Ci stiamo avvicinando rapidamente alla stagione delle festività! A parte il tempo trascorso a pensare a riunioni e regali, ci sono molte persone che si stanno preparando a lasciare il lavoro per festeggiare.
Le festività e il tempo libero vanno a braccetto. Tutti meritano di trascorrere il proprio tempo a festeggiare in modo unico e meritano anche di godersi appieno il tempo libero senza preoccuparsi della copertura mentre sono assenti.
Dedica quella energia a pensare ai potenziali imprevisti della cena di Natale
Sappiamo che ci sarà sempre un po' di stress che accompagna il divertimento delle festività, ma preferiremmo che quel stress derivasse da regali comici che non hanno avuto esito piuttosto che dal lavoro. Fortunatamente, c'è qualcosa di semplice che puoi fare per ridurre la confusione e rendere questo periodo dell'anno un po' più allegro per tutti nel tuo lavoro.
Perché tutti hanno bisogno di un piano di copertura per assenze durante le festività
Scrivere un piano di copertura potrebbe sembrare inutile se non lo hai fatto prima. Dopotutto, tutti nel tuo team già lavorano a stretto contatto. Hanno davvero bisogno di un paio di promemoria per tenere le cose in movimento mentre sei assente?
Che tu stia prendendo un giorno per te stesso o godendo di una settimana di vacanza, un piano di copertura è la soluzione migliore. Ecco perché continueremo sempre a sostenere l'impegno a creare un semplice piano OOO.
Ridurre la confusione
Tenere traccia del lavoro in corso e delle scadenze diventa molto più difficile quando hai persone assenti per assenza dal lavoro. Creare un semplice piano di copertura per le festività può aiutare a ridurre molta confusione. Una volta che manager ed impiegati hanno una chiara visione dei programmi delle persone, pianificare il lavoro diventa molto più facile. Le persone non dovranno indovinare quando i loro colleghi saranno presenti o se hanno bisogno di adeguare le loro aspettative su una scadenza.
Continua così con il buon lavoro
Alcune cose tendono a rallentare durante la stagione delle festività, ma è raro che le cose si fermino completamente. Le festività possono essere il momento perfetto per chiudere le cose, rivedere le strategie e pensare a cosa affrontare una volta che tutti sono tornati a una pianificazione normale.
Può essere difficile svolgere qualsiasi tipo di lavoro quando non sei sicuro di ciò che è in corso e di quali siano le priorità delle persone in quel momento. Un piano di copertura completo per le festività può tenere le persone informate e aiutarle a prendere decisioni anche quando sei via.
Evitare problemi
Non c'è niente di meglio che tornare da una vacanza rilassante con amici e familiari per trovare e-mail arrabbiate dal tuo capo riguardo a ciò che è accaduto mentre eri assente. Se vuoi assicurarti che tutti evitino una spiacevole sorpresa durante le festività, delinea un piano completo prima di andartene per le vacanze.
Molto stress e cattiva comunicazione possono derivare dalla mancanza di un piano in atto per quando sei assente. Lascia che il tuo piano parli per te quando non puoi essere al lavoro. Quando hai un piano che delinea chiaramente a chi rivolgersi per cosa, quando tornerai e le priorità principali da ricordare, diventa molto più difficile che le cose vengano trascurate.
Crea il tuo piano di copertura per le festività
Ci sono già abbastanza compiti dell'ultimo minuto che devono essere svolti durante le festività. Riserva quello stress per gli acquisti dell'ultimo minuto e inizia a creare il tuo piano di copertura oggi!
Non pensare di dover creare un piano complicato e articolato che descriva minutamente ciò che deve essere fatto. Infatti, semplificheremo ulteriormente le cose per te. Abbiamo un utile modello di piano di copertura OOO per te da utilizzare!
Ora che hai il modello perfetto da utilizzare per il tuo piano OOO, concentriamoci su come compilarlo. Ecco cosa devi fare per creare un piano di copertura per le festività completo.
Pensa all'insieme
Forse la tua pausa festiva arriva subito dopo aver passato l'ultimo mese impegnato in un grande progetto. O forse stai lavorando così tanto che è difficile individuare cosa sia più importante. Indipendentemente da come appare il tuo programma attuale, tenere traccia di tutto ciò di cui sei responsabile può essere complicato.
Questo è il momento perfetto per fare un passo indietro e pensare a tutte le tue responsabilità lavorative. Pensa a quanti progetti stai attivamente seguendo, ai progetti su cui dovrai concentrarti una volta tornato e a eventuali scadenze importanti in arrivo. Una volta delineato il tuo vero ambito di lavoro davanti a te, la creazione di un piano di copertura OOO diventa molto più semplice.
