Un wiki aziendale è un tipo di software di gestione della conoscenza: una fonte aggiornabile di informazioni interne all'azienda. Sono versatili e facili da impostare e, a differenza di alcuni anni fa, molti di essi si integrano con piattaforme di comunicazione di squadra come Slack o Teams.

E poiché Guru è stato fondato sull'idea di integrazione con Slack, sappiamo perché: aggiungendo un wiki interno alla tua piattaforma di comunicazione, puoi accedere all'intera base di conoscenza senza interrompere la conversazione.

Ma a prescindere dalla loro accessibilità in quelle app, il problema con i wiki tradizionali rimane: diventano obsoleti e difficili da gestire man mano che il tuo team cresce e la tua conoscenza aumenta, portando a un calo dell'uso nel tempo. Non importa se si tratta di un portale tradizionale o della più recente offerta, il fatto è che i wiki tradizionali non funzionano a lungo termine.

Continua a leggere per scoprire perché i wiki tradizionali non ti aiuteranno a risolvere problemi fondamentali con la tua conoscenza.

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La maggior parte dei wiki interni non risolve il problema principale dei tradizionali database di conoscenza: l'accuratezza e l'efficacia delle informazioni

Ecco cosa succede ai contenuti nella maggior parte dei wiki interni:

• Un SME trascorre molto tempo a scrivere e a creare la pagina perfetta, ma dopo aver scritto, dimentica di aggiornarla e non viene mai sollecitato a farlo, portando a quella conoscenza che diventa obsoleta
• Coloro che hanno bisogno della conoscenza non possono sapere quando è stato aggiornato l'ultimo wiki o se è ancora pertinente e perdono fiducia in esso.
• Le soluzioni wiki premiano contenuti lunghi, il che significa che anche quando un utente trova la pagina corretta, potrebbe non essere in grado di trovare facilmente il pezzo specifico di conoscenza di cui ha bisogno, insegnandogli a ignorare il wiki e a chiedere direttamente al SME.
• La combinazione di conoscenze obsolete, mancanza di fiducia e difficoltà di accesso porta a un declino nell'uso, rendendo l'intera soluzione wiki interna un investimento sprecato.

Se il tuo wiki ha un'integrazione con Slack o Teams, potresti risolvere uno di questi problemi: il problema dell'uso delle informazioni. Ma poiché queste soluzioni mancano di un modo per costringere gli SME a verificare o aggiornare le conoscenze esistenti, il tuo team potrebbe involontariamente iniziare a condividere informazioni errate o obsolete. E informazioni errate possono essere peggiori che nessuna informazione - specialmente nei ruoli a contatto con i clienti.

Le informazioni relative alla tua attività cambiano ogni giorno: nuove funzionalità vengono create, emergono nuovi concorrenti e vengono creati nuovi processi interni, e tutto viene discusso nei tuoi canali di comunicazione.

Non ti biasimiamo per pensare, I wiki sembrano semplici, quindi prendo solo uno che si integra con Slack o Teams e questo risolverà tutti i miei problemi?

Ma ecco perché questo crea solo più mal di testa in futuro.

Slack è solo una parte del tuo flusso di lavoro.

Sebbene una piattaforma di comunicazione di squadra (come Slack) sia una fundamenta naturale per l'ecosistema tecnologico di un'azienda — specialmente quando le forze lavoro remote sono in aumento — non è l'unico posto in cui i dipendenti trascorrono il loro tempo. Anche le piccole aziende utilizzano in media 40 app, un numero che aumenta a più di 200 nelle grandi imprese.

Potrebbe non sembrare così complesso, ma considera che ogni dipendente lavora in circa 9 app. Nel complesso, il numero di combinazioni di app e persone diventa rapidamente ingovernabile anche per una singola soluzione, come un wiki tradizionale, o una soluzione a doppio punto, come una che si integra con Slack.

Quindi, come può un wiki per Slack aiutare i membri del tuo team quando non stanno effettivamente utilizzando Slack?

Risolvendo il tuo problema di gestione della conoscenza in ogni punto del tuo flusso di lavoro

Prima, facciamo un riassunto tl;dr: la maggior parte dei wiki con integrazioni Slack e Teams sono ancora, nel profondo, soluzioni tradizionali, con tutti i problemi che comportano. Detto ciò, se stai ancora considerando un'app wiki, scegline una che abbia integrazioni con Slack e Teams. Le integrazioni chat promuovono l'uso costante — e rimanere nel flusso di lavoro una parte del tempo è comunque meglio che nulla.

