Offboarding hampir sama pentingnya dengan onboarding, tetapi tidak mendapatkan banyak perhatian. Inilah cara Guru dapat memastikan minggu terakhir seorang karyawan berjalan lancar.
Proses keluar adalah hal yang tak terhindarkan. Setiap orang berharap bisa mempertahankan karyawan hebat mereka selamanya. Namun perubahan itu terjadi, peluang baru muncul, dan orang-orang beralih karir.
Proses keluar sama pentingnya dengan proses masuk. Hubungan antara karyawan dan pemberi kerja terus berlanjut bahkan setelah hari terakhir karyawan. Mereka mungkin meninggalkan perusahaan, tetapi mereka akan terus memperkuat reputasi perusahaan yang pernah mereka tinggalkan saat mereka berbicara tentang posisi sebelumnya. Dan siapa yang tahu? Mungkin seorang mantan karyawan yang puas akan merekomendasikan kandidat baru yang hebat kepada Anda karena pengalaman baik mereka, atau bahkan mungkin kembali lagi sebagai boomerang!
Dengan banyaknya unsur yang bergerak, proses keluar bisa menjadi berantakan. Ada berbagai akses sistem yang perlu dicabut, peralatan perusahaan yang harus dikembalikan, dan tumpukan dokumen yang harus diarsipkan. Semua ini perlu diselesaikan dalam waktu sekitar dua minggu. Seluruh proses bisa dengan cepat beralih dari perpisahan yang pahit manis menjadi sakit kepala dari daftar tugas dan masalah logistik.
Ingin tahu bagaimana Anda bisa menghilangkan sakit kepala dari proses keluar yang berantakan? Menerapkan strategi keluar yang tidak bisa salah yang penuh dengan template dan instruksi adalah cara yang tepat. Inilah cara Anda dapat menciptakan pengalaman keluar yang lancar.
Apa itu proses keluar?
Secara ketat, proses keluar adalah proses di mana terjadi pemisahan formal antara perusahaan dan karyawan. Sistem, dokumentasi, dan bahkan laptop perlu dicabut atau dikembalikan ke perusahaan. Bagi HR, sering kali ada daftar panjang barang yang perlu dicentang sebelum hari terakhir seorang karyawan. Bagi tim dan manajer karyawan, terjadi transisi tugas, tanggung jawab, dan pengetahuan.
Proses keluar melibatkan banyak bagian yang bergerak. Dibandingkan dengan proses masuk, proses keluar perlu dilakukan dalam waktu yang jauh lebih singkat meskipun daftar tugasnya serupa dalam ukuran. Jika bagian ini tidak dilacak dan disimpan dengan efektif, Anda berisiko melewatkan elemen penting, meninggalkan anggota tim dan pelanggan menggantung, atau memiliki mantan karyawan yang tidak puas. Lebih baik bermain aman dan memiliki pengalaman keluar yang jelas dan terorganisir sejak awal.
“Proses keluar adalah tahap krusial dalam siklus hidup karyawan, tidak hanya sebagai kesempatan untuk memperoleh wawasan yang membantu kita belajar dan berkembang sebagai organisasi, tetapi juga karena ini bisa menjadi kesan terakhir yang kita tinggalkan dengan mantan Guru.”
- Elyssa Lakin, Generalis Operasi Sumber Daya Manusia Senior di Guru
Mengapa penting untuk mengakhiri proses keluar dengan baik?
Tidak hanya penting bahwa semuanya diselesaikan saat keluar, tetapi juga penting bahwa itu dilakukan dengan baik. Pada akhir proses, karyawan yang berpindah harus tetap merasa dihargai oleh perusahaan bahkan saat mereka melanjutkan ke peluang baru.
Transisi tanggung jawab yang mulus
Sementara tim Anda mungkin bersemangat tentang peluang baru rekan mereka, kehilangan anggota tim adalah hal yang menyedihkan dan sering kali bisa membuat stres. Siapa yang akan mengambil alih pekerjaan mereka? Jika mereka bekerja dengan klien, informasi hubungan apa yang tidak tertulis yang sangat penting untuk transisi klien? Transfer tanggung jawab, pertanyaan, dan masalah dari rekan kerja bisa dengan cepat menjadi luar biasa. Distribusi ulang tugas harus dimulai segera setelah seorang karyawan mengumumkan kepergian mereka.
Ini adalah situasi yang melibatkan semua tangan
Jika Anda memerlukan ringkasan tentang hal-hal yang tepat untuk difokuskan saat mendistribusikan kembali pekerjaan, pastikan untuk fokus pada hal-hal penting ini:
Minta mereka untuk mengevaluasi tanggung jawab, proyek yang akan datang, tugas harian, dan hal-hal lain yang ada pada mereka.
Sampaikan informasi ini kepada manajer yang dapat memutuskan pekerjaan apa yang harus didelegasikan dan pekerjaan apa yang bisa ditunda sampai tim memiliki karyawan baru.
