Il tuo team sta soffrendo di un caso di sovraccarico di informazioni? Lascia che Guru ti insegni a gestire efficacemente l'info e tornare in carreggiata.
Non riesci a metterci il dito sopra, ma all'improvviso il tuo team sembra un po'... strano. Alcune persone dicono che provano come una nebbia mentale quando devono lavorare. Altri si sentono frustrati, e alcuni hanno persino detto che temono di ascoltare nuovi progetti.
Puoi presumere che le persone si sentano sovraccariche di lavoro, ma il problema è molto più profondo di così. Abbiamo visto questo problema sorgere in innumerevoli aziende, e sappiamo cosa sta causando problemi: i tuoi colleghi e dipendenti hanno contratto una seria sovraccarico di informazioni.
Star Trek: TNG aveva ragione, si sente proprio così
Il problema del sovraccarico di informazioni
Il sovraccarico di informazioni è proprio come suona: le persone vengono bombardate da informazioni sia rilevanti che irrilevanti. La quantità di informazioni con cui si trovano a fare i conti può rendere difficile prendere decisioni o anche capire cosa viene presentato.
Bertram Gross, un Professore di Scienze Politiche al Hunter College, ha usato per primo il termine nel suo documento The Managing of Organizations nel 1964. Il termine può avere decenni, ma è chiaro che stiamo vivendo al culmine del sovraccarico di informazioni. Se il problema era così diffuso negli anni '60, immagina come appare e si sente nella nostra era di internet “sempre connessa”.
Un sondaggio di giugno 2020 ha rilevato che a livello globale, quasi il 45% dei lavoratori dice che le fonti di informazione che controllano ogni giorno sono aumentate negli ultimi 5 anni. Inoltre, quasi un terzo dei lavoratori in tutto il mondo afferma che questo eccesso di informazioni li fa sentire più stressati al lavoro.
Le conseguenze del sovraccarico di informazioni al lavoro possono influenzare ogni aspetto della tua attività. I dipendenti si sentono meno soddisfatti del proprio lavoro. Iniziano a avere problemi di concentrazione, commettono più errori e si sentono come se non potessero prendere decisioni. Infatti, alcuni speculano che “La Grande Resignation” sia in realtà “La Grande Insoddisfazione”. Il flusso costante di informazioni ha finalmente portato alcune persone a raggiungere il loro punto di rottura, e stanno scegliendo di lasciare i loro lavori per trovare un po' di pace.
Due strategie altamente efficaci per combattere il sovraccarico di informazioni al lavoro
Possiamo essere bombardati da informazioni infinite, ma non dovremmo aspettarci che il flusso di dati rallenti a breve. Con così tanti lavori moderni che dipendono dalla raccolta e analisi dei dati, dal pensiero critico e dalla risoluzione dei problemi, quel flusso apparentemente infinito di informazioni è importante.
Ecco perché il modo migliore per combattere il sovraccarico è pensare a modi proattivi per affrontarlo.
Non possiamo prometterti che smetterai di ricevere messaggi dopo l'orario di lavoro o che non sarai mai bombardato da messaggi su Slack mentre cerchi di concentrarti sul lavoro. Ma se inizi a seguire alcuni di questi suggerimenti, potresti essere in grado di trasformare quel getto di informazioni in qualcosa di più gestibile.
Questa attitudine è richiesta al lavoro
1. Sii discriminante riguardo al tuo tempo
Quando hai un'inondazione di email a cui rispondere, un calendario pieno di riunioni e tanti progetti e colleghi che richiedono la tua attenzione, devi diventare il custode del tuo tempo. Le abilità di gestione del tempo sono assolutamente cruciali per combattere il sovraccarico.
Il lavoro passa improvvisamente dall'essere proattivo a reattivo quando non riesci a gestire correttamente il tuo tempo. Evita questo problema comune concentrandoti sul modo migliore per gestire il tempo che hai.
