लम्बी सामग्री की लोकप्रियता तेजी से बढ़ी है। यह अब इंटरनेट पर सबसे अधिक साझा की गई सामग्री है। हमें यह इतना पसंद है कि हमें इसे कार्यस्थल में प्रवेश करने की अनुमति दी है। अपने वर्तमान दस्तावेजों और विकी पृष्ठों की लंबाई के बारे में सोचें, ये बेहद लंबे हैं और कोई भी विवरण नहीं छुटता।

विस्तृत दस्तावेजीकरण एक बुरी बात नहीं है। लंबी सामग्री का आनंद लिया जाता है क्योंकि इसकी गहराई होती है। डेविड रेमनिक, द न्यू यॉर्कर के संपादक, ने लंबी सामग्री को "लंबी, आरामदायक" के रूप में परिभाषित किया। समस्या यह है कि कई कर्मचारी (जैसे आपके सभी ग्राहक-फेसिंग टीमें) को अब उत्तरों की आवश्यकता है, उनके पास लंबे फॉर्म की सामग्री के माध्यम से अपना उत्तर खोजने का समय नहीं है। आपके सोफे पर बैठे एक दिलचस्प लेख का आनंद लेने के विपरीत, किसी ग्राहक के प्रश्न का सही उत्तर खोजना आरामदायक नहीं है और आप निश्चित रूप से नहीं चाहते कि प्रक्रिया लंबी हो।

सामग्री निर्माताओं को यह जानना चाहिए कि इसे कैसे खाया जाएगा

अक्सर, सामग्री बनाने वाले लोग भूल जाते हैं कि इसे खा रहे लोगों को कौन-से काम करने की आवश्यकता है। बिक्री और समर्थन प्रतिनिधियों के मामले में, सामग्री को उपभोग करने के लिए दो प्रमुख उपयोग मामले हैं: 1) फोन पर या चैट में तात्कालिक उपभोग, या 2) ब्राउज़िंग और अध्ययन के उद्देश्य से। यह अनुमान लगाएं कि लंबी सामग्री किस काम को हल करती है? तो जबकि आप और अन्य बिक्री सक्षमता (या उत्पाद विपणन लोग) उत्पाद FAQ या सामान्य आपत्तियों पर लंबे दस्तावेज़ बना रहे हैं, आपके बिक्री प्रतिनिधि सोच रहे हैं कि वे कभी भी उस सामग्री का उपयोग कैसे कर पाएंगे।

सही समय पर सही उत्तर खोजने के लिए बिक्री और सहायता की अनुमति देना

बिक्री प्रतिनिधि अपनी नौकरी करने के लिए आवश्यक जानकारी की खोज में अपने दिन का एक तिहाई समय तक व्यतीत करते हैं। सूचना उपलब्धता पर मांग पर आवश्यक है, और वर्तमान समाधान एक मांग की दुनिया के लिए नहीं बनी हैं। दस्तावेज़ और विकी आपको शब्द खोजने के लिए Control+F का उपयोग करने के लिए मजबूर करते हैं और फिर आपको उत्तर इकट्ठा करने के लिए छोड़ देते हैं।

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अगर आप किसी ग्राहक के साथ बातचीत कर रहे हैं और एक प्रश्न का उत्तर देने की आवश्यकता है, तो आपके पास उत्तर खोजने के लिए वर्तमान लंबे और असंभावित प्रक्रिया के माध्यम से जाने का समय नहीं है। उस डॉक की खोज करना जो सही उत्तर होगा, उस डॉक को खोलना, एक कीवर्ड की तलाश करना, और इसके बाद, आपके उत्तर के दिखाई देने के बजाय, आप देखते हैं कि उस शब्द का आपने लिखा 15 बार दिखाई दे रहा है। सही जानकारी पाने के लिए, आपको सभी विकल्पों के माध्यम से क्लिक करना पड़ता है, इस बीच आपके ग्राहक अपने उत्तर का इंतजार कर रहे हैं।

अब एक अलग परिदृश्य की कल्पना करें, आप एक सवाल प्राप्त करते हैं, अपना खोज विंडो खोलते हैं, अपने कीवर्ड में टाइप करते हैं, और पाँच संभावित उत्तर सामने आते हैं। आप फिर केवल शीर्षक के आधार पर उचित उत्तर निर्धारित करते हैं और ग्राहक को उत्तर पढ़ते हैं। यह परिदृश्य संभव है क्योंकि ध्यान उत्तर प्रदान करने पर है न कि कुंजीशब्दों पर।

कार्ड की लचीलापन

सही उत्तर जल्दी ढूंढना संभव है अगर हम लंबी सामग्री की संरचना और उपयोगिता को पुनर्विचार करें। लंबी सामग्री के विपरीत, कार्ड उपयोगकर्ताओं को एक क्षेत्र में उप-विषय के बारे में आवश्यक जानकारी रखने की लचीलापन प्रदान करते हैं। कार्ड के आकार के कारण, वे पूरे विस्तृत उपविषय को शामिल करने के लिए बड़े होते हैं, लेकिन वास्तविक समय में प्रोसेस करने के लिए छोटे होते हैं। आपके एक प्रतियोगी और आप अपने आप को कैसे भेद करते हैं के लिए कार्ड में आसानी से समाहित किया जा सकता है। इस प्रणाली के साथ, आप अब शब्दों का जिक्र करते हुए क्लिक नहीं कर रहे हैं, बल्कि पूरे उत्तर का पूर्वावलोकन कर रहे हैं।

आपकी जानकारी को तीन दस्तावेजों में निरंतरता बनाए रखने के बजाय, आपके पास ऐसे व्यक्तिगत कार्ड होते हैं जिन्हें विषय के अनुसार व्यवस्थित किया जा सकता है। प्रतिनिधि जानकारी की छोटी मात्रा को तब प्राप्त करते हैं जब आवश्यक होता है। ज्ञान आधार के निर्माण के दृष्टिकोण से सोचने के बजाय और अंतहीन रूप से दस्तावेजों में टाइप करने के लिए, चलिए छोटे विभाजित सामग्री के बारे में सोचते हैं और हमारी टीम को वह ज्ञान प्राप्त कराते हैं जिसकी उन्हें आवश्यकता है।