एक कॉर्पोरेट विकी एक प्रकार का ज्ञान प्रबंधन सॉफ़्टवेयर है: आंतरिक कंपनी की जानकारी का एक अद्यतन स्रोत। वे बहुपरक और सेट करने में आसान होते हैं, और, भले ही कुछ साल पहले की बात न हो, उनमें से कई टीम संचार प्लेटफ़ॉर्म जैसे स्लैक या टीमों के साथ एकीकृत होते हैं।

और क्योंकि गुरु की स्थापना स्लैक एकीकरण के विचार पर हुई थी, हम जानते हैं कि ऐसा क्यों है: अपने संचार मंच में आंतरिक विकी जोड़कर, आप अपनी पूरी ज्ञान आधार तक पहुँच सकते हैं बिना बातचीत में बाधा डाले।

लेकिन उन ऐप्स में उनकी उपलब्धता के बावजूद, पारंपरिक कंपनी विकियों के साथ समस्या बनी हुई है: जैसे-जैसे आपकी टीम बढ़ती है और आपका ज्ञान फैलता है, वे अप्रचलित और प्रबंधित करने में कठिन हो जाते हैं, जिससे समय के साथ उपयोग में कमी आती है। इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि यह एक पारंपरिक पोर्टल है या नवीनतम पेशकश, तथ्य यह है कि पारंपरिक विकी दीर्घकालिक रूप से काम नहीं करते।

जानने के लिए पढ़ते रहें कि पारंपरिक विकी आपको अपने ज्ञान के साथ मौलिक समस्याओं का समाधान करने में क्यों मदद नहीं करेंगी।

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अधिकतर आंतरिक विकियाँ पारंपरिक ज्ञान आधारों के साथ प्रमुख समस्या को हल नहीं करती हैं: ज्ञान की सटीकता और प्रभावशीलता

यहाँ है कि अधिकांश आंतरिक विकियों में सामग्री के साथ क्या होता है:

• एक SME बहुत सारा समय सही पृष्ठ लिखने और तैयार करने में लगाता है, लेकिन जब वे लिखते हैं, तो वे इसे अपडेट करना भूल जाते हैं और कभी भी ऐसा करने के लिए संकेत नहीं दिए जाते, जिससे ज्ञान पुराना हो जाता है
• जिन्हें ज्ञान की आवश्यकता होती है, वे यह नहीं देख पाते कि विकी कब आखिरी बार अपडेट की गई थी या क्या यह अभी भी प्रासंगिक है, और उन पर विश्वास खो देते हैं।
• विकी समाधान लंबे फॉर्म के कंटेंट का पुरस्कार देते हैं, जिसका मतलब है कि भले ही एक उपयोगकर्ता सही पृष्ठ खोज ले, वे विशिष्ट ज्ञान के एक टुकड़े को आसानी से नहीं खोज सकते और विकी को नजरअंदाज करना सीख जाते हैं और सीधे SME से पूछते हैं।
• पुराने ज्ञान, विश्वास की कमी और पहुँच में कठिनाई का संयोजन उपयोग में कमी की ओर ले जाता है, जिससे सम्पूर्ण आंतरिक विकी समाधान एक बेमिसाल निवेश हो जाता है।

यदि आपके विकी में स्लैक या टीमों का एकीकरण है, तो आप उन समस्याओं में से एक को हल कर सकते हैं: जानकारी के उपयोग की समस्या। लेकिन क्योंकि इन समाधानों में SMEs को मौजूदा ज्ञान की पुष्टि या अपडेट करने के लिए मजबूर करने का तरीका नहीं है, आपकी टीम अनजाने में गलत या अप्रचलित जानकारी साझा करना शुरू कर सकती है। और खराब जानकारी कोई जानकारी न होने से बदतर हो सकती है — विशेषकर ग्राहक-मुखी भूमिकाओं में।

आपके व्यवसाय के चारों ओर की जानकारी हर दिन बदलती है: नए फीचर्स बनते हैं, नए प्रतिस्पर्धी उभरते हैं, और नई आंतरिक प्रक्रियाएँ बनती हैं, और यह सब आपके संचार चैनलों में चर्चा होती है।

हम आपको इसके लिए दोषी नहीं ठहराते हैं कि विकियाँ सरल लगती हैं, इसलिए मैं बस एक उठाऊँगा जो स्लैक या टीमों के साथ एकीकृत हो और यह मेरी सभी समस्याओं का समाधान करेगा।?

