Apakah Anda berharap memiliki satu pertemuan lebih sedikit untuk dihadiri hari ini?

Penelitian telah menunjukkan bahwa kalender yang penuh dengan pertemuan dapat menyebabkan penurunan kepuasan dan kebahagiaan karyawan. Dengan beberapa perusahaan mengklaim bahwa bisa memakan waktu hampir sebulan untuk menjadwalkan pertemuan dan yang lain menghilangkan pertemuan sama sekali, sangat penting untuk melihat kembali kalender kerja Anda.

Dan kami memahaminya; bisa sulit untuk melakukan yang terbaik ketika sebagian besar waktu Anda dihabiskan dalam pertemuan yang seharusnya bisa jadi email, jadi mungkin sudah saatnya untuk mencoba sesuatu yang baru. Guru bukan hanya alat yang dirancang untuk membantu orang mencari dan berbagi pengetahuan, tetapi juga dirancang untuk membantu orang bekerja dengan lebih efisien dan efektif.

Memikirkan kembali pertemuan di Guru

Percayalah, kami tahu dari pengalaman bahwa mengurangi pertemuan bisa memerlukan usaha. Kami telah meluangkan waktu untuk menilai pendekatan internal kami terhadap komunikasi untuk melihat bagaimana kami dapat bekerja lebih efisien dan mengurangi beban kognitif. Dari situ, kami telah dapat melaksanakan banyak perubahan.

Kami melakukan audit kalender kepemimpinan untuk mereset harapan di sekitar pertemuan untuk seluruh organisasi. Kami merubah pendekatan kami terhadap komunikasi internal dengan menerapkan “aturan emas” dan menetapkan standar di sekitar pembuatan pertemuan. Kami menetapkan “Tidak Ada Pertemuan Internal pada hari Rabu” dan inisiatif lainnya untuk meningkatkan waktu fokus dan memberikan lebih banyak waktu kembali kepada orang-orang.

Meskipun semua perubahan positif ini, pekerjaan masih belum selesai. Kami terus memperbaiki strategi tempat kerja kami dan ingin membantu orang lain melaksanakan perubahan positif di kantor dan organisasi mereka sendiri.

Kurangi pertemuan yang tidak perlu di tempat kerja

Kami merangkul “kebahagiaan karena tidak hadir (JOMO)” di Guru karena ketergantungan kami pada manajemen pengetahuan. Ketika perusahaan mengadopsi budaya yang berdasarkan pengetahuan dan komunikasi asinkron, orang dapat bekerja lebih efisien dan mandiri. Dapat mendokumentasikan dan menyimpan pengetahuan membuatnya mudah untuk merangkum pembaruan proyek, laporan bulanan, langkah selanjutnya, dan apa pun yang Anda butuhkan untuk ditinjau dalam sebuah pertemuan. Secara tiba-tiba menekan "tolak" pada undangan pertemuan tertentu tidak terasa begitu tabu.

Wiki perusahaan yang tepat dan strategi komunikasi dapat banyak membantu mengelola kalender kerja yang padat. Jika Anda merasa kewalahan ketika melihat jadwal Anda untuk minggu ini, kami memiliki beberapa tips untuk diikuti.

Tinjau pertemuan Anda saat ini

Saatnya untuk melihat secara kritis 1:1, stand-up, kick-off, dan check-in Anda. Tanyakan pada diri sendiri bagaimana setiap orang dalam undangan menambah nilai (termasuk diri Anda sendiri) dan apa tujuan akhirnya. Jika Anda mengalami kesulitan memahami bagaimana orang dan hasil tertentu sesuai, itu adalah tanda baik bahwa saatnya memikirkan kembali daftar tamu.

Manajer yang mencoba mengurangi pertemuan harus melangkah lebih jauh dan bertanya kepada peserta pertemuan seberapa berguna pertemuan tersebut bagi mereka. Tanya apakah pertemuan membantu orang melakukan pekerjaan mereka dengan lebih efisien, apakah frekuensi pertemuannya masuk akal, dan minta masukan tentang perubahan yang mereka rekomendasikan.

Begitu Anda memiliki informasi tersebut, Anda dapat mulai memikirkan ritme pertemuan Anda. Anda mungkin menemukan bahwa Anda mengadakan pertemuan tertentu terlalu sering dan pertemuan lain tidak cukup sering. Jangan takut untuk membatalkan pertemuan berulang jika Anda merasa itu tidak ada gunanya, dan pertimbangkan untuk menggabungkan yang lain untuk membuatnya lebih efisien.

