Mari kita jelaskan satu hal: onboarding seharusnya tidak pernah menjadi sesuatu yang dilakukan hanya sekali. Perusahaan harus selalu mencari cara untuk memberikan pengalaman terbaik bagi karyawan baru. Sebenarnya, banyak perusahaan yang menghadapi masalah onboarding dengan karyawan jarak jauh sekarang mungkin membutuhkan sedikit pemikiran dan perubahan strategi sebelumnya. 

Kami tidak ingin membuat Anda khawatir, tetapi onboarding karyawan saat ini dalam kondisi yang cukup buruk. Peralihan ke pekerjaan jarak jauh dan hibrida tidak benar-benar membuat perubahan pada beberapa pengalaman onboarding, dan itu terlihat. 

Tahan semangat, ini baru minggu kedua! 🎉

Sayangnya, kami menemukan bahwa memberikan tautan Zoom kepada seorang manajer dan menjadwalkan pertemuan virtual untuk orang-orang tidaklah cukup untuk lingkungan kerja jangka panjang. Jika Anda ingin memberikan karyawan Anda awal yang solid, sudah waktunya untuk menambahkan fleksibilitas ke pengalaman onboarding biasa Anda. 

Mengapa fleksibilitas penting dalam onboarding

Kata-kata "fleksibel" dan "onboarding" mungkin tidak tampak seperti seharusnya berada dalam satu kalimat tanpa kata-kata "adalah legenda urban". Tetapi percayalah, kami tengah menemukan sesuatu di sini. 

Perusahaan Anda mungkin tidak mengalami perubahan jadwal yang dramatis selama beberapa tahun terakhir. Mungkin semua orang sepenuhnya jarak jauh atau hibrida, atau onboarding Anda dimaksudkan untuk dilakukan dengan cara tertentu. Namun, itu tidak berarti bahwa onboarding Anda tidak bisa mendapatkan manfaat dari beberapa fleksibilitas. 

Apa yang kami maksud dengan fleksibilitas? Kami berbicara tentang merancang pengalaman onboarding yang memungkinkan karyawan baru belajar sesuai dengan kecepatan mereka sendiri. Menggabungkan berbagai gaya pembelajaran, media, dan teknik pelatihan dapat membantu menciptakan pengalaman onboarding yang fleksibel. 

Kami sangat berkomitmen untuk menciptakan pengalaman kerja yang lebih baik di Guru, jadi kami memutuskan untuk berbicara dengan beberapa teman yang berpengetahuan tentang fleksibilitas dan onboarding. WorkRamp adalah sistem manajemen pembelajaran yang memungkinkan orang melatih karyawan dan pelanggan baru dalam satu platform. Jika ada yang tahu apa yang diperlukan untuk membuat orang merasa percaya diri dan teredukasi, itu adalah kru WorkRamp.

"Onboarding juga telah menjadi aspek yang sangat penting. Memulai di WorkRamp adalah proses onboarding yang paling cepat yang pernah saya lakukan dan mengenal produk. Mereka mendekati proses pembelajaran dengan cara yang fleksibel sehingga dapat berbicara kepada berbagai jenis pelajar."

- Masha Abaturova, Manajer Hasil Klien di WorkRamp

Pengalaman onboarding yang lebih fleksibel akan membantu semua orang di perusahaan Anda. Berikut adalah beberapa alasan mengapa fleksibilitas dan onboarding harus berjalan beriringan. 

Berikan setiap orang awal yang adil

Dalam dunia kerja di mana orang-orang dari berbagai latar belakang tersebar di jadwal kerja dan zona waktu yang berbeda, sangat penting untuk menjadikan onboarding seadil mungkin. Anda tidak ingin karyawan yang hadir secara langsung merasa bahwa mereka mendapatkan pengalaman yang kurang memuaskan di perusahaan Anda yang sebagian besar remote. Di sisi lain, karyawan remote harus merasa sewelas mungkin saat mereka bergabung dengan perusahaan Anda yang sebagian besar secara langsung. 

Ketika Anda menciptakan pengalaman onboarding yang fleksibel dan adil, Anda memberi semua orang kesempatan yang sama. Ini dapat membantu mempersiapkan orang untuk sukses dan memastikan bahwa setiap orang memiliki kesempatan yang adil untuk belajar dan unggul di tempat kerja. 

