3 Reasons Why Q&A in the Enterprise Fails and How to Fix it
मुद्दे का मूल कारण यह है कि Q&A सॉफ़्टवेयर खोज के लिए अनुकूल समाधान करता है। आप बहुत अच्छी तरह से पा सकते हैं वह जो आप देख रहे हैं, लेकिन यह मानना अभी भी सही है कि यह है।
जब आपके पास सवाल होता है जिसका आपकी टीम में कोई जवाब देने वाला हो, तो आप कहाँ जाते हैं? आपकी पहली भावनाएं शायद आपके कंपनी के संदेश ऍप, ईमेल, या ठीक वैसा ही कंपनी के कंधे पर थप्पड़ लगाने की होंगी। ऐसा क्यों है? एक सरल जवाब यह है कि हम चाहते हैं कि हमारे सवालों का जवाब हमें सबसे तेज, सबसे आसान तरीके से मिल जाए। एक सवाल पूछने के लिए दूसरे स्थान (ऍप) जाना हमें अतिरिक्त काम लगता है। लेकिन और भी गहराई में जाते हुए, जो अज्ञात या नहीं है, "तेज और सरल" हमें चाहने पर ले जाता है कि हम जानने वालों (ज्ञान चाहने वालों) के लाभ के लिए संशोधित करें, जबकि जवाब देने वालों (विशेषज्ञ/ज्ञान निर्माताओं) पर यह बोझ है। सवाल पूछने वाले और उत्तर देने वाले के बीच मूल्य में असंगति, यानी और 3 तरीकों में दिखाई देता है कि क्यों कारोबार में क्यू और ए सॉफ्टवेयर आज विफल होते हैं और अपनी निहित में किस प्रकार प्रकट होता है।
1. कोई व्यक्तिगत जिम्मेदारी धीरे उत्तर समय निर्माण करती है
जब आप जैसे कि कोरा जैसी सामाजिक Q&A साइट पर सवाल पूछते हैं, तो आमतौर पर आप उस विशेषज्ञता की खोज कर रहे हैं जिसका सीधा पहुंच आपके पास नहीं होता। आप उम्मीद करते हैं कि जवाब एक समय में सही मात्रा में आता है, लेकिन किसी त्वरित, योग्य जवाब की कोई उम्मीद नहीं होती। व्यक्ति केवल तब जवाब देगा जब उन्हें मजबूरी महसूस होती है। वे व्यक्तिगत रूप से जवाब देने के लिए उत्तरदाता हैं, चाहे उनके पास सही उत्तर हो या नहीं। इसे एक पारंपरिक Q&A परिस्थिति से तुलना कीजिए जिसे एक बिक्री प्रतिनिधि का सामना करना पड़ सकता है। उदाहरण के रूप में, एक परिस्थिति लें जहां एक संभावित उम्मीदवार एक तकनीकी सवाल उठाता है जिसका उसे उत्तर नहीं मालूम। बिक्री प्रतिनिधि के पास पेशेवर (चाहे यह व्यक्तिगत रूप से हो या ईमेल/चैट के माध्यम से) पहुंच होगी। उसे जिन व्यक्ति/टीम का जवाव उसके सवाल का उत्तर दें सकती है, एक अच्छा विचार भी होगा। अंत में और सबसे महत्वपूर्ण, उसे एक समय में एक स्वीकार्य उत्तर चाहिए।
दो परिस्थितियों के आसपास के परिस्थितियों में कोई अंतर नहीं हो सकता। हालांकि, कई बार उसे उपमहाद्वीप सॉफ्टवेयर द्वारा उसी तरह से व्यवस्थित किया गया है। एंटरप्राइज Q&A समाधान कंपनी को सवालों का उत्तर देने के लिए सारी कंपनी को उम्मीद है कि अधिक लोग = अधिक (और बेहतर) उत्तर। लेकिन उपस्थित दोषी प्रभाव हमें बताता है कि संभावना वाला कोई हमारी मदद करता है वास्तव में _उलट_ प्रामाणिक लोगों की संख्या। हम बहुत सारे सामय में महसूस करते हैं जब हम सोचते हैं (और मानते हैं) कि कोई और सवाल का जवाब देगा। अधिकांश समय ऐसा नहीं होता क्योंकि समय पर हमें सूचना प्राप्त होती थी हम कुछ और में ही ध्यान देने में मस्त थे। लेकिन क्योंकि प्रश्न किसी समूह के लिए संबोधित किया गया है, व्यक्ति के बजाय, उसे कोई जल्दी नहीं है। वास्तव में, हम खुश करते हैं कि ऐसा मन्यता है कि कोई और सवाल का जवाब देगा। वास्तव में, हम खुद को आश्वस्त करते हैं कि कोई और सवाल का जवाब देने का बोझ संभालेगा।
