How to Improve Security For Business Communications
Apa yang Anda pikirkan adalah risiko keamanan terbesar di tempat kerja? Teman-teman kami di Dialpad tahu bagaimana Anda dapat membuat pekerjaan dan komunikasi Anda lebih aman.
Di era digital yang kita jalani saat ini, keamanan untuk bisnis Anda lebih dari sekadar brankas dan mengunci pintu kantor. Sama seperti data dan informasi pribadi kita, ancaman dan risiko keamanan juga telah berpindah secara online. Ini bisa sulit diidentifikasi, sering kali terlewatkan dan memiliki dampak yang berpotensi katastrofis pada bisnis Anda. Namun, mereka dapat dicegah, dan sering kali cukup sederhana untuk menyiapkan beberapa keamanan yang layak terhadap kebocoran data.
Pengaturan keamanan untuk komunikasi Anda, termasuk manajemen perangkat seluler, perangkat lunak konferensi video, dan sistem cloud, tidak hanya memungkinkan tim Anda untuk bekerja secara efektif dan kolaboratif, tetapi juga memastikan mereka aman dan terlindungi saat melakukannya. Banyak aplikasi dan program komunikasi sudah memiliki fitur keamanan yang terintegrasi, hanya perlu mengetahui apa dan di mana mereka berada.
Tapi dari mana Anda mulai? Bagaimana Anda memastikan keamanan komunikasi Anda menyeluruh dan sebaik mungkin? Ada begitu banyak bagian dari komunikasi sebuah bisnis, sehingga bisa sulit untuk memeriksa dan melindungi setiap aspeknya. Ini sangat mengkhawatirkan karena 95% dari pelanggaran keamanan siber disebabkan oleh kesalahan manusia.
Namun, dengan melakukan perbaikan berikut, Anda dapat meningkatkan keamanan komunikasi bisnis Anda dan mengurangi kerentanan yang ada.
Tinjau fitur keamanan dan perangkat lunak apa yang sudah digunakan bisnis Anda. Ini membantu membangun gambaran tentang apa yang sudah ada di tangan Anda, atau bahkan mungkin menimbulkan beberapa pertanyaan dari Anda sendiri. Sebagai contoh, seberapa aman teknologi konferensi video Anda? Apa yang mereka sertakan dalam kebijakan perlindungan data mereka?
Catat semua aplikasi dan program komunikasi yang digunakan perusahaan Anda dan teliti bagaimana mereka menjaga data Anda aman, apa langkah-langkah keamanan yang mereka miliki, dan apakah mereka memiliki fitur yang bisa Anda manfaatkan lebih lanjut untuk meningkatkan keamanannya. Ini mungkin terasa membosankan, tetapi sampai Anda tahu apa yang Anda miliki, Anda tidak dapat meningkatkannya. Ini juga bisa mulai menyoroti apa yang Anda lewatkan dan cara mudah untuk segera meningkatkan keamanan Anda.
Latih staf Anda
Terkait dengan karyawan Anda, hal pertama yang harus dilakukan adalah memastikan mereka semua memiliki pemahaman yang sama dengan pelatihan keamanan dasar. Dari menyiapkan kata sandi yang aman hingga mengenali data apa yang harus dilindungi, dan berbagi informasi sensitif berdasarkan kebutuhan untuk mengetahui, semua ini dapat menciptakan dasar manajemen pengetahuan yang aman dalam bisnis Anda. Lagipula, akal sehat tidak seumum yang Anda pikirkan.
Karyawan Anda tidak bisa jauh tanpa tak terhindarkan menggunakan beberapa bentuk komunikasi bisnis, jadi sangat penting bagi mereka untuk tahu apa yang dapat mereka lakukan untuk melindungi dan mengamankan diri mereka. Dari menjadwalkan rutinitas menulis mereka dalam kalender online hingga mengorganisir pertemuan tim, semuanya adalah bagian dari komunikasi Anda. Pastikan mereka tahu proses apa yang ada dan mengapa keamanan penting bagi peran mereka, membantu untuk memahami bagaimana mereka dapat meningkatkan dan mempertahankan komunikasi yang aman.
