Setelah beberapa minggu beradaptasi dengan "normal baru" bekerja dari rumah sementara, sudah mulai jelas bahwa situasi yang kita hadapi tidak akan sepenuhnya sementara seperti yang kita harapkan.

Seperti siapa pun yang berkembang dalam lingkungan kantor yang sibuk, saya memulai masa WFH saya dengan membaca semua tips dan sumber daya tentang cara beralih ke kerja jarak jauh; saya tahu bahwa saya perlu menyiapkan meja yang tepat, memakai pakaian nyata setiap pagi, dan berjalan-jalan setiap kali saya bisa. Itu adalah tips cepat yang bagus untuk menjadi lebih produktif dalam pengaturan kantor yang tidak tradisional, tetapi sekarang kita sudah berada di sana dan saatnya mempersiapkan untuk perjalanan panjang bekerja secara jarak jauh. Apa saja perubahan berskala besar yang seharusnya kita buat untuk mempersiapkan tim kita untuk sukses jarak jauh jangka panjang?

Menurut Status Kerja Jarak Jauh 2020 dari Buffer, kolaborasi dan komunikasi adalah perjuangan nomor 1 di antara pekerja jarak jauh. Menggandakan penggunaan alat ramah jarak jauh seperti Zoom dan Slack membantu dengan komponen komunikasi, tetapi bagaimana dengan bagian kolaborasi? Bagaimana kita benar-benar memberdayakan orang yang tidak terbiasa bekerja dari jarak jauh untuk melakukannya secara efektif? Terutama bagi mereka yang berada di tim seperti penjualan yang mengandalkan kolaborasi langsung?

Di Guru, kami tahu bahwa manajemen pengetahuan (KM) memberdayakan kolaborasi antar departemen yang dibutuhkan tim penjualan agar efektif di mana pun mereka bekerja. Mengingat bahwa manajemen pengetahuan adalah bagian kunci dari banyak tumpukan teknologi tim penjualan yang kompleks, berikut adalah apa yang kami anggap menjadikan manajemen pengetahuan penting untuk memberdayakan tim penjualan jarak jauh:

Masalah yang dapat diselesaikan oleh manajemen pengetahuan untuk tim penjualan baru yang jarak jauh:

• Kebijakan dan proses yang berubah sulit untuk diikuti
• Pertemuan virtual menghadirkan tantangan tersendiri
• Sulit untuk mengetahui bagaimana cara membantu
• Pelatihan dan orientasi bukanlah olahraga individu
• Silo pengetahuan berkembang

Kebijakan dan proses yang berubah sulit untuk diikuti

Segala sesuatunya sedang tidak stabil saat ini. Tujuan organisasi Anda, KPI, persona target, ICP, aturan keterlibatan, dan lainnya kemungkinan besar berubah dengan cepat. Belum lagi tujuan prospek Anda, KPI, dan anggaran. Dengan begitu banyak yang berubah, apa yang perlu dimiliki perwakilan penjualan untuk melaksanakan pekerjaan yang seperti baru?

Yang terutama, mereka membutuhkan dokumentasi yang jelas tentang semua perubahan. Apakah tim ADR Anda masih diharapkan untuk mencari prospek? Apakah AE Anda masih diharapkan untuk memenuhi kuota yang sama? Informasi seperti itu sangat penting untuk memahami bagaimana cara beroperasi di masa ketidakpastian ini. Ini perlu ditulis dengan jelas, ringkas, dan mudah diakses di seluruh tim. Mendokumentasikan pembaruan tujuan dan nada bisa menjadi perbedaan antara membangun hubungan yang kuat dengan prospek dan menemukan salah satu perwakilan Anda di sisi yang salah dari cuitan marah tentang pendekatan yang tidak peka.

“Transisi ke WFH telah membuat proses manajemen pengetahuan dan dokumentasi kita menjadi sangat berharga. Dalam beberapa hari pertama transisi ke WFH, kami memperbarui beberapa proses penjualan inti kami untuk beradaptasi dengan kebutuhan dan kondisi pelanggan kami. Sedangkan sebelumnya orang-orang penjualan mengandalkan mencari tetangga atau masuk ke ruang pertemuan untuk membicarakan jenis perubahan ini, sekarang mereka beralih ke pengumuman dan membagikan tautan Guru melalui Slack,”

– Liz Jurewicz, Pimpinan Pemberdayaan Penjualan Global di WP Engine

Ketika perubahan ini terjadi, penting bahwa perwakilan dapat merujuk kembali ke mereka kapan pun mereka perlu. Menyampaikan perubahan kebijakan yang serius melalui alat konferensi atau obrolan membuat sulit bagi orang untuk menemukan dan mengunjungi kembali pembaruan tersebut setelah fakta. Jelaskan semua perubahan dalam solusi manajemen pengetahuan agar perwakilan dapat mengaksesnya kapan saja, di mana pun mereka bekerja.