Kurangi stres selama onboarding

Mari kita hadapi itu. Onboarding bisa menjadi stres bagi karyawan baru. Selain kecemasan berada di lingkungan baru, Anda juga merasa seolah setiap langkah yang Anda ambil diperhatikan secara cermat. Ada begitu banyak informasi baru yang disampaikan kepada Anda hingga hampir terasa menakutkan. Tidak langsung memahami prosedur atau proses proyek dapat membuat Anda merasa seperti Anda ditakdirkan untuk gagal. 

"Memulai pekerjaan baru itu sulit. Anda tidak tahu apa yang diharapkan banyak kali. Jadi, memiliki rencana onboarding yang konkret, seperti berikut semua langkah yang perlu Anda lalui untuk onboarding, dan mendapatkan kecepatan dengan perusahaan sangat bermanfaat dan membuat saya siap untuk sukses."

- Andrew Barnhart, Insinyur Perangkat Lunak di WorkRamp

Proses onboarding yang fleksibel bukan hanya mempertimbangkan jadwal kerja yang berbeda. Ini adalah proses yang juga memungkinkan orang belajar dengan kecepatan dan gaya mereka sendiri. Memberikan orang sebanyak (atau sesedikit) waktu yang mereka butuhkan untuk menyelesaikan tugas dan mempelajari konsep baru dapat membuat onboarding jauh lebih sedikit stres dan jauh lebih efisien. 

Di sinilah memiliki alat yang tepat bisa sangat membantu. Memiliki basis pengetahuan dan sistem manajemen pembelajaran yang solid bisa menjadi kunci untuk mengurangi stres selama onboarding.

Tingkatkan retensi karyawan 

Selain perasaan hangat yang dihasilkan dari menciptakan sesuatu yang baik dan sama untuk semua orang, penting untuk keuntungan perusahaan memiliki pengalaman onboarding yang fleksibel. 

Tahukah Anda bahwa 94% karyawan mengatakan mereka akan bertahan lebih lama di perusahaan jika pemberi kerja berinvestasi dalam karir mereka? Karyawan yang mengalami pengalaman onboarding yang buruk adalah karyawan yang tidak memahami cara melakukan pekerjaan mereka dengan baik. Ini dapat memiliki efek halo dengan cara yang paling buruk. Selain karyawan baru yang merasa stres dan tertinggal di tempat kerja, pada akhirnya, frustrasi tersebut dapat menyebar ke karyawan lain dan orang-orang yang ada di manajemen. 

Cuplikan live dari Great Resignation 

Menginvestasikan pengalaman onboarding yang lancar dan mudah dapat mengarah pada kinerja yang lebih baik dan retensi karyawan. Memberikan karyawan baru dan karyawan yang berpengalaman dengan pengalaman belajar yang berkelanjutan membantu mereka berkembang dan tumbuh sambil tetap menjaga mereka terlibat dan bahagia di tempat kerja. 

Cara membuat pengalaman onboarding yang fleksibel 

Jika Anda ingin membuat pengalaman onboarding bintang all-star yang benar-benar fleksibel di tempat kerja, Anda perlu datang dengan rencana. Saat Anda memperbarui praktik onboarding Anda saat ini, ingatlah untuk menjaga hal-hal ini dalam pikiran. 

Dukung komunikasi/work culture asinkron 

Akan sulit untuk menciptakan pengalaman onboarding yang fleksibel jika Anda tidak memiliki budaya kerja yang fleksibel. Jika Anda ingin menciptakan pengalaman onboarding yang dapat berfungsi untuk orang-orang terlepas dari keberadaan mereka, pilihlah untuk berkomunikasi secara asinkron di tempat kerja. 

Sebelum pandemi, onboarding berarti datang pada hari pertama untuk tur kantor, dokumen, dan perkenalan. Sekarang sering kali tentang bangun dari tempat tidur dan masuk ke Slack baru. 

Jika Anda ingin belajar lebih lanjut tentang cara yang tepat untuk menerapkan komunikasi asinkron di tempat kerja cek panduan kami yang berguna tentang subjek tersebut.