अब, अगर वह सवाल विशेष रूप से किसी व्यक्ति के पते पर था, तो जवाबदाता का प्रतिसाद भिन्न होता है। वह सवाल अब एक मान्य कार्य बन जाता है जो जवाबदाता को पूरा करना है बनाम "किसने इसे जवाब दिया" का मन चलाने वाला खेल। व्यक्ति को एक सही और समय पर जवाब देने की जिम्मेदारी महसूस होती है, जिससे एक आवश्यकता की भावना पैदा होती है। किसी को भी "वह आदमी / वह महिला" नहीं बनना है।
2. स्टेल सामग्री अविश्वास में ले जाती है
ईमेल, चैट, और प्रश्न-जवाब सॉफ़्टवेयर सभी को उस विशिष्ट क्षण में उत्तर प्रदान करने में शानदार होते हैं जिस क्षण किसी सवाल पूछता है। तथापि आपके व्यवसाय की जानकारी हर दिन बदल जाती है। आज बताए गए उत्कृष्ट स्थानांतरण पर आधारित जवाब निश्चित ही व्यावसायिक स्थिति पर दिए गए अगले वर्ष से, यदि अगले महीने तक अलग नहीं किए गए हैं। जब वह जानकारी बदल जाती है, तो चाहें हमारे उत्तर ऑटोमैटिक रूप से हमारी टीम के विशेषज्ञों द्वारा सत्यापित हो जाए, पर वे नहीं होते हैं।
तो जब आपकी संदेशन ऐप में एक कंपटीटर के खिलाफ अपनी स्थिति कैसे रखने की खोज कर रहा होता है, एक ईमेल धागा, या आपके प्रश्न-जवाब सॉफ़्टवेयर में, तो वह वही पाएगा जिसकी वह तलाश कर रही है। लेकिन, उसने देखा कि जवाब 3 महीने पुराना है। वह अच्छी रेप होती है, उसे सुनिश्चित करना चाहिए कि वहाँ आज उसी उत्तर को है कि कुछ नया अपडेट किया गया है और उसने अपने सक्षमता टीम के बोलते हुए कुछ कहा, एक सोची समझी प्रतिक्रिया तैयार की और सम्भावना को भेज दिया। अच्छा परिणाम नहीं? महान परिणाम सही है? एक हाथ में, रेप ने एक जवाब पाया, लेकिन उसे इन्फार्मेशन अब भी यही पूछनी है कि कोई और सत्यापित करने के लिए। और ज्यादा चिंताजनक, क्योंकि उसका Q&A सॉफ़्टवेयर के साथ अनुभव उसकी समस्या को हल नहीं करने में अब वह समाधान आस्था करता है। नतीजतन, वह आपके प्रश्न-जवाब सॉफ़्टवेयर पर फिर खोजने के लिये कम उत्तेजित है।
समस्या की मूल समस्या यह है कि Q&A सॉफ़्टवेयरखोज के लिए अनुकूल है न कि समाधान के लिए। आप बहुत अच्छी तरह से पा सकते हैं वह जो आप देख रहे हैं, लेकिन यह मानना अभी भी सही है कि यह है। क्योंकि आपकी समस्या अनसूल रही है, प्रतिनिधियाँ अब "तेज़ और आसान वापस" लौटती हैं। इसका मतलब है कि कहीं पर भी मिल सकता है, लेकिन यह यह नहीं मतलब है कि यह अब भी सटीक है। जबकि आपकी समस्या अभी भी अनिवार्य है, रेप्स फास्टर और आसान पर लौट आते हैं। एक चक्कर उत्पन्न होता है जब अन्य रेप को एक ही समस्या का सामना करना पड़ता है। और बुरा होता है, ज्ञान विशेषज्ञ सवालों का जवाब देने में नए ज्ञान गतिविधि बनाने से अधिक समय बिताते हैं, जिससे उनकी उत्पादकता कम होती है।
3. कंधे टैप और एक-ऑफ मैसेज स्केल नहीं करते