Berikan tim cukup waktu untuk menyesuaikan diri dengan harapan baru, mengajukan pertanyaan, dan menyesuaikan diri dengan tanggung jawab baru.
Menutup dengan baik
Seorang karyawan yang bahagia bukan hanya aset yang luar biasa saat mereka bekerja di perusahaan Anda. Mereka terus memberikan manfaat bagi perusahaan jauh melampaui masa kerja mereka sebagai karyawan. Mengapa? Mantan karyawan yang meninggalkan perusahaan mereka dengan baik berkontribusi pada reputasinya secara keseluruhan di industri melalui rekomendasi lisan. Jika perusahaan Anda memiliki reputasi baik lengkap dengan lingkungan kerja yang memuaskan dan ditutup dengan prosedur keluar yang sederhana, Anda akan menonjol bagi calon karyawan hebat.
Tanpa informasi terputus
Dokumentasikan pengetahuan Anda sejak hari pertama. Tidak ada yang asing dengan frustrasi kehilangan dokumentasi atau pengetahuan proses karena informasi terputus. Ini terjadi ketika hanya satu orang yang memiliki informasi dan mereka meninggalkan perusahaan masih menjadi satu-satunya orang yang memiliki informasi tersebut. Salah satu rintangan terbesar dalam proses keluar adalah mempertahankan pengetahuan perusahaan dan menjaga hubungan pelanggan yang kuat.
Situasi ini menciptakan sakit kepala yang tak tertandingi bagi tim yang tersisa ketika mereka membutuhkan informasi itu dan tidak bisa ditemukan. Di Guru, kami menyelesaikan masalah ini dengan mempraktikkan apa yang kami ajarkan. Adalah praktik umum di sini bagi setiap karyawan untuk mendokumentasikan proses, tujuan, dan pedoman yang mungkin diperlukan oleh rekan mereka di masa depan. Ambil pendekatan ini di perusahaan Anda dan tim Anda akan berterima kasih, kami janji.
Peluang umpan balik yang membantu
Sebagian besar proses keluar diakhiri dengan wawancara keluar menjelang atau pada hari terakhir karyawan. Ini adalah kesempatan Anda untuk mendapatkan umpan balik tentang proses keluar serta pengalaman keseluruhan karyawan selama bekerja di perusahaan. Dorong ulasan jujur pada momen ini. Apa pun yang diucapkan oleh karyawan yang keluar dapat diambil untuk lebih meningkatkan proses ini. Ada juga kemungkinan bahwa mereka tidak memiliki apa pun selain hal-hal baik untuk diucapkan. Jika ini yang terjadi, akui itu sebagai pekerjaan yang dilakukan dengan baik.
“Jika Anda ingin melakukan perubahan pada proses keluar Anda, lakukanlah dan lakukan sekarang. Tidak ada waktu yang lebih baik untuk melakukan perubahan daripada saat itu relevan, dan pengiriman yang tepat waktu akan memiliki dampak langsung.”
- Elyssa Lakin, Generalis Operasi Sumber Daya Manusia Senior di Guru
Meninggalkan kesan yang mendalam
Seperti yang kami sebutkan sebelumnya, hubungan antara karyawan dan perusahaan jauh melampaui hari terakhir seorang karyawan. Reputasi penting di setiap industri dan mantan karyawan menjaga reputasi itu saat mereka melanjutkan karir mereka. Proses keluar memiliki kesempatan untuk meninggalkan kesan yang mendalam pada karyawan saat mereka mengucapkan selamat tinggal kepada peran dan tim mereka yang sebelumnya.
Berusaha untuk mengakhiri dengan kepuasan yang sama seperti akhir cerita Toy Story 3
Apa saja titik sakit yang mungkin terjadi saat proses keluar?
Selalu ada titik sakit selama proses keluar, tetapi ada cara untuk mengurangi sakit kepala ini. Proses yang jelas, terstruktur dan komunikasi yang baik berada di jantung proses keluar yang bersih dan jelas. Dengan mempertimbangkan kemunduran yang umum saat Anda mengembangkan proses keluar, Anda dapat menyelesaikannya sebelum menjadi masalah.
Mengambil kembali aset perusahaan
Jika Anda telah meminjamkan laptop, monitor meja, keyboard, atau peralatan kantor tambahan, Anda perlu mengambil kembali barang-barang tersebut sebagai bagian dari proses keluar. Aset dapat mencakup:
Kartu ID
Laptop
Monitor
Mouse dan Keyboard
Kartu kredit perusahaan
Izin parkir
Telepon perusahaan
Seragam
Pastikan untuk menyimpan daftar induk tentang semua aset yang telah diberikan kepada karyawan selama masa kerja mereka. Gunakan daftar ini sebagai referensi untuk mengembalikan aset-aset ini.
Menghapus akses sistem
Mencabut akses sistem mungkin adalah proses yang paling membosankan. Ini bisa mencakup email, perangkat lunak manajemen proyek atau tugas, dan sistem lain yang digunakan perusahaan dalam aktivitas sehari-harinya. Sangat efektif untuk memiliki prosedur yang terdokumentasi dengan instruksi langkah demi langkah yang tepat tentang cara menghapus akses sistem.
