Anda tidak bisa begitu saja menyentuhnya, tetapi tiba-tiba tim Anda terlihat sedikit...aneh. Beberapa orang mengatakan bahwa mereka merasa memasuki kabut otak ketika mereka harus bekerja. Orang lain merasa frustrasi, dan beberapa bahkan mengatakan bahwa mereka mendengar proyek baru dengan mengerikan.

Anda mungkin menganggap orang merasa terlalu banyak bekerja, tetapi masalahnya jauh lebih dalam dari itu. Kami telah melihat masalah ini muncul di banyak perusahaan, dan kami tahu apa yang menjadi masalahnya: rekan kerja dan karyawan Anda telah terkena kasus serius kelebihan informasi.

Star Trek: TNG benar, rasanya persis seperti ini

Masalah kelebihan informasi

Kelebihan informasi adalah seperti yang terdengar: orang-orang dibombardir dengan informasi yang relevan dan tidak relevan. Jumlah informasi yang mereka hadapi bisa membuatnya sulit untuk mengambil keputusan atau bahkan memahami apa yang mereka sajikan.

Bertram Gross, seorang Profesor Ilmu Politik di Hunter College, pertama kali menggunakan istilah dalam makalahnya The Managing of Organizations pada tahun 1964. Istilah ini mungkin sudah ada sejak puluhan tahun, tetapi jelas bahwa kita hidup di puncak kelebihan informasi. Jika masalah ini sudah sangat meluas pada tahun 1960-an, bayangkan bagaimana rasanya di era internet "selalu terhubung" kita.

Sebuah survei pada Juni 2020 menemukan bahwa secara global, hampir 45% pekerja mengatakan bahwa sumber informasi yang mereka periksa setiap hari telah meningkat selama 5 tahun terakhir. Di atas itu, hampir sepertiga pekerja di seluruh dunia mengatakan bahwa kelebihan informasi ini membuat mereka merasa lebih stres di tempat kerja.

Konsekuensi dari kelebihan informasi di tempat kerja dapat mempengaruhi setiap aspek bisnis Anda. Karyawan merasa kurang puas dengan pekerjaan mereka. Mereka mulai mengalami kesulitan dalam berkonsentrasi, membuat lebih banyak kesalahan, dan merasa seperti tidak bisa mengambil keputusan. Faktanya, beberapa berspekulasi bahwa “The Great Resignation” sebenarnya adalah “The Great Discontent”. Aliran informasi yang konstan akhirnya membuat beberapa orang mencapai titik puncak mereka, dan mereka memilih untuk meninggalkan pekerjaan mereka untuk mencari sedikit ketenangan.

Dua strategi yang sangat efektif untuk mengatasi kelebihan informasi di tempat kerja

Kita mungkin dibombardir dengan informasi yang tak ada habisnya, tetapi kita tidak seharusnya mengharapkan aliran data melambat dalam waktu dekat. Dengan begitu banyak pekerjaan modern yang bergantung pada pengumpulan dan analisis data, berpikir kritis, dan pemecahan masalah, aliran informasi yang tampaknya tak berujung ini penting.

Itulah mengapa cara terbaik untuk melawan kelebihan informasi adalah dengan memikirkan cara-cara proaktif untuk mengatasinya.

Kami tidak bisa menjanjikan bahwa Anda akan berhenti menerima pesan teks setelah jam kerja atau tidak akan pernah dibombardir dengan pesan di Slack saat Anda mencoba berkonsentrasi pada pekerjaan. Tetapi jika Anda mulai mengikuti beberapa saran ini, Anda mungkin dapat mengubah aliran informasi yang deras menjadi sesuatu yang lebih dapat dikelola.

Sikap ini diperlukan di tempat kerja

1. Pilihlah dengan bijak waktu Anda

Ketika Anda memiliki tumpukan email untuk dijawab, kalender yang penuh rapat, dan banyak proyek serta rekan kerja yang membutuhkan perhatian Anda, Anda harus menjadi penjaga waktu Anda sendiri. Keterampilan manajemen waktu sangat penting untuk memerangi kelebihan informasi.

Pekerjaan tiba-tiba beralih dari bersifat proaktif menjadi reaktif ketika Anda tidak dapat mengelola waktu Anda dengan benar. Hindari masalah umum ini dengan berkonsentrasi pada cara terbaik untuk mengelola waktu yang Anda miliki.

Tentukan batas waktu untuk tugas tertentu sehingga Anda dapat melanjutkan dan menghindari membuang waktu ketika Anda terjebak. Buat jadwal harian Anda sendiri dan utamakan tugas berdasarkan kepentingan, urgensi, dan tenaga kerja.