Bantu karyawan baru belajar dengan kecepatan mereka sendiri

Perusahaan dan karyawan sama-sama lebih suka pembelajaran asinkron di samping komunikasi asinkron. Dalam lingkungan kerja jarak jauh saat ini, mengambil pendekatan yang berpusat pada pembelajar memungkinkan perusahaan untuk memberikan dan memperluas pelatihan di seluruh tim. Memberdayakan karyawan baru untuk belajar dengan kecepatan mereka sendiri dengan berinvestasi dalam sebuah Sistem Manajemen Pembelajaran (LMS) untuk program onboarding Anda. 

"Saya menikmati kenyataan bahwa saya dapat menetapkan pendidikan tambahan. Jadi ketika saya menemukan bahwa saya bisa belajar lebih banyak tentang desain instruksional, saya bisa menambahkannya ke pembelajaran keseluruhan saya untuk tumbuh dan berkembang... yang mengarah saya untuk lebih sukses dalam pekerjaan saya."

- Sarah Burch,  Insinyur Solusi di WorkRamp

Sebuah LMS dapat mendukung tujuan onboarding fleksibel Anda. Sistem yang tepat harus mendukung pembelajaran online, dan memberi Anda kesempatan untuk mendiversifikasi jenis konten yang dikonsumsi oleh pembelajar Anda. Sebagai contoh, LMS Anda dapat menawarkan lebih dari sekadar video dan artikel (yang membosankan). Ini bisa menjadi menarik dan menyenangkan!

LMS dapat menawarkan konten interaktif seperti kartu flash, kuis, bagian catatan, video, dan lainnya. Menawarkan berbagai gaya dapat membawa pengalaman belajar ke tingkat berikutnya. Ditambah, tidak semua orang belajar dengan cara yang sama. Jadi, memiliki LMS yang menawarkan lebih dari sekadar video dan artikel dapat meningkatkan dan memperluas pelatihan.

Buat pengalaman onboarding yang berbeda berdasarkan preferensi jadwal 

Alih-alih mengambil pendekatan satu ukuran untuk semua dalam onboarding, tambahkan variasi pada campuran. Luangkan waktu untuk memikirkan bagaimana pengalaman onboarding dapat terlihat untuk orang-orang tergantung pada jadwal kerja mereka. 

Kami memahaminya, kami semua sibuk

Akan ada beberapa karyawan yang lebih suka melakukan onboarding mereka sepenuhnya secara remote. Yang lain lebih suka pergi ke kantor, dan beberapa lebih suka campuran keduanya. Tugas Anda adalah menyesuaikan berbagai pengalaman onboarding untuk apa yang dibutuhkan orang. 

Kami menemukan bahwa memberikan orang berbagai pilihan dapat menjadi cara terbaik untuk memberikan pengalaman onboarding yang fleksibel kepada karyawan. Beritahukan kepada mereka apa yang opsional, apa yang baik untuk dimiliki, dan apa yang wajib. 

Anda mendapatkan izin resmi kami untuk berkreasi tentang bagaimana Anda ingin menyusun kegiatan tertentu. Kirimkan paket selamat datang kepada karyawan (kami mendorong Anda untuk berkreasi tentang apa yang ingin Anda sertakan selain barang dagangan perusahaan biasa: kopi, teh, camilan, atau permainan kartu bisa menjadi tambahan) dan jadwalkan waktu di kalender sehingga mereka dapat saling berinteraksi. Biarkan karyawan yang berada secara langsung terhubung dengan rekan tim jarak jauh mereka di panggilan terjadwal. 

Ingat, tidak apa-apa untuk mencampur dan mencocokkan elemen onboarding tertentu! Di sinilah sedikit personalisasi bisa sangat berarti. Memberikan orang pilihan untuk belajar dari berbagai panggilan langsung, webinar, rekaman, dan konten interaktif dapat membuat pengalaman onboarding menjadi lebih efektif. 

Ciptakan kesempatan untuk terhubung dengan rekan karyawan

Selalu sedikit menakutkan untuk menjadi "orang baru" di tempat kerja. Anda bersemangat tentang pekerjaan baru Anda, tetapi Anda tidak siap untuk mulai memimpin sesi brainstorming dan mengatur outing tim setelah minggu pertama. Jangan menempatkan beban pada karyawan untuk menghubungi satu sama lain, secara alami sisipkan itu ke dalam onboarding. 