Periksa regulasi lokal Anda
Di seluruh dunia, regulasi data dan keamanan bervariasi secara signifikan, jadi pastikan Anda tahu peraturan yang berlaku untuk bisnis Anda. Jika bisnis Anda aktif di banyak wilayah, praktik terbaik adalah memastikan semua cabang mematuhi bahkan persyaratan keamanan yang paling ketat, memastikan perlindungan untuk Anda. Ini berlaku tidak hanya untuk kepatuhan DevSecOps, tetapi untuk semua orang dalam bisnis Anda.
Memastikan perusahaan Anda melihat ini sebagai minimum yang dibutuhkan juga meningkatkan keandalan dan kewajaran bisnis Anda. Klien jauh lebih mungkin untuk bekerja sama dengan bisnis yang mereka tahu menjaga data mereka dan mematuhi hukum keamanan data. Baik itu panggilan video yang aman atau pesan terenkripsi, klien ingin tahu data mereka tidak bisa diakses oleh sembarang orang dan bahwa Anda peduli untuk melindunginya.
Enkripsi end-to-end
Cara yang sangat mudah untuk meningkatkan keamanan komunikasi bisnis Anda adalah dengan memastikan saluran komunikasi yang Anda gunakan dienkripsi end-to-end. Secara sederhana, ini berarti bahwa pesan yang Anda kirim hanya dapat diterima dan dibaca oleh mereka yang Anda kirim untuk itu. Ini mencegah penyadapan dari sumber luar dengan mengenkripsi komunikasi di kedua ujung pengirim dan penerima.
Ada banyak aplikasi dan program yang tersedia yang memiliki keamanan end-to-end, baik mengirim pesan teks, catatan suara, file, atau dokumen, jadi sangat berharga untuk melakukan sedikit riset dan menemukan pengaturan komunikasi internal yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.
Ketika ini sangat mudah tersedia sebagai opsi keamanan, masuk akal untuk melindungi data Anda terlepas dari format yang Anda kirim.
Penghapusan setelah dibaca
Memiliki fungsi ini memungkinkan email dan pesan Anda dihapus secara otomatis - baik segera setelah dibaca, atau setelah periode yang ditentukan. Ini tidak hanya dapat membantu membersihkan kotak masuk Anda, tetapi juga meminimalkan informasi yang bisa diakses seorang hacker jika mereka berhasil masuk ke email Anda. Ini seharusnya menjadi bagian dari praktik keamanan rutin karyawan Anda, tetapi mengotomatiskan proses penghapusan pesan, bahkan menggunakan otomatisasi proses robotik, membuatnya bahkan lebih mudah.
Demikian pula, beberapa program atau aplikasi memungkinkan Anda untuk menghapus komunikasi dari kedua sisi pengirim dan penerima. Ini dapat membuat data bahkan lebih aman, dan secara efektif menghapus semua jejaknya dalam platform tersebut. Namun, penting untuk tidak lengah dengan ini - tergantung pada apa yang Anda gunakan, mungkin saja orang lain membuat salinan pesan yang penghapusan Anda tidak akan hapus. Namun, pemberitahuan tangkapan layar juga tersedia, untuk memberi Anda tahu ketika ini terjadi.
Rencanakan untuk pelanggaran
Meskipun tips ini membantu Anda menghindarinya, kadang-kadang kesalahan bisa terjadi dan pelanggaran data bisa terjadi. Bagaimana Anda mengelola situasi tersebut adalah sesuatu yang perlu dipertimbangkan sebelumnya untuk memastikan operasi pemulihan yang cepat dan efektif. Bersikap transparan dengan klien dan karyawan tentang pelanggaran tersebut dapat membantu mempertahankan kepercayaan Anda, meyakinkan mereka tentang tindakan yang Anda lakukan untuk mendapatkan kembali kontrol atas data tersebut.
