आप अपनी उंगली इसे ठीक से नहीं रख सकते, लेकिन अचानक आपकी टीम थोड़ी... अजीब लगती है। कुछ लोगों का कहना है कि जब उन्हें काम करना होता है तो वे मस्तिष्क में धुंधलापन महसूस करते हैं। अन्य लोग निराश महसूस कर रहे हैं, और कुछ ने तो यहां तक कहा है कि उन्हें नए परियोजनाओं के बारे में सुनकर घृणा होती है।

आप मान सकते हैं कि लोग अधिक काम महसूस कर रहे हैं, लेकिन समस्या इससे कहीं अधिक गहरी है। हमने इस समस्या को countless कंपनियों में फैलते हुए देखा है, और हम जानते हैं कि इसका कारण क्या है: आपके सहकर्मी और कर्मचारी गंभीर जानकारी अधिभार का शिकार हो गए हैं।

स्टार ट्रेक: TNG ने सही कहा, यह बस ऐसा ही लगता है

जानकारी अधिभार की समस्या

जानकारी अधिभार यही है जैसा कि यह सुनाई देता है: लोग प्रासंगिक और अप्रासंगिक जानकारी के सहारे बमबारी हो जाते हैं। जिस मात्रा में जानकारी का सामना करना पड़ता है वह निर्णय लेने या यह समझने में मुश्किल बना सकता है कि उन्हें क्या प्रस्तुत किया जा रहा है।

बर्ट्रम ग्रोस, जिसने हंटर कॉलेज में राजनीतिक विज्ञान का प्रोफेसर है, पहले इस शब्द का उपयोग किया अपने पेपर The Managing of Organizations में 1964 में। यह शब्द दशकों पुराना हो सकता है, लेकिन यह स्पष्ट है कि हम जानकारी अधिभार के पीक पर जी रहे हैं। यदि समस्या 1960 के दशक में इतनी व्यापक थी, तो कल्पना कीजिए कि हमारी "हमेशा जुड़े" इंटरनेट युग का दृश्य और अनुभव कैसा होगा।

जून 2020 के एक सर्वेक्षण में पाया गया कि वैश्विक स्तर पर, लगभग 45% कर्मचारी कहते हैं कि उनकी हर दिन जांची जाने वाली जानकारी के स्रोत पिछले 5 वर्षों में बढ़ गए हैं। उसके अलावा, लगभग एक तिहाई कर्मचारी दुनिया भर में कहते हैं कि यह जानकारी का ढेर उन्हें काम पर अधिक तनाव महसूस करवा रहा है।

काम पर जानकारी अधिभार के परिणाम आपकी व्यवसाय के हर पहलू को प्रभावित कर सकते हैं। कर्मचारी अपनी नौकरियों से कम संतुष्ट महसूस करते हैं। वे ध्यान केंद्रित करने में कठिनाई महसूस करना शुरू करते हैं, अधिक गलतियाँ करते हैं, और महसूस करते हैं कि वे निर्णय नहीं ले सकते। वास्तव में, कुछ लोग यह अनुमान लगाने लगे हैं कि "द ग्रेट रिज़ाइन" वास्तव में "द ग्रेट डिस्कंटेंट" है। जानकारी की निरंतर धारा ने अंततः कुछ लोगों को उनके टूटने के बिंदु तक पहुँचा दिया है, और वे अपने काम को छोड़ने का चयन कर रहे हैं ताकि थोड़ी शांति पा सकें।

काम पर जानकारी अधिभार का मुकाबला करने के लिए दो अत्यधिक प्रभावी रणनीतियाँ

हम अंतहीन जानकारी से बमबारी हो सकते हैं, लेकिन हमें डेटा के प्रवाह के जल्द धीमे होने की उम्मीद नहीं करनी चाहिए। इतनी आधुनिक नौकरियों को डेटा संग्रहण और विश्लेषण, महत्वपूर्ण सोच, और समस्या समाधान पर निर्भर करते हुए, इस तरह की अंतहीन जानकारी का प्रवाह महत्वपूर्ण है।