Delimita le necessità di copertura
Ora che hai un'idea chiara delle tue responsabilità lavorative, è ora di iniziare a dare priorità. Quale lavoro deve assolutamente essere fatto mentre sei assente, quale sarebbe bello avere e quale può aspettare fino al tuo ritorno? Ci sono alcuni compiti che solo tu puoi gestire o puoi delegarli a qualcun altro?
Ovviamente
È sempre una buona idea parlare con i responsabili dei progetti e altre persone con cui lavori a stretto contatto quando pensi alle necessità di copertura. Possono darti informazioni utili sui progetti imminenti o sulle scadenze di cui potresti non essere a conoscenza e potrebbero persino farti sapere se hanno bisogno di più (o meno) aiuto rispetto a quanto hai previsto. Fai sapere loro quando sarai assente e vedi se hanno qualcosa da aggiungere al tuo piano.
Essere specifici
Il tuo manager è assente per il suo PTO festivo, ma hai una domanda su un progetto su cui stai lavorando. Quando controlli il loro piano OOO, vedi questo:
“Sarò OOO a metà dicembre. Parla con Maria e Debbie se hai bisogno di qualsiasi cosa relativa ai progetti X e Y!”
La tua azienda ha circa 6 diverse Marias e 3 di esse sono nel tuo dipartimento. Come fai a sapere se stai parlando con la persona giusta? Inoltre, Maria e Debbie sono praticamente la definizione scolastica di dipendenti cross-funzionali e hanno una vasta gamma di responsabilità. Come fai a sapere se stai contattando loro riguardo alla questione giusta?
Questo sarebbe stato molto più utile:
“Sarò OOO dal 12/12 al 18/12. Parla con Maria Montalvo per tutto ciò che riguarda ingegneria o design per il progetto X. Debbie è disponibile per domande di marketing sul progetto Y.”
Quello scorso esempio delinea chiaramente a chi contattare e per cosa, ed è breve, conciso e diretto (ne parleremo a breve). Quando delini chiaramente a chi rivolgersi e per cosa, lasci molto meno spazio all'indovinare
Concentrati su ciò che le persone hanno bisogno di sapere
I piani OOO non sono il momento migliore per mettere in mostra le tue abilità di scrittura creativa. Non sovraccaricare le persone con informazioni non necessarie e fai del tuo meglio per concentrarti sulle informazioni di base di cui le persone hanno bisogno per comprendere il tuo piano e agire mentre sei assente. Se il tuo piano OOO contiene queste cose, è probabile che tu abbia affrontato tutto ciò che è importante:
Scadenze per le consegne, riunioni e altre attività da notare
Link a documenti e compiti pertinenti nella tua app Asana/Teams di scelta
Qualsiasi indicazione o dettaglio nuovamente che sarà necessario per completare il lavoro
Informazioni di base su progetti o clienti per le persone che partecipano a coprire OOO
Informazioni di contatto per vere emergenze
Rivedere con la direzione
I manager dovrebbero essere coinvolti nei tuoi piani OOO fin dall'inizio per assicurarsi che tu copra tutte le basi. Possono darti informazioni importanti sul lavoro di progetto, sui compiti di missione e su altri fattori importanti che possono influenzare il tuo piano. Fai sapere loro che stai pianificando di fare un piano OOO per le festività e che ti piacerebbe il loro contributo prima di finalizzarlo.
Quando ottieni quel feedback finale dal tuo capo, non concentrarti solo su se hai coperto tutto. Chiedi loro se pensano di aver compreso il piano o se ci fosse qualcosa di confuso. Se il tuo manager non può chiaramente identificare cosa deve essere fatto e chi deve farlo nel tuo piano, è tempo di apportare alcune modifiche.
Diffondi la voce
Lo faremo!
Come abbiamo detto, le cose diventano frenetiche durante le festività. Non contare sul tuo manager o su altri membri del team per far sapere alla gente del tuo tempo libero. Assicurati di far sapere ai responsabili di progetto, membri del team e altre persone chiave quando sarai assente e dove possono trovare il tuo piano di copertura OOO.
Questo è anche un ottimo momento per incoraggiare altri a creare i propri piani OOO. Maggiore è la trasparenza che il tuo luogo di lavoro ha sui piani PTO, più facile sarà per tutti trovare modi per lavorare attorno agli orari delle persone. Tutti meritano un po' di tempo per godersi le festività e rilassarsi dopo un lungo anno. Regala al tuo ambiente di lavoro il dono della trasparenza in questa stagione festiva in modo che tutti possano avere la PTO senza preoccupazioni che meritano.
Ci stiamo avvicinando rapidamente alla stagione delle festività! A parte il tempo trascorso a pensare a riunioni e regali, ci sono molte persone che si stanno preparando a lasciare il lavoro per festeggiare.
Le festività e il tempo libero vanno a braccetto. Tutti meritano di trascorrere il proprio tempo a festeggiare in modo unico e meritano anche di godersi appieno il tempo libero senza preoccuparsi della copertura mentre sono assenti.
Dedica quella energia a pensare ai potenziali imprevisti della cena di Natale
Sappiamo che ci sarà sempre un po' di stress che accompagna il divertimento delle festività, ma preferiremmo che quel stress derivasse da regali comici che non hanno avuto esito piuttosto che dal lavoro. Fortunatamente, c'è qualcosa di semplice che puoi fare per ridurre la confusione e rendere questo periodo dell'anno un po' più allegro per tutti nel tuo lavoro.
Perché tutti hanno bisogno di un piano di copertura per assenze durante le festività
Scrivere un piano di copertura potrebbe sembrare inutile se non lo hai fatto prima. Dopotutto, tutti nel tuo team già lavorano a stretto contatto. Hanno davvero bisogno di un paio di promemoria per tenere le cose in movimento mentre sei assente?
Che tu stia prendendo un giorno per te stesso o godendo di una settimana di vacanza, un piano di copertura è la soluzione migliore. Ecco perché continueremo sempre a sostenere l'impegno a creare un semplice piano OOO.
Ridurre la confusione
Tenere traccia del lavoro in corso e delle scadenze diventa molto più difficile quando hai persone assenti per assenza dal lavoro. Creare un semplice piano di copertura per le festività può aiutare a ridurre molta confusione. Una volta che manager ed impiegati hanno una chiara visione dei programmi delle persone, pianificare il lavoro diventa molto più facile. Le persone non dovranno indovinare quando i loro colleghi saranno presenti o se hanno bisogno di adeguare le loro aspettative su una scadenza.
Continua così con il buon lavoro
Alcune cose tendono a rallentare durante la stagione delle festività, ma è raro che le cose si fermino completamente. Le festività possono essere il momento perfetto per chiudere le cose, rivedere le strategie e pensare a cosa affrontare una volta che tutti sono tornati a una pianificazione normale.
Può essere difficile svolgere qualsiasi tipo di lavoro quando non sei sicuro di ciò che è in corso e di quali siano le priorità delle persone in quel momento. Un piano di copertura completo per le festività può tenere le persone informate e aiutarle a prendere decisioni anche quando sei via.
Evitare problemi
Non c'è niente di meglio che tornare da una vacanza rilassante con amici e familiari per trovare e-mail arrabbiate dal tuo capo riguardo a ciò che è accaduto mentre eri assente. Se vuoi assicurarti che tutti evitino una spiacevole sorpresa durante le festività, delinea un piano completo prima di andartene per le vacanze.
Molto stress e cattiva comunicazione possono derivare dalla mancanza di un piano in atto per quando sei assente. Lascia che il tuo piano parli per te quando non puoi essere al lavoro. Quando hai un piano che delinea chiaramente a chi rivolgersi per cosa, quando tornerai e le priorità principali da ricordare, diventa molto più difficile che le cose vengano trascurate.
Crea il tuo piano di copertura per le festività
Ci sono già abbastanza compiti dell'ultimo minuto che devono essere svolti durante le festività. Riserva quello stress per gli acquisti dell'ultimo minuto e inizia a creare il tuo piano di copertura oggi!
Non pensare di dover creare un piano complicato e articolato che descriva minutamente ciò che deve essere fatto. Infatti, semplificheremo ulteriormente le cose per te. Abbiamo un utile modello di piano di copertura OOO per te da utilizzare!
Ora che hai il modello perfetto da utilizzare per il tuo piano OOO, concentriamoci su come compilarlo. Ecco cosa devi fare per creare un piano di copertura per le festività completo.
Pensa all'insieme
Forse la tua pausa festiva arriva subito dopo aver passato l'ultimo mese impegnato in un grande progetto. O forse stai lavorando così tanto che è difficile individuare cosa sia più importante. Indipendentemente da come appare il tuo programma attuale, tenere traccia di tutto ciò di cui sei responsabile può essere complicato.
Questo è il momento perfetto per fare un passo indietro e pensare a tutte le tue responsabilità lavorative. Pensa a quanti progetti stai attivamente seguendo, ai progetti su cui dovrai concentrarti una volta tornato e a eventuali scadenze importanti in arrivo. Una volta delineato il tuo vero ambito di lavoro davanti a te, la creazione di un piano di copertura OOO diventa molto più semplice.