Ma per avere una conoscenza in tempo reale ovunque, non fermarti a un'integrazione con Slack.

Il problema con i contenuti wiki tradizionali

La maggior parte dei wiki premia la conoscenza che viene memorizzata, non necessariamente utilizzata. Poiché sono progettati come portali, la conoscenza in essi deve assumere una struttura gerarchica molto specifica. Una struttura rigida tende a premiare contenuti più lunghi, il che significa che più argomenti possono essere raggruppati sotto un'unica intestazione. Per sua natura, questo rende la conoscenza più lenta e difficile da accedere. Anche con un'integrazione con Slack o Teams, potresti dover recuperare articoli incentrati su centinaia di parole. Questo rende difficile trovare rapidamente ciò di cui hai bisogno e un compito noioso da aggiornare.

Nella soluzione wiki di Guru, la tua conoscenza è strutturata per essere utilizzata, invece di essere memorizzata (argomento singolo, di piccole dimensioni), in modo da poterla leggere rapidamente e aggiornarla rapidamente. Non è necessario CTRL-F.

Il tuo wiki è in Slack, ma hai bisogno di conoscenza in Salesforce

...o email, o Intercom, o Asana, o Trello, o GitHub, o Figma, o DocuSign, o Greenhouse, o... beh, hai capito. Non fraintendere; noi di Guru amiamo Slack. Il nostro prodotto è stato costruito da zero per essere utilizzato in Slack. Come azienda, viviamo in Slack, non in email. Ma non viviamo, uh, viviamo in Slack. Utilizziamo tutte le app che ho appena menzionato nel nostro lavoro quotidiano, e tutte richiedono che controlliamo qualcosa piuttosto frequentemente (“Aspetta, quali sono ancora i nostri codici esadecimali dei colori del marchio?” “Quali sono le nostre metriche ROI?” “Qual era quel testimone del cliente?”).

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Quindi, mentre un'integrazione con Slack è fondamentale per ciò che dovresti cercare in una base di conoscenze, dovresti cercare soluzioni wiki che offrano anche integrazioni native con altri programmi. Oppure cerca una con un'integrazione universale, come un'estensione del browser che ti consente di accedere alla tua conoscenza da qualsiasi luogo, su qualsiasi sito.

“Perché questo è importante?” potresti chiederti. Si scopre che rimanere nel flusso di lavoro è la chiave per la produttività. Le soluzioni portali come le offerte tradizionali di gestione delle conoscenze e i wiki ti costringono alla fine a lasciare il tuo flusso di lavoro per consumare o aggiornare la conoscenza. Rani Molla, Senior Data Reporter di Recode, spiega:

“Dopo essere stati interrotti, ci vogliono circa 25 minuti per tornare al compito su cui stavi lavorando, secondo uno studio di Microsoft. Può richiedere anche più tempo per raggiungere uno ‘stato di flusso’, altrimenti chiamato ‘lavoro profondo.’ Questi termini si riferiscono all'area mentale concentrata in cui ti trovi quando sei immerso in un compito e il tempo sembra semplicemente volare. È anche quando fai il tuo miglior lavoro. [...] Nel tempo, le distrazioni sul lavoro possono metastatizzare. Molti di noi cercano di recuperare tempo facendo multitasking. Ma il multitasking non funziona. Invece di fare una cosa bene, stai effettivamente solo passando da un'attività all'altra e facendo tutto male.”

Il tuo team merita di meglio di una soluzione wiki interna tradizionale

I lavoratori della conoscenza sono il segmento in più rapida crescita della forza lavoro. Se non li stai dotando del metodo migliore per accedere alle informazioni di cui hanno bisogno per svolgere il loro lavoro, la tua azienda non sarà in grado di competere. L'accesso non dovrebbe significare semplicemente un luogo in cui memorizzare la conoscenza per il solo fatto di documentarla; dovrebbe significare essere in grado di trovare, fidarsi e utilizzare ciò di cui hai bisogno, ovunque tu ne abbia bisogno. I wiki tradizionali riguardano la memorizzazione. Inizia con Guru gratuitamente e scopri come appare una soluzione di conoscenza migliore.