Berapa banyak dari Anda yang memulai hari dengan pertemuan standup yang berulang? Pemeriksaan harian telah menjadi bagian yang sangat normal dari hari kerja sehingga kebanyakan orang tidak memikirkannya lagi. Itulah mengapa begitu banyak orang tampaknya takut dengan pertemuan mereka.

Masalah dengan standup harian

Pertemuan standup harian adalah pertemuan singkat yang terstruktur di mana anggota memberikan pembaruan tentang pekerjaan mereka. Tujuan utama mereka adalah untuk menjaga semua orang tetap selaras dan memastikan orang dapat bekerja tanpa hambatan. Tim tertentu mungkin mengadakan pertemuan standup harian, atau Anda mungkin memiliki pertemuan standup harian untuk proyek atau inisiatif kerja tertentu.

Standup dulunya dipuji sebagai puncak metodologi agile, tetapi mereka perlahan-lahan mulai ditinggalkan. Banyak orang berpendapat bahwa pertemuan standup menghabiskan lebih banyak waktu daripada yang mereka hemat, sementara yang lain langsung mengatakan bahwa standup menghambat inovasi. Beberapa bahkan mempertanyakan apakah standup harian masih harus ada di dunia di mana pekerjaan asinkron semakin menjadi norma.

Perbaiki standup harian Anda

Kami memiliki beberapa pendapat yang cukup kuat tentang pertemuan di Guru. Orang tidak seharusnya menghabiskan waktu mereka dalam pertemuan yang tidak efisien atau tidak berarti, tetapi kata kunci di sana adalah “tidak efisien” dan “tidak berarti.” Standup harian masih bisa menjadi bagian yang berharga dari hari setiap orang, mereka hanya harus dikelola dengan cara yang benar.

Sebelum Anda menghapus satu lagi standup harian dari kalender Anda, lihat apakah itu bisa diselamatkan. Setelah Anda mengikuti saran dalam posting ini, Anda mungkin mulai melihat beberapa standup harian Anda dalam cahaya baru.

Persempit lingkup Anda

Menjaga pertemuan Anda tetap fokus akan menjadi bagian penting dari menjalankan standup yang lebih efektif. Sebagian besar pedoman SCRUM tradisional merekomendasikan agar Anda menjaga fokus pertemuan pada tiga pertanyaan:

1. Apa yang Anda capai kemarin?
2. Apa yang Anda lakukan hari ini?
3. Hambatan apa yang Anda temui?

Ketiga pertanyaan ini dapat mencakup hampir semua yang perlu Anda pelajari dalam sebuah standup, tetapi mereka bukan satu-satunya yang bisa Anda tanyakan. Pikirkan tentang informasi inti yang Anda inginkan dari setiap pertemuan, lalu pikirkan 2-3 pertanyaan yang bisa Anda tanyakan kepada semua orang untuk mendapatkan apa yang Anda butuhkan.

Jaga agar tetap singkat

Pertemuan standup yang ideal biasanya tidak lebih dari 15 menit, dan beberapa bahkan bisa memakan waktu sesingkat 5-10 menit. Jika standup Anda terus-menerus melampaui waktu, Anda harus mengevaluasi kembali bagaimana Anda menggunakan waktu pertemuan.

Buat aturan bahwa Anda memiliki batas waktu yang pasti di akhir waktu pertemuan. Catat apa yang dapat Anda bahas, di mana Anda cenderung mengakhiri, dan apakah semua orang dapat memberikan pembaruan.  Itu bisa memberi Anda wawasan lebih besar tentang bagaimana pertemuan Anda ditangani dan membantu Anda menentukan langkah selanjutnya.

Pertimbangkan untuk menambahkan pertemuan lain

Penting untuk diingat bahwa standup dirancang untuk mendapatkan pembaruan cepat tentang pekerjaan orang. Meskipun mungkin pembaruan ini dapat menimbulkan lebih banyak pertanyaan atau diskusi,  Anda tetap harus fokus pada tugas yang ada. Jika Anda terus beralih topik atau membicarakan strategi dan jadwal, mungkin sudah waktunya untuk menambahkan pertemuan lain ke kalender Anda.

Sebelum Anda panik dengan pemikiran menambahkan satu pertemuan lagi ke kalender, ingatlah bahwa itu tidak harus pertemuan harian atau bahkan berulang. Anda mungkin mendapati bahwa satu pertemuan untuk fokus pada suatu masalah sudah cukup untuk menangani hal-hal atau bahwa Anda memerlukan beberapa pertemuan untuk mendapatkan keselarasan.  

Jadikan hal-hal menjadi asinkron

Jadwal berubah, prioritas bergeser, dan mungkin menyisihkan 15 menit untuk pembaruan sinkron bukanlah penggunaan waktu siapa pun yang terbaik. Orang mungkin kehabisan waktu, tetapi itu tidak berarti Anda harus mengorbankan standup Anda untuk menghemat beberapa menit.

Pertimbangkan untuk memindahkan standup Anda ke Slack, Teams, atau di mana pun tim Anda cenderung sering berbincang. Atur pengingat di saluran khusus yang didedikasikan untuk standup untuk memastikan bahwa orang tidak lupa dan menjaga orang lain bertanggung jawab untuk memberikan pembaruan tepat waktu.

Anda mungkin mendapati bahwa meminta bantuan aplikasi check-in bisa menjadi apa yang Anda butuhkan. Beberapa anggota tim pemasaran kami menggunakan Geekbot untuk standup kami, dan kami dapat memperoleh tingkat wawasan yang sama tentang jadwal orang tanpa harus mengambil lebih banyak waktu dari hari kami.

Gunakan template pertemuan standup harian kami

Bagaimana Anda melacak semua yang terjadi dalam standup harian Anda? Jika Anda tidak menyimpan catatan tentang apa yang telah Anda lakukan, gunakan template standup harian kami untuk memulai!

Menggunakan template ini tidak hanya membantu Anda melacak apa yang terjadi selama standup Anda; ini juga dapat membantu Anda menambahkan informasi yang diperlukan ke basis pengetahuan Anda. Jika anggota tim melewatkan pertemuan atau membutuhkan penyegaran cepat sekarang mereka dapat menemukan segala yang mereka butuhkan di Guru.