Tips pro: Cobalah mengotomatiskan beberapa bagian dari proses keluar yang tidak memerlukan sentuhan manusia. Cara yang bagus untuk mencapai ini adalah dengan bermitra dengan Asana dan Guru!
Menghindari tim yang kelebihan beban
Tampilan ini tidak pernah menjadi tanda baik
Ketika seorang anggota tim mengumumkan kepergiannya, selalu ada banyak pertanyaan yang tak terhindarkan. Rekan-rekan ingin tahu siapa yang akan mengambil alih tugas mereka, bagaimana proyek akan diselesaikan dengan satu orang kurang, dan kapan mereka dapat menyambut karyawan baru. Untuk menghindari tim yang kelebihan beban, pastikan mereka diinformasikan tentang kepergian ini jauh-jauh hari. Ini memberikan cukup ruang untuk mengajukan pertanyaan dan mengevaluasi kembali proses sebelum rekan mereka pergi.
Kehilangan pengetahuan dan pengalaman
Sangat sulit ketika seorang anggota tim pergi. Mereka mungkin membawa serta bertahun-tahun pengalaman dan praktik terbaik perusahaan. Ada kehilangan produktivitas ketika sebuah tim menghadapi peralihan pengetahuan dan staf. Setiap anggota tim harus menyesuaikan diri. Cara terbaik untuk mengatasi ini adalah dengan menyimpan dan berbagi pengetahuan sejak hari pertama. Jangan biarkan anggota tim Anda dalam kegelapan. Semua orang diuntungkan ketika Anda mendokumentasikan dan berbagi pengetahuan.
Bagaimana cara saya mengakhiri seorang karyawan?
Sekarang, mari kita selami rincian proses keluar. Apa yang sebenarnya perlu Anda lakukan saat mengakhiri seorang karyawan?
Rencanakan ke depan, berkomunikasi dengan tim dan perusahaan
Komunikasi, komunikasi, komunikasi - semakin baik komunikasi, semakin sedikit stres yang ada selama seluruh proses keluar. Tetapkan budaya perusahaan untuk memberikan pemberitahuan sebelum kepergian. Lebih banyak waktu selalu dihargai.
Miliki proses yang jelas untuk berkomunikasi dengan tim dan perusahaan tentang kepergian karyawan. Segera setelah Anda menerima surat pengunduran diri resmi bahwa seorang karyawan akan pergi, saatnya untuk memulai proses keluar. Dua minggu akan berlalu begitu cepat, jadi rencanakan ke depan untuk mengurangi masalah sebelum mereka muncul.
Pastikan pengetahuan karyawan didokumentasikan
Beberapa pengetahuan diketahui oleh seluruh perusahaan, tetapi beberapa pengetahuan berdasarkan pengalaman individu dan penemuan pribadi untuk praktik terbaik. Tetapkan standar bagi karyawan yang pergi untuk menilai dan mendokumentasikan pengetahuan mereka. Sepanjang waktu karyawan di perusahaan, dorong penciptaan dokumentasi dan proses. Jadikan informasi ini publik dan dapat diedit.
Ini menciptakan lingkungan di mana banyak pikiran berkolaborasi untuk membangun proses yang berjalan baik untuk semua orang. Pertukaran pengetahuan adalah hal yang penting untuk menjaga proses tetap berjalan dengan lancar. Ketika seseorang meninggalkan perusahaan dan membawa pengetahuan penting bersama mereka, seluruh tim akan kehilangan.
Di Guru, ini terlihat seperti memastikan bahwa karyawan yang beranjak bukan satu-satunya orang yang bertanggung jawab atas Kartu mereka. Mereka harus mengevaluasi tanggung jawab Kartu mereka dan mendistribusikannya kembali kepada tim mereka. Tipe pengguna yang berbeda akan memiliki kebutuhan offboarding yang berbeda. Dengan memiliki kebutuhan offboarding ini disimpan sebagai pengetahuan, seluruh proses dapat berjalan tanpa pertanyaan atau kemunduran.
Lakukan wawancara keluar
Wawancara keluar adalah salah satu langkah terakhir dalam proses offboarding. Di sinilah HR atau manajer dapat bertanya tentang pengalaman karyawan yang bekerja di perusahaan dan mengapa mereka memilih untuk pergi. Pertimbangkan untuk bertanya beberapa pertanyaan berikut:
Mengapa Anda mulai mencari pekerjaan baru?
Apa yang membuat Anda mengambil posisi baru?
Apakah Anda merasa siap untuk melakukan pekerjaan baru Anda dengan baik?
Apa pendapat Anda tentang budaya perusahaan kami?
Jika Anda bisa mengubah apa pun tentang pekerjaan atau perusahaan, apa yang akan Anda ubah?
Apakah Anda puas dengan manajer dan tim Anda di sini?