जब एक कम्पनी में केवल कुछ खाते हैं, तब शोल्डर टैप और एक काम संदेशें इतने बड़ी बात नहीं हैं। आप सभी एक-दूसरे के करीब काम करते हैं, तो कभी-कभी कमरे के अध्याय से चिल्लाना बेहतर काम करता है। लेकिन जब आप बिक्री सक्षमता, बिक्री ऑप्स, और उत्पाद विपणन के लोगों को भर्ती करने लगते हैं तो शायद आपके पास एक बड़ी बिक्री टीम हो। और जब आप अपने ज्ञान खोजने वालों की संख्या (बिक्री, ग्राहक सफलता, समर्थन) की अंतर को देखते हैं (बिक्री ऑप, सक्षमता, उत्पाद प्रबंधन/विपणन) तो आप स्पष्ट रूप से देख सकते हैं कि ज्ञान खोजने वाले आपके ज्ञान निर्माताओं से अधिक हैं।
तो जब आपके एकल क्षमता व्यक्ति को 10 रेप्स से पूछने के लिए बनाना होता है, सभी जो एक ही सवाल पूछ रही हैं, तो यह स्पष्ट है कि यह स्केल नहीं है। वास्तव में, समस्या केवल आप बढ़ते होते हैं। ईमेल, चैट या कंधे टैप के साथ समस्या है कि इन माध्यमों ने कभी भी टीम के साथ साझा ज्ञान को ज़ब्त नहीं किया। बल्कि, ज्ञान लंबी ईमेल की धाराएँ, चैट व्यापारों में और आपके प्रतिनिधियों के मनमें, अपनी पूरी टीम से साझा नहीं किया।
एक मैकिंसी रिपोर्ट ज्ञान कार्यकर्ता उत्पादकता में पाया जाता है कि उनके कार्य सप्ताह का 61% ईमेल पढ़ने और उत्तर देने, जानकारी खोजने और इंटरनल संचार और सहयोग में भरा हुआ है। केवल 39% समय कार्य-विशिष्ट कार्यों पर खर्च होता है। दिन के अंत में, Q&A सॉफ़्टवेयर के लिए आदर्श परिणाम समय खोजने और सूचना के लिए संचार की खपत को कम करना है। परिणाम सीधे रूप से वो बढ़ गया है जिसका समय जोखिम स्पष्ट कार्यों पर खर्च हो रहा है। फिर भी, मौजूदा Q&A समाधान इस वादे पर पूरा नहीं होता, जो आपके ज्ञान कार्यकर्ताओं की उत्पादकता को हानि पहुंचाता है।
इसलिए हम प्रश्नकर्ताओं और उत्तरदाताओं के लिए मूल्य को कैसे पुन: संरेखित करें?
आपकी कंपनी बढ़ने के साथ Q&A को कार्यकुशल ढंग से काम करने के लिए, आपको इसे दोनों पक्षों से सोचना चाहिए। पूछने वाले के लिए महत्वपूर्ण है, और सवालों का उत्तर देने वाले के लिए क्या महत्वपूर्ण है।
प्रश्न पूछने वालों के लिए:
- अपने कार्यप्रवाह में रहें - कारण यह है कि पूछने वाले जल्दी से ईमेल या चैट की ओर मुड़ जाते हैं क्योंकि यह पहले से ही उनके दैनिक कार्यप्रवाह का हिस्सा है। यह सबसे कम प्रतिरोध का रास्ता है। काफी चर्चा की गई है डिज़ाइनिंग सिस्टमों के फायदे पर, मोबाइल के संदर्भ में गंतव्यों की बजाय सिस्टमों का डिज़ाइन करने के। हम मानते हैं ब्राउज़र एक्सटेंशन्स पुश सूचनाएं से मोबाइल के लिए हैं जैसे डेस्कटॉप के लिए।
- नियमित रूप से सत्यापित सामग्री - बिंदु संख्या #2 से सीधे संबंधित है, ज्ञान यहाँ रहना आवश्यक है ताकि पूछने वाले भरोसा करें कि वे इसका प्रयोग कर सकते हैं। इस विश्वास को मजबूत करने के लिए, पूछने वाले को 100% भरोसा होना चाहिए कि कब सामग्री का अंतिम बार सत्यापित किया गया था, और _किसने इसे सत्यापित किया था। इस जानकारी को जानते हुए, पूछने वाले ज्ञान का सही ढंग से लाभ उठा सकते हैं और Q&A सॉफ़्टवेयर के अपनाने के लिए महत्वपूर्ण भरोसा का निर्माण कर सकते हैं।
