How to Create the Offboarding Plan You Needed Yesterday

Ketika seorang karyawan meninggalkan perusahaan, itu lebih dari sekadar kehilangan pemimpin proyek atau teman istirahat kopi. Ada pengetahuan institusional, keahlian, dan hubungan yang telah terbangun dengan erat yang keluar dari pintu. Jika perusahaan tidak siap menghadapi kepergian, mereka dapat dengan mudah menemukan diri mereka dalam posisi sulit.

Kami tahu bahwa HR, manajemen, dan departemen lainnya sudah cukup sibuk dengan karyawan yang ada. Apakah Anda benar-benar perlu menghabiskan lebih banyak waktu atau perencanaan untuk seseorang yang sedang pergi?

Setiap karyawan itu penting, termasuk mereka yang sudah bersiap untuk hidup setelah perusahaan Anda. Inilah yang Anda lewatkan dengan mengabaikan untuk memiliki rencana offboarding.

Tambahkan struktur pada waktu yang terkenal tidak terstruktur

Beberapa minggu terakhir pekerjaan cenderung menjadi waktu yang canggung, seperti limbo di mana orang tidak ingin terlibat dalam apa pun yang besar, tetapi mereka masih perlu menemukan cara untuk mengisi waktu mereka. Alih-alih menghabiskan hari-hari terakhir mereka berbagi pengetahuan berharga, jam-jam mereka dihabiskan untuk belanja online dan memposting di Reddit.

Pengalaman offboarding yang berfokus pada berbagi pengetahuan memungkinkan karyawan yang keluar untuk produktif dan juga membantu menyiapkan karyawan yang tersisa untuk kesuksesan. Tidak ada yang harus menghabiskan waktu itu untuk bermain-main atau merasa cemas pada hari pertama tanpa rekan kerja mereka. Ini memberi semua orang waktu yang mereka butuhkan untuk mempersiapkan apa yang akan datang.

Dapatkan catatan untuk perbaikan

Berbagi pengetahuan harus berjalan dua arah selama offboarding. Karyawan yang keluar tidak hanya akan mendapatkan kesempatan untuk berbagi pengetahuan mereka dengan karyawan yang sudah ada. Ini juga memungkinkan Anda untuk belajar lebih banyak tentang pengalaman karyawan.

Jika Anda telah mencari umpan balik yang jujur, jangan mencari lagi ke orang yang sedang keluar. Beberapa karyawan tidak ingin umpan balik mereka tercermin buruk pada mereka, jadi mereka memilih untuk diam daripada bersuara. Gunakan kesempatan langka ini untuk belajar bagaimana Anda dapat memperbaiki hal-hal bagi sisa karyawan Anda.

Seorang kontributor individu yang akan pergi untuk kesempatan 'sekali seumur hidup' dapat memberikan wawasan tentang apa yang membuat pekerjaan itu sangat menarik bagi mereka. Manajer yang pergi untuk kenaikan gaji yang lebih besar atau manfaat yang lebih baik dapat memberi tahu Anda banyak tentang bagaimana perusahaan Anda dapat memiliki paket penawaran yang lebih kompetitif.

Tetap aman

Pikirkan tentang seberapa banyak akses yang dimiliki karyawan rata-rata terhadap informasi sensitif. Seseorang yang sedang meninggalkan bisa memiliki informasi login untuk program dan backend terpenting Anda. Manajer, staf HR, dan orang-orang di finance bahkan bisa memiliki akses ke informasi aman nomor rekening bank atau bahkan nomor jaminan sosial.

Ada alasan mengapa hingga 20% pemberi kerja mengatakan mereka telah mengalami pelanggaran data dari mantan karyawan. Sebuah kata sandi yang terlupakan atau akun yang tidak dinonaktifkan bisa cukup untuk menyebabkan banyak masalah bagi perusahaan. Beruntung, rencana offboarding yang sempurna membantu menghentikan masalah ini sebelum mereka terjadi.

Cara membuat rencana offboarding Anda sendiri

Kami tahu Anda sibuk dengan semua perombakan organisasi, promosi, perubahan pekerjaan, dan pengurangan staf yang sedang terjadi. Tetapi sekarang Anda tahu betapa pentingnya offboarding bagi perusahaan, Anda benar-benar bisa membuat HR, pemimpin departemen, IT, dan orang penting lainnya untuk fokus waktu mereka dalam membuat rencana onboarding yang lengkap dan komprehensif!

Kami percaya bahwa setiap orang membutuhkan rencana yang komprehensif dan aman (catatan sampingan: kami tahu tentang alat yang sangat baik dan template yang berguna yang dapat membantu Anda mengorganisir semua dokumen dan proses penting ini terlepas dari di mana Anda berada dalam proses perencanaan), tetapi kami juga tahu bahwa waktu adalah hal yang penting di sini. Jika Anda perlu membuat rencana offboarding secepatnya, Guru akan membantu Anda. Inilah yang perlu Anda ketahui untuk memulai.

