Guru è orgogliosa di collaborare con Ka'ana Solutions come parte del nostro programma no-profit Guru for Good. Questo articolo è apparso originariamente su blog di Ka'ana.

Quando guidavo il team dei servizi tecnici per una grande azienda di editoria educativa, una delle cose su cui abbiamo speso un notevole quantità di tempo era la ricerca delle informazioni necessarie per rispondere a domande e risolvere problemi. Le informazioni di cui avevamo bisogno erano sparse su una varietà di sistemi e repository diversi e gran parte di esse era obsoleta o incompleta. Il mio team trascorreva oltre un quarto del suo tempo alla ricerca delle informazioni giuste, spesso con un cliente in attesa.

Implementare Slack è stato un passo importante in avanti perché ha consentito un livello di collaborazione senza attriti che i nostri strumenti esistenti—come le email—non potevano fornire. Ma non ha risolto il problema principale: era troppo difficile e ci voleva troppo tempo per trovare le informazioni necessarie senza un sistema di gestione della conoscenza.

Scoprire un nuovo strumento

Poi un giorno uno dei miei più creativi risolutori di problemi del team è venuto da me con un suggerimento di provare un nuovo strumento che prometteva di risolvere questo problema di gestione della conoscenza. Questo nuovo strumento si chiamava Guru, da un'azienda fondata a Philadelphia da Rick Nucci e Mitchell Stewart.

È emerso che conoscevo Rick da una precedente esperienza in Dell—la prima start-up di successo di Rick, Boomi, è stata acquistata da Dell nel 2010—quindi ho accettato un progetto pilota che si è trasformato in un lancio completo sei mesi dopo. È stato un enorme successo.

La qualità della conoscenza disponibile per il mio team è aumentata mentre il tempo speso per cercarla è stato ridotto di oltre la metà. Guru ha anche trasformato la nostra base di conoscenza da un insieme di repository statici a un ecosistema di conoscenza dinamico integrato direttamente nei nostri flussi di lavoro. Uno dei membri del mio team l'ha riassunto bene quando mi ha detto che Guru "le ha dato superpoteri". In tutta la mia carriera, non ricordo di aver visto un altro prodotto software avere un'adozione così rapida e un impatto drammatico sulla produttività.

Quando ho poi deciso di lasciare il mondo delle aziende per fondare Ka'ana Solutions, sapevo che Guru avrebbe avuto un ruolo importante. Proprio come un'azienda, le scuole e i distretti scolastici affrontano le stesse sfide nella gestione della conoscenza e forse anche di più, data le restrizioni delle risorse con cui i team IT devono fare i conti. Ecco perché una delle funzioni principali su cui gli studenti del programma Ka'ana Solutions stanno lavorando è costruire lo stesso tipo di base di conoscenza dinamica per fornire supporto a insegnanti, studenti e famiglie, dando "superpoteri" al team di supporto. Mentre abbiamo testato questa soluzione, è diventato sempre più chiaro quanto fosse applicabile il modello Guru all'istruzione. Le scuole potrebbero non avere un team di "vendita", ma una funzione primaria di una scuola è garantire il successo dell'apprendimento.

Il  SaaS: Scuola come Servizio

Nel suo nucleo, l'istruzione è un'industria dei servizi, con amministratori e insegnanti che forniscono servizi ai clienti: studenti e le loro famiglie, e una funzione critica nella fornitura di servizi di alta qualità è la gestione della conoscenza. Nelle scuole, la gestione della conoscenza è più comunemente associata all'insegnamento e all'apprendimento e ai contenuti e alle lezioni che gli insegnanti usano per fornire istruzioni agli studenti.

Tuttavia, ci sono altri aspetti della gestione della conoscenza che hanno anche un impatto significativo sul successo del cliente (studente), come fornire un eccellente supporto a tutti i portatori di interesse nel processo di apprendimento: insegnanti, studenti e famiglie—soprattutto in relazione all'uso di strumenti che supportano processi importanti (cioè accedere ai compiti, documentare progetti, utilizzare laptop e controllare i voti).

Gli studenti che lavorano per Ka'ana Solutions stanno costruendo una base di conoscenza che è dinamica e su misura per le esigenze delle scuole che serviamo, facilitando la collaborazione e offrendo agli studenti l'opportunità di innovare utilizzando gli stessi tipi di strumenti trasformazionali utilizzati da aziende in rapida crescita come Slack, Intercom e Duolingo. Non ho dubbi anche che i nostri studenti troveranno nuovi modi per utilizzare questo tipo di tecnologia e sono entusiasta di vedere dove ci porterà.

Gestione della conoscenza in una cultura della conoscenza

Questa intera esperienza con Guru mi ha anche portato a pensare profondamente al concetto di gestione della conoscenza e al suo ruolo nell'insegnamento e nell'apprendimento. Guru potrebbe essere stato progettato per supportare team di "entrate" orientati al cliente, ma presenta una struttura che è molto più ampia nel suo ambito. Ad esempio, stiamo usando Guru per gestire i tradizionali tipi di conoscenza che un team di supporto tecnico potrebbe curare, ma viene anche utilizzato per trasferire altri tipi di conoscenza a persone. Scopri cosa significa essere una cultura orientata alla conoscenza.

Nell'implementazione aziendale di cui ho accennato, lo abbiamo utilizzato per diffondere informazioni relative alle risorse umane e fornire visibilità ai programmi di marketing in fase di attuazione. Ad esempio, quando abbiamo implementato cambiamenti organizzativi per uno dei nostri team, abbiamo inserito le informazioni in una scheda Guru e l'abbiamo pubblicata su Slack. Questo ha facilitato la ricerca per tutti e abbiamo potuto assicurarci che tutti lo esaminassero. E qualsiasi domanda al riguardo poteva essere gestita direttamente in Slack.

Presso Ka'ana Solutions, oltre alla funzione di gestione della conoscenza di base, stiamo usando Guru per gestire i programmi di formazione per gli studenti lavoratori e per costruire competenze comunicative collaborative asincrone. Quando gli studenti si integrano, hanno una serie di schede da rivedere che forniscono loro informazioni sull'azienda e sul lavoro che svolgeranno e li guideranno attraverso attività che aiuteranno a costruire competenze fondamentali.

Più lo usiamo, più applicazioni troviamo per esso. In realtà non è difficile immaginare che un giorno possa essere usato come repository per i contenuti delle lezioni degli insegnanti e per la sintesi e creazione della conoscenza degli studenti.

Attualmente, abbiamo studenti che usano Guru per costruire un "portale di successo degli studenti" per la loro scuola, dove la conoscenza che supporterà gli studenti all'inizio dell'anno scolastico viene raccolta, convalidata e organizzata per un facile accesso. Durante l'anno scolastico, stiamo anche creando collezioni di conoscenza simili per insegnanti e genitori.

Il team di Guru è stato un ottimo partner per noi in tutto questo impegno, ma il nostro successo con la piattaforma è stato anche dovuto a quanto sia semplice avviarla e quanto sia intuitiva. Con un utilizzo maggiore, inizieremo anche a esplorare la funzionalità AI che promette di espandere ulteriormente la proposta di valore e dare ai nostri studenti un esempio reale del ruolo che l'AI può svolgere nell'industria. I nostri studenti saranno sia creatori di nuovi contenuti conoscitivi che gestori per i nostri utenti finali. Forniremo aggiornamenti durante l'anno scolastico man mano che il nostro lavoro prosegue.