Dopo alcune settimane di adattamento alla “nuova normalità” di lavorare da casa temporaneamente, sta diventando chiaro che questa situazione in cui ci troviamo tutti non sarà così temporanea come speravamo.

Come chiunque prosperi in un ambiente d'ufficio affollato, ho iniziato il mio periodo di WFH leggendo tutti i consigli e risorse su come passare al lavoro remoto; so che devo allestire una scrivania adeguata, indossare abiti veri ogni mattina e fare passeggiate ogni volta che posso. Questi sono ottimi consigli rapidi per essere più produttivi in un ufficio non tradizionale, ma ora che ci siamo sistemati è tempo di prepararci per il lungo periodo di lavoro a distanza. Quali sono alcune modifiche più ampie che dovremmo fare per preparare i nostri team al successo remoto a lungo termine?

Secondo Buffer’s State of Remote Work 2020, la collaborazione e la comunicazione sono la principale difficoltà tra i lavoratori remoti. Focalizzarsi su strumenti adatti per il lavoro remoto come Zoom e Slack aiuta con la componente comunicativa, ma che dire della parte della collaborazione? Come possiamo effettivamente consentire alle persone che non sono abituate a lavorare da remoto di farlo in modo efficace? Soprattutto per coloro che sono in team come le vendite che dipendono dalla collaborazione di persona?

In Guru, sappiamo che la gestione della conoscenza (KM) consente la collaborazione interdipartimentale di cui i team di vendita hanno bisogno per essere efficaci ovunque si trovino. Dato che la gestione della conoscenza è una parte fondamentale della tecnologia di molti team di vendita complessi, ecco cosa crediamo renda la gestione della conoscenza critica per abilitare i team di vendita remoti:

Problemi che la gestione della conoscenza può risolvere per i team di vendita recentemente remoti:

• Le politiche e i processi in cambiamento sono difficili da tenere sotto controllo
• Le riunioni virtuali presentano un loro set di sfide
• È difficile sapere come aiutare
• Formazione e inserimento non sono uno sport individuale
• Si sviluppano silos di conoscenza

Le politiche e i processi in cambiamento sono difficili da tenere sotto controllo

Le cose sono turbolente in questo momento. Gli obiettivi della tua organizzazione, KPI, personas target, ICP, regole di ingaggio e altro stanno probabilmente mutando rapidamente. Per non parlare degli obiettivi, KPI e budget dei tuoi potenziali clienti. Con così tanto in evoluzione, di cosa hanno bisogno i rappresentanti di vendita per svolgere quello che sembra un lavoro completamente nuovo?

Prima di tutto, hanno bisogno di una documentazione chiara di tutte le modifiche. Il tuo team ADR è ancora tenuto a fare prospecting? I tuoi AE devono ancora rispettare gli stessi obiettivi? Informazioni di questo tipo sono fondamentali per capire come operare in questi tempi incerti. Deve essere scritto chiaramente e concisamente e facilmente accessibile tra i team. Documentare gli aggiornamenti sugli obiettivi e sul tono può fare la differenza tra costruire solide relazioni con i potenziali clienti e dover affrontare un tweet arrabbiato riguardo a un approccio inadeguato.

“La transizione al WFH ha reso inestimabili i nostri processi di gestione della conoscenza e documentazione. Nei primi giorni di transizione al WFH abbiamo aggiornato diversi dei nostri processi di vendita fondamentali per adattarli alle esigenze e alle circostanze dei nostri clienti. Mentre prima le persone delle vendite si rivolgevano al loro vicino o entravano in una stanza di discussione per affrontare questo tipo di modifiche, ora si rivolgono ad annunci e condividono link di Guru tramite Slack”

– Liz Jurewicz, Responsabile della Abilitazione alle Vendite Globali in WP Engine

Quando si verificano queste modifiche, è importante che i rappresentanti possano fare riferimento ad esse ogni volta che ne hanno bisogno. Comunicare un cambiamento di politica serio tramite uno strumento di conferenza o chat rende difficile per le persone trovare e rivedere quell'aggiornamento successivamente. Delimita chiaramente tutte le modifiche in una soluzione di gestione della conoscenza in modo che i rappresentanti possano accedervi ogni volta, ovunque stiano lavorando.

