जब कोई कर्मचारी एक कंपनी छोड़ता है, तो यह केवल एक परियोजना प्रमुख या कॉफी ब्रेक दोस्त को खोने से अधिक होता है। इसमें संस्थागत ज्ञान, विशेषज्ञता और करीबी बनायी गई संबंध शामिल होते हैं जो दरवाजे से बाहर निकलते हैं। अगर कंपनियों ने निकास के लिए तैयारी नहीं की है, तो वे आसानी से कठिन स्थिति में अटक सकते हैं।

हमें पता है कि एचआर, प्रबंधन और अन्य विभाग वर्तमान कर्मचारियों के साथ पहले ही व्यस्त हैं। क्या आपको वास्तव में किसी ऐसे व्यक्ति में और अधिक समय या योजना लगानी है जो बाहर जा रहा है?

हर कर्मचारी महत्वपूर्ण है, और इसमें वे लोग भी शामिल हैं जो पहले से ही आपकी कंपनी के बाद के जीवन की तैयारी कर रहे हैं। यहाँ यह है कि आप एक ऑफबोर्डिंग प्लान न होने पर क्या खो रहे हैं।

एक प्रसिद्ध संरचनाहीन समय में संरचना जोड़ें

रोज़गार के अंतिम कुछ सप्ताह एक अजीब, लिंबो जैसा समय होता है जहां लोग किसी बड़े काम में शामिल नहीं होना चाहते हैं, लेकिन उन्हें अभी भी अपने समय को आबाद करने का एक तरीका खोजना होता है। अपने अंतिम दिनों को मूल्यवान ज्ञान साझा करने में बिताने के बजाय, उनके घंटे ऑनलाइन विंडो शॉपिंग करने और रेडिट पर पोस्ट करने में बीतते हैं।

ज्ञान साझा करने पर केंद्रित ऑफबोर्डिंग अनुभवों के कारण बाहर जा रहे कर्मचारियों को उत्पादक बनाने और शेष कर्मचारियों की सफलता के लिए सेट करने में मदद मिलती है। कोई भी उस समय को अपनी अंगुलियों को घुमाने या अपने सहकर्मी के बिना पहले दिन के डर से नहीं बिताएगा। यह हर किसी को आगे के लिए तैयारी करने का समय देता है।

सुधार के लिए नोट्स प्राप्त करें

ज्ञान साझा करना ऑफबोर्डिंग के दौरान दोनों तरफ होना चाहिए। जिन कर्मचारियों का जाना तय है, वे केवल मौजूदा कर्मचारियों के साथ अपने ज्ञान साझा करने का अवसर नहीं पाते। यह आपको कर्मचारी अनुभव के बारे में अधिक जानने की अनुमति भी देता है।

यदि आप ईमानदार फीडबैक की तलाश कर रहे हैं, तो बाहर जाने वाले व्यक्ति से आगे न देखें। कुछ कर्मचारी नहीं चाहते कि उनकी फीडबैक खराब दिखे, इसलिए वे चुप रहने का चुनाव करते हैं। इस दुर्लभ अवसर का उपयोग करें यह जानने के लिए कि आप शेष कर्मचारियों के लिए चीजें कैसे सुधार सकते हैं।

एक व्यक्ति का योगदान जो उन "एक बार में एक अवसर" की पेशकश के लिए जा रहा है, उस नौकरी के बारे में कुछ प्रकाश डाल सकता है जो उनके लिए इतना अनिवार्य था। जो प्रबंधक एक बड़े वेतन वृद्धि या बेहतर लाभ के लिए जा रहे हैं, वे आपको इस बारे में बहुत कुछ बता सकते हैं कि आपकी कंपनी और अधिक प्रतिस्पर्धी पेशकश पैकेज कैसे कर सकती है।

सुरक्षित रहें

यह सोचें कि औसत कर्मचारी के पास संवेदनशील जानकारी तक कितनी पहुँच है। कोई व्यक्ति जो दरवाजे से बाहर जा रहा है, आपके सबसे महत्वपूर्ण कार्यक्रमों और बैकएंड के लिए लॉगिन जानकारी रख सकता है। प्रबंधक, एचआर कर्मी, और वित्त में लोग सुरक्षित जानकारी बैंक राउटिंग जानकारी या यहां तक कि सामाजिक सुरक्षा नंबरों तक भी पहुँच सकते हैं।

