Depois de algumas semanas de adaptação ao “novo normal” de trabalhar em casa temporariamente, está se tornando claro que esta situação em que todos nós nos encontramos não será tão temporária quanto esperávamos.

Como qualquer um que se destaca em um ambiente de escritório agitado, comecei meu período de trabalho de casa (WFH) lendo todas as dicas e recursos sobre como fazer a transição para o trabalho remoto; sei que preciso montar uma mesa apropriada, vestir roupa de verdade todas as manhãs e sair para caminhadas sempre que puder. Essas são ótimas dicas rápidas para ser mais produtivo em um escritório não tradicional, mas agora que estamos acomodados, é hora de nos preparar para a longa jornada de trabalhar remotamente. Quais mudanças maiores devemos fazer para preparar nossas equipes para o sucesso remoto a longo prazo?

De acordo com o Estado do Trabalho Remoto 2020 da Buffer, colaboração e comunicação são as principais dificuldades entre os trabalhadores remotos. Investir em ferramentas amigáveis ao remoto como Zoom e Slack ajuda com o componente de comunicação, mas e quanto à parte da colaboração? Como podemos realmente capacitar pessoas que não estão acostumadas a trabalhar remotamente para fazê-lo de forma eficaz? Especialmente aquelas que estão em equipes como vendas que dependem da colaboração presencial?

Na Guru, sabemos que a gestão do conhecimento (KM) capacita a colaboração interdepartamental que as equipes de vendas precisam para ser eficazes, esteja onde estiverem. Dado que a gestão do conhecimento é uma parte crucial de muitas equipes de vendas complexas, aqui está o que acreditamos que torna a gestão do conhecimento crítica para capacitar as equipes de vendas remotas:

Problemas que a gestão do conhecimento pode resolver para equipes de vendas recém-remotas:

• É difícil acompanhar políticas e processos que estão mudando
• Reuniões virtuais apresentam seus próprios conjuntos de desafios
• É difícil saber como ajudar
• O treinamento e a integração não são um esporte individual
• Os silos de conhecimento se desenvolvem

É difícil acompanhar políticas e processos que estão mudando

As coisas estão turbulentas agora. Os objetivos, KPIs, personas-alvo, ICP, regras de engajamento e mais da sua organização provavelmente estão mudando rapidamente. Sem mencionar os objetivos, KPIs e orçamento de seus prospects. Com tanto em fluxos, o que os representantes de vendas precisam para fazer o que parece ser um trabalho completamente novo?

Primeiro e acima de tudo, eles precisam de documentação clara de todas as mudanças. Sua equipe de ADR ainda é esperada para estar prospectando? Seus AEs ainda estão sendo responsabilizados por suas mesmas metas? Informações como essas são cruciais para entender como operar nesses tempos incertos. Precisa ser claramente redigida de forma concisa e facilmente acessível entre as equipes. Documentar atualizações de metas e tom pode ser a diferença entre construir relacionamentos fortes com prospects e encontrar um de seus representantes no lado errado de um tweet raivoso sobre abordagem insensível.

“A transição para WFH tornou nossos processos de gestão do conhecimento e documentação inestimáveis. Dentro dos primeiros dias de transição para WFH, atualizamos vários de nossos processos de vendas essenciais para se adaptar às necessidades e circunstâncias de nossos clientes. Enquanto antes os vendedores contavam com o vizinho ou entravam em uma sala de breakout para discutir esses tipos de mudanças, agora eles estão contando com anúncios e compartilhando links do Guru via Slack”

– Liz Jurewicz, Líder Global de Capacitação de Vendas na WP Engine

Quando essas mudanças ocorrem, é importante que os representantes sejam capazes de se referir a elas sempre que precisarem. Comunicar uma mudança de política séria por meio de uma ferramenta de conferência ou chat dificulta para as pessoas encontrarem e revisitar essa atualização depois. Descreva claramente todas as mudanças em uma solução de gestão do conhecimento para que os representantes possam acessá-las sempre que precisarem, onde quer que estejam trabalhando.

Reuniões virtuais apresentam seus próprios conjuntos de desafios

O objetivo da equipe de capacitação do Guru é atender nossa equipe de receita onde quer que estejam trabalhando, sempre. Hoje, as distrações de WFH são amplificadas pela complexidade psicológica e emocional deste momento. Para muitos de nós, é difícil prestar atenção em longas e grandes reuniões virtuais. E tudo bem. A Gerente Sênior de Capacitação de Receita do Guru, Julia Soffa recomenda contar com uma solução de KM para tornar as reuniões virtuais mais eficazes. As dicas dela incluem:

• Realizar uma auditoria de reuniões. As reuniões de uma hora podem ser reduzidas pela metade? As grandes reuniões podem ter salas de breakout para interações em grupos menores? A capacitação pode utilizar reuniões de equipe existentes e capacitar um SME (especialista no assunto) para se juntar e dar atualizações? Ou talvez atualizações de reuniões possam ser entregues através da sua ferramenta de KM para que os membros da equipe de receita possam revisá-las em seu próprio tempo, em um ambiente que seja mais propício à retenção.
• Compartilhar conhecimento antes e depois de uma reunião. Esta é uma boa prática, independentemente de sua equipe inteira estar WFH ou não. Cada adulto aprende de maneira diferente, então dê à sua equipe uma chance de digerir e explorar o conhecimento quando não estão distraídos pela necessidade de alimentar suas crianças.
• Empoderar os gerentes com conhecimento e objetivos de aprendizado. Eles também querem isso! Liderar uma equipe durante circunstâncias tão excepcionais não é algo que o gerent médio se preparou, então ajude-os a ajudar suas equipes durante esses tempos incertos.