Le riunioni virtuali presentano un loro set di sfide

Il team di abilitazione di Guru ha come obiettivo quello di soddisfare il nostro team di fatturato dove stanno lavorando, sempre. Oggi, le distrazioni da WFH sono amplificate dalla complessità psicologica ed emotiva di questo periodo. Per molti di noi, è difficile prestare attenzione a lunghe e ampie riunioni virtuali. E va bene. Julia Soffa, Senior Manager di Guru, Empowerment Economico consiglia di fare affidamento su una soluzione di KM per rendere le riunioni virtuali più efficaci. I suoi consigli includono:

• Fare un audit delle riunioni. Le riunioni di un'ora possono essere ridotte a metà? Le grandi riunioni possono avere stanze di discussione per interazioni di piccoli gruppi? L'abilitazione può utilizzare le riunioni già esistenti e autorizzare un SME (esperto di materia) a partecipare e fornire un aggiornamento? Oppure gli aggiornamenti della riunione possono essere forniti tramite il vostro strumento di KM, in modo che i membri del team di fatturato possano rivederli quando vogliono in un ambiente che favorisce maggiormente la ritenzione.
• Condividere conoscenze prima e dopo una riunione. Questa è una prassi consigliata indipendentemente dal fatto che l'intero team sia WFH o meno. Ogni adulto apprende in modo diverso, quindi dai al tuo team la possibilità di assimilare ed esplorare la conoscenza quando non sono distratti dal dover nutrire i bambini.
• Consentire ai manager di avere conoscenze e obiettivi di apprendimento. Lo vogliono anche loro! Guidare un team in circostanze così difficili non è qualcosa per cui il manager medio è preparato, quindi aiutali a supportare i loro team in questi periodi incerti.

“Passare da un ambiente remoto a uno in persona è più facile perdere alcune delle comunicazioni di team e aziendali che avvengono in modo organico in un ufficio. Come membro del team di abilitazione, fai in modo di partecipare alle riunioni regolarmente programmate del team di fatturato in modo da poter condividere informazioni attraverso l'organizzazione e aiutare a mantenere i team connessi.”

– Deborah Sanderfur, Abilitazione alla Vendita in Articulate

È difficile sapere come aiutare

Tenere d'occhio ciò che i tuoi rappresentanti di vendita stanno cercando nella tua banca dati di conoscenza è un modo semplice per rilevare quali tipi di domande rimangono senza risposta. Potrebbero aver bisogno di chiarimenti su argomenti recenti specifici per il remoto, o forse hanno bisogno di un ripasso su un concetto più vecchio che non hai trattato di recente. La conoscenza che i rappresentanti stanno cercando e/o consumando fornisce uno sguardo schietto su dove si trovano i loro bisogni e priorità.

“Stai cercando di determinare su quali aspetti i tuoi team remoti necessitano immediatamente supporto o rinforzo? Cerca i temi in ciò che stanno cercando nella tua conoscenza e/o nei sistemi di gestione dell'apprendimento; questo è ciò che devi abilitare, rinforzare e istruirli.”

– Roz Greenfield, Co-Fondatrice e Chief Enablement Officer presso Level213

L'attività generale nella tua soluzione di KM potrebbe anche fungere da proxy per valutare il sentiment. L'attività di un super utente è crollata? Potrebbero avere difficoltà nell'adattarsi al lavoro remoto e potrebbero aver bisogno di un ulteriore supporto. L'attività di un utente poco attivo è decollata? Forse sono annoiati e cercano ispirazione. Non puoi necessariamente giudicare quanto qualcuno stia lavorando basandoti sulla loro attività, ma puoi certamente inferire alcune altre cose utili.