Memiliki rencana untuk skenario terburuk juga dapat membantu menyoroti area bisnis Anda yang dapat dibuat lebih aman dengan mudah. Ini bisa mendorong penelitian solusi pusat kontak yang dihosting atau jenis komunikasi bisnis alternatif. Rencana yang dapat diakses juga dapat memberikan bisnis Anda kejelasan dan fokus jika terjadi pelanggaran. Ini membantu mengidentifikasi dan meminimalkan tingkat pelanggaran, mengurangi keparahan mereka.
Amankan komunikasi Anda hari ini
Satu hal yang harus diwaspadai adalah bahwa data dan keamanan terus berkembang dan hanya karena Anda telah mengamankan bisnis Anda sekali, tidak berarti melindunginya seumur hidup. Seiring teknologi dan perangkat lunak terus berkembang, akan selalu ada cara yang lebih baik untuk melindungi komunikasi bisnis Anda, tetapi demikian pula, cara baru bagi orang untuk melanggar mereka. Serangan siber ini tidak hanya dapat berbahaya, tetapi juga mahal, karena organisasi menghabiskan $3.86 juta untuk pemulihan dari insiden keamanan.
Namun, Anda dapat menyelamatkan diri dari kerepotan dan biaya dengan melakukan pemeriksaan sederhana, tinjauan, dan menjaga perlindungan keamanan Anda tetap terbaru. Sangat mungkin Anda sudah memiliki beberapa bagian yang diperlukan dan program lain yang hanya memerlukan sedikit perhatian untuk meningkatkan keamanannya. Periksa secara teratur keamanan komunikasi Anda, mengikuti pedoman atau regulasi baru untuk mencegah pelanggaran dan membaca setiap pembaruan keamanan yang mungkin mereka miliki.
Semoga ini bisa menjadi titik awal untuk memeriksa dan meningkatkan keamanan komunikasi bisnis Anda. Ini bukan daftar yang lengkap dan banyak fitur serta langkah lain yang mungkin berguna untuk bisnis Anda. Namun, ini adalah tempat yang baik untuk memulai, dan jika Anda bisa dengan percaya diri mencentang rekomendasi ini, Anda sedang dalam perjalanan menuju komunikasi yang aman dan data yang terlindungi.
Di era digital yang kita jalani saat ini, keamanan untuk bisnis Anda lebih dari sekadar brankas dan mengunci pintu kantor. Sama seperti data dan informasi pribadi kita, ancaman dan risiko keamanan juga telah berpindah secara online. Ini bisa sulit diidentifikasi, sering kali terlewatkan dan memiliki dampak yang berpotensi katastrofis pada bisnis Anda. Namun, mereka dapat dicegah, dan sering kali cukup sederhana untuk menyiapkan beberapa keamanan yang layak terhadap kebocoran data.
Pengaturan keamanan untuk komunikasi Anda, termasuk manajemen perangkat seluler, perangkat lunak konferensi video, dan sistem cloud, tidak hanya memungkinkan tim Anda untuk bekerja secara efektif dan kolaboratif, tetapi juga memastikan mereka aman dan terlindungi saat melakukannya. Banyak aplikasi dan program komunikasi sudah memiliki fitur keamanan yang terintegrasi, hanya perlu mengetahui apa dan di mana mereka berada.
Tapi dari mana Anda mulai? Bagaimana Anda memastikan keamanan komunikasi Anda menyeluruh dan sebaik mungkin? Ada begitu banyak bagian dari komunikasi sebuah bisnis, sehingga bisa sulit untuk memeriksa dan melindungi setiap aspeknya. Ini sangat mengkhawatirkan karena 95% dari pelanggaran keamanan siber disebabkan oleh kesalahan manusia.
Namun, dengan melakukan perbaikan berikut, Anda dapat meningkatkan keamanan komunikasi bisnis Anda dan mengurangi kerentanan yang ada.
Tinjau fitur keamanan dan perangkat lunak apa yang sudah digunakan bisnis Anda. Ini membantu membangun gambaran tentang apa yang sudah ada di tangan Anda, atau bahkan mungkin menimbulkan beberapa pertanyaan dari Anda sendiri. Sebagai contoh, seberapa aman teknologi konferensi video Anda? Apa yang mereka sertakan dalam kebijakan perlindungan data mereka?
