आप स्नूज़ बटन को मारते हैं। "मेरे पास एक और पंद्रह मिनट हैं," आप अपने आप से कहते हैं। आप आज घर से काम कर रहे हैं। कोई पसीने भरी मेट्रो की सवारी नहीं। कोई भीड़भाड़ वाला ट्रैफिक नहीं। और, एक अतिरिक्त बोनस के रूप में, आप अपनी फ़्रोजन पजामा पैंट में भी रह सकते हैं (एक नोट: इस लेखक का कवर अब उजागर हो गया है)। अह, दूरस्थ कार्य। हाल ही में COVID-19 के संबंध में पैनिक के बीच, दूरस्थ कार्य ने सभी गलत कारणों के लिए मीडिया में स्पॉटलाइट अर्जित किया है। ज़ूम के सीईओ एरिक युआन ने यह तक कहा कि कोरोनावायरस कार्य और सहयोग के परिदृश्य को हमेशा के लिए "बदल" देगा। वह शायद सही हो सकते हैं।
लेकिन सच यह है कि दूरस्थ कार्य का उदय पिछले दस वर्षों में धीरे-धीरे आकार ले रहा है।
COVID-19 से पहले, दूरस्थ कार्य वास्तव में एक चीज बनता जा रहा था - आप शायद सिर्फ इसे नोटिस नहीं कर रहे थे। ग्लोबल वर्कप्लेस एनालिटिक्स के अनुसार, पिछले 10+ वर्षों में दूरस्थ कार्य में नाटकीय रूप से वृद्धि हुई है। वास्तव में, उनका अनुमान है कि 2007 के बाद से स्व-नियोजित श्रमिकों के बीच दूरस्थ कार्य 140% बढ़ गया है, और ज्ञान कार्यकर्ताओं में से एक-तिहाई (37%) अब सप्ताह में चार या उससे कम बार ऑफिस आते हैं। दूरस्थ अब एक सब या कुछ कार्य शैली नहीं है, जिसमें 43% अमेरिकियों ने कम से कम कभी-कभी दूरस्थ रूप से काम किया है और 85% श्रमिकों ने कम से कम कुछ दूरस्थ कार्य पसंद किया है।
लेकिन हाँ, COVID-19 ने दूरस्थ कार्य की आग में ईंधन डाल दिया है। सबूत ऐसा सुझाव देते हैं:
गुरु आपकी टीम को दूरस्थ कार्य में परिवर्तन करने में मदद कर सकता है।
लेकिन सभी हाइस्टेरिया और सभी परिवर्तनों के साथ, यह खुद से प्रश्न पूछने लायक है - क्या आपकी कंपनी दूरस्थ कार्य के लिए तैयार है, परिवर्तन के प्रोत्साहन की परवाह किए बिना? गार्टनर ऐसा नहीं सोचते। और शायद आप भी नहीं,।
"हम दुनिया के सबसे बड़े वर्क-फ्रॉम-होम प्रयोग में मजबूर हो रहे हैं और, अब तक, कई संगठनों के लिए इसे लागू करना आसान नहीं रहा है। एक हालिया वेबिनार स्नैप पोल में, एशिया/पैसिफिक में सभी उपस्थित एचआर नेताओं में से 91% ने संकेत दिया कि उन्होंने महामारी के बाद 'वर्क फ़्रॉम होम' व्यवस्था लागू की है, लेकिन सबसे बड़ी चुनौती प्रौद्योगिकी बुनियादी ढांचे और काम करने के नए तरीकों के साथ आराम की कमी से निकली है।" — सैikat चटर्जी, गार्टनर में सलाहकार के वरिष्ठ निदेशक
एक सार्वजनिक स्वास्थ्य संकट के बिना या इसके साथ, दूरस्थ कार्य का अपरिहार्य होना स्पष्ट लगता है। दुर्भाग्य से, दूरस्थ कार्य के साथ आने वाली चुनौतियाँ भी स्पष्ट हैं। घर से काम करना कठिन और डरावना हो सकता है, लेकिन हम मदद के लिए यहां हैं।
दूरस्थ कार्य की चुनौतियाँ।