Tentukan urgensi

Ada perbedaan besar antara tidak menghadiri pertemuan kick-off untuk proyek dan memilih untuk tidak hadir dalam stand-up harian ketika Anda tidak memiliki pembaruan. Kebenarannya adalah bahwa tidak setiap pertemuan, pesan, atau email yang Anda temui membutuhkan perhatian segera Anda.

Ketika Anda memikirkan hal-hal melalui sudut pandang urgensi, kalender dan rutinitas sehari-hari Anda akan jauh lebih mudah dikelola. Pertimbangkan tenggat waktu mendatang, tujuan tim/organisasi, dan beban kerja Anda sendiri saat Anda mempertimbangkan apakah pertemuan layak dihadiri.

Mendefinisikan urgensi pertemuan dan hal tertentu bisa jadi rumit. Jika Anda mengalami kesulitan menentukan apakah sesuatu benar-benar sepadan dengan waktu dan perhatian Anda, bicarakan dengan bos Anda atau perencana pertemuan. Anda mungkin menemukan bahwa Anda dapat melewatkan beberapa pertemuan atau bahwa Anda hanya perlu penyegaran pada prioritas Anda saat ini.

Cari kejelasan

Apakah Anda bingung mengapa Anda ada di undangan pertemuan? Apakah Anda telah membaca deskripsi pertemuan tiga kali dan MASIH tidak yakin apa tujuannya? Apakah Anda merasa cemas tentang pertemuan mendatang di mana seseorang ingin "menggali pemikiran Anda" tentang suatu topik?

Sedikit dorongan kembali dan komunikasi dapat sangat membantu. Mulailah dengan meminta agenda atau hasil yang diharapkan dari sebuah pertemuan. Mendorong orang untuk berpikir kritis tentang keterlibatan Anda atau apa yang ingin mereka capai bisa membantu menentukan apakah pertemuan itu wajib atau sesuatu yang dapat Anda lewatkan.

Apakah Anda khawatir tentang pertemuan yang sengaja terbuka? Minta orang untuk datang dengan beberapa pertanyaan atau topik yang mereka tahu ingin mereka bahas. Ini bisa memberi pertemuan yang "tanpa bentuk" sedikit struktur dan membantu mempersiapkan Anda dalam keadaan yang tepat.

Tolak dengan alternatif yang diusulkan

Anda tidak memiliki waktu untuk menghadiri pertemuan satu jam dengan seluruh tim, tetapi percakapan 15 menit dengan pemangku kepentingan kunci bisa berjalan. Tawarkan untuk mengirimkan dokumen yang dapat menjelaskan beberapa pertanyaan yang mungkin dimiliki orang. Katakan bahwa Anda perlu melakukan beberapa pekerjaan sendiri sebelum Anda bisa melanjutkan, tetapi setelah Anda menyelesaikan semuanya, Anda senang untuk berkontribusi.

Ingat, tujuan dari setiap pertemuan harus untuk membantu semua orang bekerja sama dengan lebih efisien. Jika Anda menawarkan alternatif yang masih membawa orang menuju tujuan akhir untuk pekerjaan yang lebih efisien, semua orang menang!

Tetapkan pertemuan yang produktif pada kalender

Kami telah menyebutkan sebelumnya bahwa kami menerapkan aturan kami sendiri seputar perencanaan pertemuan yang efektif. Jika Anda ingin memastikan bahwa setiap pertemuan yang Anda tambahkan ke kalender itu diperlukan, ikuti panduan kami dan ikuti 4 P.

,,

Ketika kami membicarakan tentang 4 P, kami berbicara tentang mengetahui Tujuan, Produk, Orang, dan Proses (agenda) ketika Anda menjadwalkan pertemuan. Juga penting untuk dicatat bahwa 4 P adalah untuk semua orang—bukan hanya orang yang merencanakan pertemuan. Jika semua orang tahu dengan jelas mengapa mereka menghadiri dan apa hasil yang diharapkan, Anda bisa menggunakan waktu bersama seefisien dan seefektif mungkin.

Tingkatkan produktivitas Anda dengan mengurangi pertemuan

Pertemuan akan selalu menjadi bagian dari pekerjaan, tetapi penting untuk diingat bahwa mereka tidak seharusnya menjadi satu-satunya bagian dari pekerjaan. Kadang-kadang Anda akan membutuhkan elemen kolaborasi waktu nyata yang bisa diberikan oleh sebuah pertemuan. Di lain waktu Anda perlu melihat bahwa pengelompokan ulang pada pukul 14.00 dihapus dari kalender Anda agar Anda bisa mendapatkan kembali waktu fokus. Ketika Anda memberi diri Anda waktu untuk memikirkan kembali cara Anda mendekati pertemuan, Anda mungkin menemukan bahwa sedikit ruang tambahan di kalender Anda adalah yang Anda butuhkan.