L'offboarding è inevitabile. Tutti desiderano poter mantenere i propri dipendenti straordinari per sempre. Ma i cambiamenti accadono, si presentano nuove opportunità e le persone cambiano carriera.

L'offboarding è altrettanto importante quanto l'onboarding. Il rapporto dipendente-datore di lavoro continua oltre l'ultimo giorno di un dipendente. Potrebbero lasciare l'azienda, ma continueranno a rinforzare la reputazione della loro ex azienda mentre parlano della loro precedente posizione. E chi lo sa? Forse un ex dipendente soddisfatto ti consiglierà un nuovo talento eccezionale grazie alla loro buona esperienza, o potrebbe anche tornare più tardi come un boomerang!

Con molti pezzi mobili, l'offboarding può diventare caotico. Ci sono diversi accessi ai sistemi da revocare, forniture aziendali da restituire e una montagna di documentazione da archiviare. Tutto questo deve essere realizzato in, di solito, circa due settimane. L'intero processo può rapidamente passare da un addio agrodolce a una mal di testa di liste di cose da fare e questioni logistiche.

Vuoi sapere come puoi eliminare i mal di testa di un offboarding disordinato? Implementare una strategia di offboarding infallibile piena di modelli e istruzioni è la strada da seguire. Ecco come puoi creare un'esperienza di offboarding senza interruzioni.

Cosa è l'offboarding?

In poche parole, l'offboarding è il processo attraverso il quale avviene una separazione formale tra azienda e dipendente. Sistemi, documentazione e persino laptop devono essere revocati o restituiti all'azienda. Per le risorse umane, c'è spesso una lista enorme di elementi da spuntare prima dell'ultimo giorno di un dipendente. Per il team e il manager del dipendente, c'è una transizione di compiti, responsabilità e conoscenze.

L'offboarding comporta molti pezzi in movimento. Rispetto all'onboarding, il processo di offboarding deve avvenire in un tempo molto più breve anche se l'elenco delle attività è simile per dimensione. Se questi pezzi non vengono monitorati e conservati efficacemente, si rischia di perdere elementi chiave, lasciare membri del team e clienti in attesa o avere un ex dipendente scontento. È meglio giocare in sicurezza e avere un'esperienza di offboarding chiara e organizzata fin dall'inizio.

"L'offboarding è una fase cruciale del ciclo di vita del dipendente, non solo come opportunità per ottenere approfondimenti che ci aiutano ad apprendere e crescere come organizzazione, ma anche perché potrebbe essere l'ultima impressione che lasciamo agli ex di Guru."

- Elyssa Lakin, Senior People Operations Generalist presso Guru

Perché è importante fare bene l'offboarding di un dipendente?

Non è solo importante che tutto venga fatto durante l'offboarding, ma è anche importante che venga fatto bene. Alla fine del processo, il dipendente che parte dovrebbe ancora sentirsi valorizzato dalla propria azienda anche mentre si sta muovendo verso nuove opportunità.

Transizione senza interruzioni delle responsabilità

Anche se il tuo team potrebbe essere entusiasta per la nuova opportunità del loro collega, perdere un membro del team è un disguido e può spesso essere stressante. Chi prenderà in carico il loro lavoro? Se lavorano con i clienti, quali informazioni sul rapporto non sono scritte e sono cruciali per le transizioni dei clienti? Il trasferimento di responsabilità, domande e preoccupazioni da parte dei colleghi può rapidamente diventare opprimente. Una ridistribuzione dei compiti dovrebbe iniziare non appena un dipendente annuncia la propria partenza.

È una situazione letterale da "tutti a bordo"

Se hai bisogno di un riepilogo delle cose giuste su cui concentrarti quando stai ridistribuendo il lavoro, assicurati di concentrarti su queste cose importanti:

• Chiedi loro di fare un inventario delle proprie responsabilità, progetti futuri, compiti quotidiani e tutto il resto.
• Comunica queste informazioni a un manager che può decidere quali lavori delegare e quali lavori possono essere messi in attesa fino a quando il team non ha un nuovo assunto.
• Dai al team tempo sufficiente per adattarsi a nuove aspettative, fare domande e ambientarsi con nuove responsabilità.