Fokus pada dasar-dasar

Orang-orang yang Anda libatkan dan proses yang Anda fokuskan akan berubah tergantung pada pekerjaan dan departemen yang Anda fokuskan. Meskipun begitu, ada elemen tertentu yang diperlukan dalam setiap rencana offboarding.

Fokus energi Anda pada bagaimana Anda akan mentransfer pengetahuan, kepada siapa pengetahuan yang ditransfer akan diberikan, dan kerangka waktu yang Anda harapkan semua ini terjadi. Pikirkan tentang seberapa banyak pengetahuan yang ada dalam pengetahuan karyawan yang keluar sudah didokumentasikan dan apa yang masih perlu dikeluarkan.

Waktu dapat sangat penting dalam situasi ini. Jika Anda merasa sudah mendekati batas waktu, pikirkan tentang hal-hal terpenting yang perlu dicatat (rencana proyek, nama klien, wireframes, dll.) lalu lanjut dari sana.

Lakukan lebih dari sekadar “catatan” biasa

Apa pun yang Anda putuskan untuk transfer pengetahuan Anda, kami mohon Anda untuk tidak memilih jalur “infodump”. Membuka dokumen kosong dan memberi tahu seorang karyawan untuk menuliskan “apa pun yang mereka anggap penting” adalah cara yang dijamin untuk menghabiskan waktu mereka dan memastikan bahwa karyawan Anda yang sekarang tidak mendapatkan apa yang mereka butuhkan.

Ada begitu banyak cara berbeda untuk berkomunikasi pengetahuan! Kombinasi yang baik antara rekaman video dan audio, visual, dan arahan tertulis dapat semuanya bersatu untuk menangkap pengetahuan secara efektif.

Pahami apa yang penting

Seorang karyawan yang keluar penuh dengan informasi berharga, tetapi ada beberapa hal yang mungkin tidak terlalu penting dalam jangka panjang. Perusahaan mengalami masalah ketika mereka mencoba untuk melestarikan setiap bit informasi yang mereka temukan. Alih-alih mencoba menyaring setiap biji pengetahuan, fokuslah pada pengumpulan “batu besar” informasi sebelum yang lainnya.

Bagaimana Anda tahu apa yang penting dan apa yang tidak? Tanya karyawan tentang apa yang sedang mereka kerjakan saat ini, seperti apa daftar tugas harian mereka, dan apa yang mereka butuhkan untuk melakukan pekerjaan mereka dengan efektif. Setelah Anda melakukannya, bandingkan catatan dengan orang-orang yang bekerja dekat dengan mereka serta manajer dan DRI lainnya di proyek.

Amankan kerjasama

Ideally, every exiting employee will be more than willing to take the time to share their knowledge before they leave. Sayangnya, kami tahu bahwa itu tidak selalu terjadi.

Karyawan yang terburu-buru untuk pergi mungkin tidak bersedia untuk berbagi pengetahuan. Jika karyawan Anda enggan berbicara, lakukan yang terbaik untuk mencari tahu mengapa. Jika itu masalah mereka tidak tahu dari mana harus memulai atau khawatir tentang efisiensi proses, itu adalah sesuatu yang dapat diperbaiki dengan satu atau dua percakapan.

Jika seorang karyawan khawatir tentang mengerjakan pekerjaan mereka sendiri dan mentransfer pengetahuan, pertimbangkan untuk membiarkan mereka hanya fokus pada itu selama hari-hari terakhir mereka. Pekerjaan mungkin sedikit tertunda, tetapi Anda akan memiliki pengetahuan penting yang Anda perlukan untuk bergerak maju.

Apakah Anda mencoba menangkap pengetahuan dari seorang karyawan yang Anda tahu akan pergi dalam suasana hati yang kurang baik? Dalam kasus seperti ini, mungkin lebih baik bekerja dengan orang-orang yang terdekat dengan mereka daripada dengan mereka sendiri.

Fokuslah bekerja dengan manajer untuk mendapatkan gambaran tentang apa yang mereka kerjakan dan IT untuk mendapatkan akses ke file-file mereka. Tanya rekan kerja yang bekerja dekat dengan mereka apa yang mereka perlukan dari karyawan yang keluar untuk melanjutkan pekerjaan.

Berbagi pengetahuan sekarang untuk offboarding yang lebih baik di masa depan

Situasi seperti ini merupakan contoh yang sempurna mengapa kami akan selalu menjadi pendukung kuat budaya yang didorong oleh pengetahuan. Untuk sebagian besar tempat kerja yang menghargai penangkapan dan berbagi pengetahuan, seorang karyawan yang keluar bukanlah penyebab kepanikan. Karena mereka telah mendokumentasikan dan berbagi pengetahuan mereka sejak awal, offboarding dapat terlihat jauh lebih teratur.

Kami tidak tahu tentang Anda, tetapi kami lebih suka menghabiskan minggu-minggu terakhir itu merencanakan perpisahan perpisahan dan merenungkan semua yang telah kami capai bersama. Setelah Anda menerima offboarding sebagai bagian dari pengalaman karyawan, Anda dapat membuat segalanya jauh lebih mudah bagi semua orang yang terlibat.