Tip pro: Selalu sertakan seorang pewawancara utama dan pencatat dalam wawancara keluar. Ini adalah kesempatan langka untuk merekam umpan balik. Mengambil catatan yang rinci memungkinkan Anda untuk menangkap umpan balik yang dapat ditindaklanjuti sebaik mungkin.
Pertanyaan ini dapat menjelaskan pengalaman seorang karyawan di sebuah organisasi. Jika mereka memiliki rekomendasi untuk perbaikan, pertimbangkanlah. Jika mereka tidak memiliki hal lain yang baik untuk dikatakan tentang pengalaman mereka, kerja bagus.
Bagaimana Guru membantu offboarding karyawan?
Di Guru, kami mengikuti serangkaian langkah sederhana untuk offboarding karyawan secara efektif. Karyawan, manajer mereka, TI, Keuangan, dan People Ops semua memiliki peran dalam proses offboarding. Guru bekerja dari seperangkat Kartu yang telah dibuat sebelumnya yang berfungsi sebagai panduan untuk keberangkatan anggota tim yang lancar. Kami menyimpan Kartu untuk mempermudah proses, mengakses informasi offboarding dengan mudah, dan berbagi pengetahuan antara People Ops dan karyawan yang pergi. Itu katakanlah, informasi apa yang harus Anda simpan dalam jangkauan yang mudah?
Prosedur offboarding, termasuk tugas untuk semua pihak yang terlibat dalam offboarding
Template email untuk karyawan yang pergi
Undangan kalender wawancara keluar
Template dan pedoman wawancara keluar
Tautan ke template offboarding Asana
Tip pro: Alat adalah teman Anda saat menjaga keteraturan selama proses offboarding. Gunakan sistem manajemen proyek bersamaan dengan sistem manajemen pengetahuan, seperti Guru, untuk melacak kemajuan offboarding karyawan.
Siapa yang terlibat dalam offboarding di Guru?
Offboarding adalah upaya tim
Karyawan yang pergi, manajer mereka, dan People Ops semua memiliki peran dalam proses offboarding. Serangkaian Kartu pribadi di Guru yang dipelihara oleh People Ops membantu memfasilitasi offboarding. Inilah apa yang menjadi tanggung jawab masing-masing pihak:
Manajer
Seorang manajer akan segera mulai bekerja pada rencana transisi dengan karyawan yang pergi dan menentukan redistribusi tugas mereka yang adil di seluruh tim. Mereka akan membuat daftar alat untuk menghapus akses dan menyelesaikan pengarahan wawancara keluar dengan People Ops.
Anggota tim yang pergi
Langkah pertama untuk anggota tim yang pergi adalah mengirimkan surat pengunduran diri formal kepada People Ops. Setelah ini, mereka mulai mengerjakan transisi tugas mereka dengan manajer dan rekan tim mereka. Sistem tempat mereka memiliki akses akan dicabut. Mereka juga akan mentransfer tanggung jawab Kartu Guru. Akhirnya, mereka akan mengikuti wawancara keluar dengan People Ops.
People Ops
Anggota People Ops Guru memiliki template Asana yang disalin dan ditugaskan setelah pengumuman keberangkatan anggota tim. Mereka akan mengirim surat kepada karyawan yang pergi dengan informasi penting tentang transisi mereka, menjadwalkan wawancara keluar, dan memberi tahu departemen TI, Keuangan, dan Talenta tentang keberangkatan mereka.
Bagaimana Guru menggunakan sistem untuk offboarding karyawan?
Menjaga template offboarding di saku Anda akan selalu berguna ketika saatnya untuk offboarding seorang karyawan. Alat dan sistem, seperti Guru dan perangkat lunak manajemen proyek Anda, akan memperlancar seluruh proses.
Ketika seorang karyawan Guru mengumumkan keberangkatan mereka, langkah pertama adalah memulai serangkaian tugas di Asana. Kami memasukkan tanggal terakhir karyawan dalam template tugas dan Asana kemudian menetapkan tenggat waktu untuk semua tugas offboarding untuk memastikan bahwa mereka diselesaikan tepat waktu. Setiap tugas memiliki sebuah judul singkat dengan tanggal jatuh tempo dan tautan ke kartu Guru terkait dalam deskripsi tugas untuk referensi yang mudah.
Kami juga menyimpan informasi untuk rekan-rekan anggota tim yang pergi. Kartu Guru seperti "Apa yang diharapkan ketika salah satu anggota tim Anda mengundurkan diri?" mendukung tim dalam mengelola transisi tanggung jawab. Anggota tim yang pergi didorong untuk membagikan setiap pengetahuan yang mereka anggap relevan, ini bisa berupa apa saja mulai dari praktik terbaik proyek hingga rekomendasi restoran di kota tertentu.
Mengucapkan selamat tinggal kepada seorang rekan kerja adalah hal yang pahit manis. Seorang karyawan yang pergi harus menghabiskan sebagian besar dua minggu terakhir mereka di perusahaan menikmati waktu dengan rekan-rekan mereka dan mengingat semua yang telah mereka capai. Biarkan Guru memperlancar proses offboarding Anda.
