क्या आप सोचते हैं कि आज आपके पास एक मीटिंग कम होनी चाहिए थी?

अध्ययनों से पता चला है कि मीटिंग से भरे कैलेंडर कर्मचारी की संतुष्टि और खुशी में गिरावट ला सकते हैं। कुछ कंपनियों का दावा है कि मीटिंग्स शेड्यूल करने में लगभग एक महीना लग सकता है और अन्य कंपनियों ने उन्हें पूरी तरह से समाप्त कर दिया है, इसलिए अपने कार्य कैलेंडर पर एक बार फिर से विचार करना उचित है।

और हम समझते हैं; जब आपका अधिकांश समय उन मीटिंग्स में खर्च होता है जिन्हें एक ई-मेल होना चाहिए था, तो अपना बेस्ट काम करना कठिन हो सकता है, इसलिए कुछ नया करने का समय आ सकता है। गुरु केवल एक उपकरण नहीं है जो लोगों को ज्ञान खोजने और साझा करने में मदद करने के लिए डिजाइन किया गया है, यह लोगों को अधिक प्रभावी और कुशलता से काम करने में भी मदद करने के लिए डिजाइन किया गया है।

गुरु में मीटिंग्स पर दोबारा विचार करना

हम पर विश्वास करें, हम अनुभव से जानते हैं कि मीटिंग्स को कम करना कुछ काम कर सकता है। हमने आंतरिक संचार के अपने दृष्टिकोण का मूल्यांकन करने में समय बिताया है ताकि हम अधिक कुशलता से कार्य कर सकें और मानसिक बोझ को कम कर सकें। उससे, हम बहुत सारे बदलाव लागू करने में सक्षम हुए हैं।

हमने पूरे संगठन के लिए मीटिंग्स के बारे में उम्मीदों को पुनर्स्थापित करने के लिए एक नेतृत्व कैलेंडर ऑडिट किया। हमने आंतरिक संचार के लिए अपने दृष्टिकोण पर दोबारा विचार किया है "स्वर्ण नियम" लागू कर के और मीटिंग्स बनाने के मानदंड स्थापित कर के। हमने "कोई आंतरिक मीटिंग बुधवार" और अन्य पहलों की स्थापना की ताकि ध्यान केंद्रित करने का समय बढ़ सके और लोगों को अपने दिन का अधिक हिस्सा वापस मिल सके।

इन सभी सकारात्मक परिवर्तनों के बावजूद, काम अभी खत्म नहीं हुआ है। हम लगातार अपनी कार्यस्थल की रणनीति को सुधार रहे हैं और दूसरों को अपने कार्यालयों और संगठनों में सकारात्मक परिवर्तन लागू करने में मदद करना चाहते हैं।

कार्यक्षेत्र में अनावश्यक मीटिंग्स को कम करें

हम गुरु में "गुम होने का आनंद (JOMO)" को अपनाते हैं क्योंकि हम ज्ञान प्रबंधन पर निर्भर करते हैं। जब कंपनियां ज्ञान-प्रेरित संस्कृतियों और असिंक्रोनस संचार को अपनाती हैं, तो लोग अधिक कुशलता से और स्वायत्त रूप से कार्य करने में सक्षम होते हैं। ज्ञान को दस्तावेज़ करना और संग्रहीत करना आसान बनाता है कि परियोजना अपडेट, मासिक रिपोर्ट, अगले कदम, और मीटिंग में समीक्षा करने के लिए आपको जो भी चाहिए। कुछ मीटिंग आवेदनों पर "अस्वीकृत" हिट करना अब इतना बुरा नहीं लगता।

सही कंपनी की विकी और संचार रणनीति पूर्ण कार्य कैलेंडरों को प्रबंधित करने में बहुत मदद कर सकती है। अगर आप सप्ताह के लिए अपने शेड्यूल पर नज़र डालते हुए अभिभूत महसूस कर रहे हैं, तो हम कुछ सुझाव हैं।

