Kita semua pernah ada di sana—sebuah RFP (permintaan proposal) datang ke meja Anda dan Anda disambut dengan perasaan yang sama antara kegembiraan dan mual. Ini adalah proses yang sudah mapan, dan satu yang tidak terhindarkan saat menjual perangkat lunak perusahaan. Alih-alih mengeluarkan banyak jargon dan memberikan Anda peluru perak RFP (peringatan: tidak ada yang seperti itu), mari kita ambil pendekatan sederhana untuk membongkar permintaan pelanggan dan melihat beberapa taktik yang terbukti dapat membantu Anda memenangkan proses RFP berikutnya.

Kamu suka taco, kan? Siapa yang tidak? Mari kita bayangkan sejenak bahwa Anda adalah seorang sales rep di sebuah perusahaan katering taco bernama Tacos de Plata. Anda dan para pendiri telah menghabiskan banyak pemikiran, usaha, dan energi untuk menciptakan taco terbaik yang mungkin. Anda memiliki ulasan yang bagus di Yelp, dan Anda pergi di atas dan di luar untuk memastikan bahan-bahan berkualitas premium.

• Anda memiliki tortilla yang dibuat khusus di dalam rumah
• Koki dan pemilik bersama Anda adalah kelas dunia, dan berasal dari keluarga koki dari Fresnillo, Meksiko (lebih lanjut tentang itu nanti)
• Anda menggunakan keju Cotija berkualitas tertinggi
• Anda membuat semua guacamole Anda di tempat, dan menanam semua bawang, paprika, cilantro, dan tomat di kebun Anda sendiri
• Anda menggunakan daging sapi sehat organik
• Anda menawarkan dapur bebas gluten yang didirikan untuk alergi yang parah
• Anda telah disewa oleh beberapa selebritis terbesar (bukti sosial, ya!)
• Anda sangat bangga dengan layanan dan pengalaman pelanggan yang luar biasa—yang membuat pelanggan Anda kembali lagi

Jangan hanya mencentang kotak; ceritakan sebuah kisah

Setiap sales rep atau pemasar yang layak akan menjadi yang pertama memberi tahu Anda bahwa daftar periksa fitur adalah tempat perbedaan sebenarnya bisa mati.

Daftar periksa fitur dapat menggeneralisasi fungsionalitas sedemikian rupa sehingga kompetisi Anda bisa langsung mencentang kotak, terlepas dari apakah mereka dapat menawarkan bahkan nilai yang mendekati yang Anda lakukan untuk item tersebut. Sebaliknya, ada item-item yang mungkin kurang signifikan—yang mungkin tidak dapat Anda dukung, memberikan kesan bahwa pesaing “mencentang lebih banyak kotak,” dan, oleh karena itu, lebih cocok untuk memenangkan bisnis tersebut. Meskipun ini tidak terhindarkan dalam skenario RFP, itu tidak perlu terlalu hitam dan putih.

Mari kita kembali ke contoh katering untuk sesaat (mudah-mudahan Anda tidak lapar). Anda melakukan percakapan telepon awal dengan klien prospektif bernama Stephanie, yang tertarik pada Tacos de Plata untuk SKO timnya. “Tim penjualan kami telah meminta taco di acara perusahaan kami,” katanya. “Kami di SF, jadi mereka bisa sedikit bersikap angkuh tentang kualitas.” Setelah percakapan yang baik, Stephanie mengirimkan Anda sebuah RFP dan menyebutkan dia sedang mempertimbangkan satu katerer lain.

Anda bersaing dengan katerer “lakukan-semua”, Carl’s Catering, yang menunya lebih panjang dari War and Peace, dan mencakup variasi taco yang lebih besar, serta hamburger, hot dog, dan mac dan keju. Mereka memiliki ulasan yang buruk di Yelp (dalam hal rasa dan layanan, sedikit atau tidak ada bukti sosial yang signifikan), semua bahan mereka beku atau kemasan, dan koki mereka tidak memiliki keahlian di dunia taco. Namun, mereka memiliki lebih banyak pilihan dan staf yang lebih besar. Mereka juga memotong harga Anda.

Stephanie berada di tim admin. Dia tidak akan berada di acara tersebut, dia hanya mengatur dan memesan untuk tim penjualannya. Dia terhubung dengan pimpinan penjualan dan mengumpulkan umpan balik anekdotal dari para sales rep-nya, tetapi tidak ada yang konkret. Dia mulai menyusun RFP untuk memilih katerer terbaik untuk SKO Initech. Dia menyusun sebuah RFP dan mengirimkannya kepada Anda. Anda disambut dengan kegembiraan dan kegelisahan yang sudah familier. Anda tidak tahu apa yang akan Anda lihat, tetapi berdasarkan kualitas taco Anda, Anda merasa yakin.

