अच्छे दूरस्थ ऑनबोर्डिंग के बारे में जानबूझकर होना महत्वपूर्ण है। देखें कि Asana दूरस्थ ऑनबोर्डिंग को कैसे ढांचे में स्थापित करता है ताकि पहले दिन से पहले भी अर्थपूर्ण संबंध स्थापित हो सकें।
जब कंपनियों ने 2020 की शुरुआत में अचानक दूरस्थ कार्य में जाना शुरू किया, तो जो टीमें अभी भी भर्ती कर रहीं थीं, उन्हें विभिन्न स्थानों से नए कर्मचारियों को ऑनबोर्ड करने में परेशानी का सामना करना पड़ा। यह सच रहा है—और आगे भी सच रहेगा—वैश्विक स्तर पर वितरित, दूरस्थ, या हाइब्रिड टीमों के नेताओं के लिए। महत्वपूर्ण अंतर यह है कि नेताओं के पास अब समय—और जगह—है कि वे दूरस्थ ऑनबोर्डिंग के बारे में अधिक जानबूझकर कैसे दृष्टिकोण करें और आगे बढ़ने के लिए अर्थपूर्ण अनुभव कैसे बनाएँ।
अच्छे दूरस्थ ऑनबोर्डिंग के बारे में जानबूझकर होना महत्वपूर्ण है। Asana के कार्य की बनावट सूचकांक के अनुसार, महामारी के दौरान नई नौकरी शुरू करने वाले 79% ज्ञान श्रमिकों ने जलन का अनुभव किया, जो उन लोगों से 10% अधिक था जिन्होंने नई नौकरी नहीं शुरू की थी। लेकिन नए कर्मचारियों का ठीक से ऑनबोर्ड करना एक बड़ा अवसर है, यह भी एक ऐसा है जिसमें सीखने के लिए कोई बड़ा उदाहरण नहीं है। आप नए टीम सदस्यों को कैसे प्रभावी ढंग से ऑनबोर्ड करते हैं, चाहे वे कहीं भी काम करें या टीम का ढांचा कैसा हो, अगर इससे पहले बहुत से लोगों ने ऐसा नहीं किया है?
Asana में, हम नए टीम सदस्यों और वर्तमान टीम सदस्यों के बीच अर्थपूर्ण संबंध बनाने के बारे में ऐसे सोचते हैं, चाहे वे कहां या कैसे भी काम करें।
1. पहले दिन से पहले ही जुड़े
जब एक नए कर्मचारी ने एक ऑफर पत्र पर हस्ताक्षर किया, तो उनके पहले दिन तक प्रतीक्षा न करें ताकि कनेक्शन बनाना शुरू किया जा सके। Asana में, हम नए कर्मचारियों को उनके शुरू होने से पहले उन्हें आवश्यक जानकारी, उनके पहले दिन कैसा दिखेगा इसकी जानकारी और उनके टीम से एक अनौपचारिक "नमस्ते" के साथ जोड़कर आकर्षित रखते हैं।
यह एक सही संतुलन हो सकता है—आप नहीं चाहते कि वे तनाव महसूस करें या ऐसा लगे कि उन्हें अपने पहले दिन से पहले काम करना है—लेकिन महत्वपूर्ण जानकारी के साथ कुछ मित्रवत ईमेल भेजना दूर तक जा सकता है। लोग अक्सर एक नई नौकरी शुरू करने से पहले सवालों के बारे में चिंतित रहते हैं, खासकर ऐसे समय में जब हमारे चारों ओर बहुत कुछ बदल रहा है। नए कर्मचारी को उनके प्रबंधक और टीम के सदस्यों के साथ सीधी संचार की रेखा प्रदान करके, वे सवालों के उत्तर प्राप्त कर सकते हैं और ऐसा अनिश्चितता कम कर सकते हैं जो शुरू होने से पहले बन सकती है।
2. सकारात्मक पहली छवि बनाएं
