Kami cenderung banyak berbicara tentang komunikasi internal. Selain fakta bahwa kita adalah pendukung komunikasi terbuka dan budaya berbasis pengetahuan, kita juga mengakui bahwa komunikasi internal telah menjadi salah satu pijakan mutlak dari tempat kerja modern.

Dengan lebih banyak orang bekerja secara asinkronus di lingkungan hibrid, sangat penting bagi perusahaan untuk menemukan strategi komunikasi internal yang terbaik bagi mereka. Untungnya, kita tahu persis apa yang perlu kamu lakukan untuk memulai dengan baik.

11 praktik terbaik komunikasi internal

Entah kamu sedang membuat strategi komunikasi internal dari awal atau hanya ingin memperbarui yang sudah ada, berikut adalah 11 tips wajib untuk strategi komunikasi internal yang efektif dan efisien.

1. Pahami audiens

Apakah kamu akan menyajikan topik yang banyak data kepada orang yang tidak terbiasa dengan pengurutan banyak tabel pivot dan grafik? Apakah orang di layanan pelanggan perlu menemukan cara untuk menyampaikan umpan balik pelanggan kepada orang di bidang teknik?

Ketika berbicara tentang praktik terbaik komunikasi internal, memahami audiensmu mendekati aturan emas. Memahami audiensmu dapat membantumu menemukan cara yang tepat untuk berkomunikasi dan berbagi informasi dengan mereka.

Mengambil pendekatan dari sudut pandang audiens. Pikirkan bagaimana mereka berkomunikasi dan mengkonsumsi, kemudian sesuaikan pesan untuk mereka.

2. Jaga pesannya sederhana dan konsisten

Ketika kamu fokus pada ABC, orang yang bersikeras bicara tentang XYZ tidak akan terlalu relevan untukmu. Kesingkatan dan kesederhanaan adalah dasar praktik komunikasi yang efektif. Jika kamu ingin membuat strategi yang bisa diterima semua orang di tempat kerja, pikirkan cara menjaga pesanmu mudah dipahami. Pertimbangkan menuliskan hal-hal dalam daftar dan poin-poin diskrit daripada paragraf panjang. Pikirkan kapan video dan gambar bisa lebih baik dalam berkomunikasi daripada kata-kata.

Konsistensi juga dapat membantu meningkatkan komunikasi kerja. Tetapkan jadwal untuk mengirimkan buletin perusahaan, pembaruan proyek, dan pesan bebasan penting lainnya sehingga orang tahu kapan memperkirakan hal-hal tersebut. Ini dapat membantu orang merencanakan hari mereka dengan lebih baik atau hanya membangun antisipasi terhadap berita perusahaan.

3. Gunakan alat komunikasi

Kita tinggal di zaman emas teknologi komunikasi. Baik melalui video, tulisan, aplikasi pesan, atau yang lain, kita tahu ada perangkat lunak yang sesuai untukmu.

Jadikan perangkat lunak komunikasi internalmu sebagai titik fokus strategi komunikasi internalmu. Memilih sistem yang kamu gunakan untuk mengelola dan menyimpan informasi paling penting harus menjadi bagian integral dari strategi komunikasimu.

Ada banyak alat lain yang perlu dipertimbangkan untuk ditambahkan ke tumpukan teknologimu. Alat pesan untuk tim, alat perekaman video, dan perangkat lunak kolaboratif selalu sesuatu yang perlu dipertimbangkan. Temukan apa yang harus dicari saat memilih alat komunikasi internal.

4. Rayakan kesuksesan

Apakah tim penjualan memiliki kuartal terbaik tahun ini? Apakah pelanggan bersemangat tentang pembaruan terbaru produk Anda? Apakah anggota dewan memuji arah terbaru yang diambil perusahaan? Berita baik tidak hanya menyebar sendiri di tempat kerja. Penting untuk merayakan kemenangan yang dicapai semua orang. Itulah mengapa kami menempatkan merayakan kemenangan dalam daftar praktik komunikasi internal terbaik kami.

Biasakan meminta manajer untuk melaporkan berita baik sehingga Anda dapat membagikannya dengan tim. Ini tidak hanya membantu meningkatkan semangat kerja, tetapi juga dapat menjadi cara baru untuk menjaga orang-orang tetap update tentang apa yang terjadi di tempat kerja.

5. Buat kesempatan untuk keterlibatan dan umpan balik

Sepertinya Anda baru saja mengirimkan pembaruan proyek yang hebat lagi. Bagaimana Anda berencana untuk mengetahui pendapat orang tentang berita yang baru saja Anda rilis? Ini lebih dari sekadar masalah sekali jalan; ini tentang bagaimana perusahaan Anda mendekati. {employee engagement}.

Salah satu jebakan paling umum yang jatuh dalam strategi komunikasi internal adalah gagal menciptakan cara bagi orang untuk terlibat dengan konten dan memberikan umpan balik. Penting untuk mengetahui apa yang dipikirkan orang sehingga Anda dapat menilai efektivitas dari apa yang Anda kirimkan.

Dorong orang untuk meninggalkan komentar pada pesan atau tugas jika mereka memiliki pertanyaan atau kekhawatiran. Jika Anda benar-benar ingin melihat bagaimana perasaan orang tentang konfigurasi saat ini, pertimbangkan untuk mengirimkan survei sehingga Anda dapat menilai di mana mereka pikir celah terbesar berada.