Termasuk dalam RFP adalah item-item untuk yang berikut ini:

• Taco carnitas
• Taco daging sapi
• Opsi vegetarian
• Opsi bebas gluten
• Tortilla
• Keripik
• Keju
• Salsa
• Guacamole
• Hamburger
• Hot dog
• Potongan ayam
• Burrito

Jadi, apa yang terjadi? Anda mungkin berpikir kepada diri sendiri RFP ini tidak benar-benar mencerminkan percakapan yang kita lakukan atau masalah yang ingin dipecahkan Stephanie. Apa yang terjadi? Apakah persyaratannya telah berubah? Dari mana asalnya item-item tambahan ini, Stephanie (si pembeli), atau tim penjualannya (pengguna/konsumen)? Jika Anda hanya terlibat dalam perang pencentangan kotak, Anda tidak akan terlihat mengesankan bagi Stephanie, terutama mengingat strategi Carl’s Catering adalah memanfaatkan ukuran mereka untuk memotong harga Anda.

Jangan terjebak dalam jebakan

Sayangnya, skenario seperti ini terlalu umum terjadi dalam penjualan perangkat lunak.

RFP tidak pernah menceritakan seluruh cerita, dan mungkin tidak akan pernah. Namun, jika Anda mulai melukiskan sebuah cerita yang sangat jelas dengan spesifikasi, detail, dan konsistensi, Anda dapat mengubah RFP Anda menjadi sebuah cerita yang bisa memberikan pemahaman yang jauh lebih jelas kepada pembeli tentang keuntungan Anda. Detail di sini sangat penting.

Berikut adalah bagaimana tanggapan ini bisa terlihat ketika dilakukan dengan baik:

• Daging sapi: Garis keturunan Chef Maria penuh dengan generasi koki Meksiko. Koki tahu bahwa taco hanya semenarik protein-nya, itulah mengapa kami mendapatkan semua daging sapi organik yang bebas-pakan dari peternakan keluarga Ned yang ramah di New York.
• Keju: Alih-alih menggunakan cheddar olahan, kami bekerja dengan Fresnilla Farms di Meksiko, yang mengirimkan Cotija segar setiap minggu.
• Tortilla: Kami membuat semua tortilla kami di tempat. Kami juga memiliki opsi bebas gluten (yang tidak kurang lezat) untuk mereka yang memiliki sensitivitas.
• Guacamole: Alpukat kami dipetik langsung oleh Chef Maria sendiri, yang dibesarkan di Michoacán, rumah bagi 92% produksi alpukat dunia. Kami menanam cilantro, bawang, dan jeruk nipis kami sendiri di kebun untuk memastikan bahan yang paling segar dan paling harum.

Sebagian besar RFP memberi Anda kemampuan untuk mengomentari dan menambahkan warna. Jika tidak, isi versi mereka, dan sertakan versi Anda sendiri—lengkap dengan konteks dan warna. Tentukan posisi strategis Anda yang tinggi, dan ceritakan sebuah kisah yang membangun benteng di sekitar keunggulan inti Anda.

Dalam hal ini, ini adalah keaslian, keahlian domain, dan kualitas bahan.

1. Berhati-hatilah tentang membesar-besarkan kebenaran atau menggunakan informasi yang sudah usang

Kredibilitas itu penting, dan, dengan asumsi Anda memenangkan bisnis, itu akan menentukan nada untuk sisa hubungan Anda dengan pelanggan.

Sementara ini sangat berlaku bagi perusahaan SaaS, hal yang sama berlaku untuk semua orang. Dalam kasus Tacos de Plata, akan ada beberapa acara perusahaan atau acara lebih lanjut, dan Stephanie mengenal banyak admin dalam bisnis tersebut. Membangun kepercayaan dan memberikan pengalaman yang baik padanya, bahkan sebagai perusahaan katering, akan baik untuk bisnis rujukan dan pembelian ulang.

Jadi, kembali ke RFP Anda. Anda melihat item dalam burrito dan mulai khawatir. Anda cemas untuk memenangkan bisnis ini; kuartal semakin berakhir dan Anda perlu mencapai target Anda, dan bank Anda tidak peduli tentang burrito—hanya tentang pembayaran hipotek Anda.