जब आपका नया कर्मचारी शुरू होता है, तो उन्हें आपकी टीम के एक मौजूदा सदस्य (या एक समीपवर्ती टीम) के साथ एक मार्गदर्शक संबंध स्थापित करने में मदद करें। दूरस्थ ऑनबोर्डिंग के लिए एक मार्गदर्शक या कार्यस्थल मित्र होना जो आपके प्रबंधक नहीं है, विशेष रूप से महत्वपूर्ण है ताकि नए कर्मचारी के पास कार्यस्थल संदर्भ और उनके पहले कुछ हफ्तों में संपर्क बिंदु प्रदान किया जा सके।
एक मार्गदर्शक के अलावा, नए कर्मचारी को महत्वपूर्ण संसाधनों तक पहुँच प्रदान करना महत्वपूर्ण है—जैसे टीम की निर्देशिकाएँ, साझा कैलेंडर, और आंतरिक संचार चैनल—जो आसानी से और स्पष्ट रूप से सुलभ हो, लेकिन पहले दिन के मुख्य फोकस का हिस्सा न हो। फिर, यह सुनिश्चित करें कि नए कर्मचारी को अन्य सहकर्मियों के समान कमरों में होने की भावना को दोहराने के लिए। हम यह नया कर्मचारियों के लिए स्लैक पर एक ऑनलाइन समुदाय बनाकर और आभासी स्वागत लंच का आयोजन करके करते हैं, समूह में बहुत सारी ऊर्जा और उत्साह लाते हैं।
दिन के अंत में, अपने नए दूरस्थ कर्मचारी के साथ संक्षेपित होने के लिए समय निकालें, उनके पहले दिन का पुनरावलोकन करें और उन्हें बताने का स्थान बनाएं कि यह कैसा रहा। अतिरिक्त रूप से, पूछें कि क्या कुछ ऐसा है जिसे सुधारने या बदलने की जरुरत है ताकि उन्हें अधिक जुड़ा हुआ महसूस हो। ये प्रथाएँ सुनिश्चित करने में मदद करती हैं कि नए कर्मचारी शुरू से ही देखे, सुने और शामिल महसूस करें।
3. संचार के मानकों को फिर से लिखें
जो संचार मानक आपने एक व्यक्तिगत टीम के रूप में बनाए हैं, वे वितरित, दूरस्थ, या हाइब्रिड होने पर सही नहीं हो सकते हैं। अपने कार्यस्थल से घर तक टीम मानकों, संचार अपेक्षाओं, और जांच की आवृत्ति के बारे में एक नया "संविदा" बनाने के लिए समय निकालें। फिर, इन अपेक्षाओं को नए कर्मचारी के लिए स्पष्ट करें।
एक समावेशी दूरस्थ टीम बनाने का हिस्सा यह सुनिश्चित करना है कि हर किसी को जो चल रहा है, उसकी आसानी से पहुँच और उनकी कार्यों का बड़े टीम के लक्ष्यों से कैसे जुड़ता है, उसकी स्पष्ट दृश्यता हो। Asana की सामग्री टीम पर, हम अपने सभी काम को, खैर, Asana में, ट्रैक करते हैं।
पहले दिन से, हर नए सामग्री टीम के सदस्य को वही ऑनबोर्डिंग प्रोजेक्ट से गुजरना पड़ता है, जो सुनिश्चित करता है कि हर कोई एक ही जानकारी के साथ शुरू करे। सभी बड़े पहलों के अपने प्रोजेक्ट Asana में होते हैं, लेकिन हम उन प्रोजेक्टों को एक टीम-व्यापक पोर्टफोलियो में भी एकत्रित करते हैं। इस तरह, टीम के सदस्यों से लेकर वरिष्ठ नेताओं तक सभी यह देख सकते हैं कि पूरे टीम में क्या हो रहा है। इस तरह काम को व्यवस्थित करके, दूरस्थ रूप से ऑनबोर्ड किए गए नए कर्मचारियों को भी ऐसी टीम परियोजनाओं तक पहुँच, दृश्यता, और संदर्भ प्राप्त होते हैं जिन तक वे अन्यथा नहीं पहुँच पाते।
