Sebuah wiki perusahaan adalah jenis perangkat lunak manajemen pengetahuan: sumber informasi internal perusahaan yang dapat diperbarui. Mereka serbaguna dan mudah untuk disiapkan, dan, berbeda dengan beberapa tahun yang lalu, banyak dari mereka yang terintegrasi dengan platform komunikasi tim seperti Slack atau Teams.

Dan karena Guru didirikan dengan ide integrasi Slack, kami tahu alasannya: Dengan menambahkan wiki internal ke platform komunikasi Anda, Anda dapat mengakses seluruh basis pengetahuan Anda tanpa mengganggu percakapan.

Tetapi terlepas dari aksesibilitas mereka di aplikasi-aplikasi tersebut, masalah dengan wiki perusahaan tradisional tetap ada: mereka menjadi usang dan sulit dikelola seiring dengan pertumbuhan tim Anda dan skala pengetahuan Anda, mengakibatkan penurunan penggunaan seiring waktu. Tidak peduli apakah itu portal tradisional atau tawaran terbaru, kenyataannya adalah bahwa wiki tradisional tidak bekerja dalam jangka panjang.

Baca terus untuk menemukan mengapa wiki tradisional tidak akan membantu Anda memecahkan masalah mendasar dengan pengetahuan Anda.

Coba Guru.

Mulai gratis

Sebagian besar wiki internal tidak memperbaiki masalah utama dengan basis pengetahuan tradisional: akurasi dan efektivitas pengetahuan

Ini dia yang terjadi pada konten di sebagian besar wiki internal:

• Seorang SME menghabiskan banyak waktu menulis dan merancang halaman yang sempurna, tetapi setelah mereka menulis, mereka lupa untuk memperbaruinya dan tidak pernah diingatkan untuk melakukannya, yang mengarah pada pengetahuan menjadi usang
• Mereka yang membutuhkan pengetahuan tidak dapat memberitahu kapan wiki terakhir diperbarui atau apakah itu masih relevan dan kehilangan kepercayaan padanya.
• Solusi wiki menghargai konten bentuk panjang, yang berarti bahkan ketika seorang pengguna menemukan halaman yang benar, mereka mungkin tidak dapat dengan mudah menemukan potongan pengetahuan yang mereka butuhkan, sehingga mereka diajarkan untuk mengabaikan wiki dan langsung bertanya kepada SME.
• Kombinasi pengetahuan yang usang, kurangnya kepercayaan, dan sulitnya akses menyebabkan penurunan penggunaan, menjadikan seluruh solusi wiki internal menjadi investasi yang terbuang.

Jika wiki Anda memiliki integrasi Slack atau Teams, Anda mungkin bisa memecahkan salah satu masalah tersebut: masalah penggunaan informasi. Tetapi karena solusi-solusi ini tidak memiliki cara untuk memaksa SME agar memverifikasi atau memperbarui pengetahuan yang ada, tim Anda mungkin tanpa sadar mulai membagikan informasi yang salah atau usang. Dan informasi yang buruk dapat lebih buruk daripada tidak ada informasi — terutama dalam peran yang berhadapan dengan pelanggan.

Informasi di sekitar bisnis Anda berubah setiap hari: fitur baru dibangun, pesaing baru muncul, dan proses internal baru dibuat, dan semua itu didiskusikan di saluran komunikasi Anda.

Kami tidak menyalahkan Anda karena berpikir, Wiki tampak sederhana, jadi saya hanya akan mengambil satu yang terintegrasi dengan Slack atau Teams dan itu akan menyelesaikan semua masalah saya?

Tapi inilah mengapa itu hanya menciptakan lebih banyak sakit kepala di kemudian hari.

Slack hanyalah satu bagian dari alur kerja Anda.

Sementara platform komunikasi tim (seperti Slack) adalah dasar yang alami untuk ekosistem teknologi perusahaan — terutama ketika tenaga kerja jarak jauh meningkat — ini bukan satu-satunya tempat karyawan menghabiskan waktu mereka. Bahkan perusahaan kecil menggunakan rata-rata 40 aplikasi, jumlah yang meningkat menjadi lebih dari 200 di perusahaan besar.

Itu mungkin tidak terlihat begitu kompleks, tetapi pertimbangkan bahwa setiap karyawan bekerja di sekitar 9 aplikasi. Secara keseluruhan, jumlah kombinasi aplikasi dan orang cepat menjadi tidak terkelola bahkan untuk solusi titik tunggal, seperti wiki tradisional, atau solusi titik ganda, seperti yang terintegrasi dengan Slack.

Jadi, bagaimana wiki untuk Slack dapat membantu anggota tim Anda saat mereka tidak benar-benar menggunakan Slack?

Memecahkan masalah manajemen pengetahuan Anda di setiap titik dalam alur kerja Anda

Pertama, mari kita lakukan rekap tl;dr: sebagian besar wiki dengan integrasi Slack dan Teams masih, pada dasarnya, solusi tradisional, dengan semua masalah yang menyertainya. Meski demikian, jika Anda masih mempertimbangkan aplikasi wiki, pilih salah satu yang memiliki integrasi Slack dan Teams. Integrasi obrolan mendorong penggunaan yang konsisten — dan tetap dalam alur kerja sebagian waktu masih lebih baik daripada tidak sama sekali.

Tetapi untuk pengetahuan real-time di tempat lain, jangan berhenti hanya dengan integrasi Slack.

Masalah dengan konten wiki tradisional

Sebagian besar wiki menghargai pengetahuan disimpan, bukan harus digunakan. Karena mereka dirancang sebagai portal, pengetahuan di dalamnya harus memiliki struktur yang sangat spesifik dan hierarkis. Sebuah struktur yang kaku cenderung menghargai konten bentuk panjang, yang berarti beberapa topik bisa dikelompokkan di bawah satu judul. Secara alami, ini membuat pengetahuan lebih lambat dan lebih sulit diakses. Bahkan dengan integrasi Slack atau Teams, Anda mungkin menarik artikel yang panjangnya ratusan kata. Itu menyulitkan untuk menemukan apa yang Anda butuhkan dengan cepat, dan menjadi pekerjaan yang membosankan untuk memperbarui.

Dalam solusi wiki Guru, pengetahuan Anda disusun untuk digunakan, bukan untuk disimpan (topik tunggal, ukuran gigitan), sehingga Anda dapat membacanya dengan cepat, dan memperbaruinya dengan cepat. Tidak perlu CTRL-F.

Wiki Anda ada di Slack, tetapi Anda memerlukan pengetahuan di Salesforce

...atau email, atau Intercom, atau Asana, atau Trello, atau GitHub, atau Figma, atau DocuSign, atau Greenhouse, atau… yah, Anda mengerti. Jangan salah paham; di Guru, kami menyukai Slack. Produk kami dibangun dari nol untuk digunakan di Slack. Sebagai perusahaan, kami tinggal di Slack, bukan email. Tetapi kami tidak, uh, hidup di Slack. Kami menggunakan semua aplikasi yang baru saja saya sebutkan dalam pekerjaan sehari-hari kami, dan semuanya memerlukan kami untuk mencari sesuatu dengan cukup sering ("Tunggu, apa lagi kode warna hex merek kita?" "Apa metrik ROI kami?" "Apa itu testimoni pelanggan?") .

Temukan bagaimana Guru terintegrasi dengan alat yang Anda butuhkan

Lihat Integrasi Guru

Jadi, sementara integrasi Slack adalah dasar untuk apa yang harus Anda cari dalam basis pengetahuan, Anda juga harus mencari solusi wiki yang menawarkan integrasi asli dengan program lain. Atau cari yang memiliki integrasi universal, seperti ekstensi browser yang memungkinkan Anda mengakses pengetahuan Anda dari mana saja, di situs mana saja.

"Mengapa ini penting?" mungkin Anda bertanya. Ternyata tetap dalam alur kerja adalah kunci untuk produktivitas. Solusi portal seperti penawaran manajemen pengetahuan tradisional dan wiki pada akhirnya memaksa Anda untuk meninggalkan alur kerja Anda untuk mengkonsumsi atau memperbarui pengetahuan. Rani Molla, Reporter Data Senior Recode, menjelaskan:

"Setelah terganggu, dibutuhkan waktu sekitar 25 menit untuk kembali ke tugas yang Anda kerjakan, menurut studi Microsoft. Bisa memakan waktu lebih lama untuk mencapai 'keadaan aliran', yang juga disebut 'pekerjaan mendalam.' Istilah-istilah ini mengacu pada kerangka pikiran yang terfokus ketika Anda terlibat dalam suatu tugas dan waktu seakan berlalu. Itulah saat Anda melakukan pekerjaan terbaik Anda. [...] Seiring waktu, gangguan di tempat kerja dapat memengaruhi. Banyak dari kita mencoba memulihkan waktu dengan multitasking. Tetapi multitasking tidak efektif. Alih-alih melakukan satu hal dengan baik, Anda sebenarnya hanya berpindah antara aktivitas dan melakukan semuanya dengan buruk."

Tim Anda pantas mendapatkan yang lebih baik daripada solusi wiki internal tradisional

Pekerja pengetahuan adalah segmen dengan pertumbuhan tercepat dalam tenaga kerja. Jika Anda tidak membekali mereka dengan cara terbaik untuk mengakses informasi yang mereka butuhkan untuk melakukan pekerjaan mereka, perusahaan Anda tidak akan bisa bersaing. Akses seharusnya tidak sekadar berarti tempat untuk menyimpan pengetahuan demi dokumentasi; itu harus berarti dapat menemukan, mempercayai, dan menggunakan apa yang Anda butuhkan, di mana pun Anda membutuhkannya. Wiki tradisional berfokus pada penyimpanan. Mulai dengan Guru secara gratis dan lihat apa solusi pengetahuan yang lebih baik terlihat.