I documenti sono concettualmente un esempio straordinario di analogia digitale. Affinché l'informatica aziendale prosperi come ha fatto negli anni '80 e '90, era fondamentale progettare sistemi analoghi al mondo fisico. Quindi, quale modo migliore per realizzarlo se non creare il Documento. Sembra persino carta! Spesso i processori di documenti incorporano anche cose come i "margini" nelle loro applicazioni, un retaggio di quando usavamo le macchine da scrivere per creare i nostri documenti. I primi sistemi operativi erano tutti basati sulle idee fondamentali di Cartelle e Documenti, concetti che si mappano direttamente al mondo fisico.

Ma ora sono passati 30 anni e l'analogia non funziona più. I documenti continueranno ad esistere, ovviamente, poiché sono ideali per catturare "registrazioni nel tempo" come un contratto legale o le note di una riunione. Questo tipo di contenuto non cambia molto una volta scritto. O nel caso di documenti legali, c'è un processo molto prescrittivo per modificare il documento, che richiede che la versione originale esista ancora nella maggior parte dei casi. Ma per molte delle nostre esigenze di contenuto oggi, il concetto di Documento in realtà fa più male che bene. Diamo un'occhiata a perché è così...

1. Non sono progettati per essere cambiati. Gran parte del nostro mondo è fatto di contenuti che cambiano, evolvendosi mentre le nostre idee evolvono. E questo significa che cercare tutti i posti in cui abbiamo detto quella cosa che ora vogliamo cambiare diventa un'impresa da sciocchi. Significa anche che devi comunicare il nuovo cambiamento a tutti, e poi devi ricordare a chi hai parlato di quella nuova versione. Ma poi più tardi, quando apro un Documento, come faccio a sapere se è ancora corretto?
2. Non sono progettati per essere condivisi. Beh, non su larga scala comunque... il modo di condividere è spesso molto simile a come condividiamo la carta. Fai delle copie del Documento e spediscilo. Nota che le parole che ho usato sono esattamente le stesse nel mondo fisico e nel mondo digitale. Il problema nel mondo digitale è che ogni volta che succede il punto 1 diventa sempre più difficile.
3. Una volta che ne hai più di pochi, diventano un caos. Almeno con la carta dovevi fare uno sforzo per copiarla. Non così con i Documenti e così finisci con un mare di versioni simili ma differenti dello stesso documento ovunque. È inquinamento digitale.
4. Ora usiamo i telefoni più di qualsiasi altro dispositivo digitale. I documenti provengono da un'epoca in cui non esistevano smartphone. Prova a leggere un Documento su un telefono e dopo pochi pinch e scorrimenti ti arrenderai.
5. I documenti sono troppo lunghi. La lunghezza di un documento ha una correlazione diretta con la sua utilità. Più a lungo (e più largo è un documento, meno possibilità ci sono che qualcuno lo legga, e maggiore è la probabilità che diventi obsoleto. Oggigiorno le nostre aspettative di brevità e accuratezza non sono mai state così alte. Abbiamo un sovraccarico di informazioni e ci aspettiamo solo le informazioni giuste senza il rumore.
6. Non puoi capire se sono utili. Quindi hai scritto un documento e lo hai inviato a qualcuno, e adesso? Li ha aiutati a portare a termine un lavoro? Ha aiutato a chiudere una vendita? Ha risolto un problema per il cliente? Nessun modo di saperlo. Queste sono domande quasi ingiuste perché non abbiamo mai progettato un Documento per dirci cose come queste, li abbiamo progettati per essere un'analogia digitale, per risolvere un problema orizzontale di base di redazione e archiviazione di testi scritti.

Sebbene ci siano stati tentativi di risolvere parte di questo, semplicemente non ci siamo ancora. Molti degli editor di documenti basati sul cloud oggi sono proprio questo, versioni cloud dei classici editor di documenti che siamo abituati a usare. Certo, ora è più facile condividerli e modificarli contemporaneamente, ma rimangono ancora documenti. Mi ricorda quando il SaaS era ancora una moda e i fornitori locali stavano cloud-washing i loro prodotti per farli apparire come SaaS, rendendosi rapidamente conto che tutto ciò che avevano davvero ottenuto era spostare il stesso vecchio software in un diverso centro dati.

Cosa c'è dopo?

Siamo ora nelle prime fasi dell'era della specializzazione. Categoria per categoria vediamo emergere applicazioni SaaS che risolvono problemi aziendali specifici rispetto a cercare di essere piattaforme di cloud computing generali. E le applicazioni di oggi sfruttano i dati che già abbiamo sulle nostre vite lavorative e li usano per renderci più efficaci nel nostro lavoro.

• Quando crei un lead in RelateIQ, crea automaticamente un flusso di ogni interazione che il tuo team ha avuto con quel lead semplicemente collegandolo alla tua email.
• Quando hai un incontro imminente con una prospettiva, Refresh ti invia un rapporto su quella prospettiva in modo che tu sia meglio preparato per il tuo incontro semplicemente collegandolo al tuo calendario, LinkedIn, Twitter, ecc.
• I servizi ambientali aggiungono valore alla tua vita senza che tu faccia nulla di esplicito. Google Now ti dirà quando devi partire per un incontro per arrivare in orario, una volta che lo colleghi con il tuo calendario.
• Durante i tuoi incontri, invece di usare un documento per prendere appunti non strutturati, WorkLife è stata lanciata per aiutare a strutturare i tuoi incontri in agenda, azioni e problemi aperti, in modo da non dover creare manualmente il tuo processo di follow-up, rincorrere le persone o ricordare gli esiti delle riunioni.

E la stessa cosa sta accadendo con i "Documenti". Non pensiamo più in termini di "carta digitale", poiché molti credono che il design card sia la direzione in cui si sta andando (compresi noi!). Quindi ora pensiamo al lavoro che deve essere svolto e a come la tecnologia può aiutarci a svolgere quel lavoro in modo più efficiente e dirci cose che altrimenti non potremmo mai sapere sulla nostra attività.

• Quando condividi contenuti con qualcuno, sono stati utili per loro?
• Quando leggi contenuti come fai a sapere se sono accurati?
• Quando usi contenuti specifici, crea una relazione migliore con il tuo cliente?
• Invii a ogni cliente lo stesso contenuto? Oppure dovresti assemblarlo dinamicamente in base ai loro interessi dichiarati?
• Come fai a fare in modo che i contenuti più popolari e preziosi siano più visibili al tuo team mentre i contenuti obsoleti e non letti vengono rimossi, senza spendere tutto il tuo tempo a gestirli?

E c'è ancora molto di più. Tempi entusiasmanti di sicuro. Quindi chiudiamo i reservoir e mettiamoci al lavoro :)