COVID-19 में कोई चांदी का अस्तर नहीं है, लेकिन एक दिलचस्प उपोत्पाद यह रहा है कि यह बस दिखाता है कि कितने कम नियोक्ता वास्तव में दूरस्थ टीमों का समर्थन करने के लिए तैयार हैं। चूंकि टीमें इतने कम समय में अनुकूलित करने के लिए संघर्ष कर रही हैं, पहले यह समझनाकि दूरस्थ कार्य वातावरण के साथ आने वाली चुनौतियाँ क्या हैं।
कुछ स्पष्ट चुनौतियाँ हैं जिनका समाधान तकनीक कर सकती है — और कुछ कम स्पष्ट। सहयोग, संचार, और समय क्षेत्र के फर्क के संबंध में, इंटरकॉम के पास ध्यान देने के लिए कुछ सुझाव हैं।
सहयोगात्मक ज्ञान प्रबंधन के साथ दूरस्थ कार्य भविष्य के लिए तैयार हो जाओ।
यह दूरस्थ कार्य का ट्रिगर भविष्य के लिए एक अच्छा, भले ही अचानक, जागरूकता कॉल है — जब कर्मचारी उम्मीद करेंगे कि वे दूरस्थ कार्य वातावरण में कार्यालय की तरह ही पूरी तरह से समर्थन महसूस करें। COVID-19 हो या न हो, गार्टनर का अनुमान है कि 2030 तक, दूरस्थ कार्य की मांग 30% बढ़ जाएगी जब पीढ़ी जेड पूरी तरह से कार्यबल में शामिल हो जाएगी। समय से पहले सोचने का वक्त है।
इस प्रकार के वातावरण में सहयोग करने की हमारी क्षमता - साथ ही साथ संगठनों के द्वारा काम करने की तेज गति में अनुकूलन - ज्ञान प्रबंधन को आवश्यक बनाते हैं। और, जबकि ज्ञान प्रबंधन निश्चित रूप से प्रौद्योगिकी के नेताओं के सामने है, अधिकांश संगठन दूरस्थ कार्य वातावरण का समर्थन करने के लिए जहाँ उन्हें होना चाहिए, वहाँ से काफी पीछे हैं।
तो क्यों अपने ज्ञान प्रबंधन रणनीति को सही दिशा में लाना? आप उम्मीद कर सकते हैं कि सहयोगात्मक ज्ञान प्रबंधन समाधान कौन से प्रकार की समस्याओं का समाधान करेगा?
वे उन निम्नलिखित परिदृश्यों पर विचार करें जो दूरस्थ कार्य वातावरण के साथ उन टीमों के लिए प्रस्तुत करते हैं जो सहयोगात्मक दृष्टिकोण को नहीं अपनाते।
न्यूजीलैंड में एक सेल्स प्रतिनिधि का एक ग्राहक से सुरक्षा प्रोटोकॉल के बारे में सवाल है, लेकिन आपकी सुरक्षा टीम बर्लिन में है और तेज़ी से सो रही है।
एक सहायता एजेंट एक ग्राहक से ऐसे मूल्य निर्धारण और पैकेजिंग प्रश्न प्राप्त कर रहा है जो चurn करने जा सकता है, लेकिन मूल्य निर्धारण और पैकेजिंग दस्तावेज आपके बिक्री सीआरएम में है, आपके सहायता ज्ञान की आधार नहीं।
आप एक ऐसे फीचर को रिलीज करते हैं जो आपके ग्राहकों के लिए एक बहुत दर्दनाक बग लाता है। आपके पास दर्जनों विभिन्न सहायता एजेंट हैं जो फीचर जारी करने वाले उत्पाद प्रबंधक को डीएम कर रहे हैं - पीएम को बार-बार वही प्रश्नों का जवाब देने के लिए मजबूर किया जाता है।
जब टीमों के पास अपने ज्ञान के सिलो होते हैं, तो वे उन टीमों के बाहर किसी के लिए "आंखों से बाहर, मन से बाहर" सिंड्रोम के शिकार हो जाते हैं। और जबकि अधिकांश टीमों के पास खोज करने के लिए ज्ञान संग्रह करने के लिए कई टीम-विशिष्ट उपकरण हैं, दूरस्थ वातावरण ऐसा ज्ञान बनाते हैं जो एक टीम का खेल हो, जिसमें हर विभाग एक ही स्थान में योगदान और सहयोग करता है।