Reese Witherspoon tahu bagaimana menghargai sistem manajemen pengetahuan yang baik

2. Rangkul manajemen pengetahuan

Organisasi pengetahuan internal sangat penting bagi perusahaan. Setiap orang harus dapat mengakses informasi yang mereka butuhkan dengan mudah untuk melakukan pekerjaan mereka. Itulah mengapa kami adalah pendukung tegas untuk mengadopsi manajemen pengetahuan di tempat kerja.

Manajemen pengetahuan dapat didefinisikan sebagai sistem yang dikembangkan yang membantu orang dalam bisnis atau organisasi menciptakan, mendistribusikan, mengakses, dan memperbarui informasi. Sistem manajemen pengetahuan yang sebenarnya tidak hanya akan melibatkan pembuatan struktur folder baru atau konvensi penamaan untuk file (meskipun itu adalah awal yang baik). Meskipun akses dan pengorganisasian adalah langkah awal yang penting untuk mengadopsi manajemen pengetahuan, kedua hal ini saja tidak cukup. Anda juga memerlukan mekanisme untuk mendistribusikan pengetahuan yang tepat kepada orang yang tepat pada waktu yang tepat. Di situlah sihir manajemen pengetahuan yang sebenarnya terjadi.

Luangkan waktu untuk melatih semua orang dari kontributor individu hingga manajer agar mereka memahami cara terbaik untuk memanfaatkan dan mengembangkan sistem manajemen pengetahuan Anda. Berusaha keras untuk menciptakan budaya perusahaan yang tidak hanya mempraktikkan manajemen pengetahuan tetapi juga merangkulnya.

Berpikir secara berbeda tentang manajemen pengetahuan dapat memiliki manfaat tidak langsung yang mungkin belum Anda pikirkan. Ahli materi pelajaran (SME) dapat merasa diberdayakan dan dihargai di tempat kerja dan juga diberikan istirahat yang sangat dibutuhkan dari ketukan bahu. Pengetahuan yang dimiliki SME dapat mengalir dan membantu menyebarkan suasana baik kepada orang lain di tim mereka.

Manfaatnya tidak berhenti pada karyawan individu. Organisasi juga dapat menikmati manfaat transformasional dari manajemen pengetahuan. Bayangkan apa yang bisa terjadi ketika karyawan memiliki kemampuan untuk berkonsentrasi pada pekerjaan, merasa diberdayakan untuk melakukan pekerjaan mereka, dan secara bertahap mendapatkan lebih banyak waktu dalam sehari untuk diri mereka sendiri.

Karena orang memiliki jadwal yang lebih mandiri, kini mereka memiliki banyak fleksibilitas dan waktu untuk bekerja. Tiba-tiba, semua orang memiliki pengetahuan yang mereka butuhkan untuk melakukan pekerjaan mereka, dan karyawan yang terbebani menjadi orang-orang yang sebenarnya senang pergi bekerja keesokan harinya.  Jika Anda telah mencari cara organisasi yang serius, berinvestasi dalam manajemen pengetahuan bisa jadi yang Anda butuhkan.

Ingin tahu cara membangun sistem manajemen pengetahuan internal yang akan disukai tim Anda? Periksa pos cara kami tentang topik tersebut.

Satukan semuanya

Jika Anda telah belajar sesuatu tentang cara mengatasi kelebihan informasi di tempat kerja, itu adalah bahwa ada waktu dan tempat untuk segalanya, dan seharusnya tidak di kotak masuk Anda (atau Slack, Teams, atau alat komunikasi pilihan Anda).

Salah satu sumber kelebihan informasi yang paling umum berasal dari banyaknya saluran komunikasi dan alat yang kami gunakan untuk melakukan pekerjaan kami. Alih-alih mencoba mengurangi alat-alat yang berguna yang Anda gunakan di tempat kerja, fokuslah untuk menemukan cara agar mereka lebih mudah diakses dan memungkinkan orang untuk memanfaatkannya dengan lebih baik.

Ingat, pengetahuan hanya sebaik penggunaannya. Anda akan memerlukan alat yang memiliki kemampuan untuk memasukkan pengetahuan ke dalam alur kerja orang-orang ketika itu paling berguna. Dan yang terintegrasi dengan perangkat lunak yang paling banyak digunakan Anda lebih baik lagi.

Ingin tahu di mana menemukan alat yang bisa melakukan semuanya? Periksa Guru.