Kami dengan cepat mendekati musim liburan! Selain menghabiskan waktu berpikir tentang pertemuan dan hadiah, ada banyak orang yang sedang mempersiapkan untuk menjauh dari pekerjaan untuk merayakan.
Liburan dan cuti itu berjalan beriringan. Setiap orang berhak menghabiskan waktu merayakan dengan cara mereka sendiri yang unik, dan mereka juga berhak menikmati waktu libur mereka sepenuhnya tanpa perlu khawatir tentang penggantian saat mereka tidak ada.
Salurkan energi itu untuk memikirkan kemungkinan kesalahan saat makan malam liburan
Kami tahu bahwa akan selalu ada sedikit stres yang datang bersamaan dengan kesenangan saat liburan, tetapi kami lebih suka stres itu berasal dari hadiah lucu yang tidak terlalu "pas" daripada dari pekerjaan. Untungnya, ada sesuatu yang sederhana yang dapat Anda lakukan untuk mengurangi kebingungan dan membuat waktu tahun ini sedikit lebih ceria bagi semua orang di tempat kerja Anda.
Mengapa setiap orang perlu memiliki rencana penggantian saat tidak ada di kantor untuk liburan
Menulis rencana penggantian mungkin terasa tidak ada artinya jika Anda belum melakukannya sebelumnya. Lagipula, setiap orang di tim Anda sudah bekerja sama dengan baik. Apakah mereka benar-benar memerlukan beberapa pengingat untuk menjaga segala sesuatunya tetap berjalan saat Anda tidak ada?
Apakah Anda mengambil satu hari untuk diri sendiri atau menikmati liburan selama seminggu lebih, rencana penggantian adalah cara yang tepat untuk dilakukan. Berikut adalah alasan mengapa kami selalu menganjurkan untuk meluangkan waktu untuk membuat rencana OOO yang sederhana.
Kurangi kebingungan
Melacak pekerjaan yang sedang berlangsung dan tenggat waktu menjadi jauh lebih sulit ketika Anda memiliki orang yang tidak ada karena cuti. Membuat rencana penggantian liburan yang sederhana dapat membantu mengurangi banyak kebingungan. Setelah manajer dan karyawan memiliki wawasan yang jelas tentang jadwal orang-orang, perencanaan pekerjaan menjadi jauh lebih mudah. Orang-orang tidak perlu menebak kapan rekan kerja mereka akan hadir atau jika mereka perlu menyesuaikan ekspektasi mereka pada tenggat waktu.
Teruskan kerja baik
Beberapa hal cenderung melambat selama musim liburan, tetapi jarang sekali segala sesuatunya berhenti sepenuhnya. Liburan bisa menjadi waktu yang sempurna untuk menyelesaikan segala sesuatunya, mengevaluasi strategi, dan memikirkan apa yang harus dikerjakan setelah semua orang kembali ke jadwal regular.
Sulit untuk melakukan pekerjaan apa pun ketika Anda tidak yakin tentang apa yang sedang dikerjakan dan apa yang diprioritaskan orang-orang saat ini. Rencana penggantian liburan yang menyeluruh dapat menjaga orang tetap terinformasi dan membantu mereka membuat keputusan bahkan saat Anda tidak ada.
Hindari masalah
Tidak ada yang lebih baik daripada kembali dari liburan santai bersama teman-teman dan keluarga hanya untuk mendapatkan email marah dari atasan Anda tentang apa yang terlewat saat Anda pergi. Jika Anda ingin memastikan setiap orang menghindari kejutan liburan yang tidak menyenangkan, buatlah rencana komprehensif sebelum Anda melangkah untuk berlibur.
Banyak stres dan miskomunikasi dapat muncul karena tidak memiliki rencana saat Anda tidak ada. Biarkan rencana Anda berbicara untuk Anda ketika Anda tidak dapat berada di tempat kerja. Ketika Anda memiliki rencana yang secara jelas menggariskan siapa yang harus dihubungi untuk apa, kapan Anda akan kembali, dan prioritas utama yang harus diingat, maka menjadi jauh lebih sulit untuk segalanya terabaikan.