ये ज्ञान के सिलो दूरस्थ टीमों के लिए उनकी नौकरियों को करने के लिए आवश्यक जानकारी को पार करना मुश्किल बना देते हैं। हमने हाल ही में कुछ गुरु ग्राहकों का पोल किया, और यह जल्दी से स्पष्ट हो गया कि ज्ञान एक टीम का खेल है — जिसमें योगदान और सहयोग पूरे संगठन से आती है।
इसके अलावा, जब हम अपनी टीमों को जानकारी खोजने के लिए एक भ्रमित, पुरानी पोर्टल में ले जाते हैं, तो वे शायद अपने टीम के साथियों के साथ वर्चुअल शोल्डर टैप करने के लिए चैट डीएम या ईमेल के माध्यम से आसानी पूर्वक इसे प्राप्त करने के लिए सरलता से खोज कर सकते हैं। ये प्रकार के वर्चुअल शोल्डर टैप विषय-वस्तु विशेषज्ञों पर जमा हो जाते हैं, उत्पादकता को बाधित करते हैं, और कर्मचारी व्यस्तता को नष्ट करते हैं।
वास्तव में, प्रबंधकों और कर्मचारियों द्वारा सहयोगात्मक गतिविधियों में बिताया गया समय 50% या उससे अधिक बढ़ गया है। जो कर्मचारी की सबसे अधिक संस्थागत ज्ञान रखते हैं और उनकी कंपनियों में सबसे अच्छे सहयोगकर्ता माने जाते हैं—उनके पास सबसे कम व्यस्तता और करियर संतोष के स्कोर होते हैं।
तो कुछ बातें स्पष्ट हैं: दूरस्थ कार्य, जबकि बढ़ रहा है, COVID-19 के कारण तेजी आई है, और टीमों को कई चुनौतियों का सामना करना पड़ रहा है, लेकिन सहयोग शायद सबसे महत्वपूर्ण है। इस ध्यान में, ज्ञान प्रबंधन बेहतर सहयोग के लिए प्रेरित कर सकता है दूरस्थ टीमों में, लेकिन संगठनों को कुछ सामान्य ज्ञान के pitfalls से निपटने के लिए अपनी ज्ञान रणनीति को फिर से विचार करना होगा, जिनमें शामिल हैं:
ज्ञान सिलो का उभरना और टीम-विशिष्ट उपकरणों (सीआरएम, टिकटिंग सिस्टम, परियोजना प्रबंधन उपकरण आदि) से जुड़े रहना।
अगर ज्ञान पुराना और अप्रभावित है, तो लोग वर्चुअल शोल्डर टैप में वापस लौटेंगे, जो आपके विषय-वस्तु विशेषज्ञों को थका देंगे और निराश करेंगे।
अगर आप ज्ञान को एक पोर्टल में रखते हैं, तो अपनाना कम होगा।
आपकी दूरस्थ ज्ञान रणनीति के लिए एक ज्ञान प्लेबुक।
शॉपिफाई समर्थन 2014 से एक दूरस्थ और वितरित टीम रहा है। कई तरीकों से, शॉपिफाई ने दूरस्थ वातावरण के लिए अपनी ज्ञान रणनीति को अनुकूलित करके ज्ञान साझा करने के भविष्य का अनुकरण किया है।
"हमारी दूरस्थ सहायता टीमों के साथ गुरु का उपयोग करने से हमें अपने ग्राहकों के लिए अच्छी तरह से समर्थन देने के लिए विस्तार करने में मदद मिली" डैना टेसियर, ज्ञान प्रबंधन के निदेशक बताते हैं। "गुरु में हमारा भरोसेमंद और अद्यतन ज्ञान प्रबंधन भंडार हमारी दूरस्थ टीमों को सफलता के लिए निर्धारित करना महत्वपूर्ण है।"
डैना आपके दूरस्थ ज्ञान प्रबंधन रणनीति के साथ शुरुआत करने के लिए कुछ सलाह देती हैं:
आप स्नूज़ बटन को मारते हैं। "मेरे पास एक और पंद्रह मिनट हैं," आप अपने आप से कहते हैं। आप आज घर से काम कर रहे हैं। कोई पसीने भरी मेट्रो की सवारी नहीं। कोई भीड़भाड़ वाला ट्रैफिक नहीं। और, एक अतिरिक्त बोनस के रूप में, आप अपनी फ़्रोजन पजामा पैंट में भी रह सकते हैं (एक नोट: इस लेखक का कवर अब उजागर हो गया है)। अह, दूरस्थ कार्य। हाल ही में COVID-19 के संबंध में पैनिक के बीच, दूरस्थ कार्य ने सभी गलत कारणों के लिए मीडिया में स्पॉटलाइट अर्जित किया है। ज़ूम के सीईओ एरिक युआन ने यह तक कहा कि कोरोनावायरस कार्य और सहयोग के परिदृश्य को हमेशा के लिए "बदल" देगा। वह शायद सही हो सकते हैं।
लेकिन सच यह है कि दूरस्थ कार्य का उदय पिछले दस वर्षों में धीरे-धीरे आकार ले रहा है।
COVID-19 से पहले, दूरस्थ कार्य वास्तव में एक चीज बनता जा रहा था - आप शायद सिर्फ इसे नोटिस नहीं कर रहे थे। ग्लोबल वर्कप्लेस एनालिटिक्स के अनुसार, पिछले 10+ वर्षों में दूरस्थ कार्य में नाटकीय रूप से वृद्धि हुई है। वास्तव में, उनका अनुमान है कि 2007 के बाद से स्व-नियोजित श्रमिकों के बीच दूरस्थ कार्य 140% बढ़ गया है, और ज्ञान कार्यकर्ताओं में से एक-तिहाई (37%) अब सप्ताह में चार या उससे कम बार ऑफिस आते हैं। दूरस्थ अब एक सब या कुछ कार्य शैली नहीं है, जिसमें 43% अमेरिकियों ने कम से कम कभी-कभी दूरस्थ रूप से काम किया है और 85% श्रमिकों ने कम से कम कुछ दूरस्थ कार्य पसंद किया है।
लेकिन हाँ, COVID-19 ने दूरस्थ कार्य की आग में ईंधन डाल दिया है। सबूत ऐसा सुझाव देते हैं:
गुरु आपकी टीम को दूरस्थ कार्य में परिवर्तन करने में मदद कर सकता है।
लेकिन सभी हाइस्टेरिया और सभी परिवर्तनों के साथ, यह खुद से प्रश्न पूछने लायक है - क्या आपकी कंपनी दूरस्थ कार्य के लिए तैयार है, परिवर्तन के प्रोत्साहन की परवाह किए बिना? गार्टनर ऐसा नहीं सोचते। और शायद आप भी नहीं,।
"हम दुनिया के सबसे बड़े वर्क-फ्रॉम-होम प्रयोग में मजबूर हो रहे हैं और, अब तक, कई संगठनों के लिए इसे लागू करना आसान नहीं रहा है। एक हालिया वेबिनार स्नैप पोल में, एशिया/पैसिफिक में सभी उपस्थित एचआर नेताओं में से 91% ने संकेत दिया कि उन्होंने महामारी के बाद 'वर्क फ़्रॉम होम' व्यवस्था लागू की है, लेकिन सबसे बड़ी चुनौती प्रौद्योगिकी बुनियादी ढांचे और काम करने के नए तरीकों के साथ आराम की कमी से निकली है।" — सैikat चटर्जी, गार्टनर में सलाहकार के वरिष्ठ निदेशक
एक सार्वजनिक स्वास्थ्य संकट के बिना या इसके साथ, दूरस्थ कार्य का अपरिहार्य होना स्पष्ट लगता है। दुर्भाग्य से, दूरस्थ कार्य के साथ आने वाली चुनौतियाँ भी स्पष्ट हैं। घर से काम करना कठिन और डरावना हो सकता है, लेकिन हम मदद के लिए यहां हैं।
दूरस्थ कार्य की चुनौतियाँ।
