Sai che condividere conoscenze sul lavoro è importante, non avresti mai pensato che così tanto del tuo tempo sarebbe stato a questo dedicato. Voltante hai partecipato a tre riunioni di avvio progetto da solo questa settimana, e sai che passerai un bel po' del pomeriggio a rispondere a Slacks ed email. Sei stanco, il team è stanco, e pensi che anche le persone nella dirigenza stiano sentendo il burnout.

Probabilmente è per questo che ti senti un'enorme colpa per dover inviare un'altra aggiornamento via email che ruberà ulteriore tempo e attenzione alle persone. Sappiamo che il sovraccarico di informazioni è un grande problema sul lavoro. Ecco perché odiamo contribuire involontariamente ad esso semplicemente facendo il nostro lavoro.

Le cose non rallenteranno sul lavoro a breve, ma possiamo aiutarti se vuoi ridurre quel carico cognitivo al lavoro. Se stai cercando modi per condividere conoscenze in modo efficiente e ridurre il sovraccarico, abbiamo alcuni suggerimenti per aiutarti a iniziare.

Va bene essere selettivi

Incontriamo molte informazioni durante la giornata. Dopo un po', diventa naturale iniziare a ignorare alcune cose e dedicare la tua attenzione a ciò che pensi ne abbia bisogno. A volte, quando dai alle persone la “storia completa” stai dando loro più informazioni di quelle di cui realmente hanno bisogno per ottenere il risultato che desideri. Troppe informazioni possono risultare confuse o costringere le persone a lavorare più lentamente e più duramente del necessario.

Prima di condividere conoscenze, prenditi il tempo per riflettere sui punti chiave più importanti che vuoi che le persone abbiano. Concentrati nel fornire loro le informazioni di cui hanno bisogno per completare il compito e assicurati che le persone comprendano ciò che ci si aspetta da loro.

Va bene anche dare alle persone la possibilità di consumare ulteriori informazioni da sole. Non c'è niente di sbagliato nel fornire alle persone i punti dati di cui hanno bisogno per gestire un compito, e poi fornire loro anche un link a un intero studio se vogliono leggerlo quando hanno tempo.

Pianifica del tempo per condividere

A volte il problema non è la quantità di conoscenza che ricevi, ma il ritmo con cui la ricevi. Ricevere la tua email di aggiornamento settimanale sul progetto può essere una parte importante della tua giornata, ma può anche essere incredibilmente distratto quando sei già concentrato su altri compiti.

Aggiungere un po' di prevedibilità a quando condividi la tua conoscenza potrebbe giovare molto al tuo team. Li aiuta a pianificare meglio le loro giornate poiché sapranno quando aspettarsi aggiornamenti o informazioni importanti che li aiutino nel loro lavoro.

Non devi pianificare ogni email fino al minuto (a meno che non lo desideri veramente). Far sapere semplicemente alle persone di aspettarsi aggiornamenti il martedì pomeriggio o che sei disponibile a rivedere il lavoro il terzo venerdì di ogni mese dà a tutti un po' più di prevedibilità.

Identifica ciò che è importante

Pensiamo a due situazioni ipotetiche al lavoro:

1. Hai avuto una grande conversazione con un cliente e avevano dei feedback da condividere sulla loro ultima esperienza con la tua azienda.
2. Risulta che l'ultimo aggiornamento del prodotto ha eliminato alcune funzionalità chiave non accessibili. Il team ingegneristico è in una situazione di “riunione globale” mentre cerca di risolvere il problema, e il team CX deve essere informato su cosa dire ai clienti.

Chiaramente, il secondo scenario è più importante e urgente del primo. Come fai a far sapere ai tuoi colleghi l'urgenza? Quando tutto al lavoro inizia a sembrare un'emergenza, diventa molto più difficile determinare dove dovrebbe essere concentrata la tua attenzione. Invece di far sembrare ogni email o Slack che richiedono l'attenzione immediata di qualcuno, pensa a modi per aiutare i tuoi dipendenti a sapere cosa è importante. La funzione annunci di Guru è un modo altamente impattante per mostrare urgenza nei messaggi. Vedere quel pulsante “L'ho letto” in cima alle schede fa sapere ai dipendenti che stanno guardando qualcosa di importante, e aiuta anche le persone che inviano il messaggio a monitorare il coinvolgimento e assicurarsi che le persone giuste lo leggano.

Mantieni le cose semplici

Il modo in cui presentiamo le informazioni che condividiamo è importante. In generale, qualunque conoscenza tu condivida con il tuo team dovrebbe essere sufficientemente facile da comprendere e presentata in modo tale da facilitarne l'accesso. Sii strategico nel modo in cui presenti le informazioni e ricorda di mantenere comprensibilità e digeribilità al centro del tuo lavoro.

Semplice giusto?

Se sei abituato a scrivere in grandi blocchi di testo, considera di suddividere il tuo messaggio in punti elenco più piccoli che rendano le tue informazioni più leggibili. Suddividere i tuoi pensieri in frasi più piccole può aiutarti a concentrare meglio il messaggio e può aiutarti a garantire che stai presentando le informazioni più importanti per far passare il tuo punto.

Pensa se video, immagini o anche clip audio possono aiutare le persone a comprendere meglio le informazioni. Registriamo Loom per le attività e gli stati di progetto, e incoraggiamo le persone a fornire aggiornamenti e fare domande in modo asincrono. Questo offre alle persone l'opportunità di riflettere sulle informazioni che abbiamo presentato e tornare con domande quando è il momento giusto.

La gestione della conoscenza è la chiave per combattere il sovraccarico di informazioni

Condividere conoscenze è importante e dovrebbe essere la pietra angolare di ogni luogo di lavoro. Ma siamo anche consapevoli che è possibile avere troppe cose buone. Sta a noi sapere quando e come condividere conoscenze, e implementare alcune delle pratiche suggerite in questo post è un ottimo primo passo per rendere la condivisione della conoscenza più efficace ed efficiente.

Siamo grandi fan dei giorni senza riunioni e della comunicazione asincrona perché sappiamo quanto possa essere pesante il fardello del sovraccarico di informazioni. Dare alle persone spazio per elaborare le informazioni che hanno consumato è un altro aspetto importante della condivisione della conoscenza.

Prenditi del tempo per pensare a come tu e i tuoi colleghi potete lavorare insieme per condividere la conoscenza senza contribuire al sovraccarico di informazioni. Potresti scoprire che la tua giornata diventa un po' meno stressante, un po' più produttiva e molto più appagante.