Setiap perusahaan memiliki perjuangan yang berkelanjutan dengan efisiensi — tetapi jika tekanan tampaknya meningkat dalam mencari cara untuk mengurangi biaya selama 6 bulan terakhir, Anda tidak sendirian. Saat menghadapi penurunan ekonomi, organisasi yang bijak akan berusaha untuk mempertahankan, jika bukan profitabilitas, maka setidaknya runway. Apa yang terlihat berbeda dari perusahaan ke perusahaan, tetapi sering kali meliputi hal-hal seperti mengevaluasi kembali tingkat staf, memutar produk, mengurangi pengeluaran iklan, dan mengurangi investasi alat.

Dalam praktiknya, hal terakhir itu bisa berarti menggandakan solusi teknologi yang ada daripada mencoba yang baru. Ini bisa disebabkan oleh struktur harga yang sudah ada, akrab dengan solusi yang ada, atau hanya ketidakpastian untuk mencoba sesuatu yang belum terbukti. Tetapi ketika datang ke efisiensi pengeluaran secara keseluruhan, luangkan waktu untuk menggali apakah tumpukan Anda saat ini benar-benar membantu perusahaan Anda mencapai tujuannya atau jika saatnya untuk mencoba sesuatu yang baru. Mari kita gali bagaimana cara mengetahui jalur mana yang tepat untuk Anda.

Pengeluaran lebih rendah vs ROI yang lebih baik

Apakah kita sedang berbicara tentang pemerintah, perusahaan, atau rumah tangga biasa Anda, ketika berurusan dengan uang, sangat menggoda untuk fokus pada total pengeluaran. Sebagai contoh pribadi di sini, jauh di awal tahun 2000-an, orang tua saya tetap berpegang pada rencana layanan ponsel yang tidak termasuk voicemail dan memiliki tarif roaming yang sangat tinggi untuk semua panggilan yang dilakukan di luar New Jersey karena mereka memiliki rencana harga yang lebih rendah dari yang ditawarkan penyedia kami pada saat itu. Sebagai penduduk di bagian utara New York pada saat itu dan sebagai peserta dalam rencana mereka, ini secara efektif berarti saya hanya bisa menggunakan ponsel saya untuk satu alasan: untuk menghabiskan 30 detik memberi tahu orang tua saya bahwa saya sedang dalam perjalanan pulang.

Ketika kami melihat ke dalam rencana harga, penghematannya seperti $20/bulan di dasar, tetapi tarif roaming yang baru (dan tanpa biaya untuk voicemail) menjadikan rencana baru itu sebagai investasi yang jauh lebih baik. Dalam istilah bisnis, kita akan mengatakan bahwa pengeluaran sedikit lebih tinggi memberi kita ROI yang jauh lebih tinggi.

Perusahaan jatuh ke dalam perangkap yang sama sepanjang waktu dengan fokus ketat pada biaya daripada pengembalian investasi. Jika, misalnya, Anda telah berinvestasi dalam rangkaian produk Atlassian dan Confluence disertakan tanpa biaya tambahan, mungkin menggoda untuk mengatakan, “Hei, kita akan bertahan dengan ini.” Tetapi jika tidak ada yang menggunakannya karena sulit untuk menemukan apa yang Anda butuhkan, kebutuhan manajemen pengetahuan Anda sebenarnya tidak terpenuhi sama sekali.

Ketika itu terjadi, Anda telah membuka perusahaan Anda untuk semua hal mulai dari kebingungan internal (tidak ada yang tahu struktur organisasi terbaru atau proses keuangan) hingga kerusakan reputasi (pelayanan pelanggan memakan waktu terlalu lama untuk menjawab pertanyaan atau memberikan informasi yang salah) hingga risiko keamanan (tidak ada yang tahu protokol phishing terbaru).

Jadi tanyakan pada diri Anda pertanyaan abadi itu: Apakah Anda ingin dapat melakukan panggilan di luar New Jersey atau Anda ingin menghemat $20/bulan?

Pertumbuhan yang hilang dari ketidakefisiensian vs perubahan

Lihatlah, perubahan itu sulit, menakutkan, dan memakan waktu; tidak ada yang bisa membantah itu. (Untungnya, kami memiliki beberapa sumber daya hebat untuk membantu Anda di sana.) Tetapi itu juga memudahkan untuk mengatakan, “Kami benar-benar tidak bisa mengganggu bisnis dengan pelatihan alat baru saat ini,” — seolah-olah selalu ada waktu yang tepat.

Tetapi apa yang sering tidak dipertimbangkan di sini adalah seberapa banyak waktu yang hilang karena proses yang tidak efisien yang disebabkan oleh alat Anda yang ada. Tahun lalu kami menerbitkan sebuah artikel tentang bagaimana melakukan audit menyeluruh terhadap tumpukan teknologi Anda untuk efisiensi yang lebih baik, tetapi sangat penting untuk memeriksa mengapa di balik melakukan auditan seperti itu.

Tidak hanya Anda dapat menemukan bahwa Anda membayar untuk kursi yang tidak pernah Anda gunakan (hei, uang yang ditemukan! Kami menyukainya untuk Anda!), tetapi Anda juga dapat benar-benar mencari tahu apa yang harus dihadapi karyawan agar tumpukan teknologi yang ada berfungsi dengan cara yang benar-benar menguntungkan mereka. Anda hampir pasti akan menemukan solusi alternatif yang memakan waktu untuk digunakan (dan lebih banyak waktu untuk pelatihan), atau kurangnya fungsionalitas yang membuat Anda harus berinvestasi dalam alat tambahan untuk membuat yang pertama bekerja lebih baik.

Inertia sangat berbahaya bagi perusahaan mana pun. Ini adalah pesaing terbesar Anda dan penghalang internal terbesar Anda. Bersedia untuk mengguncang segalanya dan menghentikan pertumbuhan jangka pendek dapat berarti mencegah penurunan yang jauh lebih lama dalam pencapaian tujuan.

Membuat pilihan

Tidak ada ini untuk menunjukkan bahwa yang lebih baru selalu lebih baik. Ada dampak material pada pertumbuhan yang datang dengan setiap gangguan bisnis — dan itulah yang benar-benar kita bicarakan di sini. Jika bisnis Anda tidak dapat bertahan dari gangguan dengan cara apa pun saat ini, menyelesaikan untuk jangka pendek adalah sangat diperlukan dan keputusan yang tepat.

Tetapi jika Anda cukup beruntung untuk berada dalam posisi untuk berpikir lebih jauh dari kuartal berikutnya, bangun ketidakefisiensian biaya jangka pendek yang tak terhindarkan yang datang dengan perubahan ke dalam perkiraan Anda dan mulai meresapi evaluasi perangkat lunak sekarang, dan berkomitmen untuk berubah sebagai tim kepemimpinan. Membuat pilihan akan menjadi bagian yang paling sulit, tetapi jangan khawatir; itu juga yang terpendek.