Proses keluar adalah hal yang tak terhindarkan. Setiap orang berharap bisa mempertahankan karyawan hebat mereka selamanya. Namun perubahan itu terjadi, peluang baru muncul, dan orang-orang beralih karir.
Proses keluar sama pentingnya dengan proses masuk. Hubungan antara karyawan dan pemberi kerja terus berlanjut bahkan setelah hari terakhir karyawan. Mereka mungkin meninggalkan perusahaan, tetapi mereka akan terus memperkuat reputasi perusahaan yang pernah mereka tinggalkan saat mereka berbicara tentang posisi sebelumnya. Dan siapa yang tahu? Mungkin seorang mantan karyawan yang puas akan merekomendasikan kandidat baru yang hebat kepada Anda karena pengalaman baik mereka, atau bahkan mungkin kembali lagi sebagai boomerang!
Dengan banyaknya unsur yang bergerak, proses keluar bisa menjadi berantakan. Ada berbagai akses sistem yang perlu dicabut, peralatan perusahaan yang harus dikembalikan, dan tumpukan dokumen yang harus diarsipkan. Semua ini perlu diselesaikan dalam waktu sekitar dua minggu. Seluruh proses bisa dengan cepat beralih dari perpisahan yang pahit manis menjadi sakit kepala dari daftar tugas dan masalah logistik.
Ingin tahu bagaimana Anda bisa menghilangkan sakit kepala dari proses keluar yang berantakan? Menerapkan strategi keluar yang tidak bisa salah yang penuh dengan template dan instruksi adalah cara yang tepat. Inilah cara Anda dapat menciptakan pengalaman keluar yang lancar.
Apa itu proses keluar?
Secara ketat, proses keluar adalah proses di mana terjadi pemisahan formal antara perusahaan dan karyawan. Sistem, dokumentasi, dan bahkan laptop perlu dicabut atau dikembalikan ke perusahaan. Bagi HR, sering kali ada daftar panjang barang yang perlu dicentang sebelum hari terakhir seorang karyawan. Bagi tim dan manajer karyawan, terjadi transisi tugas, tanggung jawab, dan pengetahuan.
Proses keluar melibatkan banyak bagian yang bergerak. Dibandingkan dengan proses masuk, proses keluar perlu dilakukan dalam waktu yang jauh lebih singkat meskipun daftar tugasnya serupa dalam ukuran. Jika bagian ini tidak dilacak dan disimpan dengan efektif, Anda berisiko melewatkan elemen penting, meninggalkan anggota tim dan pelanggan menggantung, atau memiliki mantan karyawan yang tidak puas. Lebih baik bermain aman dan memiliki pengalaman keluar yang jelas dan terorganisir sejak awal.
“Proses keluar adalah tahap krusial dalam siklus hidup karyawan, tidak hanya sebagai kesempatan untuk memperoleh wawasan yang membantu kita belajar dan berkembang sebagai organisasi, tetapi juga karena ini bisa menjadi kesan terakhir yang kita tinggalkan dengan mantan Guru.”
- Elyssa Lakin, Generalis Operasi Sumber Daya Manusia Senior di Guru
Mengapa penting untuk mengakhiri proses keluar dengan baik?
Tidak hanya penting bahwa semuanya diselesaikan saat keluar, tetapi juga penting bahwa itu dilakukan dengan baik. Pada akhir proses, karyawan yang berpindah harus tetap merasa dihargai oleh perusahaan bahkan saat mereka melanjutkan ke peluang baru.
Transisi tanggung jawab yang mulus
Sementara tim Anda mungkin bersemangat tentang peluang baru rekan mereka, kehilangan anggota tim adalah hal yang menyedihkan dan sering kali bisa membuat stres. Siapa yang akan mengambil alih pekerjaan mereka? Jika mereka bekerja dengan klien, informasi hubungan apa yang tidak tertulis yang sangat penting untuk transisi klien? Transfer tanggung jawab, pertanyaan, dan masalah dari rekan kerja bisa dengan cepat menjadi luar biasa. Distribusi ulang tugas harus dimulai segera setelah seorang karyawan mengumumkan kepergian mereka.
Ini adalah situasi yang melibatkan semua tangan
Jika Anda memerlukan ringkasan tentang hal-hal yang tepat untuk difokuskan saat mendistribusikan kembali pekerjaan, pastikan untuk fokus pada hal-hal penting ini:
Minta mereka untuk mengevaluasi tanggung jawab, proyek yang akan datang, tugas harian, dan hal-hal lain yang ada pada mereka.
Sampaikan informasi ini kepada manajer yang dapat memutuskan pekerjaan apa yang harus didelegasikan dan pekerjaan apa yang bisa ditunda sampai tim memiliki karyawan baru.
Berikan tim cukup waktu untuk menyesuaikan diri dengan harapan baru, mengajukan pertanyaan, dan menyesuaikan diri dengan tanggung jawab baru.