प्रश्नकर्ताओं के लिए:
- पूरे टीम के लिए ज्ञान को पकड़ें - जब एक सवाल का जवाब मिलता है, तो यह पूरे टीम के लिए दृश्यमान होना चाहिए। कंधे पर टैप और एक-बार के संदेशों की समस्या यह है कि ज्ञान उस विशेष व्यक्ति के साथ फंस जाता है और किसी भी अन्य को उसी सवाल पूछने से बाधित नहीं करता। अगर सभी उत्तरों को एक ही स्थान पर भविष्य के लिए पकड़ दिया जाता है, तो पूछने वाले के लिए यह कोई समय नहीं है कि वे पहले अपने Q&A उपकरण में खोजें और देखें कि वे क्या ढूंढ रहे हैं।
- सामग्री की सत्यापन के लिए यादें - आपके ज्ञान विशेषज्ञों से उत्तर अद्यतन खुद से करने की उम्मीद रखना पर्याप्त नहीं है। किसी-किसी समय (हर सप्ताह/महीना/तिमाही/वर्ष के अनुसार किसी कंटेंट पर) समाप्त ______ उन्हें याद-दिलाने के लिए।
- उनके उत्तरों पर विश्लेषण दिखाएं - क्या आप अपने एक्सपर्ट को सम्मोहित और सवालों के जवाब देने में रुचियों में रखना चाहते हैं? उन्हें दिखाएं कि उनके जवाबों का किस प्रभाव है आपकी टीम पर! आपको उन्हें प्रदान कर सकते हैं कि उन्होंने दिया हैं X बार आपकी टीम के द्वारा प्रयोग किया गया है।
दिन के अंत में यह मूल्य पुनर्संरेखण दोनों पक्षों पर जवाबदेही बनाता है: पूछने वाले पहले अपने Q&A समाधान पर जवाब खोजते हैं और उत्तरदाताओं खबररखने में सत्यापित में सामग्री को सुनिश्चित करते हैं। ज्ञान के लिए खोजने और पूछने में कम समय समय = विशेषज्ञों के लिए कंधे पर टैप और एक-बार के संदेश = खर्च कार्यकुशल कार्यों पर = अधिक राजस्व :)
जब आपके पास सवाल होता है जिसका आपकी टीम में कोई जवाब देने वाला हो, तो आप कहाँ जाते हैं? आपकी पहली भावनाएं शायद आपके कंपनी के संदेश ऍप, ईमेल, या ठीक वैसा ही कंपनी के कंधे पर थप्पड़ लगाने की होंगी। ऐसा क्यों है? एक सरल जवाब यह है कि हम चाहते हैं कि हमारे सवालों का जवाब हमें सबसे तेज, सबसे आसान तरीके से मिल जाए। एक सवाल पूछने के लिए दूसरे स्थान (ऍप) जाना हमें अतिरिक्त काम लगता है। लेकिन और भी गहराई में जाते हुए, जो अज्ञात या नहीं है, "तेज और सरल" हमें चाहने पर ले जाता है कि हम जानने वालों (ज्ञान चाहने वालों) के लाभ के लिए संशोधित करें, जबकि जवाब देने वालों (विशेषज्ञ/ज्ञान निर्माताओं) पर यह बोझ है। सवाल पूछने वाले और उत्तर देने वाले के बीच मूल्य में असंगति, यानी और 3 तरीकों में दिखाई देता है कि क्यों कारोबार में क्यू और ए सॉफ्टवेयर आज विफल होते हैं और अपनी निहित में किस प्रकार प्रकट होता है।
1. कोई व्यक्तिगत जिम्मेदारी धीरे उत्तर समय निर्माण करती है
जब आप जैसे कि कोरा जैसी सामाजिक Q&A साइट पर सवाल पूछते हैं, तो आमतौर पर आप उस विशेषज्ञता की खोज कर रहे हैं जिसका सीधा पहुंच आपके पास नहीं होता। आप उम्मीद करते हैं कि जवाब एक समय में सही मात्रा में आता है, लेकिन किसी त्वरित, योग्य जवाब की कोई उम्मीद नहीं होती। व्यक्ति केवल तब जवाब देगा जब उन्हें मजबूरी महसूस होती है। वे व्यक्तिगत रूप से जवाब देने के लिए उत्तरदाता हैं, चाहे उनके पास सही उत्तर हो या नहीं। इसे एक पारंपरिक