Pertemuan virtual menghadirkan tantangan tersendiri

Tim pemberdayaan Guru bertujuan untuk bertemu tim pendapatan kami di mana saja mereka bekerja, selalu. Saat ini, gangguan WFH diperburuk oleh kompleksitas psikologis dan emosional dari waktu ini. Bagi banyak dari kita, sulit untuk berkonsentrasi dalam pertemuan virtual yang panjang dan besar. Dan itu tidak apa-apa. Julia Soffa, Manajer Senior Guru, Pemberdayaan Pendapatan merekomendasikan untuk mengandalkan solusi KM agar pertemuan virtual lebih efektif. Tipnya termasuk:

• Lakukan audit pertemuan. Bisakah pertemuan selama satu jam dipangkas menjadi setengah? Bisakah pertemuan besar memiliki ruang pertemuan kecil untuk interaksi kelompok yang lebih kecil? Dapatkah pemberdayaan memanfaatkan pertemuan tim yang ada dan memberdayakan seorang SME (ahli materi) untuk bergabung dan memberikan pembaruan? Atau mungkin pembaruan pertemuan disampaikan melalui alat KM Anda agar anggota tim pendapatan dapat meninjaunya pada waktunya sendiri di lingkungan yang paling mendukung retensi.
• Bagikan pengetahuan sebelum dan setelah pertemuan. Ini adalah praktik terbaik terlepas dari apakah seluruh tim Anda WFH atau tidak. Setiap orang dewasa belajar dengan cara yang berbeda, jadi beri tim Anda kesempatan untuk mencerna dan mengeksplorasi pengetahuan saat mereka tidak terganggu oleh kebutuhan untuk memberi makan anak-anak mereka.
• Memberdayakan manajer dengan pengetahuan dan tujuan pembelajaran. Mereka juga menginginkan ini! Memimpin tim dalam keadaan darurat seperti ini bukanlah sesuatu yang dapat disiapkan manajer rata-rata, jadi bantu mereka membantu tim mereka selama masa ketidakpastian ini.

“Berpindah dari lingkungan jarak jauh ke lingkungan tatap muka, akan lebih mudah untuk melewatkan beberapa komunikasi tim dan perusahaan yang terjadi secara organik di kantor. Sebagai anggota tim pemberdayaan, jadikan suatu hal untuk menghadiri pertemuan tim pendapatan yang diadakan secara teratur sehingga Anda dapat berbagi informasi di seluruh organisasi dan membantu menjaga koneksi tim.”

– Deborah Sanderfur, Pemberdayaan Penjualan di Articulate

Sulit untuk mengetahui bagaimana cara membantu

Mengawasi apa yang dicari perwakilan penjualan Anda dalam basis pengetahuan Anda adalah cara mudah untuk memahami jenis pertanyaan yang tidak terjawab. Mereka mungkin membutuhkan penjelasan tentang topik terbaru yang terkait jarak jauh, atau mungkin mereka memerlukan penyegaran pada konsep lama yang belum Anda sentuh baru-baru ini. Pengetahuan yang dicari dan/atau dikonsumsi perwakilan memberikan gambaran jujur tentang di mana kebutuhan dan prioritas mereka berada.

“Apakah Anda mencoba menentukan apa yang diperlukan tim jarak jauh Anda untuk dukungan atau penguatan segera? Carilah tema dalam apa yang mereka cari di sistem manajemen pengetahuan dan/atau pembelajaran Anda; inilah yang perlu Anda aktifkan, perkuat, dan latih.

– Roz Greenfield, Co-Founder & Chief Enablement Officer di Level213

Aktivitas keseluruhan dalam solusi KM Anda juga bisa menjadi proksi untuk mengukur sentimen. Apakah aktivitas pengguna super menurun? Mereka mungkin mengalami kesulitan beralih ke pekerjaan jarak jauh dan mungkin membutuhkan dukungan tambahan. Apakah aktivitas pengguna yang minder melonjak? Mungkin mereka sedang bosan dan mencari inspirasi. Anda tidak dapat menilai seberapa keras seseorang bekerja berdasarkan aktivitas mereka, tetapi Anda pasti bisa menyimpulkan beberapa hal berguna lainnya.