Menutup dengan baik
Seorang karyawan yang bahagia bukan hanya aset yang luar biasa saat mereka bekerja di perusahaan Anda. Mereka terus memberikan manfaat bagi perusahaan jauh melampaui masa kerja mereka sebagai karyawan. Mengapa? Mantan karyawan yang meninggalkan perusahaan mereka dengan baik berkontribusi pada reputasinya secara keseluruhan di industri melalui rekomendasi lisan. Jika perusahaan Anda memiliki reputasi baik lengkap dengan lingkungan kerja yang memuaskan dan ditutup dengan prosedur keluar yang sederhana, Anda akan menonjol bagi calon karyawan hebat.
Tanpa informasi terputus
Dokumentasikan pengetahuan Anda sejak hari pertama. Tidak ada yang asing dengan frustrasi kehilangan dokumentasi atau pengetahuan proses karena informasi terputus. Ini terjadi ketika hanya satu orang yang memiliki informasi dan mereka meninggalkan perusahaan masih menjadi satu-satunya orang yang memiliki informasi tersebut. Salah satu rintangan terbesar dalam proses keluar adalah mempertahankan pengetahuan perusahaan dan menjaga hubungan pelanggan yang kuat.
Situasi ini menciptakan sakit kepala yang tak tertandingi bagi tim yang tersisa ketika mereka membutuhkan informasi itu dan tidak bisa ditemukan. Di Guru, kami menyelesaikan masalah ini dengan mempraktikkan apa yang kami ajarkan. Adalah praktik umum di sini bagi setiap karyawan untuk mendokumentasikan proses, tujuan, dan pedoman yang mungkin diperlukan oleh rekan mereka di masa depan. Ambil pendekatan ini di perusahaan Anda dan tim Anda akan berterima kasih, kami janji.
Peluang umpan balik yang membantu
Sebagian besar proses keluar diakhiri dengan wawancara keluar menjelang atau pada hari terakhir karyawan. Ini adalah kesempatan Anda untuk mendapatkan umpan balik tentang proses keluar serta pengalaman keseluruhan karyawan selama bekerja di perusahaan. Dorong ulasan jujur pada momen ini. Apa pun yang diucapkan oleh karyawan yang keluar dapat diambil untuk lebih meningkatkan proses ini. Ada juga kemungkinan bahwa mereka tidak memiliki apa pun selain hal-hal baik untuk diucapkan. Jika ini yang terjadi, akui itu sebagai pekerjaan yang dilakukan dengan baik.
“Jika Anda ingin melakukan perubahan pada proses keluar Anda, lakukanlah dan lakukan sekarang. Tidak ada waktu yang lebih baik untuk melakukan perubahan daripada saat itu relevan, dan pengiriman yang tepat waktu akan memiliki dampak langsung.”
- Elyssa Lakin, Generalis Operasi Sumber Daya Manusia Senior di Guru
Meninggalkan kesan yang mendalam
Seperti yang kami sebutkan sebelumnya, hubungan antara karyawan dan perusahaan jauh melampaui hari terakhir seorang karyawan. Reputasi penting di setiap industri dan mantan karyawan menjaga reputasi itu saat mereka melanjutkan karir mereka. Proses keluar memiliki kesempatan untuk meninggalkan kesan yang mendalam pada karyawan saat mereka mengucapkan selamat tinggal kepada peran dan tim mereka yang sebelumnya.
Berusaha untuk mengakhiri dengan kepuasan yang sama seperti akhir cerita Toy Story 3
Apa saja titik sakit yang mungkin terjadi saat proses keluar?
Selalu ada titik sakit selama proses keluar, tetapi ada cara untuk mengurangi sakit kepala ini. Proses yang jelas, terstruktur dan komunikasi yang baik berada di jantung proses keluar yang bersih dan jelas. Dengan mempertimbangkan kemunduran yang umum saat Anda mengembangkan proses keluar, Anda dapat menyelesaikannya sebelum menjadi masalah.
Mengambil kembali aset perusahaan
Jika Anda telah meminjamkan laptop, monitor meja, keyboard, atau peralatan kantor tambahan, Anda perlu mengambil kembali barang-barang tersebut sebagai bagian dari proses keluar. Aset dapat mencakup:
Kartu ID
Laptop
Monitor
Mouse dan Keyboard
Kartu kredit perusahaan
Izin parkir
Telepon perusahaan
Seragam
Pastikan untuk menyimpan daftar induk tentang semua aset yang telah diberikan kepada karyawan selama masa kerja mereka. Gunakan daftar ini sebagai referensi untuk mengembalikan aset-aset ini.
Menghapus akses sistem
Mencabut akses sistem mungkin adalah proses yang paling membosankan. Ini bisa mencakup email, perangkat lunak manajemen proyek atau tugas, dan sistem lain yang digunakan perusahaan dalam aktivitas sehari-harinya. Sangat efektif untuk memiliki prosedur yang terdokumentasi dengan instruksi langkah demi langkah yang tepat tentang cara menghapus akses sistem.
