Dokumen secara konseptual adalah contoh luar biasa dari analogi digital. Agar komputasi bisnis dapat berkembang seperti pada tahun 80 dan 90-an, merancang sistem yang mirip dengan dunia fisik adalah hal yang sangat penting. Jadi, apa cara yang lebih baik untuk mencapai ini selain dengan menciptakan Dokumen. Ini bahkan terlihat seperti kertas! Sering kali Prosesor Dokumen bahkan memasukkan hal-hal seperti "margin" ke dalam aplikasi mereka, yang merupakan warisan dari saat kita menggunakan mesin ketik untuk menyusun dokumen. sistem operasi paling awal semuanya didasarkan pada ide inti dari Folder dan Dokumen, konsep yang langsung berhubungan dengan dunia fisik.

Tapi sekarang sudah 30 tahun berlalu dan analogi itu tidak lagi berfungsi. Dokumen tentu saja akan terus ada, karena mereka ideal untuk menangkap "catatan pada waktu tertentu" seperti kontrak hukum atau catatan rapat. Jenis konten ini tidak banyak berubah setelah ditulis. Atau dalam hal dokumen hukum, ada proses yang sangat mendetail untuk mengubah dokumen, yang juga mengharuskan versi asli untuk tetap ada dalam kebanyakan kasus. Tetapi untuk banyak kebutuhan konten kita saat ini, konsep Dokumen sebenarnya lebih banyak membawa dampak negatif daripada positif. Mari kita lihat mengapa hal itu bisa terjadi...

1. Mereka tidak dirancang untuk diubah. Sebagian besar dunia kita terkait dengan konten yang berubah, itu berkembang seiring dengan perkembangan pemikiran kita. Dan itu berarti mencoba menemukan semua tempat di mana kita menyatakan hal yang ingin kita ubah itu menjadi tugas yang sia-sia. Itu juga berarti Anda harus mengkomunikasikan perubahan baru kepada semua orang, dan kemudian Anda harus ingat siapa yang Anda beri tahu tentang versi baru itu. Tetapi kemudian nanti ketika saya membuka Dokumen, bagaimana saya tahu jika itu sebenarnya masih benar?
2. Mereka tidak dirancang untuk dibagikan. Ya, tidak dalam skala...cara untuk berbagi seringkali sangat mirip dengan cara kita berbagi kertas. Anda membuat salinan Dokumen dan mengirimkannya. Perhatikan bahwa kata-kata yang saya gunakan sama persis di dunia fisik seperti di dunia digital. Problema di dunia digital adalah setiap kali itu terjadi, poin 1 di atas semakin sulit.
3. Setelah Anda memiliki lebih dari beberapa, mereka menjadi berantakan. Setidaknya dengan kertas Anda harus berusaha untuk menyalinnya. Tidak demikian dengan Dokumen, sehingga Anda berakhir dengan lautan versi yang serupa tetapi berbeda dari dokumen yang sama di mana-mana. Itu adalah polusi digital.
4. Kami sekarang menggunakan ponsel lebih dari perangkat digital lainnya. Dokumen berasal dari zaman ketika smartphone belum ada. Cobalah membaca Dokumen di ponsel dan setelah beberapa kali mencubit dan menggesek, Anda akan menyerah.
5. Dokumen terlalu panjang. Panjang suatu dokumen berhubungan langsung dengan kegunaannya. Semakin panjang (dan lebar) suatu dokumen, semakin kecil kemungkinan seseorang akan membacanya, dan semakin tinggi kemungkinan dokumen tersebut akan menjadi usang. Saat ini harapan kita untuk ringkasan dan akurasi tidak pernah lebih tinggi. Kami mengalami kelebihan informasi dan mengharapkan informasi yang tepat tanpa kebisingan.
6. Anda tidak dapat memberitahu apakah mereka berguna. Jadi Anda menulis dokumen dan mengirimkannya kepada seseorang, sekarang apa? Apakah itu membantu mereka menyelesaikan pekerjaan? Apakah itu membantu menutup penjualan? Apakah itu menyelesaikan masalah pelanggan? Tidak ada cara untuk mengetahuinya. Pertanyaan ini hampir tidak adil karena kita tidak pernah merancang Dokumen untuk memberi tahu kita hal-hal seperti ini, kita merancangnya sebagai analogi digital, untuk menyelesaikan masalah horizontal dasar penulisan dan penyimpanan teks tertulis.