अपनी मौजूदा मीटिंग्स का मूल्यांकन करें

यह आपके 1:1, स्टैंड-अप, किक-ऑफ और चेक-इन पर महत्वपूर्ण रूप से विचार करने का समय है। अपने आप से पूछें कि निमंत्रण पर प्रत्येक व्यक्ति मूल्य कैसे जोड़ता है (आप स्वयं सहित) और अंत का लक्ष्य क्या होना चाहिए। यदि आप यह समझने में परेशानी महसूस कर रहे हैं कि कुछ लोग और परिणाम कैसे मेल खाते हैं, तो ये संकेत हैं कि मेहमानों की सूची को फिर से सोचने का समय आ गया है।

मीटिंग्स में कटौती करने की कोशिश कर रहे प्रबंधकों को एक कदम और आगे बढ़ना चाहिए और मीटिंग के प्रतिभागियों से पूछना चाहिए कि उन्हें ये कितनी उपयोगी लगती हैं। यह पूछें कि क्या ये लोगों को अपने काम को और कुशलता से करने में मदद करते हैं, क्या मीटिंग की आवृत्ति समझ में आती है, और उनके द्वारा सुझाए गए परिवर्तनों पर फीडबैक साझा करें।

जब आपके पास यह जानकारी हो, तो आप अपनी मीटिंग की आवृत्ति के बारे में सोचना शुरू कर सकते हैं। आप देख सकते हैं कि आप कुछ मीटिंग्स बहुत बार कर रहे हैं और अन्य मीटिंग्स को इतना नहीं। यदि आपको लगता है कि वे उद्देश्य की पूर्ति नहीं करते हैं, तो नियमित मीटिंग को रद्द करने से ना डरें, और दूसरों को जोड़ने पर विचार करें ताकि चीजें अधिक कुशलता से चल सकें।

आपातकाल की पहचान करें

किसी परियोजना के किक-ऑफ मीटिंग में उपस्थित न होना और जब आपके पास कोई अपडेट न हो, तो दैनिक स्टैंड-अप से बाहर बैठने का चयन करने में एक बड़ा अंतर है। सच्चाई यह है कि हर मीटिंग, संदेश, या ई-मेल जो आप सामने लाते हैं, उसे आपकी तत्काल ध्यान की आवश्यकता नहीं होगी।

जब आप चीजों को आपातकाल के नजरिए से देखते हैं, तो आपका कैलेंडर और दिन-ब-दिन के कार्य प्रबंधित करना बहुत आसान हो जाता है। जब आप मीटिंग में शामिल होने के लिए बहस कर रहे होते हैं तो आगामी समय सीमा, टीम/संगठन के लक्ष्य और अपने स्वयं के कार्यभार को ध्यान में रखें।

कुछ मीटिंग्स और मामलों की आपातकालिता को परिभाषित करना कठिन हो सकता है। यदि आप यह निर्धारित करने में परेशानी महसूस कर रहे हैं कि क्या कुछ निश्चित रूप से आपके समय और ध्यान के लायक है, तो अपने बॉस या मीटिंग योजना बनाने वाले से बात करें। आप देख सकते हैं कि आप कुछ मीटिंग को बाहर छोड़ सकते हैं या आपको बस अपने वर्तमान प्राथमिकताओं पर एक रिफ्रेशर की आवश्यकता थी।

स्पष्टता की खोज करें

क्या आप उलझन में हैं कि आप मीटिंग के निमंत्रण पर क्यों हैं? क्या आपने मीटिंग के विवरण को तीन बार पढ़ा है और अभी भी नहीं जान रहे कि इसका उद्देश्य क्या है? क्या आप उस आने वाली मीटिंग से डर रहे हैं जहाँ कोई विषय पर "आपके दिमाग को उठाना" चाहता है?