Andare via con una buona impressione

Un dipendente felice non è solo un grande asset quando lavora nella tua azienda. Continuano a beneficiare l'azienda ben oltre la loro permanenza come dipendenti. Perché? Ex dipendenti che lasciano la loro azienda con una buona impressione contribuiscono alla sua reputazione complessiva nel settore tramite il passaparola. Se la tua azienda ha una buona reputazione, completa di un ambiente di lavoro soddisfacente e terminata da semplici procedure di offboarding, ti distinguerai per potenziali nuovi dipendenti straordinari.

Nessun silo informativo

Documenta le tue conoscenze sin dal giorno uno. Nessuno è estraneo alle frustrazioni di documentazione persa o conoscenze di processo a causa di silos informativi. Questo accade quando solo una persona ha un pezzo di conoscenza e lascia l'azienda ancora essendo l'unica persona con quel tipo di informazione. Una delle sfide più grandi dell'offboarding è mantenere la conoscenza aziendale e mantenere forti relazioni con i clienti.

La situazione crea un mal di testa senza precedenti per il team rimanente quando hanno bisogno di quelle informazioni e non si trovano da nessuna parte. Da Guru, risolviamo questo problema praticando ciò che predichiamo. È pratica comune qui per ogni dipendente documentare processi, obiettivi e linee guida che i loro colleghi potrebbero avere bisogno in futuro. Adotta questo approccio nella tua azienda e il tuo team ti ringrazierà, lo promettiamo.

Opportunità utili per feedback

La maggior parte dei processi di offboarding si conclude con un colloquio di uscita vicino o il giorno finale del dipendente. Questa è la tua occasione per ottenere feedback sul processo di offboarding e sulla generale esperienza del dipendente nella lavorazione in azienda. Incoraggia valutazioni oneste in questo momento. Qualsiasi cosa dicano i dipendenti in offboarding può essere presa per migliorare ulteriormente il processo. C'è anche la possibilità che non abbiano altro da dire oltre che cose positive. Se è così, riconoscilo come un buon lavoro.

"Se vuoi apportare modifiche al tuo processo di offboarding, fallo e fallo ora. Non c'è mai un momento migliore per apportare modifiche di quanto sia rilevante, e una consegna tempestiva avrà un impatto immediato."

- Elyssa Lakin, Senior People Operations Generalist presso Guru

Lascia un'impressione duratura

Come accennato in precedenza, il rapporto dipendente-datore di lavoro va ben oltre l'ultimo giorno di un dipendente. La reputazione conta in ogni settore e gli ex dipendenti perpetuano tale reputazione mentre proseguono nelle loro carriere. Il processo di offboarding ha l'opportunità di lasciare un'impressione duratura sui dipendenti mentre dicono addio al loro precedente ruolo e team.

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Quali sono i potenziali punti critici durante l'offboarding?

Possono sempre esserci punti critici durante l'offboarding, ma ci sono modi per mitigare questi mal di testa. Processi chiari, templati e buona comunicazione sono al centro di un offboarding ben eseguito. Considerando i comuni ostacoli mentre sviluppi il processo di offboarding, puoi risolverli prima che diventino problemi.

Recupero delle risorse aziendali

Se hai prestato un laptop, un monitor da scrivania, una tastiera o qualsiasi altra attrezzatura da ufficio, dovrai recuperare quegli oggetti come parte del processo di offboarding. Le risorse possono includere:

• Badge identificativi
• Laptop
• Monitor
• Mouse e tastiera
• Carte di credito aziendali
• Permessi per il parcheggio
• Telefono aziendale
• Uniformi

Assicurati di tenere a disposizione una lista master di tutte le risorse che sono state date ai dipendenti durante il loro periodo di lavoro. Usa questa lista come riferimento per avere queste risorse restituite.

Rimozione dell'accesso ai sistemi

Revocare l'accesso ai sistemi potrebbe essere uno dei processi più noiosi. Questo può includere email, software di gestione di progetti o compiti e qualsiasi altro sistema che la tua azienda utilizza nelle proprie attività quotidiane. È molto efficace avere una procedura documentata con istruzioni dettagliate su come rimuovere l'accesso ai sistemi.