यह सुनिश्चित करने के लिए कि सभी अपने उपकरणों से अधिकतम लाभ उठा रहे हैं, हमारे मित्र गुरु जीन उपयोग के सर्वोत्तम प्रथाओं और Asana के उपयोग पर कंवेंशन साझा करने के लिए गुरु का उपयोग करते हैं ताकि सभी एक ही पृष्ठ पर हों।
गुरु का उपयोग कर Asana सर्वोत्तम प्रथाओं के चारों ओर कुछ दिशानिर्देश देने के लिए
4. अपनी टीम से परे समुदाय खोजें
एक पूरी तरह से दूरस्थ टीम में शामिल होना अलग-थलग हो सकता है। भले ही आपका टीम सदस्य कार्यालय में हो, जब वे एक वितरित कंपनी में नए होते हैं, तो आपके टीम और कंपनी के बड़े स्तर पर उनके साथ जुड़ना मुश्किल हो सकता है। संक्रमण को यथासंभव सहज और समावेशी बनाने के लिए, नए कर्मचारी से पूछें कि क्या ऐसी कोई कार्यस्थल समुदाय हैं जिनसे वे जुड़ना चाहेंगे, या कोई कर्मचारी संसाधन समूह हैं जिनमें वे शामिल होना चाहते हैं। बेहतर है, यदि आप एक ऑनबोर्डिंग प्रोजेक्ट बनाते हैं, तो आप वहाँ एक व्यापक सूची शामिल कर सकते हैं। Asana में, हमारे पास कई ERGs हैं, जैसे कि टीम रेनबो, ब्लैकसाना, और असाना महिलाएं।
मजबूत टीम संबंध बनाएं
जिन्हें आप दूरस्थ टीम के सदस्यों को ऑनबोर्ड करने और अपने वितरित टीम को प्रबंधित करने के तरीके के बारे में जानबूझकर सोचते हैं, आप एक मजबूत, उच्च प्रभावी टीम बना सकते हैं, चाहे वे कहीं भी काम करें। हर संगठन और टीम जो वितरित होती है, अपनी तरीके निकाल रही है। आपको सोचने वाले समकक्षों का एक नेटवर्क बनाएँ जो इसी संक्रमण से गुजर रहे हैं। आप इस संक्रमण को बिना अपनी टीम के नेतृत्व के तुरंत अकेले नहीं होंगे। अपने सहयोगियों के साथ साझा करें कि आपके लिए क्या काम कर रहा है और पूछें कि क्या उनके पास कोई नई सुझाव है।
जब कंपनियों ने 2020 की शुरुआत में अचानक दूरस्थ कार्य में जाना शुरू किया, तो जो टीमें अभी भी भर्ती कर रहीं थीं, उन्हें विभिन्न स्थानों से नए कर्मचारियों को ऑनबोर्ड करने में परेशानी का सामना करना पड़ा। यह सच रहा है—और आगे भी सच रहेगा—वैश्विक स्तर पर वितरित, दूरस्थ, या हाइब्रिड टीमों के नेताओं के लिए। महत्वपूर्ण अंतर यह है कि नेताओं के पास अब समय—और जगह—है कि वे दूरस्थ ऑनबोर्डिंग के बारे में अधिक जानबूझकर कैसे दृष्टिकोण करें और आगे बढ़ने के लिए अर्थपूर्ण अनुभव कैसे बनाएँ।
अच्छे दूरस्थ ऑनबोर्डिंग के बारे में जानबूझकर होना महत्वपूर्ण है। Asana के कार्य की बनावट सूचकांक के अनुसार, महामारी के दौरान नई नौकरी शुरू करने वाले 79% ज्ञान श्रमिकों ने जलन का अनुभव किया, जो उन लोगों से 10% अधिक था जिन्होंने नई नौकरी नहीं शुरू की थी। लेकिन नए कर्मचारियों का ठीक से ऑनबोर्ड करना एक बड़ा अवसर है, यह भी एक ऐसा है जिसमें सीखने के लिए कोई बड़ा उदाहरण नहीं है। आप नए टीम सदस्यों को कैसे प्रभावी ढंग से ऑनबोर्ड करते हैं, चाहे वे कहीं भी काम करें या टीम का ढांचा कैसा हो, अगर इससे पहले बहुत से लोगों ने ऐसा नहीं किया है?