Q&A परिस्थिति से तुलना कीजिए जिसे एक बिक्री प्रतिनिधि का सामना करना पड़ सकता है। उदाहरण के रूप में, एक परिस्थिति लें जहां एक संभावित उम्मीदवार एक तकनीकी सवाल उठाता है जिसका उसे उत्तर नहीं मालूम। बिक्री प्रतिनिधि के पास पेशेवर (चाहे यह व्यक्तिगत रूप से हो या ईमेल/चैट के माध्यम से) पहुंच होगी। उसे जिन व्यक्ति/टीम का जवाव उसके सवाल का उत्तर दें सकती है, एक अच्छा विचार भी होगा। अंत में और सबसे महत्वपूर्ण, उसे एक समय में एक स्वीकार्य उत्तर चाहिए।
दो परिस्थितियों के आसपास के परिस्थितियों में कोई अंतर नहीं हो सकता। हालांकि, कई बार उसे उपमहाद्वीप सॉफ्टवेयर द्वारा उसी तरह से व्यवस्थित किया गया है। एंटरप्राइज Q&A समाधान कंपनी को सवालों का उत्तर देने के लिए सारी कंपनी को उम्मीद है कि अधिक लोग = अधिक (और बेहतर) उत्तर। लेकिन उपस्थित दोषी प्रभाव हमें बताता है कि संभावना वाला कोई हमारी मदद करता है वास्तव में _उलट_ प्रामाणिक लोगों की संख्या। हम बहुत सारे सामय में महसूस करते हैं जब हम सोचते हैं (और मानते हैं) कि कोई और सवाल का जवाब देगा। अधिकांश समय ऐसा नहीं होता क्योंकि समय पर हमें सूचना प्राप्त होती थी हम कुछ और में ही ध्यान देने में मस्त थे। लेकिन क्योंकि प्रश्न किसी समूह के लिए संबोधित किया गया है, व्यक्ति के बजाय, उसे कोई जल्दी नहीं है। वास्तव में, हम खुश करते हैं कि ऐसा मन्यता है कि कोई और सवाल का जवाब देगा। वास्तव में, हम खुद को आश्वस्त करते हैं कि कोई और सवाल का जवाब देने का बोझ संभालेगा।
अब, अगर वह सवाल विशेष रूप से किसी व्यक्ति के पते पर था, तो जवाबदाता का प्रतिसाद भिन्न होता है। वह सवाल अब एक मान्य कार्य बन जाता है जो जवाबदाता को पूरा करना है बनाम "किसने इसे जवाब दिया" का मन चलाने वाला खेल। व्यक्ति को एक सही और समय पर जवाब देने की जिम्मेदारी महसूस होती है, जिससे एक आवश्यकता की भावना पैदा होती है। किसी को भी "वह आदमी / वह महिला" नहीं बनना है।
2. स्टेल सामग्री अविश्वास में ले जाती है
ईमेल, चैट, और प्रश्न-जवाब सॉफ़्टवेयर सभी को उस विशिष्ट क्षण में उत्तर प्रदान करने में शानदार होते हैं जिस क्षण किसी सवाल पूछता है। तथापि आपके व्यवसाय की जानकारी हर दिन बदल जाती है। आज बताए गए उत्कृष्ट स्थानांतरण पर आधारित जवाब निश्चित ही व्यावसायिक स्थिति पर दिए गए अगले वर्ष से, यदि अगले महीने तक अलग नहीं किए गए हैं। जब वह जानकारी बदल जाती है, तो चाहें हमारे उत्तर ऑटोमैटिक रूप से हमारी टीम के विशेषज्ञों द्वारा सत्यापित हो जाए, पर वे नहीं होते हैं।
तो जब आपकी संदेशन ऐप में एक कंपटीटर के खिलाफ अपनी स्थिति कैसे रखने की खोज कर रहा होता है, एक ईमेल धागा, या आपके प्रश्न-जवाब सॉफ़्टवेयर में, तो वह वही पाएगा जिसकी वह तलाश कर रही है। लेकिन, उसने देखा कि जवाब 3 महीने पुराना है। वह अच्छी रेप होती है, उसे सुनिश्चित करना चाहिए कि वहाँ आज उसी उत्तर को है कि कुछ नया अपडेट किया गया है और उसने अपने सक्षमता टीम के बोलते हुए कुछ कहा, एक सोची समझी प्रतिक्रिया तैयार की और सम्भावना को भेज दिया। अच्छा परिणाम नहीं? महान परिणाम सही है? एक हाथ में, रेप ने एक जवाब पाया, लेकिन उसे इन्फार्मेशन अब भी यही पूछनी है कि कोई और सत्यापित करने के लिए। और ज्यादा चिंताजनक, क्योंकि उसका Q&A सॉफ़्टवेयर के साथ अनुभव उसकी समस्या को हल नहीं करने में अब वह समाधान आस्था करता है। नतीजतन, वह आपके प्रश्न-जवाब सॉफ़्टवेयर पर फिर खोजने के लिये कम उत्तेजित है।