Suggerimento da professionista: Prova ad automatizzare alcune parti del processo di offboarding che non richiedono un tocco umano. Un ottimo modo per realizzare questo è collaborare con Asana e Guru!

Evitare un team sopraffatto

Questo aspetto non è mai un buon segno

Quando un membro del team annuncia la sua partenza, c'è un inevitabile afflusso di domande. I colleghi vogliono sapere chi prenderà in carico i loro compiti, come verranno completati i progetti con una persona in meno e quando potranno accogliere un nuovo assunto. Per evitare di sovraccaricare il team, assicurati che siano informati della partenza con il maggior anticipo possibile. Questo fornisce spazio sufficiente per porre domande e rivalutare i processi prima che il loro collega parta.

Perdita di conoscenze ed esperienza

È difficile quando un membro del team lascia. Potrebbero portare con sé anni di esperienza e migliori pratiche aziendali. C'è una perdita di produttività quando un team si occupa del turnover delle conoscenze e delle transizioni di personale. Ogni singolo membro del team deve apportare delle modifiche. Il modo migliore per combattere questo è memorizzare e condividere la conoscenza sin dal primo giorno. Non lasciare i tuoi membri del team all'oscuro. Tutti vincono quando documenti e condividi conoscenze.

Come dovrei fare l'offboarding di un dipendente?

Ora, addentriamoci negli specifics dell'offboarding. Cosa dobbiamo fare esattamente durante l'offboarding di un dipendente?

Pianificare in anticipo, comunicare con il team e l'azienda

Comunicazione, comunicazione, comunicazione – più è buona la comunicazione, meno è stressante l'intero processo di offboarding. Stabilisci una cultura aziendale di fornire un ampio preavviso prima della partenza. Più tempo è sempre apprezzato.

Avere un processo chiaro per comunicare al team e all'azienda riguardo la partenza di un dipendente. Appena ricevi una lettera di dimissioni formale che un dipendente sta lasciando, è ora di avviare il processo di offboarding. Due settimane voleranno via, quindi pianifica in anticipo per alleviare problemi prima che sorgano.

Assicurati che la conoscenza dei dipendenti venga documentata

Alcune conoscenze sono condivise in azienda, ma alcune conoscenze si basano sull'esperienza individuale e sulle scoperte personali delle migliori pratiche. Stabilisci uno standard per i dipendenti in partenza per valutare e documentare le loro conoscenze. Nel corso del tempo che un dipendente trascorre in un'azienda, incoraggia la creazione di documenti e processi. Rendi queste informazioni pubbliche e modificabili.

Questo crea un ambiente in cui più menti collaborano per stabilire un processo che funzioni bene per tutti. Lo scambio di conoscenze è fondamentale per mantenere i processi in modo fluido. Quando qualcuno lascia un'azienda e porta con sé importanti conoscenze, l'intero team ne risente.

Da Guru, questo significa garantire che il dipendente in partenza non sia l'unica persona responsabile delle proprie schede. Dovrebbero fare un inventario delle proprie responsabilità e ridistribuirle al proprio team. Diversi tipi di utenti avranno diverse esigenze di offboarding. Avendo queste esigenze di offboarding memorizzate come conoscenza, l'intero processo può procedere senza domande o ostacoli.

Condurre un colloquio di uscita

Un colloquio di uscita è tra i passaggi finali di un processo di offboarding. Qui è dove le risorse umane o i manager possono fare domande sull'esperienza dell'impiegato nel lavorare per l'azienda e sul perché hanno scelto di andare via. Considera di fare alcune delle seguenti domande:

• Perché hai iniziato a cercare un nuovo lavoro?
• Cosa ti ha portato a prendere una nuova posizione?
• Ti senti in grado di fare bene il tuo nuovo lavoro?
• Qual è la tua opinione sulla cultura della nostra azienda?
• Se potessi cambiare qualcosa del lavoro o dell'azienda, cosa sarebbe?
• Eri soddisfatto del tuo manager e del tuo team qui?

Suggerimento utile: Includi sempre un intervistatore principale e un annotatore nel colloquio di uscita. Questa è un'opportunità rara per registrare feedback. Prendere appunti dettagliati ti consente di catturare feedback azionabili il più possibile.