La formazione e l'inserimento non sono uno sport individuale

La formazione di vendita e l'inserimento appariranno molto diversi in un ambiente remoto. Deborah Sanderfur, Abilitazione alla Vendita in Articulate, ci ricorda: “Come tutta la comunicazione in un'organizzazione, essere intenzionali nel fornire informazioni e contesto in anticipo è fondamentale. Dì loro ciò che dirai, dì loro, e poi dì loro ciò che hai detto.”

• Includi il motivo per cui queste informazioni saranno utili per loro e come useranno queste informazioni nelle loro interazioni quotidiane.
• Mantieni il contenuto conciso e facile da adottare in vari contesti di vendita.
• Incorpora una varietà di metodi tra cui sessioni dal vivo (online), e-learning, seguiti da materiali e verifiche di conoscenza.

Una soluzione di KM può anche aiutare a progettare il framework e la struttura per un inserimento remoto. Deborah suggerisce: “Non essere troppo rigido nella costruzione del programma di inserimento. Usa strumenti per aiutare ad organizzare e tracciare il tuo piano di inserimento, incluse le cose da coprire e una tempistica generale, così da poter preparare i nuovi assunti ad assumere la responsabilità del loro stesso apprendimento. Questa responsabilità è fondamentale per un inserimento remoto e per garantire che i tuoi team saranno successivi oltre il periodo di inserimento.”

Si sviluppano silos di conoscenza

Il silos della conoscenza è una cosa difficile da evitare quando si è seduti in un ufficio con un layout open space, e diventa molto più difficile quando si è seduti in diversi uffici a casa isolati. Assicurarsi che tutti abbiano accesso equivalente alle informazioni è fondamentale per collaborare tra luoghi e dipartimenti.

“Le cose si muovono rapidamente in un ambiente remoto e può essere difficile tenere il passo con tutti i post aziendali all'interno della tua organizzazione. Dedica qualche minuto a compilare alcuni dei post chiave che sono rilevanti per i tuoi team di fatturato e inviali in un riepilogo settimanale con i link.”

– Deborah Sanderfur, Abilitazione alla Vendita in Articulate

Se mai c'è un momento per comunicare e condividere eccessivamente, è durante un periodo di lavoro remoto. Apri la conoscenza a tutti i team per tenere tutti aggiornati. Oppure, per lo meno, assicurati che tutti i team sappiano dove possono trovare le conoscenze di cui hanno bisogno per svolgere il loro lavoro. Va bene se qualcuno non conosce una risposta, ma dovrebbe sentirsi autorizzato che esista un meccanismo in atto per aiutarlo a ottenere quella risposta. Per fare ciò, Julia Soffa consiglia:

• Stabilire la governance e la proprietà della conoscenza, ovvero chi sono gli SME espliciti che possono pubblicare conoscenze su un argomento specifico?
• Assicurare coerenza nella consegna, ovvero la conoscenza sarà fornita in un formato specifico, inviata al team di fatturato a un orario specifico, in un modo specifico.
• Fornire opportunità esplicite di collaborare, ovvero creare un'opportunità per il team di contribuire e dare feedback sulla conoscenza.

Non hai una soluzione di gestione della conoscenza?

Perché non l'hai detto?! Se hai letto tutto questo post e sei convinto di utilizzare la gestione della conoscenza per abilitare il tuo team di vendita a lavorare in remoto, ma non hai una soluzione di gestione della conoscenza attuale, siamo qui per aiutarti. Il 64% dei leader in abilitazione alla vendita riporta che l'uso di Guru ha aiutato i rappresentanti di vendita del loro team a sentirsi preparati nonostante il lavoro remoto. Leggi come utilizzare una soluzione di gestione della conoscenza come Guru per passare al lavoro a distanza e iniziare gratuitamente con il nostro piano Starter.

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