COVID-19 में कोई चांदी का अस्तर नहीं है, लेकिन एक दिलचस्प उपोत्पाद यह रहा है कि यह बस दिखाता है कि कितने कम नियोक्ता वास्तव में दूरस्थ टीमों का समर्थन करने के लिए तैयार हैं। चूंकि टीमें इतने कम समय में अनुकूलित करने के लिए संघर्ष कर रही हैं, पहले यह समझनाकि दूरस्थ कार्य वातावरण के साथ आने वाली चुनौतियाँ क्या हैं।
कुछ स्पष्ट चुनौतियाँ हैं जिनका समाधान तकनीक कर सकती है — और कुछ कम स्पष्ट। सहयोग, संचार, और समय क्षेत्र के फर्क के संबंध में, इंटरकॉम के पास ध्यान देने के लिए कुछ सुझाव हैं।
सहयोगात्मक ज्ञान प्रबंधन के साथ दूरस्थ कार्य भविष्य के लिए तैयार हो जाओ।
यह दूरस्थ कार्य का ट्रिगर भविष्य के लिए एक अच्छा, भले ही अचानक, जागरूकता कॉल है — जब कर्मचारी उम्मीद करेंगे कि वे दूरस्थ कार्य वातावरण में कार्यालय की तरह ही पूरी तरह से समर्थन महसूस करें। COVID-19 हो या न हो, गार्टनर का अनुमान है कि 2030 तक, दूरस्थ कार्य की मांग 30% बढ़ जाएगी जब पीढ़ी जेड पूरी तरह से कार्यबल में शामिल हो जाएगी। समय से पहले सोचने का वक्त है।
इस प्रकार के वातावरण में सहयोग करने की हमारी क्षमता - साथ ही साथ संगठनों के द्वारा काम करने की तेज गति में अनुकूलन - ज्ञान प्रबंधन को आवश्यक बनाते हैं। और, जबकि ज्ञान प्रबंधन निश्चित रूप से प्रौद्योगिकी के नेताओं के सामने है, अधिकांश संगठन दूरस्थ कार्य वातावरण का समर्थन करने के लिए जहाँ उन्हें होना चाहिए, वहाँ से काफी पीछे हैं।
तो क्यों अपने ज्ञान प्रबंधन रणनीति को सही दिशा में लाना? आप उम्मीद कर सकते हैं कि सहयोगात्मक ज्ञान प्रबंधन समाधान कौन से प्रकार की समस्याओं का समाधान करेगा?
वे उन निम्नलिखित परिदृश्यों पर विचार करें जो दूरस्थ कार्य वातावरण के साथ उन टीमों के लिए प्रस्तुत करते हैं जो सहयोगात्मक दृष्टिकोण को नहीं अपनाते।
न्यूजीलैंड में एक सेल्स प्रतिनिधि का एक ग्राहक से सुरक्षा प्रोटोकॉल के बारे में सवाल है, लेकिन आपकी सुरक्षा टीम बर्लिन में है और तेज़ी से सो रही है।
एक सहायता एजेंट एक ग्राहक से ऐसे मूल्य निर्धारण और पैकेजिंग प्रश्न प्राप्त कर रहा है जो चurn करने जा सकता है, लेकिन मूल्य निर्धारण और पैकेजिंग दस्तावेज आपके बिक्री सीआरएम में है, आपके सहायता ज्ञान की आधार नहीं।
आप एक ऐसे फीचर को रिलीज करते हैं जो आपके ग्राहकों के लिए एक बहुत दर्दनाक बग लाता है। आपके पास दर्जनों विभिन्न सहायता एजेंट हैं जो फीचर जारी करने वाले उत्पाद प्रबंधक को डीएम कर रहे हैं - पीएम को बार-बार वही प्रश्नों का जवाब देने के लिए मजबूर किया जाता है।
जब टीमों के पास अपने ज्ञान के सिलो होते हैं, तो वे उन टीमों के बाहर किसी के लिए "आंखों से बाहर, मन से बाहर" सिंड्रोम के शिकार हो जाते हैं। और जबकि अधिकांश टीमों के पास खोज करने के लिए ज्ञान संग्रह करने के लिए कई टीम-विशिष्ट उपकरण हैं, दूरस्थ वातावरण ऐसा ज्ञान बनाते हैं जो एक टीम का खेल हो, जिसमें हर विभाग एक ही स्थान में योगदान और सहयोग करता है।