इसलिए अधिभार का मुकाबला करने का सबसे अच्छा तरीका यह है कि इसे संभालने के लिए सक्रिय तरीकों के बारे में सोचें।

हम आपको यह वादा नहीं करते कि आप बाद के घंटों में टेक्स्ट प्राप्त करना बंद कर देंगे या जब आप काम पर ध्यान केंद्रित करने की कोशिश कर रहे हैं तो आपको स्लैक-बॉमिंग नहीं मिलेगी। लेकिन अगर आप इनमें से कुछ सुझावों का पालन करना शुरू करते हैं, तो आप उस जानकारी के फायर होज़ को कुछ अधिक नियंत्रित करने योग्य चीज़ में बदलने में सक्षम हो सकते हैं।

यह दृष्टिकोण काम में आवश्यक है

1. अपने समय के प्रति चयनात्मक रहें

जब आपके पास उत्तर देने के लिए ईमेल की बाढ़, मीटिंग से भरा कैलेंडर, और ध्यान देने वाली परियोजनाएँ और सहकर्मी हों, तो आपको अपने समय का रक्षक बनना चाहिए। समय प्रबंधन कौशल अधिभार से निपटने के लिए बिल्कुल आवश्यक हैं।

जब आप अपने समय का सही तरीके से प्रबंधित नहीं कर सकते, तो काम अचानक सक्रिय से प्रतिक्रियाशील मोड में बदल जाता है। इस सामान्य समस्या से बचें और अपने पास समय प्रबंधित करने के सर्वोत्तम तरीके पर ध्यान केंद्रित करें।

कुछ कार्यों को पूरा करने के लिए समय सीमा निर्धारित करें ताकि आप आगे बढ़ सकें और जब आप फंस गए हैं तो अपना समय बर्बाद मत करें। अपना दैनिक शेड्यूल बनाएं और कार्यों को महत्व, तात्कालिकता, और जनशक्ति के आधार पर प्राथमिकता दें।

रीज़ विदरस्पून ने एक अच्छे ज्ञान प्रबंधन प्रणाली की सराहना करना सीखा है

2. ज्ञान प्रबंधन को अपनाएं

आंतरिक ज्ञान संगठन कंपनियों के लिए बिल्कुल जरूरी है। सभी को वह जानकारी आसानी से प्राप्त करनी चाहिए जिनकी उन्हें अपने काम को करने की आवश्यकता है। इसीलिए हम कार्यस्थल में ज्ञान प्रबंधन को अपनाने के दृढ़ समर्थक हैं।

ज्ञान प्रबंधन को किसी भी विकसित प्रणाली से परिभाषित किया जा सकता है जो व्यवसाय या संगठन के लोगों को जानकारी बनाने, वितरित करने, एक्सेस करने, और अपडेट करने में मदद करता है। एक सही ज्ञान प्रबंधन प्रणाली केवल नए फोल्डर संरचनाएँ बनाने या फ़ाइलों के लिए नामकरण के परंपरा में शामिल नहीं होगी (हालाँकि यह एक अच्छा शुरूआत है)। हालांकि, एक्सेस और संगठन ज्ञान प्रबंधन को अपनाने के लिए महत्वपूर्ण पहले चरणें हैं, ये दोनों अकेले पर्याप्त नहीं हैं। आपको सही समय पर सही लोगों को सही ज्ञान वितरित करने के लिए एक तंत्र की भी आवश्यकता है। यही वह जगह है जहां सच्चा ज्ञान प्रबंधन जादू होता है।