Assegna limiti di tempo a certe attività in modo da poter passare oltre ed evitare di rimanere bloccato. Crea il tuo programma giornaliero e dai priorità alle attività in base all'importanza, all'immediatezza e alla disponibilità di personale.
Reese Witherspoon sa come apprezzare un buon sistema di gestione della conoscenza
2. Abbraccia la gestione della conoscenza
L'organizzazione interna della conoscenza è assolutamente cruciale per le aziende. Tutti dovrebbero essere in grado di accedere facilmente a qualsiasi informazione di cui hanno bisogno per fare il proprio lavoro. Ecco perché siamo fermi sostenitori dell'abbracciare la gestione della conoscenza sul posto di lavoro.
La gestione della conoscenza può essere definita come qualsiasi sistema sviluppato che aiuta le persone in un'azienda o organizzazione a creare, distribuire, accedere e aggiornare informazioni. Un vero sistema di gestione della conoscenza non coinvolgerà solo la creazione di nuove strutture di cartelle o convenzioni di denominazione per i file (anche se è un ottimo inizio). Anche se l'accesso e l'organizzazione sono importanti primi passi per abbracciare la gestione della conoscenza, i due da soli non sono sufficienti. Hai anche bisogno di un meccanismo per distribuire la giusta conoscenza alle persone giuste al momento giusto. È qui che avviene la vera magia della gestione della conoscenza.
Prenditi del tempo per addestrare tutti, dai singoli collaboratori ai manager, affinché comprendano il modo migliore per utilizzare e far crescere il tuo sistema di gestione della conoscenza. Lavora duramente per creare una cultura aziendale che non solo pratichi la gestione della conoscenza, ma l'abbracci anche.
Pensare in modo diverso sulla gestione della conoscenza può avere benefici indiretti che potresti non aver considerato. Gli esperti di materia (SME) possono sentirsi valorizzati e apprezzati al lavoro e anche ricevere una meritata pausa dai continui richiami. La conoscenza dell'SME può fluire e aiutare a diffondere quelle buone vibrazioni ad altre persone nei loro team.
I benefici non si fermano ai singoli dipendenti. Le organizzazioni possono godere di benefici trasformativi derivanti dalla gestione della conoscenza. Immagina cosa potrebbe succedere quando i dipendenti hanno la possibilità di concentrarsi sul lavoro, si sentono autorizzati a svolgere i propri compiti e gradualmente riprendono un po' più delle loro giornate per sé.
Poiché le persone hanno un programma più autonomo ora hanno molta flessibilità e tempo per lavorare. Improvvisamente tutti hanno le conoscenze necessarie per svolgere i propri lavori, e i tuoi dipendenti sopraffatti si trasformano improvvisamente in persone che sono effettivamente entusiaste di andare a lavorare il giorno successivo. Se stai cercando un serio miglioramento organizzativo, investire nella gestione della conoscenza potrebbe essere ciò di cui hai bisogno.
Vuoi sapere come costruire un sistema di gestione della conoscenza interna che il tuo team amerà? Dai un'occhiata al nostro post sull'argomento.
Metti tutto insieme
Se hai imparato qualcosa sulla lotta contro il sovraccarico di informazioni al lavoro, è che c'è un tempo e un luogo per tutto, e non dovrebbe davvero essere la tua inbox (o Slack, Teams o il tuo strumento di comunicazione preferito).
Una delle fonti più comuni di sovraccarico deriva dalla mera quantità di canali di comunicazione e strumenti che usiamo per fare il nostro lavoro. Invece di cercare di ridurre gli strumenti utili che usi al lavoro, concentrati sul trovare un modo per renderli più accessibili e consentire alle persone di utilizzarli meglio.
Ricorda, la conoscenza è buona solo quanto il suo utilizzo. Avrai bisogno di uno strumento che abbia la capacità di inserire la conoscenza nei flussi di lavoro delle persone quando è più utile. E uno che si integri con il tuo software più utilizzato è ancora meglio.
