È arrivata un'altra richiesta di offerta nella tua casella di posta? Non c'è niente di più emozionante che vedere un'opportunità di lavoro passare sulla tua scrivania, e a volte non c'è niente di più stressante. Potresti pensare che scrivere una risposta RFP diventi più facile dopo un po' di esperienza. Se c'è qualcosa, sembra che ogni risposta RFP diventi più complicata anche se hai lavorato su dozzine di esse.

Ricordi quando il tuo collega ha incluso per sbaglio la dichiarazione della missione della tua azienda di 5 anni fa. Poi c'è stato il momento in cui quasi non sei riuscito a rispettare la scadenza per inviare perché il tuo project manager principale era in vacanza e nessuno aveva accesso alle sue note. E chi potrebbe dimenticare le ore interminabili di scrittura, riscrittura e ancora più scrittura?

Nessuno vuole perdere una grande opportunità di business a causa di una risposta RFP scadente. Fortunatamente, creare la risposta RFP ideale è molto più facile quando hai una base di conoscenza come Guru.

Memorizza i contenuti in Guru

Anche se ogni risposta RFP è unica, il processo per scriverle è piuttosto diretto. I tuoi requisiti di progetto e il riepilogo esecutivo cambieranno, ma i modelli di base di cui avrai bisogno per produrli possono rimanere gli stessi. Tienili insieme ad asset del brand come i loghi in Guru per garantire che tutti possano creare una RFP uniforme e ben strutturata.

Quando i tuoi compagni di squadra lavorano alla sezione "informazioni sulla nostra azienda", non dovrebbero dover dubitare se hanno la missione, la visione e i valori recenti dell'azienda. Le schede nella tua base di conoscenze che contengono informazioni importanti sull'azienda devono sempre essere verificate per garantire l'accuratezza. Non esitare a richiedere una verifica se noti schede non aggiornate mentre lavori sulla tua risposta.

Usa Risposte per ottenere informazioni

Hai dubbi se Cassie o Bill si occuperanno dello sviluppo per la prima metà di questo progetto? Non c'è bisogno di chiedere al tuo manager o a un altro membro del team; chiedi a Guru!

Le RFP tendono a creare una situazione "tutti in azione" perché le persone hanno molte domande su cosa includere. Non sarebbe un problema se le persone potessero abbandonare tutto e concentrarsi sul lavoro di risposta, ma la tua azienda non può fermarsi ogni volta che ricevi un RFP.

Se hai una base di conoscenza ben mantenuta, hai già tutte le informazioni necessarie per rispondere a un RFP. Usa Risposte per filtrare rapidamente i tuoi registri di riunioni, appunti di progetto e altre informazioni per ottenere ciò di cui hai bisogno.

Semplifica e riassumi con Assist

Il tuo team ha meticolosamente delineato i piani di progetto, stimato ore di lavoro e creato la tempistica di lavoro ideale. Sei pronto a consegnare questa risposta RFP di 25 pagine al potenziale cliente. L'unico problema è che... è una risposta RFP di 25 pagine.

Le RFP sono fonti dense di informazioni, ma a volte può esserci una cosa chiamata TMI. Invece di trascurare pezzi cruciali di informazione, riduci alcune delle tue sezioni più lunghe con l'aiuto della funzione riassunto di Assist.

Puoi usare Assist per aiutarti in ogni parte del processo di scrittura, ma la funzione riassunto può essere particolarmente utile per le RFP. Prova a passare alcune delle tue sezioni più dense attraverso la funzione riassunto di Assist per mantenere le cose concise. Potresti trovare un modo più facile e veloce per presentare informazioni essenziali!

Abbatti le barriere linguistiche con la funzione Traduci di Assist

L'azienda che ha inviato l'RFP ha una filiale in Germania che vuoi impressionare. O forse vuoi davvero che il tuo team a Shenzhen revisioni la tua risposta prima di inviarla. In entrambi i casi, hai persone con cui vuoi condividere il tuo lavoro, ma hai anche una barriera linguistica che rende le cose complicate.

Se non hai avuto l'opportunità di usare la funzionalità "Traduci" di Assist, ora è il momento perfetto per provarla. Invece di affidarti a un servizio di traduzione, usa la funzione Traduci di Assist per garantire che tutti possano leggere e revisionare la tua RFP.

Usa i modelli di risposta RFP di Guru

La tua base di conoscenza dovrebbe svolgere un ruolo importante in ogni risposta RFP che scrivi. Vogliamo rendere facile a tutti fare il proprio miglior lavoro con Guru. Ecco perché abbiamo creato una collezione di modelli di progetto per te da usare. Leggi i nostri consigli su come creare ottimi piani di progetto e utilizza i nostri modelli in modo da poter creare risposte RFP che chiudono affari.