समय निकालें ताकि हर किसी को व्यक्तिगत योगदान से लेकर प्रबंधक तक प्रशिक्षित किया जा सके ताकि वे आपके ज्ञान प्रबंधन प्रणाली का सर्वश्रेष्ठ तरीके से उपयोग करना समझ सकें। कंपनी संस्कृति बनाने के लिए कठिन परिश्रम करें जो न केवल ज्ञान प्रबंधन का अभ्यास करती है, बल्कि उसे भी अपनाती है।

ज्ञान प्रबंधन के बारे में अलग तरीके से सोचने से अप्रत्यक्ष लाभ हो सकते हैं जिन्हें आप नहीं सोचे हो सकते। विषय विशेषज्ञ (SMEs) अपने काम में सशक्त महसूस कर सकते हैं और उनकी सराहना की जा सकती है और उन्हें कंधे पर टैप से बहुत जरूरी ब्रेक भी दिया जा सकता है। SME का ज्ञान अन्य लोगों तक पहुँच सकता है और अपनी टीमों पर कुछ अच्छे अनुभव फैलाने में मदद कर सकता है।

लाभ केवल व्यक्तिगत कर्मचारियों तक सीमित नहीं हैं। संस्थाएँ भी ज्ञान प्रबंधन से परिवर्तनकारी लाभ उठा सकती हैं। कल्पना करें कि क्या हो सकता है जब कर्मचारी काम पर ध्यान केंद्रित करने की क्षमता रखते हैं, काम करने के लिए सशक्त महसूस करते हैं, और धीरे-धीरे अपने दिनों का थोड़ा ज्यादा हिस्सा खुद के पास लाते हैं।

चूंकि लोगों का अधिक स्वायत्त शेड्यूल है, इसलिए उनके पास काम करने के लिए पर्याप्त लचीलापन और समय है। अचानक हर किसी के पास अपने काम को करने के लिए आवश्यक ज्ञान होता है, और आपके अभिभूत कर्मचारी अचानक ऐसे लोगों में परिवर्तित हो जाते हैं जो वास्तव में अगली सुबह काम पर जाना पसंद करते हैं।  यदि आप गंभीर संगठनात्मक परिवर्तन की तलाश में हैं, तो ज्ञान प्रबंधन में निवेश करना आपकी आवश्यकता हो सकती है।

क्या आप जानना चाहते हैं कि अपने टीम के लिए एक आंतरिक ज्ञान प्रबंधन प्रणाली कैसे बनानी है? इस विषय पर हमारे कैसे करें पोस्ट देखें।

सभी चीजों को एकत्र करें

यदि आप कार्यस्थल में जानकारी अधिभार पर नकेल डालने के बारे में कुछ भी सीखे हैं, तो यह है कि हर चीज का एक समय और स्थान होता है, और यह वास्तव में आपकी इनबॉक्स (या स्लैक, टीमें, या आपकी पसंदीदा संचार उपकरण) नहीं होना चाहिए।

अधिकांश सामान्य अधिभार के स्रोतों में से एक दैनिक संचार के चैनलों और उपकरणों की अधिकता से आता है जिनका हम अपने काम को करने के लिए उपयोग करते हैं। सहायक उपकरणों को उपयोग में कम करने के प्रयास में कटौती करने के बजाय, उन्हें और अधिक सुलभ बनाने का एक रास्ता खोजने पर ध्यान केंद्रित करें और लोगों को उन्हें बेहतर उपयोग करने की अनुमति दें।

याद रखें, ज्ञान केवल इसके उपयोग के रूप में अच्छा होता है। आपको एक उपकरण की आवश्यकता होगी जो लोगों के कार्य प्रवाह में ज्ञान डालने की क्षमता रखता हो जब यह सबसे उपयोगी होता है। और जो आपके सबसे अधिक इस्तेमाल किए गए सॉफ्टवेयर के साथ एकीकृत होता है वह और भी बेहतर है।

क्या आप जानना चाहते हैं कि ऐसा टूल कहां पाया जा सकता है जो सब कुछ कर सकता है? गुरु को देखें।