Tentu, Anda tahu bahwa membuat perubahan di tempat kerja bisa sulit, tetapi di perusahaan Anda, tampaknya hampir tidak mungkin. Banyak ide hebat yang muncul, tetapi entah apa sebabnya, pelaksanaannya selalu tampak berantakan. Beberapa perubahan hampir selesai, tetapi kemudian malah gagal di akhir. Yang lainnya tampaknya tidak pernah berhasil melewati tahap ideasi. Anda mungkin berpikir bahwa ide itu sendiri tidak cukup kuat, tetapi kebanyakan waktu, sebaliknya lah yang benar. Perubahan yang ingin Anda buat itu hebat, tetapi cara Anda menangani manajemen perubahan adalah masalahnya.

Perubahan itu penting untuk tetap kompetitif, tetapi mengejutkan, banyak bisnis sangat buruk dalam mengelolanya. Faktanya, diperkirakan bahwa 70% perubahan organisasi gagal. Perubahan dan inovasi adalah sangat penting bagi bisnis yang ingin tumbuh dan berkembang. Itu sebabnya kami menjadikan bulan Mei sebagai bulan manajemen perubahan di blog Guru, jadi terus periksa selama beberapa minggu ke depan untuk tips, wawasan, dan bantuan.

Sulit untuk memperbaiki masalah manajemen perubahan di tempat kerja jika Anda tidak tahu apa yang menyebabkan proses tersebut menjadi kacau.

Sebelum kita membahas cara yang benar untuk menangani proses ini, marilah kita meluangkan waktu untuk mendalami alasan umum mengapa perubahan tampaknya tidak pernah berhasil di tempat kerja.

Anda belum menciptakan dukungan

Meskipun Anda mudah melihat nilai perubahan yang ingin Anda buat, mungkin tidak begitu jelas bagi orang lain. Ingat, sementara Anda menghabiskan waktu meneliti solusi potensial dan memberikan saran, orang lain hanya menjalani pekerjaan rutin mereka.

Jangan meremehkan kekuatan dukungan di tempat kerja. Memiliki karyawan dan manajer di pihak Anda ketika Anda berusaha melakukan perubahan, baik itu besar atau kecil, sangat penting.

Salah satu hambatan terbesar yang terkait dengan dukungan adalah menciptakan rasa urgensi. Orang mungkin bisa memahami mengapa perubahan yang Anda usulkan berharga, tetapi mereka mungkin tidak melihat mengapa mereka perlu bertindak sekarang. Bagaimanapun, jika semuanya berjalan relatif lancar di tempat kerja, mengapa ada kebutuhan untuk mengubah semuanya sekarang?

Cara terbaik untuk menciptakan dukungan untuk perubahan adalah bukti. Selalu bawa bukti untuk mendukung rencana Anda. Cari statistik dan studi kasus untuk mendukung klaim Anda. Teliti pesaing langsung yang lebih maju dan sudah melakukan beberapa perubahan besar (dan serupa) sendiri. Dapatkan umpan balik dari pelanggan dan/atau karyawan lainnya.

Tidak ada ukuran yang jelas untuk sukses

Misalkan semua pemangku kepentingan utama Anda menyetujui rencana Anda dan Anda telah melalui seluruh proses untuk meluncurkan perubahan yang Anda usulkan. Bagaimana Anda tahu bahwa perubahan yang baru saja Anda lakukan adalah total sukses?

Ingat, kesuksesan dan penyelesaian adalah dua hal yang sangat berbeda.

Jika rencana manajemen perubahan Anda tidak terhubung dengan metrik yang terukur, membuktikan bahwa perubahan Anda adalah hal yang tepat untuk diterapkan akan sulit (dan dapat menyulitkan untuk membenarkan perubahan di masa depan).

Apakah Anda kesulitan menemukan metrik utama untuk mengukur keberhasilan? Luangkan waktu untuk berpikir kembali mengapa Anda ingin melakukan perubahan di tempat pertama. Mungkin setelah rilis yang sangat berantakan, Anda berpikir bahwa tim pengembang bisa menggunakan dokumentasi proses yang lebih baik seputar QA. Ukuran keberhasilan Anda bisa berupa pengurangan jumlah bug yang ditemukan setelah rilis atau peluncuran perbaikan yang lebih cepat.

Selain itu, pastikan bahwa Anda memilih ukuran keberhasilan yang dianggap berharga oleh pemangku kepentingan. Gabungkan semua rencana Anda kembali ke tujuan atau sasaran perusahaan untuk menciptakan dukungan dan mengukur keberhasilan.

Anda ingin mencapai terlalu banyak dalam waktu yang singkat

Kami mengatakan bahwa penting untuk menciptakan urgensi dalam manajemen perubahan, tetapi Anda juga perlu memiliki ekspektasi yang realistis.

Pikirkan tentang semua yang perlu dipertimbangkan dalam mengubah satu proses yang "sederhana" di tempat kerja. Anda perlu melakukan brainstorming solusi dan melibatkan pemangku kepentingan potensial. Anda mungkin harus menguji beberapa produk atau solusi sebelum memutuskan satu. Kemudian Anda harus mempertimbangkan biaya, ketergantungan, dan hal lain yang dapat secara dramatis memperlambat pekerjaan Anda.

Beradaptasi dengan proses, produk, atau program baru juga memerlukan waktu yang cukup. Manajer dan karyawan mungkin memerlukan pelatihan khusus agar segalanya berjalan lancar.

Di dunia yang sempurna, semua orang dapat beradaptasi dengan perubahan dengan cepat, tetapi orang membutuhkan waktu untuk menyesuaikan diri.

Waktu mungkin sangat penting, tetapi Anda tidak bisa mengharapkan semuanya selesai dalam sehari. Alih-alih merencanakan untuk melakukan satu perubahan besar sekaligus, pertimbangkan untuk mengambil pendekatan bertahap dalam apa yang ingin Anda lakukan. Merencanakan segala sesuatunya dalam tahap-tahap dapat membuat seluruh proses kurang kacau, dan memberi Anda waktu untuk melakukan penyesuaian pada rencana Anda demi hasil yang terbaik.

Orang resistensi terhadap perubahan

Salah satu pemangku kepentingan utama memiliki pengalaman dengan seorang pemberi kerja 10 tahun yang lalu yang mencoba melakukan perubahan serupa dan seluruh proyek mengalamah kegagalan. Manajer Anda dibebani dengan pekerjaan dan hal terakhir yang mereka inginkan adalah proyek baru. Anda sudah memarkir di tempat favorit VP selama seminggu dan tidak mungkin mereka akan menyetujui apa pun yang Anda inginkan.

Kami bisa melakukan seluruh rangkaian pos tentang semua alasan mengapa orang menolak perubahan, tetapi kenyataannya adalah bahwa menembus bias dan keyakinan yang sudah lama ada bisa sulit. Hal terbaik yang dapat Anda lakukan untuk memulai rencana Anda adalah menciptakan argumen yang solid tentang mengapa hal itu perlu dilakukan.

Ini sedikit terkait dengan apa yang kita katakan sebelumnya tentang menciptakan dukungan. Akan sulit bahkan bagi orang yang paling resistensi terhadap perubahan untuk menolak jika Anda telah dengan jelas menjelaskan semua manfaat yang bisa didapat dari perubahan tersebut.

Itu sebabnya kami merekomendasikan untuk menggunakan metode ADKAR yang sudah terbukti untuk memengaruhi orang.

Apa itu ADKAR?

ADKAR adalah metodologi manajemen perubahan (dan akronim) yang dikembangkan oleh Prosci. Di inti metodologi ini menguraikan apa yang perlu terjadi agar terjadi perubahan yang sukses di tempat kerja:

Fokus pada cara terbaik untuk menampilkan setiap bagian dari ADKAR agar dapat memenangkan pemangku kepentingan yang resistensi terhadap perubahan. Ketika Anda menunjukkan bahwa Anda secara internal siap untuk melakukan perubahan dan bahwa Anda memiliki rencana yang solid, Anda memposisikan diri untuk mendapatkan izin untuk melanjutkan.

Anda tidak memiliki pengaturan atau alat yang tepat

Anda mengatakan bahwa Anda memiliki rencana yang selesai dan terdokumentasi dengan baik yang dapat dengan jelas menunjukkan semua yang perlu Anda lakukan untuk mewujudkan perubahan yang diusulkan. Baiklah hebat, bisakah Anda menunjukkan itu kepada kami?

Jika rencana Anda adalah memberi tahu kami untuk menunggu 30 menit sementara Anda mencari segalanya dan kemudian mengirimkan dua garis besar yang agak lengkap yang mungkin atau mungkin tidak jadi versi final dari rencana Anda, Anda tidak siap untuk melakukan perubahan besar.

Organisasi dan set alat yang tepat sangat penting saat Anda mencoba melakukan perubahan di tempat kerja. Bagaimanapun, jika proses dan dokumentasi Anda tidak teroganisir, Anda tidak dapat mengharapkan upaya perubahan Anda berdampak.

Terserah kepada Anda untuk memilih alat yang tepat untuk pekerjaan Anda, tetapi kami sangat merekomendasikan untuk memiliki satu sumber kebenaran untuk segala hal dalam proyek Anda. Ketika Anda tidak memiliki satu sumber kebenaran, segalanya tidak hanya menjadi tidak teratur, tetapi juga membuat orang bekerja di silo. Anda kehilangan transparansi secara keseluruhan dalam pekerjaan semua orang dan akhirnya, Anda kehilangan wawasan penting dalam kemajuan.

Orang harus dapat dengan mudah menemukan pembaruan tentang kemajuan proyek, daftar alat yang mereka butuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan, dan wawasan yang dibutuhkan untuk menjaga semuanya tetap bergerak. Untungnya bagi Anda, ada alat yang sudah bisa melakukan semua hal ini dan lebih banyak lagi.

Menerima perubahan

Mengubah pendekatan Anda terhadap manajemen perubahan dapat memberikan keajaiban untuk membawa perubahan yang nyata di tempat kerja. Ketika Anda meluangkan waktu untuk fokus pada membangun argumen Anda, mengikuti metrik yang tepat, dan membuat rencana terorganisir, Anda melakukan banyak hal untuk mempersiapkan diri untuk sukses.

Apakah Anda siap untuk melakukan perubahan besar di tempat kerja? Mulai menggunakan Guru untuk menangani manajemen perubahan dengan cara yang benar.