लेकिन यहाँ यह है कि यह बस आगे और सिरदर्द पैदा करता है।

स्लैक सिर्फ आपके कार्यप्रवाह का एक भाग है

जबकि एक टीम संचार प्लेटफ़ॉर्म (जैसे स्लैक) एक प्राकृतिक फाउंडेशन है कंपनी के तकनीक पारिस्थितिकी तंत्र के लिए — विशेष रूप से जब दूरस्थ कार्यबल बढ़ रहे हैं — यह एकमात्र स्थान नहीं है जहाँ कर्मचारी अपना समय बिताते हैं। छोटी कंपनियाँ औसतन 40 ऐप्स का उपयोग करती हैं, जो बड़ी कंपनियों में 200 से अधिक हो जाता है।

यह शायद इतना जटिल नहीं लगता, लेकिन ध्यान दें कि प्रत्येक कर्मचारी लगभग 9 ऐप्स में काम करता है। एक साथ लिया जाए, तो ऐप्स और लोगों के संयोजन की संख्या तेजी से अव्यवस्थित हो जाती है यहां तक कि एक पारंपरिक विकी जैसे एकल बिंदु समाधान के लिए भी, या एक दोहरे बिंदु समाधान जैसे एक जो स्लैक के साथ एकीकृत होता है।

तो, जब आपकी टीम सदस्य वास्तव में स्लैक का उपयोग नहीं कर रहे हैं तो एक स्लैक के लिए विकी आपकी मदद कैसे कर सकती है?

आपकी कार्यप्रवाह में हर स्थान पर अपने ज्ञान प्रबंधन समस्या को हल करना

पहले, चलिए एक tl;dr सारांश करते हैं: अधिकांश विकियाँ जो स्लैक और टीमों के साथ एकीकरण करती हैं, फिर भी, मूल रूप से पारंपरिक समाधान हैं, जिनसे आने वाली सभी समस्याएं हैं। यह कहा जा रहा है, यदि आप अभी भी एक विकी ऐप पर विचार कर रहे हैं, एक ऐसा चुनें जो स्लैक और टीमों के साथ एकीकरण करता है। चैट एकीकरणों से लगातार उपयोग को बढ़ावा मिलता है — और कार्यप्रवाह में कुछ समय बिताना अभी भी बिना किसी समय बिताने से बेहतर है।

लेकिन अन्य जगहों पर वास्तविक समय ज्ञान के लिए, रुके न।

पारंपरिक विकी सामग्री के साथ समस्या

अधिकांश विकियाँ ज्ञान को स्टोर करने के लिए पुरस्कार देती हैं, न कि जरूरी इसका उपयोग। क्योंकि इन्हें पोर्टल के रूप में डिज़ाइन किया गया है, इनमें ज्ञान को बहुत विशिष्ट, पदानुक्रमित संरचना लेने की आवश्यकता होती है। एक कठोर संरचना लंबे फॉर्म वाले कंटेंट को पुरस्कार देती है, जिसका मतलब है कि कई विषय एक शीर्षक के तहत एक साथ समूहित किए जा सकते हैं। इसकी स्वाभाविक रूप से, ज्ञान को पहुँचने के लिए धीमा और कठिन बनाता है। स्लैक या टीमों के एकीकरण के साथ भी, आप ऐसे लेख खींच सकते हैं जो सैकड़ों शब्द लंबे हैं। इससे आपको जो चाहिए वह जल्दी से खोजना कठिन हो जाता है, और इसे अपडेट करना एक कार्य बन जाता है।

गुरु की विकी समाधान में, आपका ज्ञान इस तरह से संरचित होता है कि इसे उपयोग किया जा सके, न कि स्टोर करने के लिए (एकल विषय, छोटे टुकड़ों में), ताकि आप इसे जल्दी पढ़ सकें, और इसे जल्दी अपडेट कर सकें। CTRL-F की आवश्यकता नहीं है।