6. Tetapkan harapan yang jelas

Mari fokus pada pembaruan proyek yang luar biasa tersebut. Ketika Anda mengirimkan ke tim, apa yang Anda harapkan terjadi selanjutnya?

Apakah orang hanya seharusnya membaca pembaruan dan tidak melakukan lebih dari memahami di mana Anda berada dengan pekerjaan? Haruskah mereka datang ke manajer proyek dengan saran untuk sprint berikutnya? Apakah mereka perlu melakukan tindak lanjut dengan siapa pun mengenai tugas tertentu?

Karyawan perlu melakukan lebih dari sekadar mengonsumsi pengetahuan yang dikirimkan kepada mereka; Mereka juga perlu memahami arah dan tindakan apa yang perlu dilakukan selanjutnya. Ketika Anda mengirim komunikasi internal, lakukan dengan pemahaman yang jelas tentang apa yang Anda inginkan langkah selanjutnya, dan berusaha memastikan bahwa orang yang membacanya memahami apa yang perlu dilakukan.

7. Dorong kerjasama

Tidak pernah ide bagus untuk bekerja sendiri, dan itu terutama benar untuk profesional komunikasi internal. Bekerja dalam silo bisa berarti bahwa Anda menutup ide dan pilihan hebat dari orang-orang yang dapat membantu meningkatkan pekerjaan Anda.

Ketika Anda bekerja dalam komunikasi internal, Anda tidak hanya fokus pada membantu perusahaan berkomunikasi berita penting dan pembaruan. Idealnya, Anda seharusnya terbuka untuk membantu orang di seluruh tim dan departemen lain bekerja lebih baik bersama.

Buka diri Anda untuk berkolaborasi lintas departemen untuk melihat bagaimana Anda dapat memperbaiki. Mendapatkan ide dari orang lain dapat membantu Anda memahami apa yang perlu dilakukan untuk benar-benar meningkatkan komunikasi di tempat kerja.

8. Berikan kesempatan untuk berubah

Perubahan seharusnya dianggap sebagai bagian yang diperlukan dan positif dari pekerjaan apa pun. Perubahan berarti bahwa Anda mendengarkan orang lain, tetap terkini atas berita, dan melakukan yang terbaik untuk memperbaiki. Jika begitulah kasusnya, mengapa begitu banyak orang menganggap perubahan berarti bahwa mereka gagal? Praktik terbaik dalam komunikasi di tempat kerja berada dalam keadaan perubahan terus-menerus. Hal yang baik 5 tahun yang lalu atau bahkan 1 bulan yang lalu mungkin bukan strategi terbaik untuk tempat kerja Anda hari ini. Itulah mengapa penting untuk terbuka untuk mengubah cara hal-hal dilakukan.

Terhubung dengan orang lain yang antusias tentang komunikasi internal dan belajar dari mereka. Hadirilah webinar dan konferensi agar Anda dapat belajar teknik terbaru dari para profesional lain di bidang tersebut.

9. Bersikaplah fleksibel dengan gaya komunikasi Anda

Beberapa orang akan lebih suka agar komunikasi internal selalu ditulis. Ada yang lebih suka menonton video daripada membaca email jika diberi pilihan. Akan ada orang yang ingin hanya membaca hal dalam bentuk paragraf, dan akan ada yang lebih suka memindai poin-poin bullet dan daftar bernomor.

Setiap orang akan memiliki metode komunikasi yang disukai mereka—dan itu sangat baik! Bersikaplah fleksibel dengan cara Anda menyajikan informasi dan berbagi pengetahuan sehingga Anda dapat memastikan bahwa orang mendapatkan informasi dengan cara terbaik yang memungkinkan.

10. Hindari kelebihan komunikasi

Setiap orang tidak bisa menghabiskan hari kerja dalam keadaan komunikasi dan konsumsi yang konstan. Tidak masalah jika ingin melambatkan, dan kami mendorong para profesional komunikasi internal untuk merangkul kehidupan dalam kecepatan lambat sebentar.

Ketika Anda fokus pada komunikasi kerja, Anda ingin orang dapat fokus pada pesan dan mengambil tindakan selanjutnya yang tepat. Akan sangat sulit untuk melakukannya ketika mereka terganggu karena mereka semuanya terlalu sibuk.

Terutama dalam lingkungan komunikasi asinkron, hindari kelebihan beban dengan membuat pesan Anda mudah dicerna dan dipahami. Pertimbangkan untuk menetapkan jadwal untuk mengirim komunikasi penting sehingga orang tahu kapan mengharapkannya dan bisa menyediakan waktu dalam waktu luang mereka untuk mengonsumsi pengetahuan penting.

11. Bersenang-senanglah!

Sudahlah untuk menambahkan sedikit sentuhan kreativitas ke komunikasi internal Anda. Strategi komunikasi internal terbaik adalah yang memungkinkan orang benar-benar terlibat dan menghargai informasi yang mereka konsumsi. Menambahkan sentuhan kesenangan Anda sendiri ke dalam hal-hal bukan hanya dianjurkan, bahkan hampir diperlukan.

Buatlah lelucon konyol itu yang kamu tahu akan membuat seseorang tersenyum. Akhiri pembaruan itu dengan sebuah lelucon. Semakin kreatif yang kau dapatkan, semakin banyak yang membantu membuat komunikasi internal menjadi sesuatu yang dinantikan!