समस्या की मूल समस्या यह है कि Q&A सॉफ़्टवेयरखोज के लिए अनुकूल है न कि समाधान के लिए। आप बहुत अच्छी तरह से पा सकते हैं वह जो आप देख रहे हैं, लेकिन यह मानना अभी भी सही है कि यह है। क्योंकि आपकी समस्या अनसूल रही है, प्रतिनिधियाँ अब "तेज़ और आसान वापस" लौटती हैं। इसका मतलब है कि कहीं पर भी मिल सकता है, लेकिन यह यह नहीं मतलब है कि यह अब भी सटीक है। जबकि आपकी समस्या अभी भी अनिवार्य है, रेप्स फास्टर और आसान पर लौट आते हैं। एक चक्कर उत्पन्न होता है जब अन्य रेप को एक ही समस्या का सामना करना पड़ता है। और बुरा होता है, ज्ञान विशेषज्ञ सवालों का जवाब देने में नए ज्ञान गतिविधि बनाने से अधिक समय बिताते हैं, जिससे उनकी उत्पादकता कम होती है।
3. कंधे टैप और एक-ऑफ मैसेज स्केल नहीं करते
जब एक कम्पनी में केवल कुछ खाते हैं, तब शोल्डर टैप और एक काम संदेशें इतने बड़ी बात नहीं हैं। आप सभी एक-दूसरे के करीब काम करते हैं, तो कभी-कभी कमरे के अध्याय से चिल्लाना बेहतर काम करता है। लेकिन जब आप बिक्री सक्षमता, बिक्री ऑप्स, और उत्पाद विपणन के लोगों को भर्ती करने लगते हैं तो शायद आपके पास एक बड़ी बिक्री टीम हो। और जब आप अपने ज्ञान खोजने वालों की संख्या (बिक्री, ग्राहक सफलता, समर्थन) की अंतर को देखते हैं (बिक्री ऑप, सक्षमता, उत्पाद प्रबंधन/विपणन) तो आप स्पष्ट रूप से देख सकते हैं कि ज्ञान खोजने वाले आपके ज्ञान निर्माताओं से अधिक हैं।
तो जब आपके एकल क्षमता व्यक्ति को 10 रेप्स से पूछने के लिए बनाना होता है, सभी जो एक ही सवाल पूछ रही हैं, तो यह स्पष्ट है कि यह स्केल नहीं है। वास्तव में, समस्या केवल आप बढ़ते होते हैं। ईमेल, चैट या कंधे टैप के साथ समस्या है कि इन माध्यमों ने कभी भी टीम के साथ साझा ज्ञान को ज़ब्त नहीं किया। बल्कि, ज्ञान लंबी ईमेल की धाराएँ, चैट व्यापारों में और आपके प्रतिनिधियों के मनमें, अपनी पूरी टीम से साझा नहीं किया।
एक मैकिंसी रिपोर्ट ज्ञान कार्यकर्ता उत्पादकता में पाया जाता है कि उनके कार्य सप्ताह का 61% ईमेल पढ़ने और उत्तर देने, जानकारी खोजने और इंटरनल संचार और सहयोग में भरा हुआ है। केवल 39% समय कार्य-विशिष्ट कार्यों पर खर्च होता है। दिन के अंत में, Q&A सॉफ़्टवेयर के लिए आदर्श परिणाम समय खोजने और सूचना के लिए संचार की खपत को कम करना है। परिणाम सीधे रूप से वो बढ़ गया है जिसका समय जोखिम स्पष्ट कार्यों पर खर्च हो रहा है। फिर भी, मौजूदा Q&A समाधान इस वादे पर पूरा नहीं होता, जो आपके ज्ञान कार्यकर्ताओं की उत्पादकता को हानि पहुंचाता है।
इसलिए हम प्रश्नकर्ताओं और उत्तरदाताओं के लिए मूल्य को कैसे पुन: संरेखित करें?