Tips pro: Cobalah mengotomatiskan beberapa bagian dari proses keluar yang tidak memerlukan sentuhan manusia. Cara yang bagus untuk mencapai ini adalah dengan bermitra dengan Asana dan Guru!
Menghindari tim yang kelebihan beban
Tampilan ini tidak pernah menjadi tanda baik
Ketika seorang anggota tim mengumumkan kepergiannya, selalu ada banyak pertanyaan yang tak terhindarkan. Rekan-rekan ingin tahu siapa yang akan mengambil alih tugas mereka, bagaimana proyek akan diselesaikan dengan satu orang kurang, dan kapan mereka dapat menyambut karyawan baru. Untuk menghindari tim yang kelebihan beban, pastikan mereka diinformasikan tentang kepergian ini jauh-jauh hari. Ini memberikan cukup ruang untuk mengajukan pertanyaan dan mengevaluasi kembali proses sebelum rekan mereka pergi.
Kehilangan pengetahuan dan pengalaman
Sangat sulit ketika seorang anggota tim pergi. Mereka mungkin membawa serta bertahun-tahun pengalaman dan praktik terbaik perusahaan. Ada kehilangan produktivitas ketika sebuah tim menghadapi peralihan pengetahuan dan staf. Setiap anggota tim harus menyesuaikan diri. Cara terbaik untuk mengatasi ini adalah dengan menyimpan dan berbagi pengetahuan sejak hari pertama. Jangan biarkan anggota tim Anda dalam kegelapan. Semua orang diuntungkan ketika Anda mendokumentasikan dan berbagi pengetahuan.
Bagaimana cara saya mengakhiri seorang karyawan?
Sekarang, mari kita selami rincian proses keluar. Apa yang sebenarnya perlu Anda lakukan saat mengakhiri seorang karyawan?
Rencanakan ke depan, berkomunikasi dengan tim dan perusahaan
Komunikasi, komunikasi, komunikasi - semakin baik komunikasi, semakin sedikit stres yang ada selama seluruh proses keluar. Tetapkan budaya perusahaan untuk memberikan pemberitahuan sebelum kepergian. Lebih banyak waktu selalu dihargai.
Miliki proses yang jelas untuk berkomunikasi dengan tim dan perusahaan tentang kepergian karyawan. Segera setelah Anda menerima surat pengunduran diri resmi bahwa seorang karyawan akan pergi, saatnya untuk memulai proses keluar. Dua minggu akan berlalu begitu cepat, jadi rencanakan ke depan untuk mengurangi masalah sebelum mereka muncul.
Pastikan pengetahuan karyawan didokumentasikan
Beberapa pengetahuan diketahui oleh seluruh perusahaan, tetapi beberapa pengetahuan berdasarkan pengalaman individu dan penemuan pribadi untuk praktik terbaik. Tetapkan standar bagi karyawan yang pergi untuk menilai dan mendokumentasikan pengetahuan mereka. Sepanjang waktu karyawan di perusahaan, dorong penciptaan dokumentasi dan proses. Jadikan informasi ini publik dan dapat diedit.
Ini menciptakan lingkungan di mana banyak pikiran berkolaborasi untuk membangun proses yang berjalan baik untuk semua orang. Pertukaran pengetahuan adalah hal yang penting untuk menjaga proses tetap berjalan dengan lancar. Ketika seseorang meninggalkan perusahaan dan membawa pengetahuan penting bersama mereka, seluruh tim akan kehilangan.
Di Guru, ini terlihat seperti memastikan bahwa karyawan yang beranjak bukan satu-satunya orang yang bertanggung jawab atas Kartu mereka. Mereka harus mengevaluasi tanggung jawab Kartu mereka dan mendistribusikannya kembali kepada tim mereka. Tipe pengguna yang berbeda akan memiliki kebutuhan offboarding yang berbeda. Dengan memiliki kebutuhan offboarding ini disimpan sebagai pengetahuan, seluruh proses dapat berjalan tanpa pertanyaan atau kemunduran.
Lakukan wawancara keluar
Wawancara keluar adalah salah satu langkah terakhir dalam proses offboarding. Di sinilah HR atau manajer dapat bertanya tentang pengalaman karyawan yang bekerja di perusahaan dan mengapa mereka memilih untuk pergi. Pertimbangkan untuk bertanya beberapa pertanyaan berikut:
Mengapa Anda mulai mencari pekerjaan baru?
Apa yang membuat Anda mengambil posisi baru?
Apakah Anda merasa siap untuk melakukan pekerjaan baru Anda dengan baik?
Apa pendapat Anda tentang budaya perusahaan kami?
Jika Anda bisa mengubah apa pun tentang pekerjaan atau perusahaan, apa yang akan Anda ubah?
Apakah Anda puas dengan manajer dan tim Anda di sini?
Tip pro: Selalu sertakan seorang pewawancara utama dan pencatat dalam wawancara keluar. Ini adalah kesempatan langka untuk merekam umpan balik. Mengambil catatan yang rinci memungkinkan Anda untuk menangkap umpan balik yang dapat ditindaklanjuti sebaik mungkin.