Buatlah rencana penggantian liburan Anda sendiri
Sudah ada cukup banyak tugas mendesak yang perlu dilakukan seputar liburan. Simpan stres itu untuk belanja bahan makanan dan hadiah di menit terakhir dan mulai membuat rencana penggantian Anda hari ini!
Jangan berpikir bahwa Anda perlu membuat rencana bertele-tele sepanjang halaman yang dengan hati-hati menguraikan ringkasan dari apa yang perlu dilakukan. Sebenarnya, kami akan membuat segalanya jauh lebih mudah untuk Anda. Kami memiliki template rencana penggantian OOO yang praktis untuk Anda gunakan!
Sekarang Anda memiliki template sempurna untuk digunakan dalam rencana OOO Anda, mari fokus pada cara mengisinya. Berikut adalah yang perlu Anda lakukan untuk membuat rencana penggantian liburan yang komprehensif.
Pikirkan tentang gambaran besar
Mungkin libur Anda datang tepat setelah Anda menghabiskan sebulan terakhir dengan fokus pada proyek besar. Atau mungkin Anda sedang mengerjakan begitu banyak sehingga sulit untuk menentukan apa yang paling penting. Terlepas dari seperti apa jadwal Anda saat ini, melacak semua tanggung jawab Anda bisa jadi rumit.
Sekarang adalah waktu yang tepat untuk mengambil langkah mundur dan memikirkan semua tanggung jawab pekerjaan Anda. Pikirkan tentang berapa banyak proyek yang sedang Anda kerjakan, proyek yang perlu Anda fokuskan setelah Anda kembali, dan batas waktu penting yang akan datang. Setelah Anda memiliki ruang lingkup pekerjaan Anda yang sebenarnya di depan Anda, menciptakan rencana penggantian OOO menjadi jauh lebih mudah.
Garis besar kebutuhan pengganti
Sekarang Anda memiliki gambaran jelas tentang tanggung jawab pekerjaan Anda, sudah saatnya untuk mulai memprioritaskan. Apa pekerjaan yang benar-benar perlu dilakukan saat Anda tidak ada, apa yang akan baik untuk dimiliki, dan apa yang bisa menunggu sampai Anda kembali? Apakah ada beberapa tugas yang hanya bisa Anda tangani, atau dapatkah Anda mendelegasikannya kepada orang lain?
Tentunya
Selalu merupakan ide yang baik untuk berbicara dengan pemimpin proyek dan orang-orang lain yang Anda bekerja sama saat Anda memikirkan kebutuhan pengganti. Mereka dapat memberi Anda wawasan yang bermanfaat tentang proyek atau tenggat waktu yang mungkin tidak Anda ketahui dan bahkan dapat memberi tahu Anda jika mereka membutuhkan lebih banyak (atau lebih sedikit) bantuan dari yang telah Anda rencanakan. Beritahu mereka kapan Anda akan tidak ada dan lihat apakah mereka memiliki sesuatu untuk ditambahkan ke rencana Anda.
Bersikaplah spesifik
Manajer Anda tidak ada saat liburan, tetapi Anda memiliki pertanyaan tentang proyek yang sedang Anda kerjakan. Ketika Anda memeriksa rencana OOO mereka, Anda melihat ini:
“Saya tidak ada di kantor pertengahan Desember. Bicaralah dengan Maria dan Debbie jika Anda memerlukan apa pun yang terkait dengan Proyek X dan Proyek Y!”
Perusahaan Anda memiliki sekitar 6 Maria yang berbeda, dan 3 dari mereka ada di departemen Anda. Bagaimana Anda tahu jika Anda berbicara dengan orang yang tepat? Selain itu, Maria dan Debbie hampir merupakan definisi tekstual dari karyawan lintas fungsi dan memiliki banyak tanggung jawab. Bagaimana Anda tahu jika Anda menghubungi mereka tentang hal yang tepat?
