يجد العديد من المحترفين أنفسهم يكافحون مع تعقيدات وظيفة البحث في ServiceNow. هل هو فقط أنا، أم يبدو ذلك مرهقًا أحيانًا؟ لست وحدك إذا شعرت بالإحباط عند محاولة تحديد المعلومات بسرعة وبكفاءة—سواءً كان ذلك من أجل حل مشكلة في تذكرة أو الوصول إلى وثائق حاسمة. ستشرح لك مقالة البلوج هذه كيفية عمل بحث ServiceNow، وستسلط الضوء على المشاكل الشائعة التي يمكن أن تعيق كفاءتك، وتوفر لك نصائح ملموسة لتعزيز تجربتك في البحث. بحلول النهاية، ستمتلك خارطة طريق أوضح للتنقل في هذه الأداة الحيوية، وربما حتى بعض الخيارات لتوسيع قدرات بحثك خارج ServiceNow.

فهم الأساسيات: كيفية عمل بحث ServiceNow

تم تحسين منصة ServiceNow لتوفير إمكانيات بحث مستوى المؤسسة، مما يتيح للمستخدمين الوصول إلى مجموعة واسعة من المعلومات بكفاءة. في النواة القلبية لهذه الوظيفة البحثية نظام فهرسة ينظم المحتوى لتسهيل الاسترجاع السريع. فهم كيفية عمل هذه الفهرسة يعتبر أمرًا حاسمًا للاستفادة من الإمكانيات الكاملة لبحث ServiceNow. نلقي نظرة أقرب على بعض الميزات الرئيسية:

• فهرسة المحتوى: يستخدم ServiceNow آلية فهرسة المحتوى التي تعالج السجلات القائمة وتنشئ فهرسًا قابلًا للبحث. يضمن هذا أن يمكن العثور بسرعة على المستندات أو التذاكر أو مقالات المعرفة ذات الصلة. من المهم ملاحظة أن العناصر الجديدة المضافة قد تستغرق بعض الوقت لظهورها في نتائج البحث بسبب تأخر الفهرسة.
• مرشحات وخيارات الاستعلام: يمكن للمستخدمين تحديد نتائج البحث الخاصة بهم عن طريق تطبيق مرشحات استنادًا إلى الفئات، وفترات التاريخ، ومعايير أخرى. هذا مفيد بشكل خاص في تحديد القوائم الواسعة التي قد تنشأ من الاستعلامات العامة. ومع ذلك، قد يبدو تصفح هذه المرشحات مرهقًا أحيانًا، خاصة إذا كنت غير متأكد من كيفية إعدادها بشكل فعال.
• دعم البحث الضبابي: تدعم وظيفة البحث في ServiceNow النطق الضبابي، وهو مفيد إذا كنت غير متأكد من التهجئة الدقيقة للاستعلام أو إذا كانت هناك أخطاء إملائية طفيفة. قد تستطيع البحث الضبابي إعادة النتائج ذات الصلة حتى عندما لا يكون استعلامك دقيقًا تمامًا. ومع ذلك، قد تُنتج أحيانًا نتائج غير متعلقة، مما يستلزم جهدًا إضافيًا لفرز الخيارات.
• القيود في نطاق البحث: إحدى القيود هي أن نتائج البحث قد تختلف استنادًا إلى أدوار وأذونات المستخدم. على سبيل المثال، قد لا يرى المستخدم المتعلق بدون الوصول إلى وحدات معينة كل المحتوى ذو الصلة. بالإضافة إلى ذلك، تعتمد فعالية البحث على كيفية الحفاظ على وتنظيم البيانات الأساسية، مما يتطلب مراجعات دورية وتحديثات لأداء البحث الأمثل.

تحديد نقاط الألم الشائعة في بحث ServiceNow

على الرغم من أن بحث ServiceNow يوفر فوائد عديدة، فإن المستخدمين يواجهون في كثير من الأحيان تحديات يمكن أن تعيق الإنتاجية وتثير جهود استرداد المعلومات. فيما يلي بعض نقاط الألم الشائعة:

• صعوبات في العثور على النتائج ذات الصلة: قد يؤدي البحث أحيانًا إلى العديد من النتائج غير ذات الصلة، أو، بالعكس، لا يكفي. قد تكون كلمة البحث الواسعة جدًا سببًا في إرهاق المستخدمين بخيارات، بينما قد تفوت كلمات البحث الدقيقة جزءًا أساسيًا من التوثيق.
• إعدادات فلاتر معقدة: يمكن أن تكون تشكيلة الفلاتر وخيارات التنقيح سيفًا ذو حدين. بينما تعزز دقة البحث، يمكن أن يكون منحنى التعلم صعبًا للمستخدمين الجدد، مما يؤدي في كثير من الأحيان إلى الارتباك. نسيان تطبيق الفلتر المناسب يمكن أن يعني تفويت معلومات حرجة.
• تأخر في فهرسة المحتوى الجديد: كما ذكر سابقًا، يمكن أن تكون الفجوات في جدولة الفهرس بمثابة مصدر إزعاج. قد يجد المستخدمون أنفسهم يبحثون عن وثائق أو سجلات مرفوعة حديثًا فقط ليكتشفوا أنها ليست قابلة للبحث بعد، مما يؤثر سلبًا على كفاءة العمليات.
• تجربة بحث غير متسقة عبر الوحدات: غالبًا ما يعبر المستخدمون عن عدم الرضا عند الانتقال بين الوحدات المختلفة في ServiceNow، خاصة إذا لم تكن تجربة البحث تبدو تنسيقة. يمكن أن تؤدي هذه الانتقالات المتقطعة إلى تعطيل سير العمل وإحباط أفراد الفريق الذين يعتمدون على الاتساق.

نصائح عملية لتعزيز تجربة البحث الخاصة بك في ServiceNow

تحسين نتائج بحثك في ServiceNow ليس فقط ممكنًا ولكنه أيضًا بسيط باجراءات استراتيجية قليلة. استحدام النصائح التالية:

• استخدام خيارات البحث المتقدمة: اعتماد نفسك على وظائف البحث المتقدمة التي تقدمها ServiceNow. من خلال تعلم كيفية الاستفادة من هذه الخيارات، مثل تصفية محددة وتعديلات الاستعلام، يمكنك تعزيز جودة نتائج بحثك بشكل كبير.
• صيانة وتحديث البيانات بانتظام: تأكد من جودة البيانات في ServiceNow من خلال تحديث السجلات والوثائق بانتظام. هذه الممارسة لا تعزز فقط أوقات الفهرسة بل تعزز أيضًا الجودة، حيث أن المعلومات الدقيقة والحديثة ضرورية لنتائج البحث الفعالة.
• التواصل مع إدارة المعرفة: استفيد من قدرات إدارة المعرفة في ServiceNow. تأكد من أن فريقك يساهم بانتظام في تحديث المقالات المعرفية، التي يمكن أن تكون مراكز مركزية للمعلومات لتحسين تجربة البحث الشاملة.
• استخدم كلمات مفتاحية وعلامات واضحة: تأكد من تصنيف المحتوى بشكل صحيح بكلمات مفتاحية ذات صلة تتماشى مع نوايا المستخدم. ستساعد هذه الخطوة في استرداد نتائج أكثر دقة عند إجراء البحوث، مما يؤدي إلى تجربة أكثر كفاءة للجميع المعنيين.
• حلقة ردود الفعل من أجل التحسين المستمر: أنشئ نظامًا يمكن للمستخدمين من خلاله تقديم ردود فعل حول تجارب البحث الخاصة بهم. يمكن أن يساعد عنوان القضايا الشائعة في تحسين قدرات البحث للجميع - يحول الإحباطات إلى تحسينات محتملة.

توسيع تجربتك في البحث مع أدوات إضافية

نظرًا لأن الفرق يتعامل مع تطبيقات ومنصات مختلفة في سير العمل الخاص به، فإن التجربة الموحدة للبحث تصبح أمرًا أساسيًا. قد لا تغطي ServiceNow جميع الجوانب المتعلقة باسترجاع المعلومات، وهنا تأتي الأدوات مثل Guru لتلعب دورًا. يعزز Guru تجربة البحث من خلال التكامل مع مختلف المنصات، مما يقدم مستودعًا مركزيًا مصمّمًا وفقًا لاحتياجات فريقك الفريدة.

على الرغم من أن ServiceNow قوي بمفرده، إلا أن استخدام الأدوات الخارجية يمكن أن يرفع قدرات البحث الخاصة بك حتى أبعد. ضع في اعتبارك تكامل الأنظمة التي تدعم ميزات البحث الذكي للذكاء الاصطناعي، مما يسمح بالوصول إلى المعلومات بشكل أسرع وأكثر دقة، مما يجعل سير عملك سلسًا. قد لا يكون عليك الالتزام بشكل حصري بـ ServiceNow إذا كنت تبحث عن طريقة أكثر كفاءة للوصول إلى معرفتك - يمكن أن تكون هذه التحسينات الاختيارية القطعة المفقودة التي تمكّن فريقك من الازدهار.