Anda mulai melihat banyak kotak yang tidak dicentang dan kepanikan mulai muncul. Saat itu Anda ingat: Chef pernah membuat burrito sekali atau dua kali untuk acara khusus. Anda ingat karena Anda juga menjual kesepakatan itu. Jadi, seperti yang diharapkan, Anda berpikir pada diri sendiri Yah, kami memiliki daging sapi, tortilla, dan keju. Chef sudah membuatnya di masa lalu, jadi saya akan bilang kami melakukannya. Jika tidak, tidak ada cara kami memenangkan RFP ini.

Tanpa Anda sadari, ini menjadi lebih sulit untuk didukung daripada yang dibayangkan Chef Maria. Akibatnya, dia berhenti membuat burrito sepenuhnya. Dia mengirim email perusahaan yang menyatakan hal tersebut, dan bahkan menulisnya ke dalam wiki perusahaan (yang jarang Anda kunjungi) tetapi Anda dengan cepat melupakan.

Sekarang Anda telah menempatkan Maria—dan diri Anda sendiri—dalam posisi yang cukup sulit. Ini adalah situasi yang merugikan kedua belah pihak yang, pada yang terbaik, hanya mengorbankan kepercayaan antara Anda dan klien. Yang terburuk, itu merusak hubungan Anda dengan rekan-rekan Anda.

2. Langsung ke sumbernya

Dalam banyak kasus saat mengisi RFP, seorang sales rep bekerja sendiri. Jika mereka pintar, mereka melibatkan insinyur penjualan atau bahkan seorang pemasar. Tetapi apakah ini benar-benar cukup? Pikirkan tentang itu; siapa yang ahli dalam keamanan? Bagaimana dengan integrasi? Ini bukan seorang pemasar (dan ini berasal dari seorang pemasar), ini adalah tim keamanan Anda atau tim pengembangan Anda, masing-masing. Mengeluarkan diri dari silo-silo ini (bahkan jika itu adalah silo GTM), bisa sangat membantu untuk mendapatkan detail yang Anda butuhkan untuk memposisikan ulang RFP dan mengubahnya menjadi sebuah cerita yang menarik.

Dalam RFP Tacos Plata, kami melihat item untuk “Opsi bebas gluten.” Sekarang, kami tahu kami memilikinya, jadi kami mencentang kotak dan melanjutkan. Baik, hebat, grand, luar biasa.

Namun, ada satu hal—manajer fasilitas Anda menemukan derajat sensitivitas gluten yang berbeda saat membangun fasilitas Anda. Dia sebenarnya belajar bahwa sementara beberapa orang dengan masalah gluten tidak dapat makan gluten, sensitivitas dan alergi orang lain sangat kuat sehingga tidak boleh ada kontaminasi silang oleh apa pun yang mengandung gluten. Dia tahu SF memiliki pasar bebas gluten yang besar, dan jadi menggandakan itu dengan dapur bebas gluten yang terpisah tanpa kontaminasi silang.

Ini adalah informasi penting yang sebenarnya tidak akan Anda miliki kecuali Anda pergi langsung ke otoritasnya.

Untuk semua yang Anda tahu, tim Stephanie memiliki beberapa orang yang tidak bisa makan apa pun yang terkontaminasi silang, dan Carl’s Catering hanya menawarkan opsi bebas gluten tanpa dapur khusus. Detail ini saja bisa membuat kesepakatan untuk Carl’s hancur—tetapi jika Anda tidak tahu lebih baik, Anda bergantung pada pelanggan Anda untuk mengetahuinya. Dan Stephanie, yang sedang mengisi RFP atas nama timnya, mungkin tidak pergi kepada mereka untuk mendapatkan jenis detail ini, juga.

3. Akhiri dengan tahu kapan harus mundur

Pada akhirnya, Anda adalah katering taco. Jika Anda telah menceritakan sebuah kisah yang menarik dan menarik seputar RFP Anda dengan sebanyak mungkin detail dengan cara yang menekankan posisi tinggi Anda, dan pelanggan hanya ingin hot dog dan burrito dan tidak peduli tentang gluten—mundur. Ada banyak SKO di luar sana; habiskan waktu Anda pada satu yang Anda tahu dapat ditutup. Pembayaran hipotek Anda bergantung pada itu.

Periksa panduan lengkap Guru tentang semua hal yang berhubungan dengan pemberdayaan penjualan!