ये ज्ञान के सिलो दूरस्थ टीमों के लिए उनकी नौकरियों को करने के लिए आवश्यक जानकारी को पार करना मुश्किल बना देते हैं। हमने हाल ही में कुछ गुरु ग्राहकों का पोल किया, और यह जल्दी से स्पष्ट हो गया कि ज्ञान एक टीम का खेल है — जिसमें योगदान और सहयोग पूरे संगठन से आती है।
इसके अलावा, जब हम अपनी टीमों को जानकारी खोजने के लिए एक भ्रमित, पुरानी पोर्टल में ले जाते हैं, तो वे शायद अपने टीम के साथियों के साथ वर्चुअल शोल्डर टैप करने के लिए चैट डीएम या ईमेल के माध्यम से आसानी पूर्वक इसे प्राप्त करने के लिए सरलता से खोज कर सकते हैं। ये प्रकार के वर्चुअल शोल्डर टैप विषय-वस्तु विशेषज्ञों पर जमा हो जाते हैं, उत्पादकता को बाधित करते हैं, और कर्मचारी व्यस्तता को नष्ट करते हैं।
वास्तव में, प्रबंधकों और कर्मचारियों द्वारा सहयोगात्मक गतिविधियों में बिताया गया समय 50% या उससे अधिक बढ़ गया है। जो कर्मचारी की सबसे अधिक संस्थागत ज्ञान रखते हैं और उनकी कंपनियों में सबसे अच्छे सहयोगकर्ता माने जाते हैं—उनके पास सबसे कम व्यस्तता और करियर संतोष के स्कोर होते हैं।
तो कुछ बातें स्पष्ट हैं: दूरस्थ कार्य, जबकि बढ़ रहा है, COVID-19 के कारण तेजी आई है, और टीमों को कई चुनौतियों का सामना करना पड़ रहा है, लेकिन सहयोग शायद सबसे महत्वपूर्ण है। इस ध्यान में, ज्ञान प्रबंधन बेहतर सहयोग के लिए प्रेरित कर सकता है दूरस्थ टीमों में, लेकिन संगठनों को कुछ सामान्य ज्ञान के pitfalls से निपटने के लिए अपनी ज्ञान रणनीति को फिर से विचार करना होगा, जिनमें शामिल हैं:
ज्ञान सिलो का उभरना और टीम-विशिष्ट उपकरणों (सीआरएम, टिकटिंग सिस्टम, परियोजना प्रबंधन उपकरण आदि) से जुड़े रहना।
अगर ज्ञान पुराना और अप्रभावित है, तो लोग वर्चुअल शोल्डर टैप में वापस लौटेंगे, जो आपके विषय-वस्तु विशेषज्ञों को थका देंगे और निराश करेंगे।
अगर आप ज्ञान को एक पोर्टल में रखते हैं, तो अपनाना कम होगा।
आपकी दूरस्थ ज्ञान रणनीति के लिए एक ज्ञान प्लेबुक।
शॉपिफाई समर्थन 2014 से एक दूरस्थ और वितरित टीम रहा है। कई तरीकों से, शॉपिफाई ने दूरस्थ वातावरण के लिए अपनी ज्ञान रणनीति को अनुकूलित करके ज्ञान साझा करने के भविष्य का अनुकरण किया है।
"हमारी दूरस्थ सहायता टीमों के साथ गुरु का उपयोग करने से हमें अपने ग्राहकों के लिए अच्छी तरह से समर्थन देने के लिए विस्तार करने में मदद मिली" डैना टेसियर, ज्ञान प्रबंधन के निदेशक बताते हैं। "गुरु में हमारा भरोसेमंद और अद्यतन ज्ञान प्रबंधन भंडार हमारी दूरस्थ टीमों को सफलता के लिए निर्धारित करना महत्वपूर्ण है।"
डैना आपके दूरस्थ ज्ञान प्रबंधन रणनीति के साथ शुरुआत करने के लिए कुछ सलाह देती हैं:
