Desideri avere un incontro in meno a cui partecipare oggi?

Studi hanno dimostrato che i calendari pieni di riunioni possono portare a un calo della soddisfazione e della felicità dei dipendenti. Con alcune aziende che affermano che può volerci quasi un mese per pianificare riunioni e altre che le eliminano del tutto, vale la pena dare un’altra occhiata al proprio calendario di lavoro.

E lo capiamo; può essere difficile fare il proprio lavoro migliore quando la maggior parte del tuo tempo è trascorsa in riunioni che avrebbero dovuto essere un'email, quindi potrebbe essere il momento di provare qualcosa di nuovo. Guru non è solo uno strumento progettato per aiutare le persone a cercare e condividere conoscenze, ma è anche progettato per aiutare le persone a lavorare in modo più efficiente ed efficace.

Ripensare le riunioni a Guru

Fidati, sappiamo per esperienza che ridurre le riunioni può richiedere del lavoro. Ci siamo presi il tempo per valutare il nostro approccio alla comunicazione interna per capire come possiamo lavorare in modo più efficiente e ridurre il carico cognitivo. Da lì, siamo stati in grado di attuare molti cambiamenti.

Abbiamo condotto un audit del calendario di leadership per ripristinare le aspettative sulle riunioni per l'intera organizzazione. Abbiamo ripensato il nostro approccio alle comunicazioni interne implementando la nostra “regola d'oro” e stabilendo standard per la creazione di riunioni. Abbiamo istituito “No Internal Meeting Wednesdays” e altre iniziative per aumentare il tempo di concentrazione e dare più tempo alle persone.

Nonostante tutti questi cambiamenti positivi, il lavoro non è ancora finito. Stiamo costantemente affinando la nostra strategia lavorativa e vogliamo aiutare gli altri ad attuare cambiamenti positivi nei loro uffici e organizzazioni.

Ridurre le riunioni inutili al lavoro

Abbracciamo la “gioia di perdere occasioni (JOMO)” in Guru a causa della nostra dipendenza dalla gestione della conoscenza. Quando le aziende abbracciano culture orientate alla conoscenza e comunicazioni asincrone, le persone possono lavorare in modo più efficiente e autonomo. Essere in grado di documentare e archiviare conoscenze rende facile riassumere aggiornamenti di progetto, report mensili, prossimi passi e qualsiasi altra cosa di cui tu possa aver bisogno di rivedere in una riunione. Premere “rifiuta” su certi inviti a riunioni non sembra più un tabù.

Il giusto wiki aziendale e strategia di comunicazione possono fare molto per gestire calendari di lavoro pieni. Se ti senti sopraffatto quando guardi il tuo programma per la settimana, abbiamo alcuni consigli da seguire.

Valuta le tue attuali riunioni

È tempo di dare un'occhiata critica ai tuoi 1:1, stand-up, kick-off e check-in. Chiediti come ogni persona invitata apporta valore (incluso te stesso) e qual dovrebbe essere l'obiettivo finale. Se hai difficoltà a capire come alcune persone e risultati si inseriscono, è un buon segno che sia ora di ripensare la lista degli invitati.

I manager che tentano di ridurre le riunioni dovrebbero fare un passo ulteriore e chiedere ai partecipanti della riunione quanto le trovano utili. Chiedi se aiutano le persone a svolgere il proprio lavoro in modo più efficiente, se la frequenza delle riunioni ha senso e di condividere feedback sui cambiamenti che raccomanderebbero.

Una volta che hai queste informazioni, puoi iniziare a pensare alla tua cadenza delle riunioni. Potresti scoprire di avere alcune riunioni troppo spesso e altre riunioni non abbastanza frequentemente. Non aver paura di annullare riunioni ricorrenti se pensi che non abbiano uno scopo e considera di combinarne altre per rendere le cose più efficienti.

Definisci l'urgenza

C’è una grande differenza tra non partecipare a una riunione di avvio per un progetto e scegliere di non partecipare a un meeting quotidiano quando non hai aggiornamenti. La verità è che non ogni riunione, messaggio o email che incontri avrà bisogno della tua attenzione immediata.

Quando indaghi le cose attraverso il prisma dell'urgenza, il tuo calendario e le tue attività quotidiane diventano molto più facili da gestire. Prendi in considerazione le prossime scadenze, gli obiettivi di team/organizzazione e il tuo carico di lavoro quando stai decidendo se partecipare a una riunione ne valga la pena.

Definire l'urgenza di alcune riunioni e questioni può essere complicato. Se hai difficoltà a determinare se qualcosa è davvero degno del tuo tempo e della tua attenzione, parla con il tuo capo o il pianificatore della riunione. Potresti scoprire di poter saltare alcune di esse o che hai semplicemente bisogno di un aggiornamento sulle tue priorità attuali.

Cerca chiarezza

Sei confuso sul perché sei stato invitato a una riunione? Hai letto la descrizione della riunione tre volte e ANCORA non sei sicuro di qual è il suo scopo? Hai paura della prossima riunione in cui qualcuno vuole “interrogarti” su un argomento?

Un po' di resistenza e comunicazione possono fare molto. Inizia chiedendo un'agenda o quali sono i risultati previsti di una riunione. Far pensare criticamente le persone sulla tua inclusione o su ciò che vogliono ottenere può aiutare a determinare se una riunione è obbligatoria o qualcosa che puoi saltare.

Sei preoccupato per una riunione intenzionalmente aperta? Chiedi alle persone di venire preparate con alcune domande o argomenti di cui sanno di voler discutere. Ciò può dare a una riunione “senza forma” un po' di struttura e aiutarti a entrare nella giusta mentalità.

Rifiuta con alternative proposte

Non hai tempo per partecipare a questa riunione di un'ora con l'intero team, ma una conversazione di 15 minuti con i principali stakeholder può funzionare. Offri di inviare documentazione che possa chiarire alcune domande che le persone hanno. Dì che hai bisogno di lavorare da solo prima di poter procedere, ma una volta che hai finito, sei felice di contribuire.

Ricorda, lo scopo di qualsiasi riunione dovrebbe essere di aiutare tutti a lavorare insieme in modo più efficiente. Se offri alternative che aiutano comunque le persone a raggiungere l'obiettivo di un lavoro più efficiente, tutti vincono!

Metti riunioni produttive in calendario

Abbiamo già accennato che abbiamo implementato le nostre regole per pianificare riunioni efficaci. Se vuoi assicurarti che ogni riunione che aggiungi al calendario sia necessaria, prendi spunto dal nostro esempio e segui i 4 Ps.

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Quando parliamo dei 4 Ps, parliamo di conoscere lo Scopo, Prodotto, Persone e Processo (agenda) quando si programmano riunioni. È anche importante notare che i 4 Ps valgono per tutti—non solo per la persona che pianifica la riunione. Se tutti sanno esattamente perché stanno partecipando e quali sono i risultati attesi, puoi utilizzare il tuo tempo insieme nel modo più efficiente ed efficace possibile.

Aumenta la tua produttività riducendo le tue riunioni

Le riunioni saranno sempre una parte del lavoro, ma è importante ricordare che non dovrebbero essere l'unico aspetto del lavoro. A volte avrai bisogno di quell'elemento di collaborazione in tempo reale che una riunione può portare. Altre volte hai bisogno di vedere che il raggruppamento delle 14:00 viene rimosso dal tuo calendario per poter recuperare un po' di tempo di concentrazione. Quando ti prendi il tempo per ripensare al modo in cui affronti le riunioni, potresti scoprire che un po' di spazio extra sul tuo calendario è proprio ciò di cui hai bisogno.