Pertanyaan ini dapat menjelaskan pengalaman seorang karyawan di sebuah organisasi. Jika mereka memiliki rekomendasi untuk perbaikan, pertimbangkanlah. Jika mereka tidak memiliki hal lain yang baik untuk dikatakan tentang pengalaman mereka, kerja bagus.
Bagaimana Guru membantu offboarding karyawan?
Di Guru, kami mengikuti serangkaian langkah sederhana untuk offboarding karyawan secara efektif. Karyawan, manajer mereka, TI, Keuangan, dan People Ops semua memiliki peran dalam proses offboarding. Guru bekerja dari seperangkat Kartu yang telah dibuat sebelumnya yang berfungsi sebagai panduan untuk keberangkatan anggota tim yang lancar. Kami menyimpan Kartu untuk mempermudah proses, mengakses informasi offboarding dengan mudah, dan berbagi pengetahuan antara People Ops dan karyawan yang pergi. Itu katakanlah, informasi apa yang harus Anda simpan dalam jangkauan yang mudah?
Prosedur offboarding, termasuk tugas untuk semua pihak yang terlibat dalam offboarding
Template email untuk karyawan yang pergi
Undangan kalender wawancara keluar
Template dan pedoman wawancara keluar
Tautan ke template offboarding Asana
Tip pro: Alat adalah teman Anda saat menjaga keteraturan selama proses offboarding. Gunakan sistem manajemen proyek bersamaan dengan sistem manajemen pengetahuan, seperti Guru, untuk melacak kemajuan offboarding karyawan.
Siapa yang terlibat dalam offboarding di Guru?
Offboarding adalah upaya tim
Karyawan yang pergi, manajer mereka, dan People Ops semua memiliki peran dalam proses offboarding. Serangkaian Kartu pribadi di Guru yang dipelihara oleh People Ops membantu memfasilitasi offboarding. Inilah apa yang menjadi tanggung jawab masing-masing pihak:
Manajer
Seorang manajer akan segera mulai bekerja pada rencana transisi dengan karyawan yang pergi dan menentukan redistribusi tugas mereka yang adil di seluruh tim. Mereka akan membuat daftar alat untuk menghapus akses dan menyelesaikan pengarahan wawancara keluar dengan People Ops.
Anggota tim yang pergi
Langkah pertama untuk anggota tim yang pergi adalah mengirimkan surat pengunduran diri formal kepada People Ops. Setelah ini, mereka mulai mengerjakan transisi tugas mereka dengan manajer dan rekan tim mereka. Sistem tempat mereka memiliki akses akan dicabut. Mereka juga akan mentransfer tanggung jawab Kartu Guru. Akhirnya, mereka akan mengikuti wawancara keluar dengan People Ops.
People Ops
Anggota People Ops Guru memiliki template Asana yang disalin dan ditugaskan setelah pengumuman keberangkatan anggota tim. Mereka akan mengirim surat kepada karyawan yang pergi dengan informasi penting tentang transisi mereka, menjadwalkan wawancara keluar, dan memberi tahu departemen TI, Keuangan, dan Talenta tentang keberangkatan mereka.
Bagaimana Guru menggunakan sistem untuk offboarding karyawan?
Menjaga template offboarding di saku Anda akan selalu berguna ketika saatnya untuk offboarding seorang karyawan. Alat dan sistem, seperti Guru dan perangkat lunak manajemen proyek Anda, akan memperlancar seluruh proses.
Ketika seorang karyawan Guru mengumumkan keberangkatan mereka, langkah pertama adalah memulai serangkaian tugas di Asana. Kami memasukkan tanggal terakhir karyawan dalam template tugas dan Asana kemudian menetapkan tenggat waktu untuk semua tugas offboarding untuk memastikan bahwa mereka diselesaikan tepat waktu. Setiap tugas memiliki sebuah judul singkat dengan tanggal jatuh tempo dan tautan ke kartu Guru terkait dalam deskripsi tugas untuk referensi yang mudah.
Kami juga menyimpan informasi untuk rekan-rekan anggota tim yang pergi. Kartu Guru seperti "Apa yang diharapkan ketika salah satu anggota tim Anda mengundurkan diri?" mendukung tim dalam mengelola transisi tanggung jawab. Anggota tim yang pergi didorong untuk membagikan setiap pengetahuan yang mereka anggap relevan, ini bisa berupa apa saja mulai dari praktik terbaik proyek hingga rekomendasi restoran di kota tertentu.
Mengucapkan selamat tinggal kepada seorang rekan kerja adalah hal yang pahit manis. Seorang karyawan yang pergi harus menghabiskan sebagian besar dua minggu terakhir mereka di perusahaan menikmati waktu dengan rekan-rekan mereka dan mengingat semua yang telah mereka capai. Biarkan Guru memperlancar proses offboarding Anda.
Alami kekuatan platform Guru secara langsung - ikuti tur produk interaktif kami