Asana में, हम नए टीम सदस्यों और वर्तमान टीम सदस्यों के बीच अर्थपूर्ण संबंध बनाने के बारे में ऐसे सोचते हैं, चाहे वे कहां या कैसे भी काम करें।
1. पहले दिन से पहले ही जुड़े
जब एक नए कर्मचारी ने एक ऑफर पत्र पर हस्ताक्षर किया, तो उनके पहले दिन तक प्रतीक्षा न करें ताकि कनेक्शन बनाना शुरू किया जा सके। Asana में, हम नए कर्मचारियों को उनके शुरू होने से पहले उन्हें आवश्यक जानकारी, उनके पहले दिन कैसा दिखेगा इसकी जानकारी और उनके टीम से एक अनौपचारिक "नमस्ते" के साथ जोड़कर आकर्षित रखते हैं।
यह एक सही संतुलन हो सकता है—आप नहीं चाहते कि वे तनाव महसूस करें या ऐसा लगे कि उन्हें अपने पहले दिन से पहले काम करना है—लेकिन महत्वपूर्ण जानकारी के साथ कुछ मित्रवत ईमेल भेजना दूर तक जा सकता है। लोग अक्सर एक नई नौकरी शुरू करने से पहले सवालों के बारे में चिंतित रहते हैं, खासकर ऐसे समय में जब हमारे चारों ओर बहुत कुछ बदल रहा है। नए कर्मचारी को उनके प्रबंधक और टीम के सदस्यों के साथ सीधी संचार की रेखा प्रदान करके, वे सवालों के उत्तर प्राप्त कर सकते हैं और ऐसा अनिश्चितता कम कर सकते हैं जो शुरू होने से पहले बन सकती है।
2. सकारात्मक पहली छवि बनाएं
जब आपका नया कर्मचारी शुरू होता है, तो उन्हें आपकी टीम के एक मौजूदा सदस्य (या एक समीपवर्ती टीम) के साथ एक मार्गदर्शक संबंध स्थापित करने में मदद करें। दूरस्थ ऑनबोर्डिंग के लिए एक मार्गदर्शक या कार्यस्थल मित्र होना जो आपके प्रबंधक नहीं है, विशेष रूप से महत्वपूर्ण है ताकि नए कर्मचारी के पास कार्यस्थल संदर्भ और उनके पहले कुछ हफ्तों में संपर्क बिंदु प्रदान किया जा सके।
एक मार्गदर्शक के अलावा, नए कर्मचारी को महत्वपूर्ण संसाधनों तक पहुँच प्रदान करना महत्वपूर्ण है—जैसे टीम की निर्देशिकाएँ, साझा कैलेंडर, और आंतरिक संचार चैनल—जो आसानी से और स्पष्ट रूप से सुलभ हो, लेकिन पहले दिन के मुख्य फोकस का हिस्सा न हो। फिर, यह सुनिश्चित करें कि नए कर्मचारी को अन्य सहकर्मियों के समान कमरों में होने की भावना को दोहराने के लिए। हम यह नया कर्मचारियों के लिए स्लैक पर एक ऑनलाइन समुदाय बनाकर और आभासी स्वागत लंच का आयोजन करके करते हैं, समूह में बहुत सारी ऊर्जा और उत्साह लाते हैं।
दिन के अंत में, अपने नए दूरस्थ कर्मचारी के साथ संक्षेपित होने के लिए समय निकालें, उनके पहले दिन का पुनरावलोकन करें और उन्हें बताने का स्थान बनाएं कि यह कैसा रहा। अतिरिक्त रूप से, पूछें कि क्या कुछ ऐसा है जिसे सुधारने या बदलने की जरुरत है ताकि उन्हें अधिक जुड़ा हुआ महसूस हो। ये प्रथाएँ सुनिश्चित करने में मदद करती हैं कि नए कर्मचारी शुरू से ही देखे, सुने और शामिल महसूस करें।
3. संचार के मानकों को फिर से लिखें