Ini pasti akan jauh lebih membantu:
“Saya tidak ada di kantor dari 12/12-12/18. Bicaralah dengan Maria Montalvo untuk apa pun terkait dengan teknik atau desain untuk Proyek X. Debbie dapat dihubungi untuk pertanyaan pemasaran terkait Proyek Y.”
Contoh terakhir ini dengan jelas menggambarkan siapa yang harus dihubungi dan untuk apa, dan ini singkat, jelas, dan to the point (lebih lanjut mengenai hal ini dalam beberapa menit). Ketika Anda menguraikan dengan jelas kepada siapa yang harus dihubungi dan untuk apa, Anda meninggalkan lebih sedikit ruang untuk menebak-nebak
Fokus pada apa yang orang-orang perlu tahu
Rencana OOO bukanlah waktu terbaik untuk menunjukkan keterampilan menulis kreatif Anda. Jangan membebani orang dengan informasi yang tidak perlu, dan lakukan yang terbaik untuk fokus pada informasi dasar yang akan diperlukan orang untuk memahami rencana Anda dan mengambil tindakan sementara Anda tidak ada. Jika rencana OOO Anda mencakup hal-hal ini, Anda mungkin telah menyentuh semua hal penting:
Tanggal batas untuk deliverables, rapat, dan kegiatan penting lainnya
Tautan ke dokumen serta tugas yang relevan di aplikasi Asana/Teams pilihan Anda
Arah atau detail nuansa yang akan diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan
Informasi latar belakang tentang proyek atau klien untuk orang yang membantu dengan penggantian OOO
Informasi kontak untuk keadaan darurat yang sebenarnya
Tinjau dengan manajemen
Manajer harus terlibat dalam rencana OOO Anda dari awal untuk memastikan Anda meliputi semua hal. Mereka dapat memberi Anda wawasan penting tentang pekerjaan proyek, tugas yang sangat penting, dan faktor lain yang dapat memengaruhi rencana Anda. Beritahu mereka bahwa Anda berencana untuk membuat rencana OOO untuk liburan dan bahwa Anda ingin masukan mereka sebelum Anda menyelesaikannya.
Saat Anda mendapatkan masukan terakhir dari bos Anda, jangan hanya fokus pada apakah Anda sudah mencakup semuanya. Tanya mereka apakah mereka merasa memahami rencana tersebut atau jika ada yang terasa membingungkan. Jika manajer Anda tidak dapat dengan jelas mengidentifikasi apa yang perlu dilakukan dan siapa yang perlu melakukannya dalam rencana Anda, sudah saatnya untuk melakukan beberapa penyesuaian.
Sebarkan informasi
Kami akan!
Seperti yang kami katakan, semuanya menjadi kacau saat liburan. Jangan bergantung pada manajer Anda atau anggota tim lainnya untuk memberi tahu orang-orang tentang waktu Anda tidak ada. Pastikan untuk memberi tahu pemimpin proyek, anggota tim, dan orang-orang kunci lainnya ketika Anda akan tidak ada dan di mana mereka dapat menemukan rencana penggantian OOO Anda.
Ini juga merupakan waktu yang baik untuk mendorong orang lain untuk membuat rencana OOO mereka sendiri. Semakin besar transparansi yang dimiliki tempat kerja Anda seputar rencana PTO, semakin mudah bagi semua orang untuk menemukan cara untuk bekerja di sekitar jadwal orang. Kita semua berhak menikmati liburan dan bersantai setelah tahun yang panjang. Berikan tempat kerja Anda hadiah transparansi di musim liburan ini sehingga setiap orang dapat menikmati PTO tanpa kekhawatiran yang mereka layak dapatkan.
