधिक हो रहे हैं, तो आपको यह फिर से मूल्यांकन करना चाहिए कि आप अपनी मीटिंग का समय कैसे उपयोग कर रहे हैं।

यह एक नियम बनाएं कि आपके पास मीटिंग के समय के अंत में एक ठोस अंत होगा। आप जो कवर करने में सक्षम हैं, उस पर ध्यान दें, आप कहां समाप्त करते हैं, और क्या सभी को अपडेट देने का मौका मिला है।  यह आपको यह बेहतर जानकारी देने में मदद कर सकता है कि आपकी मीटिंग कैसे की जाती है और आपकी अगली कदम निर्धारित करते हैं।

एक और मीटिंग जोड़ने पर विचार करें

यह ध्यान में रखना महत्वपूर्ण है कि स्टैंडअप त्वरित अपडेट प्राप्त करने के लिए डिज़ाइन किए गए हैं। हालांकि, यह संभव है कि ये अपडेट अधिक सवाल या चर्चाएं पैदा कर सकते हैं,  आपको सावधानी से अपने कार्य पर ध्यान केंद्रित करना चाहिए। यदि आप विषय से भटक रहे हैं या रणनीति और समयरेखा पर चर्चा में चले जाते हैं, तो शायद आपके कैलेंडर में एक अलग मीटिंग जोड़ने का समय है।

कैलेंडर में एक और मीटिंग जोड़ने के विचार पर आप घबराएं नहीं, याद रखें कि यह दैनिक या यहां तक कि आवर्ती नहीं होनी चाहिए। आपको यह मिल सकता है कि एक मुद्दे पर ध्यान केंद्रित करने के लिए एक मीटिंग होना चीजों को संभालने के लिए पर्याप्त हो सकता है या आपको एक-दो मीटिंग की आवश्यकता हो सकती है।  

चीजों को असमयिक बनाएं

शेड्यूल बदलते हैं, प्राथमिकताएँ बदलती हैं, और शायद हर किसी के समय के लिए 15 मिनट का समन्वयात्मक अपडेट लेना सबसे अच्छा उपयोग नहीं है। लोग समय की कमी का सामना कर रहे हो सकते हैं, लेकिन इसका मतलब यह नहीं है कि आपको कुछ मिनटों की बचत के लिए अपने स्टैंडअप को बलिदान करना होगा।

अपने स्टैंडअप को स्लैक, टीमों या जहां भी आपकी टीम सबसे अधिक चैट करने की कोशिश करती है, वहां स्थानांतरित करने पर विचार करें। लोगों को याद दिलाने के लिए एक विशेष चैनल में अनुस्मारक सेट करें कि लोग जल्दी से अपडेट देने में बोर न हों।

आपको यह मिल सकता है कि एक चेक-इन ऐप की मदद वैसी हो सकती है जैसी आपको आवश्यकता है। हमारी मार्केटिंग टीम के कुछ सदस्य हमारे स्टैंडअप के लिए गीकबॉट का उपयोग करते हैं, और हमें लोगों के शेड्यूल में एक ही स्तर की ज्ञानवर्धन मिलती है बिना हमें हमारे दिन से अधिक समय निकालने के।

हमअपने दैनिक स्टैंडअप मीटिंग टेम्पलेट का उपयोग करें

आप अपने दैनिक स्टैंडअप में होने वाली सभी बातों को कैसे ट्रैक कर रहे हैं? यदि आप अपने किए गए काम का लॉग नहीं रखते हैं, तो हमारा दैनिक स्टैंडअप टेम्पलेट का उपयोग शुरू करें!

इस टेम्पलेट का उपयोग करने से न केवल आपको अपने स्टैंडअप में होने वाली बातों का ट्रैक रखने में मदद मिलती है; यह आपके ज्ञान आधार में आवश्यक जानकारी जोड़ने में भी मदद कर सकता है। यदि टीम के सदस्य कोई मीटिंग चूक जाते हैं या त्वरित रिफ्रेशर की आवश्यकता होती है, तो अब वे गुरु में सभी कुछ पा सकते हैं।