Guru bangga bermitra dengan Ka'ana Solutions sebagai bagian dari program nirlaba Guru for Good kami. Artikel ini awalnya muncul di blog Ka'ana.

Ketika saya memimpin tim Layanan Teknik untuk perusahaan penerbitan pendidikan besar, salah satu hal yang kami habiskan waktu cukup banyak adalah mencari informasi yang kami butuhkan untuk menjawab pertanyaan dan menyelesaikan masalah. Informasi yang kami butuhkan tersebar di berbagai sistem dan repositori yang berbeda dan banyak dari itu telah usang atau tidak lengkap. Tim saya menghabiskan lebih dari seperempat waktu mereka untuk mencari informasi yang tepat, sering kali dengan pelanggan yang sedang menunggu.

Mengimplementasikan Slack adalah langkah penting ke depan karena itu memungkinkan tingkat kolaborasi tanpa friksi yang tidak bisa diberikan oleh alat kami yang ada—seperti email. Tetapi itu tidak memecahkan masalah mendasar—bahwa terlalu sulit dan membutuhkan waktu terlalu lama untuk menemukan informasi yang kami butuhkan tanpa sistem manajemen pengetahuan.

Menemukan alat baru

Kemudian suatu hari salah satu pemecah masalah yang lebih kreatif di tim saya datang kepada saya dengan saran untuk mencoba alat baru yang menjanjikan untuk memecahkan masalah manajemen pengetahuan ini. Alat baru ini disebut Guru, dari perusahaan didirikan di Philadelphia oleh Rick Nucci dan Mitchell Stewart.

Ternyata saya mengenal Rick dari pengalaman sebelumnya di Dell—perusahaan awal sukses pertama Rick, Boomi, diakuisisi oleh Dell pada tahun 2010—jadi saya setuju untuk melakukan pilot yang berakhir menjadi peluncuran penuh enam bulan kemudian. Itu sangat sukses.

Kualitas pengetahuan yang tersedia untuk tim saya meningkat sementara jumlah waktu yang dihabiskan untuk mencarinya berkurang lebih dari setengah. Guru juga mengubah basis pengetahuan kami dari sekumpulan repositori statis menjadi ekosistem pengetahuan dinamis yang terintegrasi langsung ke dalam alur kerja kami. Salah satu anggota tim saya merangkum ini dengan baik ketika dia memberi tahu saya bahwa Guru "memberinya kekuatan super." Dalam seluruh karir saya, saya tidak berpikir saya pernah melihat produk perangkat lunak lain yang memiliki adopsi secepat itu dan dampak dramatis pada produktivitas.

Ketika saya kemudian memutuskan untuk meninggalkan dunia korporat untuk memulai Ka'ana Solutions, saya tahu bahwa Guru akan memiliki peran penting untuk dimainkan. Sama seperti bisnis, sekolah dan distrik sekolah mengalami tantangan yang sama dalam mengelola pengetahuan, dan mungkin lebih lagi, mengingat keterbatasan sumber daya yang dihadapi tim TI. Itulah sebabnya salah satu fungsi inti yang difokuskan oleh para siswa dalam program Ka'ana Solutions adalah membangun basis pengetahuan dinamis yang sama untuk memberikan dukungan kepada guru, siswa, dan keluarga serta memberikan "kekuatan super" kepada tim dukungan. Ketika kami telah melakukan pengujian solusi ini, semakin jelas betapa relevannya model Guru untuk pendidikan. Sekolah mungkin tidak memiliki tim "penjualan", tetapi fungsi utama sekolah adalah memberikan kesuksesan belajar.

SaaS: Sekolah sebagai Layanan

Pada intinya, pendidikan adalah industri jasa, dengan administrator dan guru memberikan layanan kepada pelanggan: siswa dan keluarga mereka, dan fungsi kritis dari penyampaian layanan berkualitas tinggi adalah manajemen pengetahuan. Di sekolah, manajemen pengetahuan paling sering diasosiasikan dengan pengajaran dan pembelajaran serta konten dan pelajaran yang digunakan oleh guru untuk memberikan instruksi kepada siswa.

Namun, ada aspek lain dari manajemen pengetahuan yang juga memiliki dampak signifikan pada kesuksesan pelanggan (pelajar), seperti memberikan dukungan yang sangat baik kepada semua pemangku kepentingan dalam proses pembelajaran—guru, siswa, dan keluarga—terutama yang berkaitan dengan penggunaan alat yang mendukung proses penting (misalnya mengakses tugas, mendokumentasikan proyek, menggunakan laptop, dan memeriksa nilai).

Para siswa yang bekerja untuk Ka'ana Solutions sedang membangun basis pengetahuan yang dinamis dan disesuaikan dengan kebutuhan sekolah-sekolah yang kami layani, memfasilitasi kolaborasi, dan memberikan kesempatan kepada para siswa untuk berinovasi menggunakan alat transformatif yang sama yang digunakan oleh perusahaan-perusahaan yang berkembang pesat seperti Slack, Intercom, dan Duolingo. Saya juga tidak ragu bahwa siswa kami akan menemukan cara baru untuk memanfaatkan jenis teknologi ini, dan saya bersemangat untuk melihat ke mana arahnya.

Manajemen pengetahuan dalam budaya pengetahuan

Seluruh pengalaman dengan Guru ini juga membuat saya berpikir dalam-dalam tentang konsep manajemen pengetahuan dan perannya dalam pengajaran dan pembelajaran. Guru mungkin dirancang untuk mendukung "tim pendapatan" yang berorientasi pada pelanggan, tetapi ia menghadirkan kerangka kerja yang jauh lebih luas. Misalnya, kami menggunakan Guru untuk mengelola jenis pengetahuan tradisional yang mungkin dibutuhkan oleh tim dukungan teknis, tetapi juga digunakan untuk mentransfer jenis pengetahuan lain kepada orang-orang. Pelajari apa artinya menjadi budaya berbasis pengetahuan.

Dalam implementasi korporat yang saya sebutkan, kami menggunakannya untuk menyebarkan informasi terkait SDM dan memberikan visibilitas pada program pemasaran yang sedang diterapkan. Misalnya, ketika kami meluncurkan perubahan organisasi untuk salah satu tim kami, kami menempatkan informasi dalam kartu Guru dan mempostingnya di Slack. Ini membuat semua orang mudah menemukannya, dan kami bisa memastikan bahwa semua orang benar-benar meninjaunya. Dan pertanyaan apapun tentang itu bisa ditangani langsung di Slack.

Di Ka'ana Solutions, selain fungsi inti manajemen pengetahuan, kami menggunakan Guru untuk mengelola program pelatihan bagi pekerja siswa dan membangun keterampilan komunikasi kolaboratif yang asinkron. Ketika siswa baru datang, mereka memiliki serangkaian Kartu untuk ditinjau yang memberikan mereka informasi tentang perusahaan dan pekerjaan yang akan mereka lakukan, dan akan memandu mereka melalui aktivitas yang membantu mereka mulai membangun keterampilan inti.

Semakin banyak kami menggunakannya, semakin banyak aplikasi yang kami temukan untuk itu. Sebenarnya tidak susah membayangkan bahwa suatu hari itu digunakan sebagai repositori untuk konten pelajaran guru dan untuk sintesis dan kreasi pengetahuan siswa.

Saat ini, kami memiliki siswa yang menggunakan Guru untuk membangun "portal kesuksesan siswa" untuk sekolah mereka, tempat pengetahuan yang mendukung siswa di awal tahun ajaran sedang dikumpulkan, divalidasi, dan diorganisasi untuk akses yang mudah. Selama tahun ajaran, kami juga akan membuat Koleksi pengetahuan serupa untuk guru dan orang tua.

Tim Guru telah menjadi mitra luar biasa bagi kami dalam seluruh usaha ini, tetapi keberhasilan kami dengan platform ini juga berkat betapa sederhananya untuk memulai dan betapa intuitifnya. Seiring dengan peningkatan penggunaan, kami juga akan mulai menjelajahi fungsionalitas AI yang menjanjikan untuk memperluas proposisi nilai bahkan lebih jauh—dan memberi siswa kami contoh nyata tentang peran yang dapat dimainkan AI di industri. Para siswa kami akan menciptakan konten pengetahuan baru dan mengelolanya untuk pengguna akhir kami. Kami akan memberikan pembaruan sepanjang tahun ajaran saat pekerjaan kami berjalan.