Kami dengan cepat mendekati musim liburan! Selain menghabiskan waktu berpikir tentang pertemuan dan hadiah, ada banyak orang yang sedang mempersiapkan untuk menjauh dari pekerjaan untuk merayakan.
Liburan dan cuti itu berjalan beriringan. Setiap orang berhak menghabiskan waktu merayakan dengan cara mereka sendiri yang unik, dan mereka juga berhak menikmati waktu libur mereka sepenuhnya tanpa perlu khawatir tentang penggantian saat mereka tidak ada.
Salurkan energi itu untuk memikirkan kemungkinan kesalahan saat makan malam liburan
Kami tahu bahwa akan selalu ada sedikit stres yang datang bersamaan dengan kesenangan saat liburan, tetapi kami lebih suka stres itu berasal dari hadiah lucu yang tidak terlalu "pas" daripada dari pekerjaan. Untungnya, ada sesuatu yang sederhana yang dapat Anda lakukan untuk mengurangi kebingungan dan membuat waktu tahun ini sedikit lebih ceria bagi semua orang di tempat kerja Anda.
Mengapa setiap orang perlu memiliki rencana penggantian saat tidak ada di kantor untuk liburan
Menulis rencana penggantian mungkin terasa tidak ada artinya jika Anda belum melakukannya sebelumnya. Lagipula, setiap orang di tim Anda sudah bekerja sama dengan baik. Apakah mereka benar-benar memerlukan beberapa pengingat untuk menjaga segala sesuatunya tetap berjalan saat Anda tidak ada?
Apakah Anda mengambil satu hari untuk diri sendiri atau menikmati liburan selama seminggu lebih, rencana penggantian adalah cara yang tepat untuk dilakukan. Berikut adalah alasan mengapa kami selalu menganjurkan untuk meluangkan waktu untuk membuat rencana OOO yang sederhana.
Kurangi kebingungan
Melacak pekerjaan yang sedang berlangsung dan tenggat waktu menjadi jauh lebih sulit ketika Anda memiliki orang yang tidak ada karena cuti. Membuat rencana penggantian liburan yang sederhana dapat membantu mengurangi banyak kebingungan. Setelah manajer dan karyawan memiliki wawasan yang jelas tentang jadwal orang-orang, perencanaan pekerjaan menjadi jauh lebih mudah. Orang-orang tidak perlu menebak kapan rekan kerja mereka akan hadir atau jika mereka perlu menyesuaikan ekspektasi mereka pada tenggat waktu.
Teruskan kerja baik
Beberapa hal cenderung melambat selama musim liburan, tetapi jarang sekali segala sesuatunya berhenti sepenuhnya. Liburan bisa menjadi waktu yang sempurna untuk menyelesaikan segala sesuatunya, mengevaluasi strategi, dan memikirkan apa yang harus dikerjakan setelah semua orang kembali ke jadwal regular.
Sulit untuk melakukan pekerjaan apa pun ketika Anda tidak yakin tentang apa yang sedang dikerjakan dan apa yang diprioritaskan orang-orang saat ini. Rencana penggantian liburan yang menyeluruh dapat menjaga orang tetap terinformasi dan membantu mereka membuat keputusan bahkan saat Anda tidak ada.
Hindari masalah
Tidak ada yang lebih baik daripada kembali dari liburan santai bersama teman-teman dan keluarga hanya untuk mendapatkan email marah dari atasan Anda tentang apa yang terlewat saat Anda pergi. Jika Anda ingin memastikan setiap orang menghindari kejutan liburan yang tidak menyenangkan, buatlah rencana komprehensif sebelum Anda melangkah untuk berlibur.
Banyak stres dan miskomunikasi dapat muncul karena tidak memiliki rencana saat Anda tidak ada. Biarkan rencana Anda berbicara untuk Anda ketika Anda tidak dapat berada di tempat kerja. Ketika Anda memiliki rencana yang secara jelas menggariskan siapa yang harus dihubungi untuk apa, kapan Anda akan kembali, dan prioritas utama yang harus diingat, maka menjadi jauh lebih sulit untuk segalanya terabaikan.