Catat semua aplikasi dan program komunikasi yang digunakan perusahaan Anda dan teliti bagaimana mereka menjaga data Anda aman, apa langkah-langkah keamanan yang mereka miliki, dan apakah mereka memiliki fitur yang bisa Anda manfaatkan lebih lanjut untuk meningkatkan keamanannya. Ini mungkin terasa membosankan, tetapi sampai Anda tahu apa yang Anda miliki, Anda tidak dapat meningkatkannya. Ini juga bisa mulai menyoroti apa yang Anda lewatkan dan cara mudah untuk segera meningkatkan keamanan Anda.
Latih staf Anda
Terkait dengan karyawan Anda, hal pertama yang harus dilakukan adalah memastikan mereka semua memiliki pemahaman yang sama dengan pelatihan keamanan dasar. Dari menyiapkan kata sandi yang aman hingga mengenali data apa yang harus dilindungi, dan berbagi informasi sensitif berdasarkan kebutuhan untuk mengetahui, semua ini dapat menciptakan dasar manajemen pengetahuan yang aman dalam bisnis Anda. Lagipula, akal sehat tidak seumum yang Anda pikirkan.
Karyawan Anda tidak bisa jauh tanpa tak terhindarkan menggunakan beberapa bentuk komunikasi bisnis, jadi sangat penting bagi mereka untuk tahu apa yang dapat mereka lakukan untuk melindungi dan mengamankan diri mereka. Dari menjadwalkan rutinitas menulis mereka dalam kalender online hingga mengorganisir pertemuan tim, semuanya adalah bagian dari komunikasi Anda. Pastikan mereka tahu proses apa yang ada dan mengapa keamanan penting bagi peran mereka, membantu untuk memahami bagaimana mereka dapat meningkatkan dan mempertahankan komunikasi yang aman.
Periksa regulasi lokal Anda
Di seluruh dunia, regulasi data dan keamanan bervariasi secara signifikan, jadi pastikan Anda tahu peraturan yang berlaku untuk bisnis Anda. Jika bisnis Anda aktif di banyak wilayah, praktik terbaik adalah memastikan semua cabang mematuhi bahkan persyaratan keamanan yang paling ketat, memastikan perlindungan untuk Anda. Ini berlaku tidak hanya untuk kepatuhan DevSecOps, tetapi untuk semua orang dalam bisnis Anda.
Memastikan perusahaan Anda melihat ini sebagai minimum yang dibutuhkan juga meningkatkan keandalan dan kewajaran bisnis Anda. Klien jauh lebih mungkin untuk bekerja sama dengan bisnis yang mereka tahu menjaga data mereka dan mematuhi hukum keamanan data. Baik itu panggilan video yang aman atau pesan terenkripsi, klien ingin tahu data mereka tidak bisa diakses oleh sembarang orang dan bahwa Anda peduli untuk melindunginya.
Enkripsi end-to-end
Cara yang sangat mudah untuk meningkatkan keamanan komunikasi bisnis Anda adalah dengan memastikan saluran komunikasi yang Anda gunakan dienkripsi end-to-end. Secara sederhana, ini berarti bahwa pesan yang Anda kirim hanya dapat diterima dan dibaca oleh mereka yang Anda kirim untuk itu. Ini mencegah penyadapan dari sumber luar dengan mengenkripsi komunikasi di kedua ujung pengirim dan penerima.
Ada banyak aplikasi dan program yang tersedia yang memiliki keamanan end-to-end, baik mengirim pesan teks, catatan suara, file, atau dokumen, jadi sangat berharga untuk melakukan sedikit riset dan menemukan pengaturan komunikasi internal yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.
Ketika ini sangat mudah tersedia sebagai opsi keamanan, masuk akal untuk melindungi data Anda terlepas dari format yang Anda kirim.
