Pengalaman onboarding karyawan baru Anda memainkan peran yang berlebihan dalam kepuasan mereka di tempat kerja.

Menurut penelitian oleh Gallup, karyawan baru yang mengatakan mereka mengalami pengalaman onboarding yang luar biasa memiliki kemungkinan 2,6 kali lebih besar untuk sangat puas dengan pekerjaan mereka. Kepuasan ini mengalami berbagai manfaat bisnis, mulai dari peningkatan retensi karyawan hingga produktivitas yang lebih tinggi.

Sementara ada berbagai cara untuk meningkatkan pengalaman onboarding karyawan Anda, Anda dapat mengadopsi beberapa taktik yang berdampak dan berkelanjutan dengan memanfaatkan otomatisasi dengan Guru dan Workato, pemimpin dalam otomatisasi yang dipimpin integrasi.

Kami akan memberikan gambaran tentang bagaimana otomatisasi onboarding ini dapat bekerja dengan memecah beberapa contoh!

1. Secara otomatis memuat

Sebuah kartu biodata kisah hidup memberikan berbagai manfaat.

Ini memungkinkan tim yang terdistribusi untuk mengenal para karyawan baru sebelum bertemu dengan mereka dalam panggilan. Ini juga memulai percakapan yang ramah antara karyawan baru dan rekan kerja tentang hal-hal yang mereka miliki bersama. Dan di atas segalanya, itu memungkinkan para karyawan baru untuk mengenal Guru dan belajar bagaimana menangkap informasi dalam Kartu mereka.

Untuk membantu karyawan baru menyelesaikan Kartu kisah hidup mereka dengan cepat, Anda dapat membuat otomatisasi Guru yang mengambil informasi mereka dalam HRIS Anda dan menggunakannya untuk memuatkan awal template kartu biodata kisah hidup mereka.

Sebagai contoh, dalam tangkapan layar di bawah (yang menangkap sebagian dari Kartu biodata kisah hidup Guru sendiri), Anda dapat memuatkan awal kolom seperti nama, peran, kampung halaman, rumah sekarang, Twitter, dan Linkedin.

Setelah di-muatkan awal, Anda dapat berbagi Kartu dengan karyawan baru melalui platform komunikasi bisnis Anda, baik itu Slack atau MS Teams. Ini memberikan anggota tim baru cara mudah mengakses Kartu, dan karena sudah dimuatkan awal, mereka dapat fokus untuk mempersonalisasi fakta-fakta menyenangkan mereka sehingga semua orang dapat mulai mengenal mereka lebih baik!

2. Jawab semua pertanyaan yang tersisa

Setelah karyawan baru bekerja di perusahaan Anda selama jangka waktu tertentu, misalnya seminggu, kemungkinan mereka masih memiliki beberapa pertanyaan tentang kebijakan dan operasi perusahaan.

Anda dapat menjawabnya secara proaktif dengan menerapkan otomatisasi HR berikut: Setelah karyawan baru bekerja di perusahaan Anda selama seminggu, Anda dapat segera berbagi Kartu Guru melalui platform komunikasi bisnis Anda yang membimbing mereka melalui jawaban atas pertanyaan yang mungkin masih mereka miliki.

Berikut adalah beberapa item yang dapat Anda masukkan dalam Kartu follow-up minggu pertama ini:

• Pengingat tanggal penggajian
• Daftar program produktivitas yang digunakan di tempat kerja Anda
• Info tentang kebijakan anjing kantor Anda
• Rekomendasi tentang tempat makan siang saat mengunjungi HQ
• Tips tentang format tanda tangan email

Dalam Kartu tersebut, Anda juga dapat memberitahu karyawan baru bahwa mereka dapat meninggalkan komentar jika mereka memiliki pertanyaan tambahan. Ini akan membantu Anda membuat FAQ bagi orang-orang baru yang disesuaikan dengan hal-hal yang mereka benar-benar perlu ketahui.

Penting untuk dicatat bahwa Anda dan tim Anda dapat terus memperbarui Kartu ini saat Anda mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang kesenjangan pengetahuan yang ada setelah minggu pertama karyawan baru (atau kapan pun Anda ingin memberikan Kartu tersebut).

3. Tugaskan karyawan baru dengan beberapa Kartu tertentu untuk dibaca

Saat karyawan baru Anda bergabung, mereka perlu belajar berbagai item pada titik waktu tertentu.

Sebagai contoh, mereka kemungkinan perlu memahami bagaimana organisasi Anda menggunakan platform komunikasi bisnis Anda segera setelah mereka bergabung, tetapi mereka bisa belajar cara menggunakan aplikasi yang lebih khusus setelah beberapa minggu.

Untuk memastikan bahwa karyawan baru Anda mempelajari informasi tertentu pada saat yang tepat, Anda dapat secara otomatis menugaskan Kartu untuk dibaca dengan proyek pengenalan, melalui platform manajemen proyek Anda. Proyek tersebut dapat mencakup koleksi Guru tertentu, papan, dan Kartu untuk dibaca, dalam timeline tertentu, sehingga mereka bisa berorientasi dengan kecepatan mereka sendiri.

Untuk membantu Anda beride dan menyusun Kartu Guru ini, berikut adalah beberapa template yang layak untuk diperiksa:

Cara menggunakan Slack: Kartu yang dapat dikustomisasi ini membantu karyawan baru Anda belajar dasar-dasar menyiapkan dan menggunakan platform komunikasi bisnis. Ini juga dapat mencakup topik yang lebih spesifik, seperti etiket karyawan di platform tersebut.

Rencana 30-60-90 hari: Kartu ini memungkinkan karyawan baru dan manajer perekrutan mereka untuk menyesuaikan kegiatan pengenalan kunci. Ini juga memberikan pemahaman yang jelas kepada karyawan baru tentang hal-hal yang perlu difokuskan pada suatu titik waktu tertentu.

Mengakses dan menggunakan Asana: Bagaimana, tepatnya, organisasi Anda menggunakan platform manajemen proyek? Anda dapat mencegah kebingungan dan memberikan panduan yang jelas tentang penggunaannya dengan memanfaatkan Kartu yang dapat dikustomisasi ini.

4. Memberikan pendidikan kepada karyawan baru tentang langkah selanjutnya setelah mereka menyelesaikan Kartu pertama mereka

Ada fitur dalam Guru yang dapat membantu anggota tim baru membuat Kartu yang sangat terlihat dan sangat berguna, tetapi mereka perlu diajari bagaimana organisasi Anda menerapkan fitur-fitur ini.

Anda dapat membantu mendidik mereka tentang apa yang diperlukan untuk membuat Kartu mereka sukses sejak awal dengan menerapkan otomatisasi berikut: Setelah mereka memublikasikan Kartu pertama mereka, mereka menerima pesan melalui platform komunikasi bisnis Anda dengan Kartu panduan yang memberi tahu mereka tentang fitur-fitur yang lebih canggih. Ini termasuk kegiatan seperti menambahkan tag, menempatkan Kartu di papan, dan memanfaatkan pengumuman.