Buatlah rencana penggantian liburan Anda sendiri
Sudah ada cukup banyak tugas mendesak yang perlu dilakukan seputar liburan. Simpan stres itu untuk belanja bahan makanan dan hadiah di menit terakhir dan mulai membuat rencana penggantian Anda hari ini!
Jangan berpikir bahwa Anda perlu membuat rencana bertele-tele sepanjang halaman yang dengan hati-hati menguraikan ringkasan dari apa yang perlu dilakukan. Sebenarnya, kami akan membuat segalanya jauh lebih mudah untuk Anda. Kami memiliki template rencana penggantian OOO yang praktis untuk Anda gunakan!
Sekarang Anda memiliki template sempurna untuk digunakan dalam rencana OOO Anda, mari fokus pada cara mengisinya. Berikut adalah yang perlu Anda lakukan untuk membuat rencana penggantian liburan yang komprehensif.
Pikirkan tentang gambaran besar
Mungkin libur Anda datang tepat setelah Anda menghabiskan sebulan terakhir dengan fokus pada proyek besar. Atau mungkin Anda sedang mengerjakan begitu banyak sehingga sulit untuk menentukan apa yang paling penting. Terlepas dari seperti apa jadwal Anda saat ini, melacak semua tanggung jawab Anda bisa jadi rumit.
Sekarang adalah waktu yang tepat untuk mengambil langkah mundur dan memikirkan semua tanggung jawab pekerjaan Anda. Pikirkan tentang berapa banyak proyek yang sedang Anda kerjakan, proyek yang perlu Anda fokuskan setelah Anda kembali, dan batas waktu penting yang akan datang. Setelah Anda memiliki ruang lingkup pekerjaan Anda yang sebenarnya di depan Anda, menciptakan rencana penggantian OOO menjadi jauh lebih mudah.
Garis besar kebutuhan pengganti
Sekarang Anda memiliki gambaran jelas tentang tanggung jawab pekerjaan Anda, sudah saatnya untuk mulai memprioritaskan. Apa pekerjaan yang benar-benar perlu dilakukan saat Anda tidak ada, apa yang akan baik untuk dimiliki, dan apa yang bisa menunggu sampai Anda kembali? Apakah ada beberapa tugas yang hanya bisa Anda tangani, atau dapatkah Anda mendelegasikannya kepada orang lain?
Tentunya
Selalu merupakan ide yang baik untuk berbicara dengan pemimpin proyek dan orang-orang lain yang Anda bekerja sama saat Anda memikirkan kebutuhan pengganti. Mereka dapat memberi Anda wawasan yang bermanfaat tentang proyek atau tenggat waktu yang mungkin tidak Anda ketahui dan bahkan dapat memberi tahu Anda jika mereka membutuhkan lebih banyak (atau lebih sedikit) bantuan dari yang telah Anda rencanakan. Beritahu mereka kapan Anda akan tidak ada dan lihat apakah mereka memiliki sesuatu untuk ditambahkan ke rencana Anda.
Bersikaplah spesifik
Manajer Anda tidak ada saat liburan, tetapi Anda memiliki pertanyaan tentang proyek yang sedang Anda kerjakan. Ketika Anda memeriksa rencana OOO mereka, Anda melihat ini:
“Saya tidak ada di kantor pertengahan Desember. Bicaralah dengan Maria dan Debbie jika Anda memerlukan apa pun yang terkait dengan Proyek X dan Proyek Y!”
Perusahaan Anda memiliki sekitar 6 Maria yang berbeda, dan 3 dari mereka ada di departemen Anda. Bagaimana Anda tahu jika Anda berbicara dengan orang yang tepat? Selain itu, Maria dan Debbie hampir merupakan definisi tekstual dari karyawan lintas fungsi dan memiliki banyak tanggung jawab. Bagaimana Anda tahu jika Anda menghubungi mereka tentang hal yang tepat?