थोड़ी प्रतिक्रिया और संचार हमेशा प्रभावी हो सकते हैं। एजेंडा या मीटिंग के अपेक्षित परिणाम क्या हैं, इसके लिए पूछने से शुरू करें। लोगों को इस बात पर गंभीरता से विचार करने के लिए प्रेरित करना कि आपकी समावेशन या उनकी क्या उपलब्धि है, यह निर्धारित करने में मदद कर सकता है कि क्या मीटिंग अनिवार्य है या कुछ है जिसे आप छोड़ सकते हैं।

क्या आप जानबूझकर खुले हुए मीटिंग के बारे में चिंतित हैं? लोगों से कुछ प्रश्न या विषयों के साथ तैयार आने के लिए कहें जिनके बारे में वे जानना चाहते हैं। यह एक "आकारहीन" मीटिंग को कुछ संरचना देने और आपको सही मानसिकता में लाने में मदद कर सकता है।

वैकल्पिक प्रस्तावों के साथ अस्वीकार करें

आपके पास पूरे टीम के साथ एक घंटे की मीटिंग में उपस्थित होने का समय नहीं है, लेकिन प्रमुख सहयोगियों के साथ 15 मिनट की बातचीत ठीक काम कर सकती है। कुछ प्रश्नों को स्पष्ट करने के लिए दस्तावेज़ भेजने की पेशकश करें। कहें कि आपको आगे बढ़ने से पहले अपने काम पर कुछ करना है, लेकिन एक बार जब आप चीजें पूरी कर लें, तो आप योगदान देने के लिए खुश होंगे।

याद रखें, किसी भी मीटिंग का उद्देश्य सभी को मिलकर अधिक कुशलता से काम करने में मदद करना होता है। अगर आप ऐसे विकल्प प्रदान करते हैं जो लोगों को अधिक कुशलता से कार्य करने के अंत लक्ष्य की ओर ले जाते हैं, तो सभी लाभान्वित होते हैं!

कैलेंडर पर उत्पादक मीटिंग्स डालें

हमने पहले ही बताया है कि हमने प्रभावी मीटिंग्स की योजना बनाने के लिए अपने नियम लागू किए हैं। यदि आप सुनिश्चित करना चाहते हैं कि प्रत्येक मीटिंग जो आप कैलेंडर में जोड़ते हैं वह आवश्यक है, तो हमारे प्लेबुक से एक पन्ना लें और 4 पी का पालन करें।

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जब हम 4 पी की बात करते हैं, तो हम यह जानने के बारे में बात कर रहे हैं कि मीटिंग्स के लिए उद्देश्य, उत्पाद, लोग, और प्रक्रिया (एजेंडा) क्या है। यह भी महत्वपूर्ण है कि 4 पी सभी के लिए हैं—केवल मीटिंग की योजना बनाने वाले व्यक्ति के लिए नहीं। यदि हर कोई जानता है कि वे क्यों उपस्थित हो रहे हैं और अपेक्षित परिणाम क्या हैं, तो आप एक साथ अपने समय का कुशलता से और प्रभावी ढंग से उपयोग कर सकते हैं।

अपनी उत्पादकता बढ़ाएं मीटिंग्स को कम कर के

मीटिंग्स हमेशा कार्य का एक हिस्सा होंगी, लेकिन यह याद रखना महत्वपूर्ण है कि यह कार्य का केवल हिस्सा नहीं होना चाहिए। कभी-कभी आपको उस तत्व की आवश्यकता होती है जो मीटिंग प्रदान कर सकती है। अन्य बार आपको यह देखना होगा कि 2 बजे का पुनर्गroup आपकी कैलेंडर से हटा दिया गया है ताकि आप कुछ फोकस टाइम वापस पा सकें। जब आप अपने मीटिंग के दृष्टिकोण को पुनः विचार करने का समय देते हैं, तो आप देख सकते हैं कि आपके कैलेंडर में थोड़ा अतिरिक्त स्थान ही आपकी जरूरत है।