Lakukan kebaikan hari ini dan ngobrol dengan karyawan baru (mereka membutuhkannya)

Jika Anda ingin karyawan baru merasa seperti mereka telah sepenuhnya terintegrasi ke dalam perusahaan, jangan hanya fokus pada menciptakan waktu untuk mereka berbicara dengan orang-orang di tim mereka sendiri. Biarkan mereka berbicara dengan orang-orang di seluruh perusahaan untuk mendapatkan gambaran nyata tentang budaya perusahaan. Ini bisa memberi mereka wawasan yang menarik dan bahkan bisa membantu mereka melihat pekerjaan mereka dalam cahaya yang berbeda. 

Ada banyak cara berbeda untuk mendorong konektivitas yang dapat melampaui kegiatan onboarding yang terstruktur. Secara proaktif mengundang karyawan baru untuk menghadiri pertemuan sebagai cara untuk belajar tanpa harapan bahwa mereka harus berpartisipasi. 

Dorong pembelajaran kolaboratif

Tidak ada yang mengharapkan karyawan baru siap sepenuhnya untuk berpartisipasi dalam pekerjaan proyek segera setelah mereka bergabung. Bekerja sama segera mungkin bisa jadi terlalu berat, tetapi belajar bersama lebih dari mungkin. 

Belajar bersama dapat membantu membentuk ikatan, memperkenalkan orang baru kepada anggota tim, dan bahkan memberi Anda kesempatan unik untuk saling melatih tim. Pasangkan beberapa anggota tim penjualan dengan staf dukungan baru Anda agar anggota baru dapat memperoleh pemahaman tentang cara terbaik untuk berurusan dengan pelanggan. Biarkan pemasar dan desainer UX bekerja sama dalam workshop bahasa sehingga mereka berdua tahu cara yang tepat untuk berbicara kepada pelanggan. 

Memiliki alat yang tepat

Memiliki alat yang tepat sangat penting untuk pengalaman onboarding yang fleksibel dan adil. Setiap organisasi memiliki preferensi sendiri dalam hal tumpukan teknologi, tetapi ada beberapa hal yang kami pikir dapat membuat pengalaman onboarding (dan kerja jangka panjang) yang hebat. 

Perangkat lunak manajemen pengetahuan adalah suatu keharusan bagi semua organisasi yang ingin fokus pada onboarding yang mulus. Anda dapat menyimpan semua informasi paling penting Anda di satu tempat yang mudah ditemukan, dan itu bisa sangat berguna jauh setelah onboarding selesai. 

Perangkat lunak manajemen pembelajaran adalah hal lain yang harus dimiliki untuk onboarding yang fleksibel. Perangkat lunak yang tepat dapat membuat karyawan cepat memahami dengan membuat program onboarding karyawan yang kuat yang disesuaikan dengan kebutuhan pembelajar Anda.

Jika Anda mencari saran alat yang melampaui rekomendasi perangkat lunak, kami tidak bisa cukup menekankan betapa bermanfaatnya memiliki rencana 30, 60, & 90 hari. Ini memberi baik karyawan baru maupun manajer mereka cara untuk menetapkan ekspektasi dan mencapai pencapaian penting.  

Kumpulkan Umpan Balik 

Ingin tahu cara terbaik untuk melihat bagaimana karyawan Anda menyukai pengalaman onboarding terbaru mereka? Ini bukan waktu untuk berpikir bahwa tidak ada berita adalah berita baik. Luangkan waktu untuk secara aktif mengumpulkan umpan balik dari karyawan baru dan orang-orang lain yang terlibat dalam proses onboarding. 

Jangan menunggu hingga seorang karyawan dianggap sudah terintegrasi untuk melihat bagaimana mereka menyukai proses tersebut. Jadwalkan pemeriksaan rutin dengan mereka untuk melihat bagaimana kemajuan mereka dan jika mereka memerlukan sesuatu. Ini dapat membantu Anda menangkap masalah sebelum mereka menjadi terlalu besar untuk dikelola.