Ini pasti akan jauh lebih membantu:
“Saya tidak ada di kantor dari 12/12-12/18. Bicaralah dengan Maria Montalvo untuk apa pun terkait dengan teknik atau desain untuk Proyek X. Debbie dapat dihubungi untuk pertanyaan pemasaran terkait Proyek Y.”
Contoh terakhir ini dengan jelas menggambarkan siapa yang harus dihubungi dan untuk apa, dan ini singkat, jelas, dan to the point (lebih lanjut mengenai hal ini dalam beberapa menit). Ketika Anda menguraikan dengan jelas kepada siapa yang harus dihubungi dan untuk apa, Anda meninggalkan lebih sedikit ruang untuk menebak-nebak
Fokus pada apa yang orang-orang perlu tahu
Rencana OOO bukanlah waktu terbaik untuk menunjukkan keterampilan menulis kreatif Anda. Jangan membebani orang dengan informasi yang tidak perlu, dan lakukan yang terbaik untuk fokus pada informasi dasar yang akan diperlukan orang untuk memahami rencana Anda dan mengambil tindakan sementara Anda tidak ada. Jika rencana OOO Anda mencakup hal-hal ini, Anda mungkin telah menyentuh semua hal penting:
Tanggal batas untuk deliverables, rapat, dan kegiatan penting lainnya
Tautan ke dokumen serta tugas yang relevan di aplikasi Asana/Teams pilihan Anda
Arah atau detail nuansa yang akan diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan
Informasi latar belakang tentang proyek atau klien untuk orang yang membantu dengan penggantian OOO
Informasi kontak untuk keadaan darurat yang sebenarnya
Tinjau dengan manajemen
Manajer harus terlibat dalam rencana OOO Anda dari awal untuk memastikan Anda meliputi semua hal. Mereka dapat memberi Anda wawasan penting tentang pekerjaan proyek, tugas yang sangat penting, dan faktor lain yang dapat memengaruhi rencana Anda. Beritahu mereka bahwa Anda berencana untuk membuat rencana OOO untuk liburan dan bahwa Anda ingin masukan mereka sebelum Anda menyelesaikannya.
Saat Anda mendapatkan masukan terakhir dari bos Anda, jangan hanya fokus pada apakah Anda sudah mencakup semuanya. Tanya mereka apakah mereka merasa memahami rencana tersebut atau jika ada yang terasa membingungkan. Jika manajer Anda tidak dapat dengan jelas mengidentifikasi apa yang perlu dilakukan dan siapa yang perlu melakukannya dalam rencana Anda, sudah saatnya untuk melakukan beberapa penyesuaian.
Sebarkan informasi
Kami akan!
Seperti yang kami katakan, semuanya menjadi kacau saat liburan. Jangan bergantung pada manajer Anda atau anggota tim lainnya untuk memberi tahu orang-orang tentang waktu Anda tidak ada. Pastikan untuk memberi tahu pemimpin proyek, anggota tim, dan orang-orang kunci lainnya ketika Anda akan tidak ada dan di mana mereka dapat menemukan rencana penggantian OOO Anda.
Ini juga merupakan waktu yang baik untuk mendorong orang lain untuk membuat rencana OOO mereka sendiri. Semakin besar transparansi yang dimiliki tempat kerja Anda seputar rencana PTO, semakin mudah bagi semua orang untuk menemukan cara untuk bekerja di sekitar jadwal orang. Kita semua berhak menikmati liburan dan bersantai setelah tahun yang panjang. Berikan tempat kerja Anda hadiah transparansi di musim liburan ini sehingga setiap orang dapat menikmati PTO tanpa kekhawatiran yang mereka layak dapatkan.
Alami kekuatan platform Guru secara langsung - ikuti tur produk interaktif kami