आपकी कंपनी बढ़ने के साथ Q&A को कार्यकुशल ढंग से काम करने के लिए, आपको इसे दोनों पक्षों से सोचना चाहिए। पूछने वाले के लिए महत्वपूर्ण है, और सवालों का उत्तर देने वाले के लिए क्या महत्वपूर्ण है।
प्रश्न पूछने वालों के लिए:
- अपने कार्यप्रवाह में रहें - कारण यह है कि पूछने वाले जल्दी से ईमेल या चैट की ओर मुड़ जाते हैं क्योंकि यह पहले से ही उनके दैनिक कार्यप्रवाह का हिस्सा है। यह सबसे कम प्रतिरोध का रास्ता है। काफी चर्चा की गई है डिज़ाइनिंग सिस्टमों के फायदे पर, मोबाइल के संदर्भ में गंतव्यों की बजाय सिस्टमों का डिज़ाइन करने के। हम मानते हैं ब्राउज़र एक्सटेंशन्स पुश सूचनाएं से मोबाइल के लिए हैं जैसे डेस्कटॉप के लिए।
- नियमित रूप से सत्यापित सामग्री - बिंदु संख्या #2 से सीधे संबंधित है, ज्ञान यहाँ रहना आवश्यक है ताकि पूछने वाले भरोसा करें कि वे इसका प्रयोग कर सकते हैं। इस विश्वास को मजबूत करने के लिए, पूछने वाले को 100% भरोसा होना चाहिए कि कब सामग्री का अंतिम बार सत्यापित किया गया था, और _किसने इसे सत्यापित किया था। इस जानकारी को जानते हुए, पूछने वाले ज्ञान का सही ढंग से लाभ उठा सकते हैं और Q&A सॉफ़्टवेयर के अपनाने के लिए महत्वपूर्ण भरोसा का निर्माण कर सकते हैं।
प्रश्नकर्ताओं के लिए:
- पूरे टीम के लिए ज्ञान को पकड़ें - जब एक सवाल का जवाब मिलता है, तो यह पूरे टीम के लिए दृश्यमान होना चाहिए। कंधे पर टैप और एक-बार के संदेशों की समस्या यह है कि ज्ञान उस विशेष व्यक्ति के साथ फंस जाता है और किसी भी अन्य को उसी सवाल पूछने से बाधित नहीं करता। अगर सभी उत्तरों को एक ही स्थान पर भविष्य के लिए पकड़ दिया जाता है, तो पूछने वाले के लिए यह कोई समय नहीं है कि वे पहले अपने Q&A उपकरण में खोजें और देखें कि वे क्या ढूंढ रहे हैं।
- सामग्री की सत्यापन के लिए यादें - आपके ज्ञान विशेषज्ञों से उत्तर अद्यतन खुद से करने की उम्मीद रखना पर्याप्त नहीं है। किसी-किसी समय (हर सप्ताह/महीना/तिमाही/वर्ष के अनुसार किसी कंटेंट पर) समाप्त ______ उन्हें याद-दिलाने के लिए।
- उनके उत्तरों पर विश्लेषण दिखाएं - क्या आप अपने एक्सपर्ट को सम्मोहित और सवालों के जवाब देने में रुचियों में रखना चाहते हैं? उन्हें दिखाएं कि उनके जवाबों का किस प्रभाव है आपकी टीम पर! आपको उन्हें प्रदान कर सकते हैं कि उन्होंने दिया हैं X बार आपकी टीम के द्वारा प्रयोग किया गया है।
दिन के अंत में यह मूल्य पुनर्संरेखण दोनों पक्षों पर जवाबदेही बनाता है: पूछने वाले पहले अपने Q&A समाधान पर जवाब खोजते हैं और उत्तरदाताओं खबररखने में सत्यापित में सामग्री को सुनिश्चित करते हैं। ज्ञान के लिए खोजने और पूछने में कम समय समय = विशेषज्ञों के लिए कंधे पर टैप और एक-बार के संदेश = खर्च कार्यकुशल कार्यों पर = अधिक राजस्व :)
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