इसका एक कारण है कि 20% नियोक्ता कहते हैं कि उन्होंने पूर्व कर्मचारियों से डेटा उल्लंघनों का अनुभव किया है। भुला दिया गया पासवर्ड या अकार्यात्मक खाता कंपनियों के लिए परेशानी का कारण बनने के लिए पर्याप्त हो सकता है। भाग्यशाली रूप से, एक शानदार ऑफबोर्डिंग योजना इन समस्याओं को शुरू होने से रोकने में मदद करती है।

अपने ऑफबोर्डिंग योजना कैसे बनाने के लिए

हमें पता है कि आप सभी संगठनात्मक हलचल, पदोन्नति, नौकरी परिवर्तनों और स्टाफ में कमी के साथ व्यस्त हैं। लेकिन अब जब आप जानते हैं कि ऑफबोर्डिंग कंपनियों के लिए कितना महत्वपूर्ण है, तो आप पूरी तरह से एचआर, विभाग के नेताओं, आईटी और अन्य महत्वपूर्ण लोगों को एक संपूर्ण और व्यापक ऑनबोर्डिंग योजना बनाने पर ध्यान केंद्रित करने के लिए जुटा सकते हैं!

हम सोचते हैं कि सभी को एक संपूर्ण और सुरक्षित योजना की आवश्यकता है (साइड नोट: हमें एक बहुत अच्छे उपकरण और उपयोगी टेम्पलेट्स के बारे में पता है जो आपको इन महत्वपूर्ण दस्तावेजों और प्रक्रियाओं को व्यवस्थित करने में मदद कर सकता है कि आप योजना प्रक्रिया में जहाँ भी हैं), लेकिन हम यह भी जानते हैं कि यहाँ समय की आवश्यकता है। यदि आपको जल्दी ऑफबोर्डिंग योजना बनाने की आवश्यकता है, तो गुरु आपके साथ है। यहाँ वह है जो आपको शुरू करने के लिए जानने की आवश्यकता है।

बुनियादी बातों पर ध्यान केंद्रित करें

आप जिन लोगों को शामिल करते हैं और जिन प्रक्रियाओं पर आप ध्यान केंद्रित करते हैं, वे इस पर निर्भर करेंगे कि आप किस नौकरी और विभाग पर फोकस कर रहे हैं। इसके बावजूद, कुछ तत्व हैं जिनकी हर ऑफबोर्डिंग योजना को आवश्यकता होती है।

अपने ऊर्जा को इस बात पर केंद्रित करें कि आप ज्ञान कैसे स्थानांतरित करेंगे, उस स्थानांतरित ज्ञान को किसके पास जाएगा, और वह समयसीमा जिसे आप अपेक्षा करते हैं कि यह सब होगा। इस बात पर विचार करें कि बाहर जाने वाले कर्मचारी का कितना मौजूदा ज्ञान पहले से ही दस्तावेजित है और क्या अभी भी बिछाना बाकी है।

इन स्थितियों में समय बहुत मायने रख सकता है। यदि आप शेड्यूल के समय से नीचे आ गए हैं, तो इस पर विचार करें कि कैप्चर करने के लिए सबसे महत्वपूर्ण चीजें क्या हैं (परियोजना की योजनाएँ, ग्राहक के नाम, वायरफ्रेम, आदि) फिर वहां से आगे बढ़ें।

सामान्य "नोट्स" से परे जाओ

जो भी आप अपने ज्ञान के स्थानांतरण के लिए तय करते हैं, हम आपसे विनती करते हैं कि आप "जानकारी का विसर्जन" के मार्ग पर न जाएं। एक खाली दस्तावेज़ खोलना और एक कर्मचारी से कहना कि "जो कुछ भी वे आवश्यक समझें वो लिखें" उनका समय बर्बाद करने और यह सुनिश्चित करने का एक गारंटी तरीका है कि आपके वर्तमान कर्मचारियों को वह नहीं मिलता जो उनकर जरूरत है।

ज्ञान संप्रेषण के कई अलग-अलग तरीके हैं! वीडियो और ऑडियो रिकॉर्डिंग, दृश्य, और लिखित दिशा निर्देशों का एक अच्छा संयोजन ज्ञान को प्रभावी रूप से कैप्चर करने में एक साथ आ सकता है।

