Anda tahu bahwa berbagi pengetahuan di tempat kerja itu penting, Anda hanya tidak berpikir bahwa begitu banyak waktu Anda akan terfokus pada hal itu. Anda mengikuti tiga pertemuan kick-off proyek sendirian minggu ini, dan Anda tahu bahwa Anda akan menghabiskan sebagian waktu sore untuk menjawab Slacks dan email. Anda merasa lelah, tim Anda lelah, dan Anda berpikir bahwa bahkan orang-orang di manajemen atas mulai merasa terbakar.

Itulah mengapa Anda merasa bersalah besar karena harus mengirim pembaruan email lagi yang akan menyita lebih banyak waktu dan perhatian orang. Kami tahu bahwa kelebihan informasi adalah masalah besar di tempat kerja. Itulah sebabnya kami benci secara tidak sadar berkontribusi pada hal itu hanya dengan melakukan pekerjaan kami.

Segala sesuatu tidak akan melambat di tempat kerja dalam waktu dekat, tetapi kami dapat membantu Anda jika Anda ingin membantu mengurangi beban kognitif itu di tempat kerja. Jika Anda mencari cara untuk berbagi pengetahuan dengan efisien dan mengurangi kelebihan informasi, kami memiliki beberapa tips untuk membantu Anda memulai.

Tidak apa-apa untuk menjadi selektif

Kami menemui banyak informasi sepanjang hari. Setelah beberapa saat, adalah hal yang wajar untuk mulai mengabaikan beberapa hal dan memberikan perhatian Anda pada apa yang Anda pikir perlu. Kadang-kadang, ketika Anda memberikan orang-orang "cerita utuh", Anda memberi mereka lebih banyak informasi daripada yang benar-benar mereka butuhkan untuk mendapatkan hasil yang Anda inginkan. Terlalu banyak informasi bisa membingungkan atau memaksa orang untuk bekerja lebih lambat dan lebih keras daripada yang seharusnya.

Sebelum Anda berbagi pengetahuan, luangkan waktu untuk memikirkan hal-hal terpenting yang ingin Anda sampaikan kepada orang lain. Fokuslah pada memberikan informasi yang mereka butuhkan untuk menyelesaikan tugas yang ada di hadapan mereka dan pastikan orang memahami apa yang diharapkan dari mereka.

Tidak apa-apa juga untuk memberi orang opsi untuk mengkonsumsi informasi tambahan sendiri. Tidak ada yang salah dengan memberi orang data yang mereka butuhkan untuk menangani tugas, lalu juga memberi mereka tautan ke seluruh studi jika mereka ingin membacanya saat mereka memiliki waktu.

Jadwalkan waktu untuk berbagi

Kadang-kadang masalahnya bukan pada jumlah pengetahuan yang Anda terima, tetapi pada ritme yang Anda terima. Mendapatkan email pembaruan proyek mingguan Anda bisa menjadi bagian penting dari hari Anda, tetapi juga bisa sangat mengganggu ketika Anda sudah terfokus pada tugas lain.

Menambahkan sedikit kepastian tentang kapan Anda berbagi pengetahuan Anda dapat banyak membantu tim Anda. Ini membantu mereka merencanakan hari-hari mereka dengan lebih baik karena mereka akan tahu kapan mengharapkan pembaruan atau informasi penting untuk membantu mereka dengan pekerjaan mereka.

Anda tidak harus menjadwalkan setiap email hingga menit (kecuali jika Anda sangat ingin melakukannya). Cukup memberi tahu orang-orang untuk mengharapkan pembaruan pada sore hari Selasa atau bahwa Anda terbuka untuk meninjau pekerjaan pada Jumat ketiga setiap bulan memberi semua orang sedikit lebih banyak kepastian.

