Molti professionisti si trovano a combattere con le complessità della funzionalità di ricerca in ServiceNow. È solo una mia impressione, o sembra travolgente a volte? Non sei solo se ti senti frustrato quando cerchi di trovare informazioni rapidamente ed efficacemente—che sia per risolvere un ticket o accedere a documentazione cruciale. Questo post del blog ti guiderà a comprendere come opera la ricerca in ServiceNow, evidenzierà i problemi comuni che possono ostacolare la tua efficienza e ti fornirà suggerimenti concreti per migliorare la tua esperienza di ricerca. Alla fine, avrai una roadmap più chiara per navigare in questo strumento vitale, e forse anche alcune opzioni per estendere le tue capacità di ricerca oltre ServiceNow.

Comprendere le basi: Come funziona la ricerca di ServiceNow

La piattaforma ServiceNow è ottimizzata per funzionalità di ricerca a livello aziendale, permettendo agli utenti di accedere a una vasta gamma di informazioni in modo efficiente. Al centro di questa funzionalità di ricerca c'è un sistema di indicizzazione che organizza i contenuti per facilitare il recupero rapido. Comprendere come funziona questa indicizzazione è cruciale per sfruttare appieno il potenziale di ricerca di ServiceNow. Ecco uno sguardo più da vicino ad alcune caratteristiche chiave:

• Indicizzazione dei contenuti: ServiceNow impiega un meccanismo di indicizzazione dei contenuti che elabora i record esistenti e crea un indice ricercabile. Questo garantisce che documenti, ticket o articoli di conoscenza pertinenti possano essere trovati rapidamente. È importante notare che gli elementi aggiunti di recente potrebbero richiedere tempo per apparire nei risultati di ricerca a causa del ritardo nell'indicizzazione.
• Filtri e Opzioni di Query: Gli utenti possono affinare i loro risultati di ricerca applicando filtri basati su categorie, intervalli di date e altri criteri. Questo è particolarmente utile per restringere ampie liste di voci che possono sorgere da query generiche. Tuttavia, navigare in questi filtri può a volte risultare scomodo, soprattutto se non sei sicuro di come configurarli efficacemente.
• Supporto per Ricerca Fuzzy: La funzione di ricerca di ServiceNow supporta la logica fuzzy, utile se non sei sicuro dell'esatta ortografia di una query o se ci sono errori di battitura minori. La ricerca fuzzy può comunque restituire risultati pertinenti anche quando la tua query non è perfettamente accurata. Tuttavia, occasionalmente potrebbe produrre risultati irrilevanti, richiedendo un ulteriore sforzo per setacciare le opzioni.
• Limitazioni nell'Escopo di Ricerca: Una limitazione è che i risultati della ricerca possono variare in base ai ruoli e alle autorizzazioni degli utenti. Eseguire degli esempi, un utente senza accesso a determinate moduli potrebbe non vedere tutti i contenuti rilevanti. Inoltre, l'efficacia della ricerca dipende dalla manutenzione e organizzazione dei dati sottostanti, richiedendo regolari revisioni ed aggiornamenti per garantire la massima prestazione nella ricerca.

Identificare i punti dolorosi comuni con la ricerca di ServiceNow

Sebbene la ricerca di ServiceNow offra numerosi benefici, gli utenti spesso incontrano sfide che possono ostacolare la produttività e frustrare gli sforzi di ricerca del contenuto. Ecco alcuni punti dolorosi comuni:

• Difficoltà nel trovare risultati rilevanti: La ricerca può talvolta produrre molti risultati non pertinenti oppure, al contrario, non abbastanza. Inserendo un termine di ricerca troppo ampio, gli utenti possono essere sovrastati dalle opzioni, mentre i termini troppo precisi possono rischiare di non raggiungere la documentazione essenziale.
• Impostazioni dei filtri complesse: La varietà di filtri e opzioni di riduzione possono essere un doppio filo a sbarra. Sebbene migliorino la precisione della ricerca, la curva di apprendimento può essere ripida per gli utenti nuovi, spesso portando alla confusione. Dimenticare di applicare il filtro giusto potrebbe significare lasciare perdere informazioni critiche.
• Latenza nell'individuazione del contenuto nuovo: Ancorato alle osservazioni precedenti, i segreti possono essere frustranti. Gli utenti possono ritrovarsi a cercare documenti o record appena caricati, solo per scoprire che non sono ancora cercabili, con una conseguente impattività sull'efficienza operativa.
• Esperienza di ricerca incoerente tra i moduli: Gli utenti spesso si lamentano della transizione tra diversi moduli di ServiceNow, soprattutto se l'esperienza di ricerca non sembra coerente. Questa incoerenza può interrompere il workflow e disperdere i team leader che si fidano dell'uniformità.

Consigli pratici per migliorare l'esperienza di ricerca di ServiceNow

Migliorare i risultati di ricerca di ServiceNow non solo è possibile, ma è anche lineare con alcuni adattamenti strategicamente riconosciuti. Considerare l'implementazione dei seguenti consigli:

• Utilizzare opzioni di ricerca avanzate: Familiarizzare le persone con le opzioni di ricerca avanzate fornite da ServiceNow. Possibilità divisa di raffinare fino a questo punto e trovare un significativo aumento dei risultati chiari e rilevanti.
• Mantieni e aggiorna regolarmente i dati: Assicurati la qualità dei dati di ServiceNow aggiornando regolarmente i record e la documentazione. Questo periodo non solo migliora i tempi di aggiornamento, ma anche la rilevanza, poiché sicurezza e attualità dell'informazione sono una condizione necessaria per risultati di ricerca efficienti.
• Partecipare al Knowledge Management: Utilizzare le capacità di Knowledge Management di ServiceNow. Assicurarsi che il suo team contribuisca regolarmente e aggiorni gli articoli di conoscenza, che possono servire come centri di informazioni centralizzati per migliorare l'esperienza di ricerca generale.
• Utilizzare parole chiave e tag chiari: Assicurarsi che tutti i contenuti siano etichettati con parole chiave pertinenti che corrispondono ai dati degli utenti. Ciò aiuterà a ottenere risultati più precisi quando conduciamo delle ricerche, portando a un'esperienza più efficiente per tutti coinvolti.
• Ciclo di Feedback per la Migliorazione Continua: Creare un sistema in cui gli utenti possano fornire feedback sull'esperienza di ricerca. Affrontando problemi comuni potrebbe aiutare a rifinire le capacità di ricerca per tutti, tramutando frustrazioni in potenziali miglioramenti.

Migliorare la tua esperienza di ricerca con strumenti aggiuntivi

In quanto tante squadre si impegnano con varie applicazioni e piattaforme nel loro workflow, diventa evidente che l'esperienza di ricerca unificata è fondamentale. Notostan Servicenoi non copra tutte le basi relative all'accesso dell'informazione, ed è in questo che strumenti come il Guru entriano in gioco. Il Guru migliora l'esperienza di ricerca integrando varie piattaforme, presentando un repository centralizzato personalizzato per le esigenze del tuo team.

Sebbene il ServiceNow sia potente di per s\u00e9, l\u2019uso di strumenti esterni pu\u00f2 migliorare ulteriormente le possibilit\u00e0 di ricerca. Considera di integrare sistemi che supportano funzionalit\u00e0 di ricerca con AI robusti, consentendo l\u2019accesso a informazioni più veloci e accurate e rendendo fluide le tue processualità. Potresti non dover restare vincolato esclusivamente al ServiceNow se stai cercando una maniera più efficiente per accedere alla tua conoscenza.‎ Questa opzione potrebbe essere l\u2019elemento mancante che consente al tuo team di prosperare.