Banyak profesional yang merasa kesulitan dengan kerumitan fungsi pencarian di ServiceNow. Apakah hanya saya, atau apakah ini terasa luar biasa pada waktu tertentu? Anda tidak sendirian jika Anda merasa frustrasi saat mencoba menemukan informasi dengan cepat dan efisien—baik untuk memecahkan masalah tiket atau mengakses dokumentasi penting. Post blog ini akan memandu Anda untuk memahami bagaimana pencarian ServiceNow beroperasi, menyoroti masalah umum yang dapat menghambat efisiensi Anda, dan memberikan Anda tips nyata untuk meningkatkan pengalaman pencarian Anda. Pada akhir, Anda akan memiliki peta yang lebih jelas untuk menavigasi alat penting ini, dan mungkin beberapa opsi untuk memperluas kemampuan pencarian Anda di luar ServiceNow.

Memahami Dasar-Dasar: Bagaimana Pencarian ServiceNow Beroperasi

Platform ServiceNow dioptimalkan untuk kemampuan pencarian tingkat perusahaan, memungkinkan pengguna untuk mengakses berbagai informasi dengan efisien. Inti dari fungsi pencarian ini adalah sistem pengindeksan yang mengatur konten untuk memudahkan pengambilan cepat. Memahami bagaimana pengindeksan ini bekerja adalah kunci untuk memanfaatkan potensi penuh pencarian ServiceNow. Berikut adalah beberapa fitur kunci:

• Pengindeksan Konten: ServiceNow menggunakan mekanisme pengindeksan konten yang memproses catatan yang ada dan membuat indeks yang dapat dicari. Ini memastikan bahwa dokumen, tiket, atau artikel pengetahuan yang relevan dapat ditemukan dengan cepat. Penting untuk dicatat bahwa item yang baru ditambahkan mungkin memerlukan beberapa waktu untuk muncul dalam hasil pencarian karena penundaan indeks.
• Filter dan Opsi Kuery: Pengguna dapat memperbaiki hasil pencarian mereka dengan menerapkan filter berdasarkan kategori, rentang tanggal, dan kriteria lainnya. Ini sangat berguna dalam mempersempit daftar panjang entri yang mungkin muncul dari kueri umum. Namun, menavigasi filter ini terkadang bisa terasa rumit, terutama jika Anda tidak yakin cara mengaturnya dengan efektif.
• Dukungan Pencarian Fuzzy: Fungsi pencarian ServiceNow mendukung logika fuzzy, yang bermanfaat jika Anda tidak yakin tentang ejaan yang tepat dari kueri atau jika ada kesalahan ketik kecil. Pencarian fuzzy masih dapat menghasilkan hasil yang relevan bahkan ketika kueri Anda tidak sepenuhnya akurat. Namun, ini mungkin terkadang menghasilkan hasil yang tidak relevan, memerlukan upaya tambahan untuk menyaring opsi.
• Keterbatasan dalam Jangkauan Pencarian: Salah satu keterbatasan adalah bahwa hasil pencarian dapat bervariasi berdasarkan peran dan izin pengguna. Misalnya, seorang pengguna tanpa akses ke modul tertentu mungkin tidak melihat semua konten yang relevan. Selain itu, efektivitas pencarian tergantung pada seberapa baik data yang mendasari dipelihara dan diorganisasi, yang memerlukan tinjauan dan pembaruan secara berkala untuk kinerja pencarian yang optimal.

Mengidentifikasi Titik Nyeri Umum dengan Pencarian ServiceNow

Meskipun pencarian ServiceNow menawarkan banyak keuntungan, pengguna sering menghadapi tantangan yang dapat menghambat produktivitas dan membuat frustrasi upaya untuk mengambil informasi. Berikut merupakan beberapa hal dasar:

• Kesulitan dalam Menemukan Hasil yang Relevan: Pencarian terkadang dapat menghasilkan terlalu banyak hasil yang tidak terkait atau sebaliknya, tidak cukup. Memasukkan istilah pencarian yang terlalu luas dapat membanjiri pengguna dengan opsi, sementara istilah yang terlalu spesifik mungkin melewatkan dokumentasi penting.
• Pengaturan Filter yang Kompleks: Berbagai filter dan opsi penyempurnaan bisa menjadi pedang bermata dua. Meskipun mereka meningkatkan akurasi pencarian, kurva pembelajaran dapat tajam bagi pengguna baru, sering menyebabkan kebingungan. Melupakan untuk menerapkan filter yang tepat bisa berarti melewatkan informasi penting.
• Latensi dalam Pengindeksian Konten Baru: Seperti yang disebutkan sebelumnya, celah dalam pengindeksan yang tepat waktu bisa sangat frustrasi. Pengguna mungkin mendapati diri mereka mencari dokumen atau catatan yang baru diunggah hanya untuk mengetahui bahwa mereka belum dapat dicari, yang berdampak negatif pada efisiensi operasional.
• Pengalaman Pencarian yang Tidak Konsisten di Seluruh Modul: Pengguna sering mengungkapkan ketidakpuasan saat beralih antara modul berbeda dalam ServiceNow, terutama jika pengalaman pencarian tidak terasa menyatu. Ketidakkonsistenan ini dapat mengganggu alur kerja dan membuat frustrasi anggota tim yang bergantung pada keseragaman.

Tips Praktis untuk Meningkatkan Pengalaman Pencarian ServiceNow Anda

Meningkatkan hasil pencarian Anda di ServiceNow tidak hanya mungkin tetapi juga cukup sederhana dengan beberapa penyesuaian strategis. Pertimbangkan untuk menerapkan tips berikut:

• Manfaatkan Opsi Pencarian Lanjutan: Kenali diri Anda dengan fungsi pencarian lanjutan yang disediakan oleh ServiceNow. Dengan belajar menggunakan opsi ini, seperti penyaringan spesifik dan modifikasi kueri, Anda dapat meningkatkan relevansi hasil pencarian Anda secara signifikan.
• Secara Teratur Memelihara dan Memperbarui Data: Pastikan kualitas data dalam ServiceNow dengan secara teratur memperbarui catatan dan dokumentasi. Praktik ini tidak hanya meningkatkan waktu pengindeksan tetapi juga meningkatkan relevansi, karena informasi yang akurat dan terkini diperlukan untuk hasil pencarian yang efektif.
• Terlibat dengan Manajemen Pengetahuan: Manfaatkan kemampuan Manajemen Pengetahuan ServiceNow. Pastikan tim Anda sering berkontribusi pada dan memperbarui artikel pengetahuan, yang dapat berfungsi sebagai pusat informasi terpusat untuk meningkatkan pengalaman pencarian secara keseluruhan.
• Gunakan Kata Kunci dan Tag yang Jelas: Pastikan bahwa konten ditandai dengan benar dengan kata kunci yang relevan yang sesuai dengan tujuan pengguna. Ini akan membantu dalam pengambilan hasil yang lebih akurat saat melakukan pencarian, yang mengarah pada pengalaman yang lebih efisien untuk semua yang terlibat.
• Sistem Umpan Balik untuk Perbaikan Berkelanjutan: Buat sistem di mana pengguna dapat memberikan umpan balik tentang pengalaman pencarian mereka. Menangani masalah umum dapat membantu memperbaiki kemampuan pencarian bagi semua orang—mengubah frustrasi menjadi peningkatan potensial.

Meningkatkan Pengalaman Pencarian Anda dengan Alat Tambahan

Karena banyak tim mengelola berbagai aplikasi dan platform dalam alur kerja mereka, semakin jelas bahwa pengalaman pencarian yang terpadu sangat penting. ServiceNow mungkin tidak mencakup semua hal dalam hal pengambilan informasi, dan di situlah alat seperti Guru berperan. Guru meningkatkan pengalaman pencarian dengan berintegrasi dengan berbagai platform, menyajikan repositori terpusat yang disesuaikan dengan kebutuhan unik tim Anda.

Meskipun ServiceNow sangat kuat dengan sendirinya, menggunakan alat eksternal dapat meningkatkan kemampuan pencarian Anda lebih jauh. Pertimbangkan untuk mengintegrasikan sistem yang mendukung fitur pencarian AI yang kuat, memungkinkan akses informasi yang lebih cepat dan lebih akurat, menjadikan alur kerja Anda tanpa batas. Anda mungkin tidak perlu hanya berpegang pada ServiceNow jika Anda mencari cara yang lebih efisien untuk mengakses pengetahuan Anda—peningkatan opsional ini bisa menjadi bagian yang hilang yang memungkinkan tim Anda berkembang.