Identifikasi apa yang penting

Mari kita pikirkan dua situasi hipotetik di tempat kerja:

1. Anda memiliki percakapan hebat dengan seorang klien dan mereka memiliki umpan balik yang ingin mereka bagikan tentang pengalaman terbaru mereka dengan perusahaan Anda.
2. Ternyata pembaruan produk terbaru justru menghapus beberapa fitur kunci yang tidak dapat diakses. Tim teknik berada dalam situasi "semua tangan" mencoba memperbaiki masalah, dan tim CX perlu diinformasikan tentang apa yang harus disampaikan kepada pelanggan.

Jelas, skenario kedua lebih penting dan mendesak daripada yang pertama. Bagaimana Anda memberi tahu rekan kerja Anda tentang urgensi? Ketika semuanya di tempat kerja mulai terasa seperti darurat, tiba-tiba menjadi jauh lebih sulit untuk menentukan di mana perhatian Anda harus difokuskan. Alih-alih membuat setiap email atau Slack seolah-olah mereka meminta perhatian segera seseorang, pikirkan cara untuk membantu karyawan Anda tahu apa yang penting. Fitur pengumuman Guru adalah cara yang sangat berdampak untuk menunjukkan urgensi dalam pesan. Melihat tombol "Saya membacanya" di bagian atas Kartu memberi tahu karyawan bahwa mereka melihat sesuatu yang penting, dan juga membantu orang-orang yang mengirim pesan melacak keterlibatan dan memastikan bahwa orang yang tepat membacanya.

Jaga agar tetap sederhana

Cara kami menyajikan informasi yang kami bagi adalah penting. Secara keseluruhan, pengetahuan apa pun yang Anda bagikan dengan tim Anda harus cukup mudah untuk dipahami dan disajikan dengan cara yang membuatnya mudah diakses. Bersikap strategis tentang cara Anda menyajikan informasi, dan ingat untuk menjaga pemahaman dan keterbacaan tetap di depan pekerjaan Anda.

Sederhana, kan?

Jika Anda terbiasa menulis dalam potongan teks yang besar, pertimbangkan untuk memecah pesan Anda menjadi poin-poin kecil yang membuat informasi Anda lebih mudah dibaca. Memecah pikiran Anda menjadi kalimat-kalimat kecil dapat membantu Anda lebih fokus pada pesan yang ada dan dapat membantu memastikan bahwa Anda menyampaikan informasi yang paling penting untuk menyampaikan maksud Anda.

Pikirkan tentang apakah video, gambar, atau bahkan klip audio dapat membantu orang memahami informasi dengan lebih baik. Kami merekam Looms untuk status pra-pekerjaan dan proyek, dan mendorong orang untuk memberikan pembaruan dan meminta pertanyaan secara asinkron. Ini memberi orang kesempatan untuk duduk dengan informasi yang telah kami sajikan, dan kembali dengan pertanyaan ketika waktu yang tepat.

Manajemen pengetahuan adalah kunci untuk memerangi kelebihan informasi

Berbagi pengetahuan itu penting dan harus menjadi landasan di setiap tempat kerja. Tetapi kami juga sadar bahwa mungkin ada terlalu banyak hal yang baik. Terserah kita untuk mengetahui kapan dan bagaimana berbagi pengetahuan, dan menerapkan beberapa praktik yang disarankan dalam pos ini adalah langkah pertama yang baik untuk membuat berbagi pengetahuan lebih efektif dan efisien.

Kami adalah penggemar besar hari tanpa rapat dan komunikasi asinkron karena kami tahu betapa beratnya beban kelebihan informasi. Memberi orang ruang untuk memproses informasi yang telah mereka konsumsi adalah bagian penting lainnya dari berbagi pengetahuan.

Luangkan waktu untuk memikirkan bagaimana Anda dan rekan kerja dapat bekerja sama untuk berbagi pengetahuan tanpa berkontribusi pada kelebihan informasi. Anda mungkin mendapati bahwa hari Anda menjadi sedikit kurang stres, sedikit lebih produktif, dan jauh lebih memuaskan.