Delimita le necessità di copertura
Ora che hai un'idea chiara delle tue responsabilità lavorative, è ora di iniziare a dare priorità. Quale lavoro deve assolutamente essere fatto mentre sei assente, quale sarebbe bello avere e quale può aspettare fino al tuo ritorno? Ci sono alcuni compiti che solo tu puoi gestire o puoi delegarli a qualcun altro?
Ovviamente
È sempre una buona idea parlare con i responsabili dei progetti e altre persone con cui lavori a stretto contatto quando pensi alle necessità di copertura. Possono darti informazioni utili sui progetti imminenti o sulle scadenze di cui potresti non essere a conoscenza e potrebbero persino farti sapere se hanno bisogno di più (o meno) aiuto rispetto a quanto hai previsto. Fai sapere loro quando sarai assente e vedi se hanno qualcosa da aggiungere al tuo piano.
Essere specifici
Il tuo manager è assente per il suo PTO festivo, ma hai una domanda su un progetto su cui stai lavorando. Quando controlli il loro piano OOO, vedi questo:
“Sarò OOO a metà dicembre. Parla con Maria e Debbie se hai bisogno di qualsiasi cosa relativa ai progetti X e Y!”
La tua azienda ha circa 6 diverse Marias e 3 di esse sono nel tuo dipartimento. Come fai a sapere se stai parlando con la persona giusta? Inoltre, Maria e Debbie sono praticamente la definizione scolastica di dipendenti cross-funzionali e hanno una vasta gamma di responsabilità. Come fai a sapere se stai contattando loro riguardo alla questione giusta?
Questo sarebbe stato molto più utile:
“Sarò OOO dal 12/12 al 18/12. Parla con Maria Montalvo per tutto ciò che riguarda ingegneria o design per il progetto X. Debbie è disponibile per domande di marketing sul progetto Y.”
Quello scorso esempio delinea chiaramente a chi contattare e per cosa, ed è breve, conciso e diretto (ne parleremo a breve). Quando delini chiaramente a chi rivolgersi e per cosa, lasci molto meno spazio all'indovinare
Concentrati su ciò che le persone hanno bisogno di sapere
I piani OOO non sono il momento migliore per mettere in mostra le tue abilità di scrittura creativa. Non sovraccaricare le persone con informazioni non necessarie e fai del tuo meglio per concentrarti sulle informazioni di base di cui le persone hanno bisogno per comprendere il tuo piano e agire mentre sei assente. Se il tuo piano OOO contiene queste cose, è probabile che tu abbia affrontato tutto ciò che è importante:
Scadenze per le consegne, riunioni e altre attività da notare
Link a documenti e compiti pertinenti nella tua app Asana/Teams di scelta
Qualsiasi indicazione o dettaglio nuovamente che sarà necessario per completare il lavoro
Informazioni di base su progetti o clienti per le persone che partecipano a coprire OOO
Informazioni di contatto per vere emergenze
Rivedere con la direzione
I manager dovrebbero essere coinvolti nei tuoi piani OOO fin dall'inizio per assicurarsi che tu copra tutte le basi. Possono darti informazioni importanti sul lavoro di progetto, sui compiti di missione e su altri fattori importanti che possono influenzare il tuo piano. Fai sapere loro che stai pianificando di fare un piano OOO per le festività e che ti piacerebbe il loro contributo prima di finalizzarlo.
Quando ottieni quel feedback finale dal tuo capo, non concentrarti solo su se hai coperto tutto. Chiedi loro se pensano di aver compreso il piano o se ci fosse qualcosa di confuso. Se il tuo manager non può chiaramente identificare cosa deve essere fatto e chi deve farlo nel tuo piano, è tempo di apportare alcune modifiche.
Diffondi la voce
Lo faremo!
Come abbiamo detto, le cose diventano frenetiche durante le festività. Non contare sul tuo manager o su altri membri del team per far sapere alla gente del tuo tempo libero. Assicurati di far sapere ai responsabili di progetto, membri del team e altre persone chiave quando sarai assente e dove possono trovare il tuo piano di copertura OOO.
Questo è anche un ottimo momento per incoraggiare altri a creare i propri piani OOO. Maggiore è la trasparenza che il tuo luogo di lavoro ha sui piani PTO, più facile sarà per tutti trovare modi per lavorare attorno agli orari delle persone. Tutti meritano un po' di tempo per godersi le festività e rilassarsi dopo un lungo anno. Regala al tuo ambiente di lavoro il dono della trasparenza in questa stagione festiva in modo che tutti possano avere la PTO senza preoccupazioni che meritano.
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