Non riesci a metterci il dito sopra, ma all'improvviso il tuo team sembra un po'... strano. Alcune persone dicono che provano come una nebbia mentale quando devono lavorare. Altri si sentono frustrati, e alcuni hanno persino detto che temono di ascoltare nuovi progetti.
Puoi presumere che le persone si sentano sovraccariche di lavoro, ma il problema è molto più profondo di così. Abbiamo visto questo problema sorgere in innumerevoli aziende, e sappiamo cosa sta causando problemi: i tuoi colleghi e dipendenti hanno contratto una seria sovraccarico di informazioni.
Star Trek: TNG aveva ragione, si sente proprio così
Il problema del sovraccarico di informazioni
Il sovraccarico di informazioni è proprio come suona: le persone vengono bombardate da informazioni sia rilevanti che irrilevanti. La quantità di informazioni con cui si trovano a fare i conti può rendere difficile prendere decisioni o anche capire cosa viene presentato.
Bertram Gross, un Professore di Scienze Politiche al Hunter College, ha usato per primo il termine nel suo documento The Managing of Organizations nel 1964. Il termine può avere decenni, ma è chiaro che stiamo vivendo al culmine del sovraccarico di informazioni. Se il problema era così diffuso negli anni '60, immagina come appare e si sente nella nostra era di internet “sempre connessa”.
Un sondaggio di giugno 2020 ha rilevato che a livello globale, quasi il 45% dei lavoratori dice che le fonti di informazione che controllano ogni giorno sono aumentate negli ultimi 5 anni. Inoltre, quasi un terzo dei lavoratori in tutto il mondo afferma che questo eccesso di informazioni li fa sentire più stressati al lavoro.
Le conseguenze del sovraccarico di informazioni al lavoro possono influenzare ogni aspetto della tua attività. I dipendenti si sentono meno soddisfatti del proprio lavoro. Iniziano a avere problemi di concentrazione, commettono più errori e si sentono come se non potessero prendere decisioni. Infatti, alcuni speculano che “La Grande Resignation” sia in realtà “La Grande Insoddisfazione”. Il flusso costante di informazioni ha finalmente portato alcune persone a raggiungere il loro punto di rottura, e stanno scegliendo di lasciare i loro lavori per trovare un po' di pace.
Due strategie altamente efficaci per combattere il sovraccarico di informazioni al lavoro
Possiamo essere bombardati da informazioni infinite, ma non dovremmo aspettarci che il flusso di dati rallenti a breve. Con così tanti lavori moderni che dipendono dalla raccolta e analisi dei dati, dal pensiero critico e dalla risoluzione dei problemi, quel flusso apparentemente infinito di informazioni è importante.
Ecco perché il modo migliore per combattere il sovraccarico è pensare a modi proattivi per affrontarlo.
Non possiamo prometterti che smetterai di ricevere messaggi dopo l'orario di lavoro o che non sarai mai bombardato da messaggi su Slack mentre cerchi di concentrarti sul lavoro. Ma se inizi a seguire alcuni di questi suggerimenti, potresti essere in grado di trasformare quel getto di informazioni in qualcosa di più gestibile.
Questa attitudine è richiesta al lavoro
1. Sii discriminante riguardo al tuo tempo
Quando hai un'inondazione di email a cui rispondere, un calendario pieno di riunioni e tanti progetti e colleghi che richiedono la tua attenzione, devi diventare il custode del tuo tempo. Le abilità di gestione del tempo sono assolutamente cruciali per combattere il sovraccarico.
Il lavoro passa improvvisamente dall'essere proattivo a reattivo quando non riesci a gestire correttamente il tuo tempo. Evita questo problema comune concentrandoti sul modo migliore per gestire il tempo che hai.