आपका विकी स्लैक में है, लेकिन आपको Salesforce में ज्ञान की आवश्यकता है

...या ईमेल, या इंटरकॉम, या असाना, या ट्रेल्लो, या गिटहब, या फिगमा, या डोक्यूसाइन, या ग्रीनहाउस, या… खैर, आप करने का अर्थ समझते हैं। गलतफहमी न करें; गुरु में, हमें स्लैक पसंद है। हमारा उत्पाद ज़मीन से ऊपर बनाने के लिए स्लैक में उपयोग के लिए बनाया गया था। कंपनी के रूप में, हम स्लैक में रहते हैं, ईमेल में नहीं। लेकिन हम नहीं, जीते हैं स्लैक में। हम अपनी दिन-प्रतिदिन के काम में सभी ऐप्स का उपयोग करते हैं, और उनमें से सभी को कुछ न कुछ देखने के लिए हमारी आवश्यकता होती है (“रुको, हमारे ब्रांड रंग के हेक्स कोड क्या थे?” “हमारी ROI मैट्रिक्स क्या हैं?” “वह ग्राहक प्रशंसा क्या थी?”

जानें कि गुरु उन उपकरणों के साथ कैसे एकीकृत होता है जिनकी आपको आवश्यकता है

गुरु के सम्मिलनों को देखें

इसलिए जबकि एक स्लैक एकीकरण वह आधार है जिस पर आपको अपने ज्ञान आधार में क्या देखना चाहिए, आपको ऐसे विकी समाधानों की तलाश करनी चाहिए जो अन्य कार्यक्रमों के साथ भी स्वदेशी एकीकरण प्रदान करें। या किसी ऐसे समाधान की तलाश करें जिसमें एक सार्वभौमिक एकीकरण हो, जैसे एक ब्राउज़र एक्सटेंशन जो आपको कहीं से भी, किसी भी साइट पर अपने ज्ञान तक पहुँचने की अनुमति देता हो।

“यह क्यों मायने रखता है?” आप पूछ सकते हैं। यह पता चला है कि कार्यप्रवाह में रहना उत्पादकता की कुंजी है। पोर्टल समाधान जैसे पारंपरिक ज्ञान प्रबंधन प्रस्तुतियाँ और विकियाँ अंततः आपके कार्यप्रवाह को ज्ञान का उपयोग या अपडेट करने के लिए छोड़ने के लिए मजबूर करती हैं। रानी मोल्ला, रेकोड के सीनियर डेटा रिपोर्टर, समझाते हैं:

“रुके, जिसके बाद आपका कार्य पर लौटने में लगभग 25 मिनट लगते हैं, एक माइक्रोसॉफ्ट अध्ययन के अनुसार। 'फ्लो स्टेट' पर पहुँचना, जिसे वैकल्पिक रूप से 'गहरा कार्य' कहा जाता है, में और भी अधिक समय लग सकता है। ये शर्तें ध्यान केंद्रित करने की स्थिति को संदर्भित करती हैं जब आप किसी कार्य में लगे होते हैं और समय बस उड़ता हुआ प्रतीत होता है। यह तब भी है जब आप अपना सर्वश्रेष्ठ काम करते हैं। [...] समय के साथ, कार्यस्थल की व्याकुलताएँ मेटास्टेसाइज कर सकती हैं। हम में से कई लोग समय को पुनः प्राप्त करने के लिए बहु-कार्यात्मक प्रयास करते हैं। लेकिन बहुकार्य करना काम नहीं करता। एक चीज़ को अच्छी तरह से करने के बजाय, आप वास्तव में गतिविधियों के बीच स्विच कर रहे हैं और सभी को बुरी तरह से कर रहे हैं।”

आपकी टीम को पारंपरिक आंतरिक विकी समाधान से बेहतर सेवाएं मिलनी चाहिए

ज्ञान कार्यकर्ता कार्यबल का सबसे तेजी से बढ़ता खंड हैं। यदि आप उन्हें अपनी नौकरियों करने के लिए आवश्यक जानकारी तक पहुंचने का सबसे अच्छा तरीका नहीं दे रहे हैं, तो आपकी कंपनी प्रतिस्पर्धा नहीं कर सकेगी। पहुँच का मतलब बस ज्ञान को डॉक्यूमेंट करने के लिए स्टोर करने का स्थान नहीं होना चाहिए; इसका मतलब जानना, विश्वास करना, और जो आपको चाहिए उसका उपयोग करने में सक्षम होना चाहिए, जहाँ भी आवश्यक हो। पारंपरिक विकियाँ स्टोरेज के बारे में हैं। गुरु के साथ मुफ्त में शुरुआत करें और एक बेहतर ज्ञान समाधान क्या दिखता है, यह देखें।