Pelatihan dan orientasi bukanlah olahraga individu

Pelatihan penjualan dan orientasi akan sangat berbeda dalam lingkungan jarak jauh. Deborah Sanderfur, Pemberdayaan Penjualan di Articulate, mengingatkan kita, “Seperti semua komunikasi dalam sebuah organisasi, bersikaplah dengan sengaja dalam memberikan informasi dan konteks yang jelas itu kunci. Beritahu mereka apa yang akan Anda beri tahu, beri tahu mereka, lalu beri tahu mereka apa yang telah Anda katakan.”

• Sertakan mengapa informasi ini akan menguntungkan mereka dan bagaimana mereka akan menggunakannya dalam interaksi sehari-hari mereka.
• Jaga konten tetap ringkas dan mudah diadopsi di berbagai pengaturan penjualan.
• Gabungkan berbagai metode termasuk sesi langsung (online), e-learning, materi lanjutan, dan pemeriksaan pengetahuan.

Solusi KM juga dapat membantu merancang kerangka kerja dan struktur untuk orientasi yang jarak jauh. Deborah menyarankan: “Jangan terlalu kaku dalam menyusun jadwal orientasi. Gunakan alat untuk membantu mengorganisir dan memetakan cetak biru orientasi Anda, termasuk apa yang perlu dicakup dan garis waktu umum, sehingga Anda membekali karyawan baru untuk mengambil kepemilikan atas pembelajaran mereka sendiri. Kepemilikan ini sangat penting untuk orientasi jarak jauh dan memastikan tim Anda berhasil melebihi periode orientasi.”

Silo pengetahuan berkembang

Pemisahan pengetahuan adalah hal yang sulit untuk dihindari saat duduk di kantor dengan rencana lantai terbuka, dan menjadi lebih sulit ketika duduk di beberapa kantor rumah yang terisolasi. Memastikan bahwa setiap orang memiliki akses yang sama terhadap informasi adalah kunci untuk berkolaborasi di berbagai lokasi dan departemen.

“Segala sesuatunya bergerak cepat dalam lingkungan jarak jauh dan bisa sulit untuk mengikuti semua posting di tingkat perusahaan dalam organisasi Anda. Luangkan waktu sejenak untuk mengompilasi beberapa posting kunci yang relevan dengan tim pendapatan Anda dan kirimkan dalam ringkasan mingguan dengan tautan.”

– Deborah Sanderfur, Pemberdayaan Penjualan di Articulate

Jika saat ini ada waktu untuk berkomunikasi berlebihan dan membagikan informasi secara berlebihan, itu adalah selama periode kerja jarak jauh. Buka pengetahuan untuk semua tim agar semua orang tetap dalam lingkaran. Atau, setidaknya, pastikan bahwa semua tim tahu di mana mereka dapat menemukan pengetahuan yang mereka butuhkan untuk melakukan pekerjaan mereka. Tidak apa-apa jika seseorang tidak tahu jawabannya, tetapi mereka harus merasa diberdayakan bahwa ada mekanisme yang ada untuk membantu mereka mendapatkan jawaban tersebut. Untuk melakukan ini, Julia Soffa merekomendasikan:

• Mendirikan tata kelola pengetahuan dan kepemilikan yaitu siapa SME yang dapat menerbitkan pengetahuan tentang topik tertentu?
• Pastikan konsistensi penyampaian yaitu pengetahuan akan disampaikan dalam format tertentu, didorong ke tim pendapatan pada waktu tertentu, dengan cara tertentu.
• Beri kesempatan eksplisit untuk berkolaborasi yaitu buat saluran bagi tim untuk berkontribusi dan memberikan umpan balik terhadap pengetahuan.

Apakah Anda tidak memiliki solusi manajemen pengetahuan?

Mengapa Anda tidak memberitahu?! Jika Anda telah membaca seluruh pos ini dan setuju untuk menggunakan manajemen pengetahuan untuk memberdayakan tim penjualan Anda bekerja secara jarak jauh tetapi tidak memiliki solusi manajemen pengetahuan yang ada, kami siap membantu Anda. 64% pemimpin pemberdayaan penjualan melaporkan bahwa menggunakan Guru telah membantu perwakilan penjualan di tim mereka merasa berpengetahuan meskipun bekerja secara jarak jauh. Baca bagaimana cara menggunakan solusi manajemen pengetahuan seperti Guru untuk beralih ke kerja jarak jauh dan memulai secara gratis dengan rencana Awal kami.

Mencari lebih banyak? Ikuti acara virtual: The Show Must Go On. Para pemimpin dari berbagai perusahaan SaaS inovatif akan berbagi bagaimana mereka mengisi celah generasi permintaan dan meningkatkan keterlibatan pelanggan selama waktu yang kritis ini.