Assegna limiti di tempo a certe attività in modo da poter passare oltre ed evitare di rimanere bloccato. Crea il tuo programma giornaliero e dai priorità alle attività in base all'importanza, all'immediatezza e alla disponibilità di personale.
Reese Witherspoon sa come apprezzare un buon sistema di gestione della conoscenza
2. Abbraccia la gestione della conoscenza
L'organizzazione interna della conoscenza è assolutamente cruciale per le aziende. Tutti dovrebbero essere in grado di accedere facilmente a qualsiasi informazione di cui hanno bisogno per fare il proprio lavoro. Ecco perché siamo fermi sostenitori dell'abbracciare la gestione della conoscenza sul posto di lavoro.
La gestione della conoscenza può essere definita come qualsiasi sistema sviluppato che aiuta le persone in un'azienda o organizzazione a creare, distribuire, accedere e aggiornare informazioni. Un vero sistema di gestione della conoscenza non coinvolgerà solo la creazione di nuove strutture di cartelle o convenzioni di denominazione per i file (anche se è un ottimo inizio). Anche se l'accesso e l'organizzazione sono importanti primi passi per abbracciare la gestione della conoscenza, i due da soli non sono sufficienti. Hai anche bisogno di un meccanismo per distribuire la giusta conoscenza alle persone giuste al momento giusto. È qui che avviene la vera magia della gestione della conoscenza.
Prenditi del tempo per addestrare tutti, dai singoli collaboratori ai manager, affinché comprendano il modo migliore per utilizzare e far crescere il tuo sistema di gestione della conoscenza. Lavora duramente per creare una cultura aziendale che non solo pratichi la gestione della conoscenza, ma l'abbracci anche.
Pensare in modo diverso sulla gestione della conoscenza può avere benefici indiretti che potresti non aver considerato. Gli esperti di materia (SME) possono sentirsi valorizzati e apprezzati al lavoro e anche ricevere una meritata pausa dai continui richiami. La conoscenza dell'SME può fluire e aiutare a diffondere quelle buone vibrazioni ad altre persone nei loro team.
I benefici non si fermano ai singoli dipendenti. Le organizzazioni possono godere di benefici trasformativi derivanti dalla gestione della conoscenza. Immagina cosa potrebbe succedere quando i dipendenti hanno la possibilità di concentrarsi sul lavoro, si sentono autorizzati a svolgere i propri compiti e gradualmente riprendono un po' più delle loro giornate per sé.
Poiché le persone hanno un programma più autonomo ora hanno molta flessibilità e tempo per lavorare. Improvvisamente tutti hanno le conoscenze necessarie per svolgere i propri lavori, e i tuoi dipendenti sopraffatti si trasformano improvvisamente in persone che sono effettivamente entusiaste di andare a lavorare il giorno successivo. Se stai cercando un serio miglioramento organizzativo, investire nella gestione della conoscenza potrebbe essere ciò di cui hai bisogno.
Vuoi sapere come costruire un sistema di gestione della conoscenza interna che il tuo team amerà? Dai un'occhiata al nostro post sull'argomento.
Metti tutto insieme
Se hai imparato qualcosa sulla lotta contro il sovraccarico di informazioni al lavoro, è che c'è un tempo e un luogo per tutto, e non dovrebbe davvero essere la tua inbox (o Slack, Teams o il tuo strumento di comunicazione preferito).
Una delle fonti più comuni di sovraccarico deriva dalla mera quantità di canali di comunicazione e strumenti che usiamo per fare il nostro lavoro. Invece di cercare di ridurre gli strumenti utili che usi al lavoro, concentrati sul trovare un modo per renderli più accessibili e consentire alle persone di utilizzarli meglio.
Ricorda, la conoscenza è buona solo quanto il suo utilizzo. Avrai bisogno di uno strumento che abbia la capacità di inserire la conoscenza nei flussi di lavoro delle persone quando è più utile. E uno che si integri con il tuo software più utilizzato è ancora meglio.