Meskipun telah ada upaya untuk memperbaiki beberapa hal ini, kita belum sampai di sana. Banyak editor dokumen berbasis cloud saat ini hanyalah versi cloud dari editor dokumen yang sama yang biasa kita gunakan. Tentu saja lebih mudah untuk membagikannya sekarang dan mengeditnya secara bersamaan, tetapi mereka tetaplah dokumen. Ini mengingatkan saya pada saat SaaS masih menjadi tren dan vendor on-premise membanjiri produk mereka untuk membuatnya terlihat seperti SaaS, dengan cepat menyadari bahwa semua yang mereka lakukan hanyalah memindahkan software lama yang sama ke pusat data yang berbeda.

Apa selanjutnya?

Kami sekarang berada di tahap awal era spesialisasi. Kategori demi kategori, kami melihat aplikasi SaaS yang muncul untuk menyelesaikan masalah bisnis tertentu dibandingkan mencoba menjadi platform komputasi awan yang umum. Dan aplikasi hari ini memanfaatkan data yang sudah kami miliki tentang kehidupan kerja kami dan menggunakannya untuk membuat kami lebih efektif dalam pekerjaan kami.

• Ketika Anda membuat prospek di RelateIQ, itu secara otomatis membuat aliran setiap interaksi yang telah dilakukan tim Anda dengan prospek itu hanya dengan menghubungkannya ke email Anda.
• Ketika Anda memiliki pertemuan mendatang dengan prospek, Refresh mengirimkan email laporan kepada Anda tentang prospek itu agar Anda lebih siap untuk pertemuan Anda hanya dengan menghubungkannya dengan kalender, LinkedIn, Twitter, dll.
• Layanan Ambient menambah nilai dalam hidup Anda tanpa Anda secara eksplisit melakukan apa pun. Google Now akan memberi tahu Anda kapan Anda perlu berangkat untuk menghadiri pertemuan agar Anda bisa tepat waktu setelah Anda menghubungkannya dengan kalender Anda.
• Selama pertemuan Anda, daripada menggunakan dokumen untuk mencatat secara bebas, WorkLife telah diluncurkan untuk membantu menyusun pertemuan Anda menjadi agenda, item aksi, dan isu terbuka, jadi Anda tidak perlu membuat proses tindak lanjut Anda secara manual, mengejar orang, atau mengingat hasil pertemuan.

Dan hal yang sama juga terjadi dengan "Dokumen". Kami tidak berpikir dalam istilah "kertas digital" lagi, karena banyak yang merasa desain kartu adalah ke mana segala sesuatunya bergerak (termasuk kami!). Jadi sekarang kami memikirkan pekerjaan yang harus diselesaikan, dan bagaimana teknologi dapat membantu kami melakukan pekerjaan itu dengan lebih efisien dan memberitahu kami hal-hal yang tidak dapat kami ketahui tentang bisnis kami sebelumnya.

• Ketika Anda berbagi konten dengan seseorang, apakah itu berguna bagi mereka?
• Ketika Anda membaca konten, bagaimana Anda tahu jika itu akurat?
• Ketika Anda menggunakan konten tertentu, apakah itu menciptakan hubungan yang lebih baik dengan pelanggan Anda?
• Apakah Anda mengirimkan konten yang sama kepada setiap pelanggan? Atau seharusnya Anda merakitnya secara dinamis berdasarkan ketertarikan yang dinyatakan?
• Bagaimana Anda memastikan konten yang populer dan berharga lebih terlihat oleh tim Anda sementara konten yang basi dan tidak dibaca hilang, tanpa menghabiskan seluruh waktu Anda untuk mengelolanya?

Dan masih banyak lagi. Waktu yang menarik. Jadi mari kita tutup lemari arsip dan melakukan pekerjaan nyata :)