Queste domande possono far luce sull'esperienza di un dipendente in un'organizzazione. Se hanno raccomandazioni per miglioramenti, prendile in considerazione. Se non hanno altro che cose fantastiche da dire sulla loro esperienza, ottimo lavoro.

Come aiuta Guru a fare offboarding ai dipendenti?

In Guru, seguiamo un semplice insieme di passaggi per fare offboarding in modo efficace. Il dipendente, il loro manager, IT, Finanza e People Ops hanno tutti un ruolo nel processo di offboarding. Guru lavora su un insieme di schede predefinite che funzionano come linee guida per un'uscita fluida di un membro del team. Manteniamo schede a portata di mano per snellire il processo, accedere facilmente alle informazioni di offboarding e condividere conoscenze tra People Ops e il dipendente in partenza. Detto ciò, quali informazioni dovresti tenere a portata di mano?

• Procedure di offboarding, comprese le attività per tutte le parti coinvolte nell'offboarding
• Template di email per i dipendenti in partenza
• Inviti per il calendario dei colloqui di uscita
• Template e linee guida per i colloqui di uscita
• Collegamenti a un template di offboarding di Asana

Suggerimento utile: Gli strumenti sono tuoi amici quando devi organizzarti durante il processo di offboarding. Utilizza un sistema di gestione progetti insieme a un sistema di gestione della conoscenza, come Guru, per monitorare il progresso dell'offboarding di un dipendente.

Chi è coinvolto nell'offboarding in Guru?

L'offboarding è uno sforzo di squadra

Il dipendente in partenza, il loro manager e People Ops hanno tutti un ruolo nel processo di offboarding. Una serie di schede private in Guru mantenute da People Ops aiutano a facilitare l'offboarding. Ecco di cosa è responsabile ciascuna parte:

Il manager

Un manager inizierà immediatamente a lavorare a un piano di transizione con il dipendente in partenza e determinerà una ridistribuzione equa delle loro mansioni tra il resto del team. Creeranno un elenco di strumenti da disattivare e completeranno un brief del colloquio di uscita con People Ops.

Membro del team in partenza

Il primo passo per un membro del team in partenza è inviare una lettera di dimissioni formali a People Ops. Dopo ciò, iniziano a lavorare attraverso una transizione delle loro mansioni con il loro manager e i membri del team. I sistemi a cui hanno accesso saranno revocati. Trasferiranno anche la responsabilità delle schede di Guru. Infine, avranno il loro colloquio di uscita con People Ops.

People Ops

I membri di People Ops di Guru hanno un modello di Asana che viene copiato e assegnato all'annuncio di partenza di un membro del team. Invieranno una lettera al dipendente in partenza con importanti informazioni relative alla loro transizione, programmeranno un colloquio di uscita e informeranno i dipartimenti IT, Finanza e Talent della loro partenza.

Come utilizza Guru i sistemi per fare offboarding ai dipendenti?

Tenere a disposizione i template di offboarding sarà sempre utile quando è il momento di fare offboarding a un dipendente. Strumenti e sistemi, come Guru e il tuo software di gestione progetti, snelliranno l'intero processo.

Quando un dipendente di Guru annuncia la sua partenza, il primo passo è avviare una serie di attività in Asana. Inseriamo la data finale del dipendente nel template delle attività e Asana assegna quindi le scadenze a tutte le attività di offboarding per garantire che siano completate in tempo. Ogni attività ha un breve titolo con una scadenza e link a schede Guru correlate nella descrizione dell'attività per una facile consultazione.

Conserviamo anche informazioni per i colleghi del dipendente in partenza. Schede Guru come “Cosa aspettarsi quando uno dei membri del tuo team si dimette?” supportano un team nella gestione della transizione delle responsabilità. Ai membri del team in partenza viene consigliato di condividere ogni pezzo di conoscenza che trovano rilevante, questo può essere qualsiasi cosa dalle migliori pratiche di progetto a raccomandazioni di ristoranti in una città selezionata.

Dire addio a un collega è agrodolce. Un dipendente in partenza dovrebbe trascorrere la maggior parte delle sue ultime due settimane in azienda godendo del tempo con i suoi colleghi e ricordando tutto ciò che ha realizzato. Lascia che Guru semplifichi il tuo processo di offboarding.