Många yrkesverksamma finner sig kämpa med komplexiteterna i sökfunktionaliteten i ServiceNow. Är det bara jag eller verkar det överväldigande ibland? Du är inte ensam om du känner dig frustrerad när du försöker hitta information snabbt och effektivt - vare sig det är för felsökning av en biljett eller åtkomst till avgörande dokumentation. Det här blogginlägget kommer att guida dig genom att förstå hur ServiceNow-sökningen fungerar, belysa vanliga problem som kan hindra din effektivitet och ge dig konkreta tips för att förbättra din sökupplevelse. Vid slutet kommer du att ha en tydligare vägkarta för att navigera i detta vitala verktyg, och kanske till och med några alternativ för att utöka dina sökmöjligheter bortom ServiceNow.

Förstå Grunden: Hur ServiceNow-sökningen fungerar

ServiceNow-plattformen är optimerad för företagsnivås sökmöjligheter, vilket gör det möjligt för användare att få tillgång till en bred mängd information effektivt. I kärnan av denna sökfunktionalitet ligger ett indexeringssystem som organiserar innehåll för att underlätta snabb återvinning. Att förstå hur denna indexering fungerar är kritiskt för att utnyttja full potential av ServiceNow-sökningen. Här är en närmare titt på några nyckelfunktioner:

• Innehållsindexering: ServiceNow använder en innehållsindexeringsmekanism som bearbetar befintliga poster och skapar en sökbar index. Detta säkerställer att relevanta dokument, biljetter eller kunskapsartiklar snabbt kan hittas. Det är viktigt att notera att nygjorda objekt kan ta lite tid innan de visas i sökresultaten på grund av fördröjningen i indexeringen.
• Filter och Frågealternativ: Användare kan förbättra sina sökresultat genom att tillämpa filter baserat på kategorier, datumintervall och andra kriterier. Detta är särskilt användbart för att begränsa omfattande listor med poster som kan uppstå från generiska frågor. Att navigera dessa filter kan emellertid ibland kännas bökigt, särskilt om du är osäker på hur du ställer in dem på ett effektivt sätt.
• Fuzzy Search-stöd: ServiceNows sökfunktion stöder suddig logik, vilket är fördelaktigt om du är osäker på den exakta stavningen av en fråga eller om det finns mindre felstavningar. Det suddiga sökresultatet kan fortfarande returnera relevanta resultat även när din fråga inte är helt korrekt. Det kan emellertid ibland producera irrelevanta resultat och kräva ytterligare ansträngningar för att sålla bland alternativen.
• Begränsningar i sökomfånget: En begränsning är att sökresultaten kan variera beroende på användarroller och behörigheter. Till exempel kan en användare utan åtkomst till vissa moduler inte se all relevant information. Förutom det är effektiviteten i sökandet beroende av hur väl den underliggande datan underhålls och organiseras, vilket kräver regelbundna granskningar och uppdateringar för optimal sökprestanda.

Identifiera vanliga smärtor med ServiceNow-sökningen

Medan ServiceNow-sökningen erbjuder många fördelar stöter användare ofta på utmaningar som kan hindra produktiviteten och frustrera ansträngningarna att hämta information. Här är några vanliga smärtor:

• Svårigheter att hitta relevanta resultat: Sökningen kan ibland generera för många irrelevanta resultat eller, tvärtom, för få. Att ange för breda söktermer kan överväldiga användare med alternativ, medan alltför specifika termer kan missa viktig dokumentation.
• Komplexa filterinställningar: Variationen av filter och förfiningsoptioner kan vara ett tveeggat svärd. Medan de förbättrar sökprecisionen kan inlärningskurvan vara brant för nya användare, vilket ofta leder till förvirring. Att glömma att tillämpa rätt filter kan innebära att viktig information missas.
• Fördröjning i indexering av nytt innehåll: Som tidigare nämnts kan glapp i tidig indexering vara frustrerande. Användare kan finna sig själva att söka efter nyuppladdade dokument eller poster bara för att upptäcka att de ännu inte är sökbara, vilket påverkar operativ effektivitet negativt.
• Ojämn sökupplevelse över moduler: Användare uttrycker ofta missnöje vid övergången mellan olika moduler inom ServiceNow, särskilt om sökupplevelsen inte känns sammanhängande. Denna inkonsekvens kan störa arbetsflödet och irritera teammedlemmar som förlitar sig på enhetlighet.

Praktiska tips för att förbättra din ServiceNow-sökupplevelse

Att förbättra dina sökresultat i ServiceNow är inte bara möjligt utan också enkelt med några strategiska justeringar. Överväg att genomföra följande tips:

• Utnyttja avancerade sökalternativ: Bekanta dig med de avancerade sökfunktioner som tillhandahålls av ServiceNow. Genom att lära dig att dra nytta av dessa alternativ, såsom specifik filtrering och frågejusteringar, kan du betydligt förbättra relevansen hos dina sökresultat.
• Regelbundet underhålla och uppdatera data: Se till att kvaliteten på data i ServiceNow bibehålls genom regelbundna uppdateringar av poster och dokumentation. Denna praxis förbättrar inte bara indexeringstider utan förhöjer även relevansen, eftersom exakt och aktuell information är nödvändig för effektiva sökresultat.
• Engagera dig med kunskapshantering: Använd dig av ServiceNows kunskapshanteringsfunktioner. Se till att ditt team regelbundet bidrar till och uppdaterar kunskapsartiklar, som kan fungera som centraliserade informationsnav för att förbättra den övergripande sökupplevelsen.
• Använd tydliga nyckelord och taggar: Se till att innehåll taggas ordentligt med relevanta nyckelord som överensstämmer med användares intentioner. Detta kommer att hjälpa till att hämta mer exakta resultat vid sökningar, vilket leder till en mer effektiv upplevelse för alla inblandade.
• Feedback-loop för kontinuerlig förbättring: Skapa ett system där användare kan ge feedback om sina sökupplevelser. Att adressera vanliga problem skulle kunna bistå med att förbättra sökmöjligheterna för alla – att förvandla frustrationer till potentiella förbättringar.

Utföra era sökupplevelser med Medallia genom enkla anslutningar till externa verktyg öppnar upp möjligheten att dela kunskap, ge medlen utöka tillgängliga anpassningar och förfina sökresultat baserade på nödvändigheter löpande.

Då många team hanterar olika applikationer och plattformar i sina arbetsflöden blir det alltmer tydligt att en enhetlig sökupplevelse är essentiell. ServiceNow täcker kanske inte alla baser gällande informationssökning, och där kommer verktyg som Guru in. Guru förbättrar sökupplevelsen genom att integrera med olika plattformar och presentera en centraliserad repository anpassad till ditt teams unika behov.

Även om ServiceNow är kraftfull i sig själv kan användning av externa verktyg höja dina sökmöjligheter ännu mer. Överväg att integrera system som stödjer robusta AI-sökfunktioner, vilket möjliggör snabbare och mer exakt informationstillgång och gör dina arbetsflöden sömlösa. Du behöver kanske inte hålla dig enbart till ServiceNow om du letar efter ett effektivare sätt att komma åt din kunskap – den här valfria förbättringen kan vara pusselbiten som gör att ditt team kan blomstra.