Quando un dipendente lascia un'azienda, è più di una semplice perdita di un leader di progetto o di un compagno di pausa caffè. C'è una conoscenza istituzionale, competenze e relazioni costruite nel tempo che vanno via. Se le aziende non sono preparate per le partenze, possono facilmente trovarsi in una situazione difficile.

Sappiamo che le risorse umane, il management e altri dipartimenti sono già abbastanza occupati con i dipendenti attuali. Hai davvero bisogno di spendere altro tempo o pianificazione su qualcuno che sta uscendo?

Ogni dipendente conta, e questo include quelli che stanno già preparando la vita dopo la tua azienda. Ecco cosa ti stai perdendo trascurando di avere un piano di offboarding.

Aggiungi struttura a un periodo notoriamente privo di struttura

Le ultime settimane di lavoro tendono a essere un periodo imbarazzante e in limbo in cui le persone non vogliono impegnarsi in nulla di importante, ma devono anche trovare un modo per occupare il loro tempo. Invece di trascorrere i loro ultimi giorni a condividere preziose informazioni, le loro ore vengono spese online a fare shopping virtuale e a pubblicare su Reddit.

Le esperienze di offboarding che si concentrano sulla condivisione delle conoscenze consentono ai dipendenti in uscita di essere produttivi e aiutano anche a preparare i dipendenti rimanenti per il successo. Nessuno dovrà passare quel tempo a girarsi i pollici o a temere il primo giorno senza il loro collega. Questo dà a tutti il tempo di cui hanno bisogno per prepararsi a cosa viene dopo.

Ricevi appunti per miglioramenti

La condivisione delle conoscenze dovrebbe andare in entrambe le direzioni durante l'offboarding. I dipendenti in uscita non avranno solo l'opportunità di condividere le loro conoscenze con i dipendenti esistenti. Permette anche di conoscere meglio l'esperienza del dipendente.

Se stai cercando feedback onesti, non cercare oltre la persona che sta uscendo. Alcuni dipendenti non vogliono che il loro feedback si riflette male su di loro, quindi scelgono di rimanere in silenzio invece di esprimersi. Usa questa rara opportunità per scoprire come migliorare le cose per il resto dei tuoi dipendenti.

Un collaboratore che sta partendo per quell'opportunità "una volta nella vita" può far luce su ciò che ha reso quel lavoro così irresistibile per loro. Il manager che parte per un aumento di stipendio maggiore o migliori benefici può dirti molto su come la tua azienda può avere pacchetti di offerte più competitivi.

Rimani sicuro

Pensa a quanto accesso ha il dipendente medio a informazioni sensibili. Qualcuno in procinto di uscire potrebbe avere informazioni di accesso per i tuoi programmi e back-end più importanti. I manager, il personale delle risorse umane e le persone in finanza possono persino avere accesso a informazioni sicure, come informazioni sul routing bancario o numeri di previdenza sociale.

C'è una ragione per cui fino a il 20% dei datori di lavoro afferma di aver sperimentato violazioni dei dati da parte di ex dipendenti. Una password dimenticata o un account non disattivato possono essere sufficienti per causare molti problemi alle aziende. Fortunatamente, un piano di offboarding straordinario aiuta a fermare questi problemi prima che inizino.

Come creare il tuo piano di offboarding

Sappiamo che sei occupato con tutti i rimaneggiamenti organizzativi, promozioni, cambi di lavoro e riduzioni del personale. Ma ora che sai quanto è importante l'offboarding per le aziende, puoi sicuramente far concentrare le risorse umane, i leader dei dipartimenti, l'IT e tutte le altre persone importanti a creare un piano di offboarding completo e dettagliato!

Pensiamo che tutti abbiano bisogno di un piano completo e sicuro (nota a margine: conosciamo uno strumento veramente utile e modelli utili che possono aiutarti a organizzare tutti questi documenti e processi importanti indipendentemente da dove ti trovi nel processo di pianificazione), ma sappiamo anche che il tempo qui è essenziale. Se hai bisogno di creare un piano di offboarding ASAP, Guru ti aiuterà. Ecco cosa devi sapere per iniziare.

Concentrati sulle basi

Le persone che coinvolgi e i processi su cui ti concentri cambieranno a seconda del lavoro e del dipartimento su cui ti stai concentrando. Tuttavia, ci sono alcuni elementi che ogni piano di offboarding ha bisogno.