यह समझें कि क्या महत्वपूर्ण है

एक बाहर जा रहे कर्मचारी मूल्यवान जानकारी से भरा होता है, लेकिन कुछ ऐसी चीजें भी हैं जो लंबे समय में ज्यादा महत्व नहीं रख सकती हैं। कंपनियाँ समस्याओं में पड़ जाती हैं जब वे हर एक जानकारी को सहेजने की कोशिश करती हैं जो उन्हें मिलती है। हर ज्ञान के अनाज को छानने के बजाय, पहले उन "बड़े पत्थरों" की जानकारी इकट्ठा करने पर ध्यान केंद्रित करें।

आपको यह कैसे पता चलेगा कि क्या महत्वपूर्ण है और क्या नहीं? करने के लिए कर्मचारियों से पूछें कि वे क्या कर रहे हैं, उनकी दैनिक कार्य सूची कैसी है, और उन्हें अपने काम करने के लिए क्या चाहिए। एक बार जब आप ऐसा कर लेंगे, तो उनके साथ निकटता से काम करने वाले लोगों के साथ नोट्स की तुलना करें और प्रबंधकों और परियोजनाओं पर अन्य डीआरआई।

सहयोग सुनिश्चित करें

आदर्श रूप से, हर बाहर जाने वाला कर्मचारी ज्ञान साझा करने के लिए समय लेने के लिए बहुत इच्छुक होगा। दुर्भाग्यवश, हमें पता है कि हमेशा ऐसा नहीं होता है।

जो कर्मचारी जाने के लिए बहुत जल्दी में होते हैं वे ज्ञान साझा करने में सबसे इच्छुक नहीं हो सकते हैं। यदि आपका कर्मचारी बोलने में हिचकिचा रहा है, तो इसका पता लगाने के लिए अपनी कोशिश करें। यदि यह उनके न जानने के कारण है कि कहां से शुरू करें या प्रक्रिया की दक्षता के बारे में चिंता करना है, तो यह कुछ बातचीत या दो से हल किया जा सकता है।

यदि कोई कर्मचारी अपनी खुद की नौकरी और ज्ञान स्थानांतरित करने के बारे में चिंतित है, तो उन्हें अंतिम दिनों के दौरान केवल उस पर ध्यान केंद्रित करने देने पर विचार करें। कार्य थोड़ा सा विलंबित हो सकता है, लेकिन आपके पास आगे बढ़ने के लिए आवश्यक महत्वपूर्ण ज्ञान होगा।

क्या आप किसी ऐसे कर्मचारी से ज्ञान कैप्चर करने की कोशिश कर रहे हैं जिसे आप जानते हैं कि शानदार नोट से बाहर जाना है? ऐसी स्थितियों में, उनके बजाय उनके करीब के लोगों के साथ काम करना बेहतर हो सकता है।

प्रबंधकों के साथ काम करने पर ध्यान केंद्रित करें ताकि यह पता लगा सकें कि वे किस पर काम कर रहे हैं और आईटी उनके फाइलों तक पहुँच करे। उन टीममेट्स से पूछें जिनके साथ वे करीबी काम कर रहे हैं कि उन्हें बाहर जा रहे कर्मचारी से कार्य जारी रखने के लिए क्या चाहिए।

अब ज्ञान साझा करें ताकि भविष्य में बेहतर ऑफबोर्डिंग हो सके

इस तरह की स्थितियाँ इस बात का एक सही उदाहरण हैं कि हम हमेशा ज्ञान-चालित संस्कृतियों के लिए मजबूत समर्थक रहेंगे। अधिकतर कार्यस्थलों के लिए जो ज्ञान कैप्चर और साझा करने का मूल्य रखते हैं, एक बाहर जाने वाला कर्मचारी घबड़ाने का कारण नहीं है। क्योंकि वे शुरुआत से अपने ज्ञान को दस्तावेजित और साझा करते रहे हैं, ऑफबोर्डिंग बहुत कम अव्यवस्थित दिखाई दे सकती है।

हमें आपके बारे में नहीं पता, लेकिन हम उन अंतिम हफ्तों को एक विदाई से पहले की योजना बनाने और हमने जो साथ मिलकर प्राप्त किया है उसके बारे में यादें सोचने में बिताना पसंद करेंगे। एक बार जब आप ऑफबोर्डिंग को कर्मचारी अनुभव का एक और हिस्सा मान लेते हैं, तो आप सभी शामिल लोगों के लिए चीजें बहुत आसान बना सकते हैं।