जो संचार मानक आपने एक व्यक्तिगत टीम के रूप में बनाए हैं, वे वितरित, दूरस्थ, या हाइब्रिड होने पर सही नहीं हो सकते हैं। अपने कार्यस्थल से घर तक टीम मानकों, संचार अपेक्षाओं, और जांच की आवृत्ति के बारे में एक नया "संविदा" बनाने के लिए समय निकालें। फिर, इन अपेक्षाओं को नए कर्मचारी के लिए स्पष्ट करें।
एक समावेशी दूरस्थ टीम बनाने का हिस्सा यह सुनिश्चित करना है कि हर किसी को जो चल रहा है, उसकी आसानी से पहुँच और उनकी कार्यों का बड़े टीम के लक्ष्यों से कैसे जुड़ता है, उसकी स्पष्ट दृश्यता हो। Asana की सामग्री टीम पर, हम अपने सभी काम को, खैर, Asana में, ट्रैक करते हैं।
पहले दिन से, हर नए सामग्री टीम के सदस्य को वही ऑनबोर्डिंग प्रोजेक्ट से गुजरना पड़ता है, जो सुनिश्चित करता है कि हर कोई एक ही जानकारी के साथ शुरू करे। सभी बड़े पहलों के अपने प्रोजेक्ट Asana में होते हैं, लेकिन हम उन प्रोजेक्टों को एक टीम-व्यापक पोर्टफोलियो में भी एकत्रित करते हैं। इस तरह, टीम के सदस्यों से लेकर वरिष्ठ नेताओं तक सभी यह देख सकते हैं कि पूरे टीम में क्या हो रहा है। इस तरह काम को व्यवस्थित करके, दूरस्थ रूप से ऑनबोर्ड किए गए नए कर्मचारियों को भी ऐसी टीम परियोजनाओं तक पहुँच, दृश्यता, और संदर्भ प्राप्त होते हैं जिन तक वे अन्यथा नहीं पहुँच पाते।
यह सुनिश्चित करने के लिए कि सभी अपने उपकरणों से अधिकतम लाभ उठा रहे हैं, हमारे मित्र गुरु जीन उपयोग के सर्वोत्तम प्रथाओं और Asana के उपयोग पर कंवेंशन साझा करने के लिए गुरु का उपयोग करते हैं ताकि सभी एक ही पृष्ठ पर हों।
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4. अपनी टीम से परे समुदाय खोजें
एक पूरी तरह से दूरस्थ टीम में शामिल होना अलग-थलग हो सकता है। भले ही आपका टीम सदस्य कार्यालय में हो, जब वे एक वितरित कंपनी में नए होते हैं, तो आपके टीम और कंपनी के बड़े स्तर पर उनके साथ जुड़ना मुश्किल हो सकता है। संक्रमण को यथासंभव सहज और समावेशी बनाने के लिए, नए कर्मचारी से पूछें कि क्या ऐसी कोई कार्यस्थल समुदाय हैं जिनसे वे जुड़ना चाहेंगे, या कोई कर्मचारी संसाधन समूह हैं जिनमें वे शामिल होना चाहते हैं। बेहतर है, यदि आप एक ऑनबोर्डिंग प्रोजेक्ट बनाते हैं, तो आप वहाँ एक व्यापक सूची शामिल कर सकते हैं। Asana में, हमारे पास कई ERGs हैं, जैसे कि टीम रेनबो, ब्लैकसाना, और असाना महिलाएं।
मजबूत टीम संबंध बनाएं
जिन्हें आप दूरस्थ टीम के सदस्यों को ऑनबोर्ड करने और अपने वितरित टीम को प्रबंधित करने के तरीके के बारे में जानबूझकर सोचते हैं, आप एक मजबूत, उच्च प्रभावी टीम बना सकते हैं, चाहे वे कहीं भी काम करें। हर संगठन और टीम जो वितरित होती है, अपनी तरीके निकाल रही है। आपको सोचने वाले समकक्षों का एक नेटवर्क बनाएँ जो इसी संक्रमण से गुजर रहे हैं। आप इस संक्रमण को बिना अपनी टीम के नेतृत्व के तुरंत अकेले नहीं होंगे। अपने सहयोगियों के साथ साझा करें कि आपके लिए क्या काम कर रहा है और पूछें कि क्या उनके पास कोई नई सुझाव है।
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