“Ao mudar para um ambiente remoto a partir de um ambiente presencial, é mais fácil perder algumas das comunicações de equipe e empresa que acontecem organicamente em um escritório. Como membro da equipe de capacitação, faça questão de participar das reuniões regulares da equipe de receita para que você possa compartilhar informações em toda a organização e ajudar a manter as equipes conectadas.”

– Deborah Sanderfur, Capacitação de Vendas na Articulate

É difícil saber como ajudar

Manter um olho no que seus representantes de vendas estão pesquisando em sua base de conhecimento é uma maneira fácil de entender quais tipos de perguntas estão sem resposta. Eles podem precisar de esclarecimentos sobre tópicos recentes e específicos para o remoto, ou talvez precisem de uma revisão de um conceito mais antigo que você não abordou recentemente. O conhecimento que os representantes estão pesquisando e/ou consumindo oferece um olhar sincero sobre onde estão suas necessidades e prioridades.

“Você está tentando determinar o que suas equipes remotas precisam de apoio ou reforço imediato? Procure pelos temas no que estão pesquisando em seus sistemas de gestão de conhecimento e/ou aprendizado; isso é o que você precisa habilitar, reforçar e treinar.”

– Roz Greenfield, Co-Fundadora e Chief Enablement Officer na Level213

A atividade geral em sua solução de KM também pode agir como um proxy para medir o sentimento. A atividade de um super usuário despencou? Eles podem estar tendo dificuldades para transitar para o trabalho remoto e podem precisar de apoio adicional. A atividade de um usuário sem brilho disparou? Talvez eles estejam entediados e à procura de inspiração. Você não pode julgar necessariamente quão duro alguém está trabalhando com base em sua atividade, mas certamente pode inferir algumas outras coisas úteis.

O treinamento e a integração não são um esporte individual

O treinamento de vendas e a integração serão bem diferentes em um ambiente remoto. Deborah Sanderfur, Capacitação de Vendas na Articulate, nos lembra: “Como toda comunicação em uma organização, ser intencional ao fornecer informações e contexto upfront é fundamental. Diga a eles o que você vai dizer, diga a eles, e então diga a eles o que você disse.”

• Inclua por que essa informação será benéfica para eles e como eles a usarão em suas interações diárias.
• Mantenha o conteúdo conciso e fácil de adotar em várias configurações de vendas.
• Incorpore uma variedade de métodos, incluindo sessões ao vivo (online), e-learning, materiais de acompanhamento e verificações de conhecimento.

Uma solução de KM também pode ajudar a desenhar a estrutura e o plano para a integração remota. Deborah sugere: “Não seja muito rígido em construir o cronograma de integração. Use ferramentas para ajudar a organizar e mapear seu modelo de integração, incluindo o que precisa ser abordado e um cronograma geral, para que você possa capacitar os novos contratados a assumir a responsabilidade por seu próprio aprendizado. Essa responsabilidade é fundamental para a integração remota e garante que suas equipes terão sucesso além do período de integração.”

Os silos de conhecimento se desenvolvem

O silotamento de conhecimento é uma coisa difícil de evitar quando se está em um escritório com plano aberto, e se torna muito mais difícil quando se está em vários escritórios isolados em casa. Garantir que todos tenham acesso igual à informação é fundamental para a colaboração entre locais e departamentos.

“As coisas se movem rapidamente em um ambiente remoto e pode ser difícil acompanhar todas as postagens de toda a empresa dentro da sua organização. Reserve alguns minutos para compilar algumas das postagens-chave que são relevantes para suas equipes de receita e enviar um resumo semanal com links.”

– Deborah Sanderfur, Capacitação de Vendas na Articulate

Se alguma vez houve um momento para comunicar em excesso e compartilhar demais, é durante um período de trabalho remoto. Abra o conhecimento para todas as equipes para manter todos informados. Ou, pelo menos, assegure-se de que todas as equipes saibam onde podem encontrar o conhecimento de que precisam para fazer seu trabalho. Está tudo bem se alguém não souber uma resposta, mas eles devem se sentir empoderados de que há um mecanismo em funcionamento para ajudá-los a obter essa resposta. Para fazer isso, Julia Soffa recomenda:

• Estabelecer governança e autoria do conhecimento, ou seja, quem são os SMEs explícitos que podem publicar conhecimento sobre um determinado tópico?
• Assegurar a consistência na entrega, ou seja, o conhecimento será entregue em um formato específico, enviado à equipe de receita em um horário específico, de uma maneira específica.
• Proporcionar oportunidades explícitas para colaborar, ou seja, criar uma via para a equipe contribuir e oferecer feedback sobre o conhecimento.

Não tem uma solução de gestão do conhecimento?

Por que você não disse isso antes?! Se você leu este post inteiro e está convencido a usar a gestão do conhecimento para capacitar sua equipe de vendas a trabalhar remotamente, mas não tem uma solução de gestão do conhecimento atual, nós temos a solução. 64% dos líderes de capacitação em vendas relatam que usar o Guru ajudou os representantes de vendas de suas equipes a se sentirem conhecedores apesar de trabalhar remotamente. Leia sobre como usar uma solução de gestão do conhecimento como o Guru para fazer a transição para o trabalho remoto e começar gratuitamente com nosso plano Starter.

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