Penghapusan setelah dibaca
Memiliki fungsi ini memungkinkan email dan pesan Anda dihapus secara otomatis - baik segera setelah dibaca, atau setelah periode yang ditentukan. Ini tidak hanya dapat membantu membersihkan kotak masuk Anda, tetapi juga meminimalkan informasi yang bisa diakses seorang hacker jika mereka berhasil masuk ke email Anda. Ini seharusnya menjadi bagian dari praktik keamanan rutin karyawan Anda, tetapi mengotomatiskan proses penghapusan pesan, bahkan menggunakan otomatisasi proses robotik, membuatnya bahkan lebih mudah.
Demikian pula, beberapa program atau aplikasi memungkinkan Anda untuk menghapus komunikasi dari kedua sisi pengirim dan penerima. Ini dapat membuat data bahkan lebih aman, dan secara efektif menghapus semua jejaknya dalam platform tersebut. Namun, penting untuk tidak lengah dengan ini - tergantung pada apa yang Anda gunakan, mungkin saja orang lain membuat salinan pesan yang penghapusan Anda tidak akan hapus. Namun, pemberitahuan tangkapan layar juga tersedia, untuk memberi Anda tahu ketika ini terjadi.
Rencanakan untuk pelanggaran
Meskipun tips ini membantu Anda menghindarinya, kadang-kadang kesalahan bisa terjadi dan pelanggaran data bisa terjadi. Bagaimana Anda mengelola situasi tersebut adalah sesuatu yang perlu dipertimbangkan sebelumnya untuk memastikan operasi pemulihan yang cepat dan efektif. Bersikap transparan dengan klien dan karyawan tentang pelanggaran tersebut dapat membantu mempertahankan kepercayaan Anda, meyakinkan mereka tentang tindakan yang Anda lakukan untuk mendapatkan kembali kontrol atas data tersebut.
Memiliki rencana untuk skenario terburuk juga dapat membantu menyoroti area bisnis Anda yang dapat dibuat lebih aman dengan mudah. Ini bisa mendorong penelitian solusi pusat kontak yang dihosting atau jenis komunikasi bisnis alternatif. Rencana yang dapat diakses juga dapat memberikan bisnis Anda kejelasan dan fokus jika terjadi pelanggaran. Ini membantu mengidentifikasi dan meminimalkan tingkat pelanggaran, mengurangi keparahan mereka.
Amankan komunikasi Anda hari ini
Satu hal yang harus diwaspadai adalah bahwa data dan keamanan terus berkembang dan hanya karena Anda telah mengamankan bisnis Anda sekali, tidak berarti melindunginya seumur hidup. Seiring teknologi dan perangkat lunak terus berkembang, akan selalu ada cara yang lebih baik untuk melindungi komunikasi bisnis Anda, tetapi demikian pula, cara baru bagi orang untuk melanggar mereka. Serangan siber ini tidak hanya dapat berbahaya, tetapi juga mahal, karena organisasi menghabiskan $3.86 juta untuk pemulihan dari insiden keamanan.
Namun, Anda dapat menyelamatkan diri dari kerepotan dan biaya dengan melakukan pemeriksaan sederhana, tinjauan, dan menjaga perlindungan keamanan Anda tetap terbaru. Sangat mungkin Anda sudah memiliki beberapa bagian yang diperlukan dan program lain yang hanya memerlukan sedikit perhatian untuk meningkatkan keamanannya. Periksa secara teratur keamanan komunikasi Anda, mengikuti pedoman atau regulasi baru untuk mencegah pelanggaran dan membaca setiap pembaruan keamanan yang mungkin mereka miliki.
Semoga ini bisa menjadi titik awal untuk memeriksa dan meningkatkan keamanan komunikasi bisnis Anda. Ini bukan daftar yang lengkap dan banyak fitur serta langkah lain yang mungkin berguna untuk bisnis Anda. Namun, ini adalah tempat yang baik untuk memulai, dan jika Anda bisa dengan percaya diri mencentang rekomendasi ini, Anda sedang dalam perjalanan menuju komunikasi yang aman dan data yang terlindungi.
Alami kekuatan platform Guru secara langsung - ikuti tur produk interaktif kami
