Quanti di voi iniziano la giornata con una riunione standup ricorrente? I check-in quotidiani sono diventati una parte così normale della giornata lavorativa che la maggior parte delle persone non ci pensa più di tanto. Potrebbe essere per questo che molte persone sembrano temere i loro.

Il problema con gli standup quotidiani

Una riunione standup quotidiana è una breve riunione strutturata in cui i membri forniscono aggiornamenti sul loro lavoro. Il loro scopo principale è mantenere tutti allineati e garantire che le persone possano lavorare senza ostacoli. Alcuni team potrebbero tenere riunioni standup quotidiane, oppure potresti avere riunioni standup quotidiane per progetti specifici o iniziative lavorative.

Gli standup erano considerati il culmine della metodologia agile, ma stanno lentamente perdendo favore. Molte persone hanno sostenuto che le riunioni standup richiedono più tempo di quanto ne risparmino, mentre altri dicono esplicitamente che gli standup inibiscono l'innovazione. Alcuni si chiedono anche se gli standup quotidiani dovrebbero ancora esistere in un mondo in cui il lavoro asincrono sta diventando la norma.

Migliora i tuoi standup quotidiani

Abbiamo delle opinioni abbastanza forti sui meeting in Guru. Le persone non dovrebbero trascorrere il loro tempo in riunioni inefficienti o inutili, ma le parole chiave lì sono “inefficienti” e “inutili”. Gli standup quotidiani possono ancora essere una parte preziosa della giornata di tutti, devono solo essere gestiti nel modo giusto.

Prima di rimuovere un altro standup quotidiano dal tuo calendario, verifica se può essere recuperato. Dopo aver seguito i consigli in questo post, potresti iniziare a vedere alcuni dei tuoi standup quotidiani sotto una nuova luce.

Focalizza il tuo scopo

Mantenere le tue riunioni focalizzate sarà una parte essenziale per gestire standup più efficaci. La maggior parte delle linee guida SCRUM tradizionali raccomandano di mantenere le tue riunioni concentrate su tre domande:

1. Cosa hai realizzato ieri?
2. Cosa stai facendo oggi?
3. Quali ostacoli hai incontrato?

Queste tre domande possono coprire quasi tutto ciò che devi sapere in uno standup, ma non sono le sole che puoi fare. Pensa alle informazioni fondamentali che vuoi da ogni riunione, poi pensa a 2-3 domande che puoi porre a tutti per ottenere ciò di cui hai bisogno.

Mantieni le cose brevi

La riunione standup ideale di solito dura non più di 15 minuti, e alcune possono durare anche solo 5-10 minuti. Se i tuoi standup superano costantemente il tempo, dovresti rivalutare come stai utilizzando il tuo tempo durante la riunione.

Stabilisci la regola di avere un termine rigoroso al termine del tempo della riunione. Prendi nota di ciò che riesci a coprire, dove tendi a finire e se tutti sono stati in grado di fornire un aggiornamento.  Questo può darti una maggiore comprensione di come vengono gestite le tue riunioni e aiutarti a determinare i tuoi prossimi passi.

Considera di aggiungere un'altra riunione

È importante tenere presente che gli standup sono progettati per ottenere aggiornamenti rapidi sul lavoro delle persone. Sebbene sia possibile che questi aggiornamenti possano creare più domande o discussioni,  devi comunque concentrarti sul compito da svolgere. Se continui a deviare dal tema o a entrare in discussioni su strategie e scadenze, potrebbe essere il momento di aggiungere una riunione diversa al tuo calendario.

Prima di farti prendere dal panico all'idea di aggiungere un'altra riunione al calendario, ricorda che non deve essere quotidiana o addirittura ricorrente. Potresti scoprire che avere una riunione per concentrarti su un problema può essere sufficiente per gestire le cose o che hai bisogno di alcune riunioni per ottenere un allineamento.  

Rendi le cose asincrone

Gli orari cambiano, le priorità si spostano e forse prendere 15 minuti per un aggiornamento sincrono non è il miglior uso del tempo di nessuno. Le persone possono avere poco tempo, ma ciò non significa che tu debba sacrificare il tuo standup per risparmiare qualche minuto.

Considera di spostare il tuo standup su Slack, Teams o dove il tuo team tende a chiacchierare di più. Imposta dei promemoria in un canale speciale dedicato agli standup per garantire che le persone non dimentichino e rendere altri responsabili di fornire aggiornamenti tempestivi.

Potresti scoprire che chiedere l'aiuto di un'app di check-in potrebbe essere ciò di cui hai bisogno. Alcuni membri del nostro team di marketing usano Geekbot per i nostri standup, e siamo in grado di ottenere lo stesso livello di comprensione degli orari delle persone senza dover togliere più tempo dalle nostre giornate.

Usa il nostro modello per la riunione standup quotidiana

Come stai tenendo traccia di tutto ciò che accade nel tuo standup quotidiano? Se non stai tenendo un registro di ciò che hai fatto, usa il nostro modello per lo standup quotidiano per iniziare!

Utilizzare questo modello non solo ti aiuta a tenere traccia di ciò che accade durante i tuoi standup; può anche aiutarti ad aggiungere informazioni necessarie al tuo knowledge base. Se i membri del team mancano una riunione o hanno bisogno di un rapido ripasso, ora possono trovare tutto ciò di cui hanno bisogno in Guru.