Concentra la tua energia nel capire come trasferire le conoscenze, a chi andranno le conoscenze trasferite e la tempistica che ti aspetti per tutto ciò. Pensa a quanto della conoscenza esistente del dipendente in uscita è già documentata e a cosa deve ancora essere esposto.

Il tempismo può contare molto in queste situazioni. Se ti trovi all'ultimo minuto, pensa a quali siano le cose più importanti da catturare (piani di progetto, nomi dei clienti, wireframe, ecc.), e poi vai da lì.

Vai oltre le normali "note"

Qualunque cosa tu decida per il tuo trasferimento di conoscenza, ti chiediamo di non andare sulla via dell'"infodump". Aprire un documento vuoto e dire a un dipendente di scrivere "qualsiasi cosa pensano sia importante" è un modo garantito per sprecare il loro tempo e assicurarti che i tuoi dipendenti attuali non ottengano quello di cui hanno bisogno.

Ci sono così tanti modi diversi per comunicare la conoscenza! Una buona combinazione di registrazioni video e audio, visivi e indicazioni scritte possono riunirsi per catturare efficacemente la conoscenza.

Comprendere ciò che è importante

Un dipendente in uscita è pieno di informazioni preziose, ma ci sono anche alcune cose che potrebbero non avere molta importanza a lungo termine. Le aziende si trovano in difficoltà quando cercano di preservare ogni singolo pezzo di informazione che trovano. Invece di cercare di setacciare ogni granello di conoscenza, concentrati sulla raccolta di quelle "grandi rocce" di informazioni prima di tutto.

Come fai a sapere cosa è importante e cosa non lo è? Chiedi ai dipendenti di cosa stanno lavorando ora, com'è la loro lista di attività quotidiane e cosa hanno bisogno per fare il loro lavoro in modo efficace. Una volta fatto ciò, confronta le note con le persone con cui lavorano a stretto contatto e con i manager e altri DRIs sui progetti.

Assicurati cooperazione

Idealmente, ogni dipendente in uscita sarà più che disposto a prendersi il tempo per condividere le proprie conoscenze prima di partire. Sfortunatamente, sappiamo che non è sempre il caso.

I dipendenti che hanno fretta di partire potrebbero non essere i più disposti a condividere le conoscenze. Se il tuo dipendente è riluttante a parlare, fai del tuo meglio per scoprire perché. Se è solo un problema di sapere da dove cominciare o di preoccuparsi dell'efficienza del processo, è qualcosa che una o due conversazioni potrebbero risolvere.

Se un dipendente è preoccupato di fare il proprio lavoro e trasferire conoscenze, valuta la possibilità di farlo concentrarsi solo su questo durante i suoi ultimi giorni. Il lavoro potrebbe subire un lieve ritardo, ma avrai le importanti conoscenze di cui avrai bisogno per andare avanti.

Stai cercando di catturare le conoscenze di un dipendente che sai sta lasciando in un modo non proprio splendido? In casi come questo, potrebbe essere meglio lavorare con coloro che sono più vicini a loro piuttosto che con loro stessi.

Concentrati sul lavorare con i manager per avere un'idea di cosa stanno facendo e sull'IT per avere accesso ai loro file. Chiedi ai colleghi con cui lavorano a stretto contatto cosa avrebbero bisogno dal dipendente in uscita per continuare a lavorare.

Condividi le conoscenze ora per un miglior offboarding in futuro

Situazioni come queste sono un esempio perfetto del perché saremo sempre forti sostenitori di culture basate sulla conoscenza. Per la maggior parte dei luoghi di lavoro che valorizzano la cattura e la condivisione delle conoscenze, un dipendente in uscita non è un motivo di panico. Poiché hanno documentato e condiviso le loro conoscenze fin dall'inizio, l'offboarding può sembrare molto meno caotico.

Non sappiamo voi, ma preferiremmo trascorrere quelle ultime settimane a pianificare un saluto d'addio e a ricordare tutto ciò che abbiamo raggiunto insieme. Una volta che abbracci l'offboarding come solo un'altra parte dell'esperienza del dipendente, puoi rendere le cose molto più facili per tutti i soggetti coinvolti.